ADMINISTRASI DAN PENGELOLAAN

I.

Struktur Organisasi Rumah Sakit Harapan Ibu

Struktur Oraganisasu Rumah Sakit Harapan Ibu efektif berlaku............
Organisasi Rumah Sakit Harapan Ibu dipimpin oleh Kepala Rumah Sakit dan
Wakil Kepala Rumah Sakit dan Bendahara.
Struktur Oranisasi Rumah Sakit Hapan Ibu tidak menutup kemungkinan
untuk terjadinya perubahan sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan
organisasi Rumah Sakit Harapan Ibu.
Kepala Rumah Sakit wajib membuat rencana jangka panjang berupa Rencana
Strategis 5 tahun yang memuat sasaran dan tujuan yang hendak dicapai dalam
waktu 5 tahun. Renstra sekurang kurangnya memuat :
1. Evaluasi kinerja 5 tahun sebelumnya.
2. Posisi Rumah Sakit saat ini.
3. Asumsi yang digunakan dalam menyusun Renstra.
4. Penetapan sasaran, strategis dan program kerja 5 tahunan.
Struktur Organisasi Rumah Sakit Harapan Ibu digambarkan sebagai berikut :

II.

Bagan Organisasi Unit Rekam Medik.

STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIK
Instalasi Rekam Medik Rumah Sakit Harapan Ibu dipimpin oleh Kepala Instalasi
Rekam Medik yang membawahi 2 penanggungjawab yaitu Penanggung jawab
Admission & Registrasi dan Penanggung jawab Managemam Rekam Medik.
Penaggung jawab Admission & Registrasi membawahi 2 pelayanan yaitu
Admission ( Penerimaan Pasien Rawat Inap) dan Registrasi ( Penerimaan Pasien
Rawat Jalan). Managemen Rekam Medik membawahi 3 pelayanan yaitu

Assembling & Indeks Kode Penyakit, Penyimpanan dan Pendistribusian Berkas

Rekam Medis, Statistik & Pelaporan.

Bagan Struktuk Organisasi Instalasi Rekam Medik digambarkan sebagai

berikut :
Direktur Pelayanan
Ass. MenJangMed
Manager Pelayanan

Ka. Instalasi RM

PJ. Admission &

Registrasi

Penerimaan
Pasien RI
(Admission)

Staff
Staff

Penerimaan
Pasien RJ
(Registrasi)

PJ. Managemen
Rekam Medis

Assembling &
Indeks Kode
Penyakit

Staff
Staff

Staff

Penyimpanan
& Distribusi
RM

Staff
Staff

III. Uraian Tugas.

Instalasi Rekam Medik terdiri dari :
1. Kepala Instalasi Rekam Medis
2. Penanggung jawab Admission & Registrasi
3. Penganggung jawab Managemen Rekam Medis
4. Staff Admission
5. Staff Registrasi
6. Staff Assembling dan Indeks Kode Penyakit
7. Staff Penyimpanan dan Pendistribusian Rekam Medis
8. Staff Statistik dan Pelaporan

Statistik &
Pelaporan

Staff
Staff

Staff

A. Kepala Instalasi Rekam Medis

Uraian Tugas :

Penerimaan pasien

Pencatatan Rekam Medis

Pengelolaan data medis

Penyimpanan berkas Rekam Medis

Pengembalian dan Pendistribusian Rekam Medis

Membuat dan mengevaluasi sistem penerimaan pasien rawat jalan dan

rawat inap.

Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan Rekam Medis

Merencanakan dan mengevaluasi formulir Rekam Medis

Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur penyimpanan

berkas Rekam Medis

Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur peminjaman dan

pendistribusian Rekam Medis

Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi berkas

Rekam Medis.

Memeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis.

Membuat dan menyajikan laporan kegiatan medis rumah Sakit untuk

kepentingan managemen maupun pihak lain yang berkepentingan.

Membuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas dan tindakan

operasi.

Melaksanakan penilaian terhadap Rekam Medis in aktif untuk menilai

berkas Rekam Medis bernilai guna atau tidak.

Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk

penyelenggaraam Rekam Medis dirumah sakit.

Membuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal cuti dan libur.

Membuat permintaan kebutuhan sember daya, ATK, ART, kebutuhan

lain untuk pelaksanakan kegiatan Instalasi Rekam Medis di Rumah
Sakit Harapan Ibu.

Membuat laporan intern dan ekstern rumah sakit secara berkala serta
analisisnya.

Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan.

Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan.

Memereiksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, rawat inap dan

penunjang sebagai bahan pelaporan dan analisa.

Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan instalasi rekam

medis sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat
diselesaikan oleh bawahan.

Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung atau

yang terkait dengan kegiatan Instalasi rekam Medis.

B. Penganggung Jawab Admission dan Registrasi

Uraian Tugas :

Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja tentang :

- Penerimaan pasien
- Pencatatan Identifikasi pasien
- Pelayanan informasi kepada pengunjung pasien.

Memberi petunjuk di lingkungan Admission dan Registrasi sesuai

dengan bidang tugasnya.

Menyelia pelaksanaan kegiatan Admission dan Registrasi serta

menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan.

Memeriksa hasil kerja di lingkungan Admission dan Registrasi

berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.

Memproses pengajuan cuti petugas Admission dan Registrasi dan

pelaporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan.

Memproses kebutuhan ATK, ART dan sarana lain.

Mengkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien

Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan /

manangani bila terjadi penyimpangan / kasus yang terjadi pada
kegiatan pendaftaran pasien.

Membuat laporan kegiatan pelayanan Admission dan Registrasi untuk

kepentingan pelayanan Admission dan Registrasi untuk kepentingan
laporan instalasi rekam medis secara keseluruhan.

C. Penanggung Jawab Managemen Rekam Medis

Uraian tugas :
Menyusun system dan SPO sebagai bahan pedoman kerja tentang :
o Assembling dan Indeks Kode Penyakit
o Penyimpanan dan Pendistribusian Rekam Medis
o Statistik dan Pelaporan
2. Memberi petunjuk di lingkungan Rekam Medis sesuai dengan bidang
tugasnya.
3. Menyelia pelaksanaan kegiatan managemen Rekam Medis serta
menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan.
4. Memeriksa hasil kerja di lingkungan Managemen Rekam Medis
berdasarkan hasil pemeriksaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.
5. Memproses pengajuan cuti petugas Admission dan Registrasi dan
laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan.
6. Memproses kebutuhan ATK, ART dan sarana lain.
7. Mengkoordinir semua kegiatan penyelenggaraan Rekam Medis.
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan /
menangani bila terjadi pada penyelenggaraan Rekam Medis.
9. Membuat laporan kinerja mutu pelayanan Rekam Medis untuk
kepentingan laporan instalsi Rekam Medis secara keseluruhan.
D. Staff Admission
Uraian Tugas :
1. Menerima pendaftaran pasien rawat inap.
2. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan
pelayanan pasien raway inap.
3. Mengidntifikasi pengisian formulir identitas sosial.
4. Entry data identitas sosial.
5. Membuat slip pembayaran.
6. Meminta berkas Rekam Medis pasien lama dari petugas
penyimpanan.
7. Mengambil berkas Rekam Medis.
8. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat inap.

E. Staff Registrasi
Uraian Tugas :
1.

Menerima pendaftaran pasien rawat jalan.

2. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan

pelayanan pasien raway jalan.
3. Mengidntifikasi pengisian formulir identitas sosial.
4. Entry data identitas sosial.
5.

Membuat slip pembayaran

6.

Mempersilahkan pasien ke poliklinik.

7.

Meminta berkas Rekam Medis pasien lama dari

petugas penyimpanan.

8.

Mengambil berkas Rekam Medis lama rak

pengiriman.

9.

Mengirim slip pembayaran dan Rekam Medis

ke poliklinik tujuan pasien.

10.

Mengembalikan rekam medis pasien rawat jalan

yang sudah selesai digunakan ke manageman rekam medis.

