Memaksimalkan Kecepatan Respon Unit TI

Amir Syafrudin
Email: amir.syafrudin@gmail.com

Teknologi informasi (TI) sudah menjadi bagian yang penting untuk menunjang
jalannya proses bisnis setiap organisasi. Peran TI sudah sebegitu penting
sehingga sulit sekali menemukan organisasi yang dapat bergerak atau bahkan
bertahan hidup tanpa menggunakan TI. Investasi di bidang TI pun terus
dilakukan dengan tujuan untuk memaksimalkan manfaat yang diperoleh sebuah
organisasi dari TI yang dimiliki dan digunakannya. Salah satu bentuk investasi
tersebut adalah dengan membentuk unit TI untuk mengimplementasikan solusisolusi TI yang dibutuhkan organisasi.
Entah itu dalam wujud sebuah unit kerja tersendiri atau hanya segelintir orang
tanpa struktur formal, unit TI diharapkan dapat memanfaatkan TI secara
maksimal untuk memenuhi berbagai kebutuhan organisasi. Unit TI diharapkan
dapat memberikan solusi yang tepat guna untuk berbagai masalah di dalam
organisasi. Tidak hanya tepat guna, unit TI pun diharapkan dapat mewujudkan
solusi tersebut dalam waktu yang sesingkat-singkatnya karena semakin cepat
sebuah solusi TI diwujudkan, semakin cepat pula manfaatnya dirasakan oleh
organisasi. Dengan begitu, kecepatan respon unit TI menjadi hal yang penting.
Ada banyak cara untuk memaksimalkan kecepatan respon unit TI dalam
memenuhi kebutuhan organisasi. Sebagian di antaranya memerlukan biaya
tambahan, sebagian lainnya tidak. Sebagian di antaranya memerlukan
perubahan cara kerja, sebagian lainnya tidak. Sebagian lainnya memerlukan
peran pihak eksternal, sebagian lainnya tidak. Berikut ini adalah beberapa cara
tersebut:
1.
2.
3.
4.
5.

Menyewa layanan cloud computing.

Membeli solusi Commercial-of-the-Shelf (COTS).
Mengadopsi solusi open source.
Menggunakan jasa outsourcing.
Menerapkan metodologi agile.

Pertama, menyewa layanan cloud computing. Penyedia layanan cloud computing

selalu menyediakan infrastruktur, platform, dan aplikasi yang siap pakai.
Fleksibilitas dalam penyediaan layanan pun merupakan salah satu karakteristik
utama bagi layanan cloud computing. Oleh karena itu, kebutuhan infrastruktur
dan perangkat TI lainnya di dalam sebuah organisasi dapat disediakan dengan
mudah dan cepat bila unit TI memilih untuk menyewa layanan cloud computing,
khususnya bagi organisasi yang tidak memiliki infrastruktur dan perangkat TI
sendiri.
Kedua, membeli solusi COTS. Pada prinsipnya, kecepatan yang ditawarkan
dengan membeli solusi COTS serupa dengan yang ditawarkan dengan menyewa
layanan cloud computing. Kedua alternatif tersebut mendorong unit TI untuk
menggunakan layanan atau produk yang sudah siap pakai. Akan tetapi, membeli
solusi COTS harus diikuti dengan memasang solusi tersebut di atas infrastruktur
atau perangkat keras TI yang dimiliki organisasi sehingga membutuhkan waktu
yang lebih lama dibandingkan menyewa layanan cloud computing.

