Bela Komputer

RETOOLING
Engineering S1 Program
Informatics/Computer Science Study Program
General Competency - Basic IT
Materi Pelatihan
Panduan dalam Bekerja

Dengan PC, Aplikasi, dan Internet
Lembaga Penelitian dan Pemberdayaan Masyarakat

Institut Teknologi Bandung
2004
General Competency Basic IT

Panduan Bekerja dengan PC, Aplikasi, dan Internet
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI................................................................................................................................................2
1. BEKERJA DENGAN KOMPUTER DI KANTOR ...........................................................................3
1.1.
Bekerja dengan PC ........................................................................................................................3
1.2.
Bekerja Dengan Komputer Yang Terhubung Ke Jaringan ..........................................................6
1.3.
Bekerja Dengan Paket Aplikasi Perkantoran ...............................................................................7
1.4.
Beberapa Contoh Pembagian Direktori :......................................................................................8
2. MEMANFAATKAN MS WORD ......................................................................................................9
2.1.
PENDAHULUAN.........................................................................................................................9
2.2.
Butir Bahasan tentang MS-Word (Praktis)................................................................................11
2.3.
Praktikum ....................................................................................................................................14
3. MEMANFAATKAN MS EXCEL SEBAGAI SARANA PENGOLAH DATA ............................15
3.1.
PENDAHULUAN.......................................................................................................................15
3.2.
Pemakaian MS Excel secara umum............................................................................................16
3.3.
Pengolahan Data Dengan Excel..................................................................................................17
3.4.
Transfer Data Antar Aplikasi Office ..........................................................................................19
4. MEMANFAATKAN MS POWER POINT......................................................................................21
4.1.
Pendahuluan ................................................................................................................................21
4.2.
Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Saat Bekerja dengan Menggunakan Ms PowerPoint ...........22
5. PENGGUNAAN INTERNET...........................................................................................................24
5.1.
Internet.........................................................................................................................................24
5.1.1. Layanan yang tersedia di dunia Internet: ..................................................................................25
5.1.2. WWW (World Wide Web)............................................................................................................25
5.1.3. Alamat pada Internet...................................................................................................................25
5.1.4. Direktori di Internet ....................................................................................................................26
5.1.5. HomePage ...................................................................................................................................26
5.2.
Browser........................................................................................................................................26
5.2.1. Tombol-tombol yang tersedia :..................................................................................................26
5.2.2. Bookmark.....................................................................................................................................27
6. MEMANFAATKAN EMAIL SEBAGAI SARANA BERKOMUNIKASI DI KANTOR ............28
6.1.
E-mail Definition ........................................................................................................................28
6.2.
Sifat E-mail..................................................................................................................................28
6.3.
Situs yang layak anda kunjungi sehubungan dengan email .......................................................28
6.4.
Contoh perangkat lunak pengelola email ...................................................................................28
6.5.
Fasilitas yang disediakan dalam email .......................................................................................28
6.6.
Beberapa hal mengenai email, Free-Net Netiquette Guide.......................................................29
6.6.1. Aturan umum ...............................................................................................................................29
6.6.2. Proteksi terhadap Virus ..............................................................................................................29
6.6.3. Limit terhadap Privacy ...............................................................................................................29
6.6.4. Bagian dari Sebuah Email ..........................................................................................................29
6.6.5. E-Mail Signatures .......................................................................................................................29
6.6.6. Komposisi Email .........................................................................................................................29
6.6.7. Perilaku dan Sopan Santun Ber-email .......................................................................................29
6.6.8. Cara Membuat Penekanan terhadap Kata-kata Penting...........................................................29
6.6.9. Forward Email ............................................................................................................................30
6.6.10.
File Attachment ......................................................................................................................30
6.7.
Akronim yang sering dipakai dalam email.................................................................................30
6.8.
SMILEY, pergaulan di dunia maya ............................................................................................31
6.9.
Mailing List .................................................................................................................................31
6.1.1. Perbedaan antara surat personal dan surat untuk bisnis/surat dinas.......................................31
6.10.
Lima cara memperbaiki email anda ...........................................................................................32
7. PENUTUP : THE TEN COMMANDMENTS FOR COMPUTER ETHICS..................................33
Retooling Informatics/Computer Science Study Program LPPM ITB

