I.

Latar Belakang
Kebutuhan akan pengolahan data buku perpustakaan mendorong penulis untuk memberikan
penjelasan tentang tata cara membangun aplikasi pengolahan data perpustakaan dengan
menggunakan Microsoft Access. Dalam pembahasan ini penulis hanya membayangkan aplikasi
menurut gambaran yang ada dalam pikiran penulis sendiri, bukan berdasarkan kenyataan dari
perpustakaan manapun. Jadi mungkin saja apa yang ada pada tulisan di sini tidak sesuai dengan
kebutuhan pembaca sekalian, namun setidaknya tulisan ini bisa digunakan sebagai bahan
referensi bagi siapapun yang ingin mengembangkan aplikasi pengolahan data perpustakaan.
II. Fungsi Aplikasi Perpustakaan
Aplikasi perpustakaan yang akan dibangun berfungsi untuk:
1. Mencatat data buku di Perpustakaan
2. Mencatat data anggota Perpustakaan
3. Mencatat data peminjaman dan pengembalian buku oleh anggota
4. Mencatat data denda pengembalian yang terlambat
5. Membuat laporan peminjaman buku
6. Mencetak daftar Anggota
7. Mencetak daftar Buku
8. Mencetak data denda pengembalian buku yang terlambat
9. Mencetak grafik anggota yang paling sering meminjam buku
Fungsi-fungsi tersebut akan dipenuhi oleh aplikasi dengan menggunakan struktur menu yang
bersifat hirarki dengan menggunakan pulldown menu.
Pulldown menu pada aplikasi perpustakaan ini dibuat menggunakan Access 2002/2003. Untuk
Access versi 2007 dan 2008 fasilitas pulldown menu sudah ditiadakan. Penulis akan membuat
model menu pilihan yang lain untuk Access versi 2007 atau 2010.
III. Tempat Penyimpanan Data
Untuk menyimpan semua data, kita akan membagi data dalam dua golongan yaitu tabel data
master dan tabel data transaksi. Tabel data master adalah data yang menjadi acuan dari data
transaksi. Adapun ciri dari data master adalah:

Data master jarang berubah

Data master biasanya mempunyai satu primary key dan akan menjadi foreign key pada
data transaksi

Contoh primary key dalam data tabel master adalah: Kode_Anggota, Kode_Buku

Tabel data transaksi adalah tabel data yang menyimpan data dari sebuah transaksi, misalnya
transakasi peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan, pembelian barang, penjualan
barang atau transaksi absensi karyawan. Adapun ciri dari tabel data transaksi adalah:

Memiliki foreign key yang berelasi dengan tabel data master

Jumlah record sering berubah tergantung adanya transaksi, misalnya transaksi penjualan

Data pada tabel transaksi biasanya ada proses perhitungan antar field, misalnya
harga_satuan * jumlah_barang menghasilkan nilai sub total harga barang.

Tabel master yang diperlukan pada aplikasi perpustakaan terdiri dari:

1. Tabel Master_Anggota
2. Tabel Master_Buku
Tabel transaksi yang diperlukan terdiri dari:
1. Tabel Pinjam
2. Tabel Pinjam_Detail
3. Tabel Histori_Buku
Klik di sini untuk melihat struktur tabel data aplikasi perpustakaan
Gambar relasi tabel aplikasi perpustakaan

IV. Proses Input Data

Proses input data adalah proses menyimpan data ke dalam tabel pada database yang kita bangun.
Dalam merancang user interface untuk proses input data kita harus memberikan kemudahan
kepada user dan kontrol agar proses input data dapat dilakukan dengan mudah dan
meminimalkan kesalahan proses input data.
Form yang disediakan pada aplikasi perpustakaan terdiri dari:
1. Form master anggota
2. Form master buku perpustakaan
3. Form transaksi peminjam dan pengembalian buku
4. Form daftar transaksi peminjaman buku
5. Form daftar histori
IV. Laporan atau pencetakan data
Salah satu tujuan dari pembuatan aplikasi dengan komputer adalah mendapatkan informasi yang
berupa print out. Laporan-laporan yang akan disediakan pada aplikasi ini antara lain
1. Laporan daftar anggota perpustakaan
2. Laporan daftar buku perpustakaan
3. Laporan Daftar Pinjam Buku
4. Cetak data histori buku perpustakaan
5. Daftar Denda
6. Grafik Top 3 Peminjam
V. Penutup
Contoh aplikasi perpustakaan ini saya dedikasikan untuk para pengunjum blog ini