11.

Membuat laporan harian pendaftaran pasien

rawat jalan.

12.

Membuat laporan absensi dokter di istalasi

rawat jalan.

F. Staff Assembling dan Indeks Kode Penyakit

Uraian Tugas:
1. Melaksanakan kegiatan Assembling dan Kode Penyakit yang
meliputi:
Menerima berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan dari
penanggungjawab berkas rekam medis.
Memeriksa kelengkapan isi berkas Rekam Medis.
Munyusun berkas RekamMedis sesuai urutan yang telah
ditentukan.
Melengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada setiap
lembar berkas rekam medis.

 Mengkode diagnosa setiap berkas Rekam Medis pasien yang

berobat.
Mengenrty kode penyakit.
Menulis nomor dan nama pasien pada berkas Rekam Medis serta
menempelkan stiker tahun kunjungan terakhir.
Mensortir berkas Rekamk Medis berdasarkan nomor angka
berurutan akhir.
2.

Memisahkan berkas Rekam Medis yang belum lengkap isinya dan

diserahkan kepada penanggungjawab berkas Rekam Medis untuk
dikirim kepada yang berhak / berkewajiban melengkapi isi berkas
Rekam Medis tersebut.

3. Menyusun dan menyiapkan berkas rekam medis baru rwawat jalan

maupun rawat inap untuk petugas Admission.
4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan,
menangani bila terjadi penyimpangan / kasus yang terjadi di kegiatan
Assembling dan kode penyakit pasien rawat jalan dan rawat inap.
G. Staff Penyimpanan dan Pendistribusian rekam Medis.
Uraian Tugas :
1. Koordinasi permintaan dan pendistribusian bekas Rekam Medis
meliputi :
Menerima permintaan
dan pendistribusian berkas Rekam Medis dari pendaftaran.
Menyiapkan tracer untuk
berkas Rekam Medis sesuai dengan nomor berkas rekam medis
yang diminta dengan menempatkan tracer pada posisi Rekam
Medis yang keluar.
Mencatat berkas Rekam
Medis yang akan dikirim ke poliklinik atau ruang perawatan
dalam buku ekspedisi.
Memberikan berkas
Rekam Medis pasien yang diambil dari ruang penyimpanan ke
pendaftaran untuk disiapkan berkasnya oleh petugas registrasi

maupun admission sebelum diantar ke ruang pemeriksaan maupun

perawatan.
Melaksanakan serah
terima berkas rekam medis dengan petugas registrasi dan
admission.
Menerima berkas rekam
medis rawat jalan yang sudah diantar oleh petugas registrasi dan
administrasi rawat inap dari poliklinik..
2. Mencocokan berkas rekam medis yang kembali dan keluar dengan
buku ekspedisi.
3. Memberikan berkas rekam medis yang baru diterima ke petugas
Assembling dan Indeks Kode Penyakit.
4. Menerima berkas Rekam Medis dari petugas Assembling dan Indeks
Kode Penyakit untuk disortir menuruut dua angka akhir dan
memasukan berkas kedalam rak penyimpanan sesuai nomor.
5. Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis dengan
menggunakan bon peminjaman, mencari dan mengantar berkas rekam
medis yang diterima.
6. Mengontrol pengembalian rekam medis yang dipinjam dengan
mencocokan rekam medis yang kembali dengan bon peminjaman.
7. Membuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali dalam
waktu tertentu.
8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan /
menangani bila terjadi penyimpangan / kasus yang terjadi di kegiatan
penjajaran dan pendistribusian rekam medis pasien rawat jalan atau
rawat jalan.

H. Staff Statistik dan Pelaporan

Uraian Tugas :
1.