1. BEKERJA DENGAN KOMPUTER DI KANTOR

Tujuan pelatihan ini :
1. Memperkenalkan tata cara penggunaan komputer yang "baik" dan efisien
2. Memperkenalkan praktik pemakaian paket aplikasi yang baik
3. Mengatur direktori kerja sehingga mudah diakses/dicari kembali isinya
4. Mengatur setting komputer yang perlu (dengan Windows)
5. Menjawab pertanyaan-pertanyaan praktis dari peserta mengenai kesulitan yang dialami sehari-hari
dalam menggunakan komputer untuk tugasnya
Prasyarat :
1. Peserta sudah pernah bekerja di lingkungan komputer PC berbasis Windows
2. Peserta sudah pernah memakai MS Word dan MS Excel
Batasan :
Materi akan disampaikan dengan sarana presentasi yang terhubung langsung ke komputer. Setiap butir
yang dibahas akan didemokan secara langsung lewat komputer. Dengan demikian, catatan kursus yang
diberikan ini merupakan catatan yang ringkas, dan mungkin abstrak jika tidak melihat demonya.
1.1. Bekerja dengan PC

PC &
kepemilikan
Dipakai sendiri
Dipakai
bersama
Serah terima
komputer
Setting
komputer
pribadi
PC adalah singkatan Personal Computer, Komputer Pribadi.

Kepemilikan adalah pemakai yang dialokasi ke PC. Sebaiknya setiap
komputer secara jelas dialokasi ke siapa.
Seringkali, karena keterbatasan sarana, satu PC terpaksa dipakai oleh lebih
dari satu orang: dalam hal ini komputer tersebut bukan lagi komputer
personal. Komputer menjadi umum.
Walaupun umum, sebaiknya ada alokasi yang jelas. Komputer yang nomor
berapa boleh dipakai siapa saja.
Jika komputer dialokasi secara personal, sebaiknya dipasang password. Jika
ada yang dapat memakai komputer anda, maka hanyalah administrator
kantor atau anda yang memberikan password ke orang itu!
Jika dipakai bersama, ada aturan yang jelas
jangan mengubah-ubah setting
setiap pemakai mempunyai direktori kerja sendiri (kecuali untuk
pekerjaan yang memang bersama)
Setelah anda menerima sebuah komputer yang boleh anda pakai, segeralah :
Periksa isinya dan bersihkan dari file yang bukan milik anda. Lihat butir
mengenai menghapus file sesegera mungkin.
Pasang password (jika dialokasi untuk pribadi), atau buatlah perjanjian kerja
yang jelas dengan pemakai bersama
Ubah setting sesuai dengan kebiasaan kerja anda
Cobalah semua aplikasi: minimal harus bisa diaktifkan, kemudian keluar
(Quit) dengan beres.
Karena PC dirancang untuk dipakai secara pribadi, maka disediakan
bermacam saranan untuk melakukan setting yaitu mengatur banyak hal
sesuai selera pemakainya. Sebaiknya, anda tidak mengubah-ubah setting
komputer yang dipakai bersama.
Jika memakai komputer orang lain, dan untuk kemudahan kerja anda,
anda terpaksa mengubah setting, kembalikanlah seperti semula supaya
pemilik yang akan bekerja dengan komputernya tidak bingung.
Setting untuk kantor sebaiknya disesuaikan dengan suasana kantor. Jika
anda ingin memandaaftkan waktu dengan efektif, hindari untuk
menghidupkan/menjalankan banyak program pernak-pernik yang tidak
perlu untuk bekerja, tapi makan memori dan CPU. Terlalu banyak dinamika

