SISTEM PROSEDUR PENGGAJIAN

GAMBARAN UMUM AKTIVITAS SISTEM PENGGAJIAN

Dalam perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan biasanya
dibagi menjadi dua golongan yaitu gaji dan upah. Gaji umumnya merupakan
pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai
jenjang jabatan manajer dan dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah
umumnya merupakan pembayaan atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh
karyawan pelaksana (buruh) dan dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau
jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.
Sistem penggajian dalam perusahaan manufaktur melibatkan fungsi
personalia, fungsi keuangan dan fungsi akuntansi. Informasi yang diperlukan oleh
manajemen dari kegiatan penggajian adalah:
1. Jumlah biaya gaji yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi
tertentu
2. Rincian elemen biaya gaji yang menjadi beban perusahaan, tiap pusat
pertanggungjawaban, dan tiap produk selama periode akuntansi tertentu
3. Jumlah biaya gaji yang menjadi beban tiap pusat pertanggungjawaban dan tiap
produk selama periode akuntansi tertentu
4. Jumlah gaji yang diterima tiap karyawan selama periode akuntansi tertentu.
Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian adalah:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji
Merupakan dokumen yang umumnya dikeluarkan oleh fungsi personalia yang
berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan seperti
surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat dan
sebagainya.
2. Kartu jam hadir
Merupakan dokumen yang digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk
mencatat jam hadir tiap karyawan di perusahaan.
3. Kartu jam kerja
Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi
oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pekerjaan.
4. Daftar gaji dan daftar upah
Merupakan dokumen yang berisi jumlah gaji dan upah bruto tiap karyawan,
dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21 utang karyawan, iuran untuk
organisasi karyawan, dan sebagainya.
5. Rekap daftar gaji dan upah
Merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan
daftar gaji dan upah.
6. Surat pernyataan gaji dan upah
Merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah
bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang
terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah.
7. Amplop gaji dan upah
Uang gaji dan upah yang diserahkan kepada tiap karyawan dalam amplop gaji
dan upah.

8. Bukti kas keluar

Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi pencatat utang
kepada fungsi pembayar gaji dan upah berdasarkan informasi dalam daftar gaji
dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

Informasi
Waktu
Kerja

Perbarui
Catatan
Akuntansi
Biaya
Bukuka
n

Informasi
Waktu
Penggajian

Proses
Penggajian

Catatan WIP
Informasi
Rangkum
an

Bukuka
n

Otorisasi
Penggajia
n

Catatan
Penggajian
Rangkum
an
Penggajia

Cek
Gaji
Bukuka
n

Catatan
Akuntansi

Cek
Gaji

Bukuka
n

Siapkan
Utang
Otorisa
si
Transfe
r Dana

Informasi
Rangkum
an
Informasi
Rangkum
an

Perbarui
Buku
Besar
Umum

Pos
t
Akun
Pengendali

Siapkan
Pengeluara
n Kas

Cek
Transf
er
Dana

Akun Dana
Gaji

Gambar 1. Diagram Arus Data untuk Prosedur Penggajian

Pada Gambar 1 menyajikan diagram arus data yang menggambarkan tugastugas umum dari sistem penggajian dalam perusahaan manufaktur. Inti dari proses
ini dijelaskan dibawah ini:
1. Otorisasi penggajian dan perincian transaksi (jam kerja) dimasukkan ke proses
penggajian dari dua sumber yang berbeda personalia dan produksi
2. Proses penggajian merekonsiliasi informasi ini, menghitung gaji, dan
mendistribusikan cek pembayaran ke karyawan

3. Akuntansi biaya menerima informasi yang berkaitan dengan waktu yang

digunakan untuk setiap pekerjaan dari produksi. Informasi ini digunakan untuk
menjurnal akun barang dalam proses
4. Departemen utang usaha menerima informasi rangkuman penggajian dari
departemen penggajian dan mengotorisasi departemen pengeluaran kas untuk
menyetor satu cek, sejumlah total gaji, dalam akun bank khusus dimana gaji
akan diambil
5. Proses buku besar umum merekonsiliasi informasi rangkuman dari bagian
akuntansi biaya, utang dan pengeluaran kas. Akun pengendali diperbarui untuk
mencerminkan transaksi ini
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penggajian adalah:
1. Jurnal umum
Dalam pencatatan gaji/upah, jurnal ini digunakan untuk mencatat distribusi
biaya tenaga kerja dalam tiap departemen suatu perusahaan.
2. Kartu harga pokok
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang
dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3. Kartu biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tiap departemen
dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini
adalah jurnal umum atau daftar rekap gaji/upah.
4. Kartu penghasilan karyawan
Merupakan catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannya yang
diterima oleh tiap karyawan.
Unit organisasi yang terkait dalam sistem penggajian dan pengupahan
adalah sebagai berikut:
1. Bagian Kepegawaian
2. Bagian Pencatat Waktu
3. Bagian Gaji dan Upah
4. Bagian Utang
5. Bagian Kuasa
6. Bagian Kartu Persediaan dan Kartu Biaya
7. Bagian Jurnal, Buku Besar dan Laporan
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dan pengupahan
sebagai berikut:
1. Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur antara lain:
a. Prosedur pencatatan waktu hadir
b. Prosedur pembuatan daftar gaji
c. Prosedur distribusi biaya gaji
d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
e. Prosedur pembayaran gaji
2. Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur antara lain:
a. Prosedur pencatatan waktu hadir
b. Prosedur pencatatan waktu kerja
c. Prosedur pembuatan daftar upah
d. Prosedur distribusi biaya upah
e. Prosedur pembauatan bukti kas keluar
f. Prosedur pembayaran upah
Keterangan:
a. Prosedur pencatatan waktu hadir ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir
karyawan yang diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan

menggunakan daftar hadir di depan pintu masuk kantor atau pabrik. Prosedur
ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah.
b. Prosedur pencatatan waktu kerja.
Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan,
pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi
produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk
yang menikmati jasa karyawan tersebut.
c. Prosedur pembuatan gaji dan upah.
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji
dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji
dalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru,
kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji
bulan sebelumnya dan daftar hadir.
d. Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi pencatat utang dan
fungsi pembayar gaji/upah. Fungsi pencatat utang membuat perintah
pengeluaran kas kepada fungsi pembayar gaji dan upah untuk menulis cek
guna pembayaran gaji dan upah.
Elemen Sistem
Pengupahan

Pengawasan

Intern

dalam

Sistem

Penggajian

dan

Organisasi
a.
Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji
b.
dan upah.
Fungsi pencatat waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
Sistem Otorisasi
c.
Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki
surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahan yang ditandatangani
d.
oleh Direktur Utama.
Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan
e.
tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan
Direktur Keuangan.
f.
Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan
g.
karyawan harus didasarkan surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh
h.
Kepala Departemen Personalia.
i.
Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang
bersangkutan.
Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh Kepala Departemen Personalia dan
Umum.
Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh Kepala
Departemen Akuntansi.
Prosedur Pencatatan
j.
Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsilisasi dengan daftar gaji
k.
dan upah karyawan.
Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh
pencatat persediaan dan biaya.
Praktik yang sehat
l.
Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang
terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
m.
Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh
n.
fungsi pencatat waktu.
Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian
o.
perhitungannya oleh fungsi pencatat utang sebelum dilakukan pembayaran.

p.

Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan

karyawan.
Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

SISTEM PENGGAJIAN MANUAL

Bagan alur yang merinci prosedur sistem penggajian secara manual. Tugastugas utamanya menjelaskan antara lain:
1. Personalia
Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan ke departemen
penggajian berbagai formulir personalia. Dokumen tersebut mengidentifikasikan
para karyawan yang diotorisasi untuk menerima cek pembayaran dan
digunakan untuk menunjukkan perubahan dalam tingkat gaji per jam,
pemotongan dan klasifikasi pekerjaan.
2. Produksi
Karyawan produksi menyiapkan dua jenis kartu catatan waktu kerja yaitu kartu
pekerjaan dan kartu waktu.
Kartu pekerjaan berisi total jumlah waktu yang dihabiskan oleh setiap pekerja di
setiap pekerjaan produksi. Dokumen ini dikirim ke Bagian Akuntansi Biaya
dimana dokumen tersebut digunakan untuk mengalokasikan beban tenaga kerja
langsung ke akun WIP. Kartu waktu berisi total waktu kerja karyawan di tempat
kerja. Kartu ini dikirim ke Bagian Penggajian untuk menghitung jumlah cek
pembayaran karyawan tersebut.
3. Akuntansi Biaya
Departemen
akuntansi
biaya
menggunakan
kartu
pekerjaan
untuk
mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja langsung.
Pembebanan ini dirangkum dalam rangkuman distribusi tenaga kerja dan
diteruskan ke departemen buku besar umum.
4. Penggajian
Departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji
dari departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Staf
administrasi di departemen ini melakukan pekerjaan berikut:
a. Menyiapkan daftar gaji yang menunjukkan pembayaran bruto, pemotongan,
pembayaran lembur, dan pembayaran bersih
b. Memasukkan informasi diatas ke catatan penggajian karyawan
c. Menyiapkan cek gaji untuk karyawan
d. Mengirim cek ke pengeluaran kas dan salinan daftar gaji ke utang
e. Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan personalia dan salinan daftar gaji
5. Departemen Utang
Staff administrasi utang usaha memeriksa kebenaran daftar gaji dan
menyiapkan dua slainan tanda terima pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut.
Satu salinan bersamaan daftar gaji, dikirim ke pengeluaran kas. Salinan lainnya
dikirim ke departemen buku besar umum.
6. Pengeluaran Kas
Manajer di bagian pengeluaran kas menerima cek-cek penggajian,
memeriksanya kemudian menandatanganinya, lalu mengirimnya ke pusat
pembayaran untuk didistribusikan ke para karyawan.
7. Buku Besar Umum
Departemen buku besar umum menerima rangkuman distribusi tenaga kerja
dari bagian akuntansi biaya dan tanda terima pengeluaran kas dari utang

usaha. Tanda terima pengeluaran kas menunjukkan total jumlah gaji terutang
dan perinciannya ke dalam kas, utang pajak, dan pengurangan lainnya.