Ketiga, mengadopsi solusi open source. Seperti halnya membeli solusi COTS,
alternatif ini pun mendorong unit TI untuk menggunakan produk yang sudah siap
pakai. Mengadopsi solusi open source pun harus diikuti dengan memasang solusi
tersebut di atas infrastruktur atau perangkat keras yang dimiliki organisasi. Akan
tetapi, berbeda dengan solusi COTS, solusi open source pada dasarnya didukung
oleh komunitas sehingga dukungan teknis yang diperoleh tidak akan sama
seperti dukungan teknis yang diperoleh dengan membeli solusi COTS.
Perbedaannya bukan pada kehandalan solusi terkait, tapi lebih kepada besarnya
tanggung jawab unit TI dalam implementasinya. Dengan membeli solusi COTS,
unit TI juga mendapatkan dukungan teknis untuk implementasinya dari penyedia
solusi tersebut. Sebaliknya dengan mengadopsi solusi open source, tanggung
jawab implementasinya ada di unit TI. Semakin asing solusi open source yang
digunakan, semakin banyak waktu yang dibutuhkan untuk implementasinya.
Keempat, menggunakan jasa outsourcing. Cara ini dapat digunakan bila tidak
ada layanan atau produk siap pakai yang dapat memenuhi kebutuhan organisasi
sehingga kebutuhan organisasi hanya dapat dipenuhi melalui pengembangan
sistem informasi (SI). Dalam kondisi ini, tenaga profesional yang dimiliki oleh
konsultan-konsultan TI dapat membantu unit TI untuk melakukan pengembangan
SI yang dibutuhkan organisasi. Pengalaman dan keterampilan yang dimiliki para
tenaga konsultan TI memiliki peranan penting untuk mempercepat waktu
pengembangan SI tersebut.
Kelima, menerapkan metodologi agile. Saat membeli solusi siap pakai atau jasa
outsourcing tidak mungkin dilakukan, tanggung jawab untuk memenuhi
kebutuhan organisasi, yaitu melakukan pengembangan SI, sepenuhnya ada di
unit TI. Untuk mempercepat hasil dari pengembangan SI, unit TI dapat
menerapkan metodologi agile. Metodologi agile merupakan antitesis metodologi
waterfall karena metodologi agile menyegerakan terwujudnya SI yang dapat
dipakai tanpa harus menunggu selesainya keseluruhan proses analisis dan
perancangan SI. Metodologi ini pun mendorong terlibatnya pengguna akhir agar
SI yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan. Dengan begitu, bagian-bagian
SI yang sudah selesai dikembangkan dapat digunakan dengan baik walaupun
fungsi-fungsinya masih belum lengkap.
Alternatif lain untuk memaksimalkan kecepatan respon unit TI tentu saja masih
ada, tapi kelima cara di atas sudah mampu memberikan gambaran besarnya,
baik di sisi infrastruktur, sumber daya manusia (SDM), maupun proses.
Sementara itu, urutan alternatif di atas menunjukan besarnya percepatan yang
diperoleh dari masing-masing alternatif, mulai dari yang paling besar hingga
yang paling kecil. Akan tetapi, urutan tersebut hanya menilai kelayakan sebuah
alternatif dari sudut pandang kecepatan pemenuhan kebutuhan, sementara
faktor-faktor lain seperti biaya atau dukungan manajemen tidak dijadikan bahan
pertimbangan.
Kelima alternatif di atas dapat diterapkan secara terpisah untuk memenuhi
berbagai kebutuhan di dalam organisasi. Walaupun begitu, akan lebih intuitif bila
alternatif-alternatif tersebut diterapkan secara bersamaan, baik seluruhnya
maupun sebagian, sebagai satu kesatuan solusi dari unit TI. Contohnya untuk
mengembangkan SI yang dibutuhkan oleh bagian pemasaran, unit TI terkait
dapat:

menyewa layanan cloud computing untuk menyediakan infrastruktur dan

perangkat keras yang dibutuhkan,
menyewa layanan cloud computing yang sama untuk menyediakan sistem
surat elektronik (surel) bagi para pegawai bagian pemasaran,
membeli solusi COTS atau mengadopsi solusi open source untuk
marketing campaign,
menggunakan jasa outsourcing untuk menjahit sistem yang baru
dengan sistem yang sudah ada,
menerapkan metodologi agile untuk melakukan pengembangan SI yang
dibutuhkan secara keseluruhan.

Melalui perpaduan alternatif-alternatif di atas, unit TI dapat memaksimalkan

kecepatan responnya dalam menyediakan SI yang dibutuhkan bagian
pemasaran. Tidak hanya itu, perpaduan solusi siap pakai, yaitu cloud computing,
COTS, atau open source, dengan jasa outsourcing yang berpengalaman akan
lebih menjamin kualitas SI yang dikembangkan. Keterlibatan perwakilan
pengguna dari bagian pemasaran melalui penerapan metodologi agile akan lebih
menjamin agar SI yang dikembangkan tidak hanya berkualitas, tapi juga sesuai
dengan kebutuhan pengguna. Tentu saja semua itu dapat tercapai dengan
asumsi bahwa faktor-faktor lain seperti biaya atau dukungan manajemen tidak
menjadi kendala.
Berdasarkan paparan di atas, terlihat bahwa melalui kombinasi dari 2 atau lebih
alternatif di atas, kecepatan respon unit TI dapat dimaksimalkan. Percepatan
respon unit TI tersebut akan mempercepat terwujudnya solusi TI yang
dibutuhkan oleh organisasi. Solusi TI tersebut dapat segera digunakan sehingga
dari sisi waktu, perolehan manfaat TI di dalam organisasi pun menjadi maksimal.

Referensi
Bates, Mike. Why open source and enterprise users are natural allies. 1 April
2015. http://opensource.com/business/15/4/why-open-source-enterprisenatural-allies (diakses November 16, 2015).
Bucki, James. Top 7 Outsourcing Advantages. t.thn.
http://operationstech.about.com/od/officestaffingandmanagem/a/OutSrcAd
vantg.htm (diakses November 13, 2015).
Butters, Kerry. Bespoke Software Vs. Off The Shelf Software. t.thn.
http://www.itsmonkie.co.uk/bespoke-software-vs-off-the-shelf-software/
(diakses November 13, 2015).
Mack, Joe. Making the case for agile in the enterprise. 22 Juni 2015.
http://www.cio.com/article/2938926/agile-development/making-the-casefor-agile-in-the-enterprise.html (diakses November 16, 2015).
Olavsrud, Thor. CIOs Share Lessons Learned From the Journey to the Cloud.
Februari 27, 2015. http://www.cio.com/article/2889922/cloudcomputing/cios-share-lessons-learned-from-the-journey-to-the-cloud.html.