(cursor yang selalu bergerak, dan sejenisnya) membuat mata anda cepat
lelah dan pekerjaan utama tidak efektif.
Penamaan dan
struktur
Direktori:
Penamaan dan
struktur
Direktori
Setiap harddisk komputer, sudah dibuat direktori yang tercipta ketika install.
Tetapi sayangnya direktori yang dibuat ketika install itu sangat umum,
sehingga anda harus menambahkan beberapa yang spesifik
Sebaiknya dalam suatu instansi dibuat standard, sehingga jika seorang
staf/pekerja pindah lokasi atau pindah kantor, maka tidak diperlukan waktu
adaptasi untuk mulai bekerja. Jika belum ada standard, buatlah sesuai dengan
yang nanti akan anda kerjakan di praktikum
Direktori yang selalu ada dan karena itu di-set menjadi default direktori untuk
penyimpanan dokumen aplikasi perkantoran adalah My Document.
Sebaiknya anda tidak hanya menyimpan file di My Document, tetapi
membuat sub direktori.
Direktori untuk file milik kantor: dibuat berdasarkan urusan atau arsipnya
Direktori untuk file pribadi: Untuk setiap pemakai, harus disediakan subdirektori untuk masing-masing user. Pada direktori ini anda boleh menaruh
file pribadi yang ada hubungannya dengan kantor. File pribadi tidak boleh
dicampur aduk dengan file kantor, yang ada di direktori kerja
Biasakan melakukan partisi harddisk menjadi dua: sebuah untuk program files
dan lainnya untuk data. Jika sewaktu-waktu harus direformat atau diinstall
ulang, memudahkan penyelamatan data.
Satu direktori seperti halnya sebuah map. Arsip yang rapi disimpan dalam
map-map secara teratur. Arsip dunia nyata yang tidak rapi berserakan dan sulit
dicari kembali. Maka sebaiknya anda mempunyai struktur direktori dengan isi
yang tidak terlalu banyak. Tidak ada patokan yang pasti akan banyaknya
direktori. Tapi, jika anda membuka sebuah folder dan semua isinya tidak dapat
dilihat di layar, maka saatnya anda membuat folder baru
Penamaan
Direktori &
File
Nama direktori dan file harus mencerminkan isinya. Jangan memberi nama
file secara sembarangan
Penamaan direktori/file mungkin mengandung nama bulan, tahun dsb
Nama panjang dan nama pendek: sekarang ada fasilitas untuk memberi
nama panjang dan tidak terbatas hanya 8 huruf seperti pada DOS. Anda
hanya perlu menyingkat untuk software versi lama
Back up
(Salinan)
Backup harus dilakukan secara periodik. Jangan kehilangan file jika tibatiba, keesokan harinya, komputer tidak dapat dinyalakan lagi. File penting
harus dibackup per struktur direktori, dan setiap disket harus diberi label.
File pribadi
File pribadi adalah file yang bukan milik kantor. Tak dapat dihindari
bahwa kita mungkin mengetik beberapa file pribadi di kantor, misalnya
surat kuasa untuk bank, surat cuti, dsb.
Sebaiknya hanya dokumen/file yang berhubungan dengan kantor yang
disimpan di komputer anda. Jika bekerja untuk pribadi, simpanlah di sebuah
disket yang offline. Kalau kebetulan dipakai orang lain, anda akan malu
jika semua rahasia pribadi terungkap lewat file yang tidak sengaja dibuka
(misalnya last document yang dibuka, otomatis muncul!)
Softcopy
Karyawan tidak boleh memberikan softcopy ke sembarang orang tanpa

seijin atasan: Anda tidak berhak memberikan file (softcopy) tanpa seijin
atasan. Jika memberikan file secara resmi, sebaiknya seperti halnya barang
lain, dibuat sebuah tanda serah terima secara tertulis.
Tidak baik membawa file pulang : sebenarnya, sudah mencuri asset
perusahaan. Sebaiknya semua pekerjaan diselesaikan di kantor. Jika
mengerjakan pekerjaan dengan komputer di tempat lain, hati-hati dengan
virus

Menghapus file
Delete.. File
File yang sudah tidak diperlukan sesegera mungkin : Jangan meninggalkan

banyak sampah di komputer anda. Sekali anda tidak menghapus file yang
tidak perlu, anda akan lupa dan takut menghapusnya di kemudian hari.
Jangan lupa mengosongkan Recycle Bin sebelum pulang. Sudahkah anda
ketahui, bahwa dengan melakukan delete file, sebenarnya file belum benarbenar terhapus dan masih ada di Recycle Bin (atau kadang-kadang disebut
Trash), dan ikonnya bergambar tempat sampah
Printer
Hanya memakai printer untuk memprint hal-hal yang berhubungan dengan