SISTEM PENGGAJIAN BERBASIS KOMPUTER

1. Sistem Penggajian menggunakan Pemrosesan Batch
Penggunaan sistem ini seringkali digunakan dengan pemrosesan batch
dan file berurutan. Departemen pemrosesan data menerima formulir kegiatan
personalia, kartu pekerjaan, kartu waktu yang dikonversi ke file digital. Program
komputer batch ini melakukan pencatatan dengan terperinci, penulisan cek dan
fungsi buku besar umum. Pada Gambar.3 menggambarkan sistem penggajian
menggunakan pemrosesan batch.
Kekuatan dan kelemahan penggunaan sistem ini sama dengan kekuatan dan
kelemahan sistem batch untuk sistem pengeluaran umum. Sistem ini
mengedepankan keakuratan akuntansi dan mengurangi kesalahan dalam
menulis cek. Selain itu secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional
namun untuk banyak jenis organisasi, tingkat teknologi ini cukup memadai.
2. Sistem Penggajian menggunakan Pemrosesan Real-time
Untuk perusahaan sedang dan besar, pemrosesan gaji seringkali disatukan
dalam sistem manajemen sumber daya manusia (MSDM). Sistem MSDM ini
menangkap dan memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan
personalia, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan tenaga kerja, relasi
tenaga kerja, ketrampilan tenaga kerja kegiatan personalia (tarif pembayaran,
pemotongan dan lain-lain) juga gaji. Sistem ini harus menyediakan real-time ke
file personalia untuk tujuan mencari keterangan secara langsung dan untuk
perubahan catatan dalam status karyawan pada saat terjadinya. Pada Gambar.4
menggambarkan sistem penggajian sebagai bagian dari sistem MSDM.
Dan sistem ini berbeda dengan sistem otomatisasi sederhana (batch) dalam
hal-hal berikut:
a. Departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosesan data melalui
terminal
b. File akses langsung digunakan untuk penyimpanan data
c. Lebih banyak proses menggunakan pemrosesan real-time.
Fitur-fitur operasional utama dari sistem ini sebagai berikut:
a. Personalia
Departemen personalia melakukan perubahan dalam file karyawan yang secara
real-time melalui terminal. Perubahan ini termasuk penambahan karyawan baru,
penghapusan karyawan yang sudah tidak bekerja, perubahan jumlah keluarga
karyawan, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status pekerjaan (tarif
pembayaran)
b. Akuntansi Biaya
Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan untuk
menciptakan file pemanfaatan tenaga kerja
c. Penjagaan Waktu
Ketika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pada tiap
akhir minggu, departemen penjagaan waktu membuat file kehadiran saat ini
d. Pemrosesan Data
Pada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut dilakukan dalam proses batch:

Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overhead, dan akun

biaya
File rangkuman tenaga kerja on-line diciptakan. Salinan dari file ini dikirim
ke departemen akuntansi biaya dan buku besar umum
Daftar gaji on-line diciptakan dari file kehadiran dan file karyawan. Salinan
dari file ini dikirim ke departemen utang dan pengeluaran kas
File catatan karyawan diperbarui
Cek penggajian disiapkan dan ditandatangani. Cek tersebut dikirim ke
bendahara untuk diperiksa dan direkonsiliasikan dengan daftar gaji. Cek
pembayaran ini kemudian didistribusikan ke para karyawan
File bukti pengeluaran diperbarui dan satu cek disiapkan untuk dana yang
akan ditransfer ke akun dana gaji. Cek dan salinan bukti pengeluaran dikirim
ke departemen pengeluaran kas. Satu salinan bukti tersebut dikirim ke
departemen buku besar umum, dan salinan yang terakhir dikirim ke
departemen utang
Pada akhir pemrosesan, sistem tersebut menerima file rangkuman distribusi
tenaga kerja dan file bukti pengeluaran dan memperbarui file buku besar
umum.

Sistem penggajian dengan elemen-elemen real-time memberikan banyak

keuntungan opersasional, termasuk pengurangan jeda waktu amtaranya
terjadinya peristiwa dan pencatatan, kertas kerja, dan tenaga kerja administrasi.
Bentuk ini juga membawa implikasi pengendalian.
Sistem berbasis komputer dapat menghasilkan catatan yang memedai
untuk verifikasi independen dan tujuan audit. Akhirnya pengendalian harus didesain
untuk melindungi akses yang tidak diotorisasi ke file data dan program akuntansi.