Melaksanakan
kegiatan statistik dan pelaporan uang meliputi :
Mencatat sensus harian sensus rawat jalan dan rawat inap

Mengontrol kebenaran sensus harian sesuai dengan jumlah pasien

yang sebenarnya.
Merekap sensus harian rawat jalan berdasarkan spesialisasi dan
dokter prakteknya.
Merekap sensus harian rawat inap masuk dan keluar berdasarkan
kelas, spesialisasi dan dokter yang merawat.
Meminta data kunjungan dari unit lain terkait dengan laporan
kegiatan rumah sakit.
Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan
penunjang.
Laporan Morbiditas, Mortalitas dan trend penyakit.
Membuat laporan ekstern ke Departement Kesehatan dan
jajarannya.
2. Menyediakan berkas Rekam Medis untuk kepentingan pengisian form
asuransi, perusahaan rekaman, visum et repertum / pihak ketiga yang
berhak.
3. Mengetik surat keterangan lain.
4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
5. Membuat laporan kegiatan pelaporan dan statistik untuk kepentingan
laporan unit Rekam Medis.

Surat Ketetapan KPI RSU Harapan Ibu.

Nomor :
Tentang :
Pemberlakuan formulir Informed Consent
Menimbang : a. Bahwa untuk meningkatkan perlayanan di RSU Harapan Ibu kepada
pasien atau keluarga atas dasar penjelasan mengenai tindakan yang akan dilakukan
terhadap pasien berapa diagnostik atau tserapeutik harus mendapat persetujuan yang
diberikan secara tertulis maupun lisan.
b. Bahwa setiap pasien yang mendapat pelayanan di RSU Harapan Ibu mempunyai hak
hak memperoleh pengobatan.
Mengingat : 1. SKIP PERMENKES NO. 575/MEN. KES/PER/IX/1989 pemberlakuan
formulir Informed Consent.
Menetapkan :
Pertama : Memberlakukan formulir Informed Consent
Kedua : Surat ketetapan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila dikemudian hari
ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapannya, akan diperbaiki kembali sebagamana
mestinya.

Ditetapkan di Purbalingga
Pada tanggal
Kepala RSU Harapan Ibu

Dr Hayati Istifadah.

Protap Pendaftaran Pasien Rawat Jalan

Tujuan : Melaksanakan tugas pendaftaran, pasien rawat jalan dan penunjang medis,
meliputi penerimaan pasien, wawancara, memasukan (entry) data pasien, pengiriman slip
pembayaran dan berkas RM ke poliklinik
Memberikan informasi pelayanan Medis RSU HI.
Hasil Kerja:
1. Pasien terdaftar pada masing masing unit pelayanan / pliklinik sesuai urutan.
2. Database pasien pada system komputerisasi.
3. Slip Pembayaran dan RM tersedia dan siap di unit pelayanan / poliklinik sebelum
pasien di periksa.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas RSU HI
3. Formulir isian pasien.
4. Daftar tarif yang berlaku.
5. Ketentuan yang berkaitan dan penerimaan pasien baik umum, jamkesmas,
jamsostek, PT
Perangkat Kerja :
1. Perangkat Komputer

2. ATK.
Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift Rumah sakir yaitu :
Senin Minggu : Jam 07.00 14.00 Shift I
Senin _ Minggu : Jam 14.00 21.00 Shift II
Uraian Tugas.

Menerima pendaftaran pasien rawat inap secara lengkap (nama,

alamat, umur, no telpon).

Melakukan wawancara dengan keluarga pasien untuk memperoleh

informasi kebutuhan pelayanan pasien rawat inap.

Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial

Entry data identitas sosial.

Membuat slip pembayaran

Mempersilahklan pasien ke poliklinik.

Meminta bwerkas RM pasien lama dari petugas penyimpanan.

Mengambil berkas RM lama dari rak pengiriman.

Mengirim slip pembayaran dan RM ke poloklinik tujuan pasien.

Mengembalikan RM pasien rawat jalan yang sudah selesai digunakan

ke dalam rak RM.

Membuat laporan dokter di instalasi rawat jalan.

PROTAP PENDAFTARAN PASIEN RI.

Tujuan : Melaksanakan tugas pendaftaran pasien rawat inap meliputi : Penerimaan
pasien, wawancara dengan keluarga pasien.
Memberikan informasi pelayanan medis RSU HI.
Hasil Kerja :
1. Pasien terdaftar pada masing masing unit pelayanan / pliklinik sesuai urutan.
2. Database pasien pada system komputerisasi.
3. Pasien mendapatkan layanan informasi mengenai tarif kamar, dokter dll.
Bahan Kerja :
1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.
2. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas RSU HI
3. Formulir isian pasien.
4. Daftar tarif yang berlaku.
5. Ketentuan yang berkaitan dan penerimaan pasien baik umum, jamkesmas,
jamsostek, PT
Perangkat Kerja :
3. Perangkat Komputer
4. ATK.

Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift Rumah sakir yaitu :
Senin Minggu : Jam 07.00 14.00 Shift I
Senin - Minggu : Jam 14.00 21.00 Shift II
Senin Minggu : Jam 21.00 07.00 Shift III

Uraian Tugas :

Menerima pendaftaran pasien rawat inap secara lengkap (nama,

alamat, umur, no telpon).

Melakukan wawancara dengan keluarga pasien untuk memperoleh

informasi kebutuhan pelayanan pasien rawat inap.

Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial

Entry data identitas sosial.

Menginformasikan kamar yang telah disiapkan.

S2P2
Surat Keputusan Kepala RSU HI
Nomor :.....................
Tentang
Pembentukan Komoti Rekam Medik RSU HI
Kepala RSU Harapan Ibu Purbalingga
Menimbang : a. Bahwa RSU HI adalah salah satu sarana kesehatan bagi masyarahat yang
memerlukan guna menunjang kesehatannya.
b. Bahwa untuk itu perlu tersedianya sarana dan prasarana serta dedikasi yang tinggi dari
aparat medis guna terwujudnya rumah sakit yang baik.
c. Bahwa demi meningkatkan dan mngembangkan pelayanan medis dipandang perlu
dibuatkan surat ketetapan kepala RSU HI.
Menetapkan
Pertama : Membentuk komite Rekam Medik pada RSU HI yang susunann anggotanya
sebagaimana terlampir dalam surat keputusan ini.
Kedua : a. Panitia Komite RM Mempunyai tugas sebagai berikut :
1. Menentukan standard dan kebijaksanaan pelayanan.
2. Mengusulkan bentuk formulir komite RM
3. Mengusulkan apa yang perlu dalam penanggulangan pelayanan komite RM.

4. Menganalisa secara teratur isi komite Rekam Medik apakah informasi klinik
sudah cukup fdalam aturan pasien.
b. Dalam melakukan tugasnya panitia Komite RM bertanggungjawab kepada komite
RM.
Ketiga : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dengan ketentuan akan
dirubah apabila terdapat kekeliruan atau kesalahan dalam penetapan ini.

Ditetapkan di Purbalingga
Pada tanggal
Kepala RSU Harapan Ibu

Dr Hayati Istifadah.

S2P6
Surat ketetapan RSU HI
Nomor :................
Pengangkatan Ka. Unit rekam Medik
RSU HI
Kepala RSU Harapan Ibu
Menimbang : a. Bahwa dalam upaya untuk memberikan pedoman pembagian tugas dan
wewenang masing masing unit kerja dilakukan RM RSU HI dalam rangka angkreditasi
rumah sakit secar berdaya guna dan berhasil guna, maka perlu diangkatkan Unit Rekam
Medik.
b. Bahwa untuk hal tersebut diatas pada butir a perlu diatur dengan surat keputusan
Rumah sakit.
Memgingat : S.KEP No............ tentang pengangkatan Ka. Unit Rekam Medik RSU
Harapan Ibu.
Memutuskan :
Menetapkan Ka.Unit Rekam Medik pada RSU Harapan Ibu dalam rangka pelaksanaan
akreditasi Rumah sakit sebagaimana dalam lampiran surat ketetapan ini.

Ketetapan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan akan dirubah apabila
terdapat kekeliruan atau kesalahan dalam penetapan ini.

Ditetapkan di Purbalingga
Pada tanggal
Kepala RSU Harapan Ibu

Dr Hayati Istifadah.