pekerjaan kantor. Tidak memprint untuk hasil down load internet yang tidak
ada hubungan dengan kantor (apalagi lengkap dengan gambar yang
menghabiskan toner). Jika hanya sekali-sekali, tentunya boleh. Tapi batasan
sekali-kali harus jelas (deal dengan nurani anda)
Kertas
Pakailah kertas bekas yang satu sisinya masih bersih untuk memprint draft.
Kumpulkanlah kertas bekas dengan rapi, supaya dapat dipakai ulang.
Virus
PC sebagai alat
kerja
Virus sangat jahat, dan dapat merusak serta membuat hasil kerja hilang sama
sekali. Virus sangat banyak ragamnya. Tidak ada penangkal virus yang mujarab,
karena setiap hari ada virus baru. Tapi bukan berarti kita tidak bisa bebas virus.
Komputer yang berisi data penting (data nilai mahasiswa, data keuangan) harus
dipelihara sehingga selalu bersih dari virus. Beberapa pencegahan virus antara
lain :
Memasang anti virus di komputer (tetapi harus terus menerus diperbarui
sebab selalu ada jenis virus baru)
Tidak membawa disket dari luar kantor (terutama dari rental/tempat umum)
kemudian memindahkan filenya ke komputer kantor
Tidak menaruh sembarangan copy-an perangkat lunak yang bukan diinstal
atas seijin kantor. Selin berpotensi virus, harap diingat bahwa setiap
perangkat lunak harus disertai dengan lisensi. Jika karyawan membutuhkan
perangkat lunak, harus mengajukan ke kantor dan kantor seharusnya
menyediakan bagi karyawan.
Tidak membuka e-mail yang mengandung attachment berupa exe file secara
sembarangan
Jika mungkin sediakan satu komputer karantina untuk mendeteksi virus.
Semua file dari luar, sebelum dipakai di kantor, ditest dari komputer ini
Bedakanlah PC sebagai alat kerja di kantor dan PC sebagai entertainment
tools (seperti di rumah):
Bermain games hanya di waktu luang. Pada jam kantor sebaiknya anda
tidak main game atau browsing di internet yang bukan untuk hal
produktif (misalnya browsing untuk belanja on line, baca majalah,)
Komputer baru dilengkapi dengan sarana audio. Jika anda suka
mendengarkan musik, perhatikanlah rekan sekerja.
Meninggalkan PC yang aktif: jika meninggalkan PC sebentar, jangan
lupa untuk men-save file yang sedang aktif dan menutup jendela. Tidak baik
meninggalkan file sedang terbuka sebab dapat menimbulkan :
Ada resiko terjadi kerusakan file,
atau pekerjaan hilang akibat tidak ter-save,
membuat orang lain mengira sedang dipakai padahal tidak (jika
komputer dipakai bersama)
malu karena sedang membuka file yang rahasia.
Peliharalah kebersihannya. Sebaiknya tidak merokok, menaruh makanan
atau minuman didekat komputer. Bersihkan keyboard, mouse dengan
alkohol.

Mematikan PC,
atau mati
suri
Ada beberapa instansi yang mengharuskan PC dimatikan ketika anda

meninggalkan ruangan, untuk menghemat listrik. Dalam hal ini jangan lupa
mencabut kabel listrik. Jika hanya meninggalkan ruangan sebentar,
sebaiknya PC tetap dibiarkan menyala, karena kurang baik jika PC
seeringkali dihidup/matikan.
Sebaiknya pasanglah screen saver sehingga membuat screen anda tahan
lama dan tidak cepat uzur jika komputer harus hidup sepanjang hari dan
anda sedang tidak menggunakannya. Akan ditunjukkan cara men-set screen
saver
1.2. Bekerja Dengan Komputer Yang Terhubung Ke Jaringan

Beda Jaringan
dengan PC
Anda mempunyai direktori seperti halnya di PC anda, tetapi letaknya di

server dan dapat diakses dari PC
Tidak perlu bingung bekerja di jaringan, karena sama saja dengan
bekerja di sebuah PC
Di lingkungan jaringan, sebuah PC menjadi stasiun kerja (Work station)
Karyawan bisa kerja dari terminal mana saja, tidak terikat stasiun kerja.
Maka, stnadard direktori yang pernah dibahas pada bagian selanjutnya
menjadi lebih penting
Jangan lupa melakukan log-out sebelum meninggalkan stasiun kerja. Jika
lupa, seperi membiarkan rumah dalam keadaan terbuka ketika pergi
Akses ke
Jaringan
Sebaiknya kantor menyediakan aturan akses yang jelas, dan seseorang akan
mendapat hak akses sesuai dengan tugasnya. Dengan demikian, file yang
tidak berhak diakses secara otomatis tidak mungkin diakses. Kita harus
menghormati hak akses yang diberikan
Manfaatkan jaringan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan file, dsb.
Setiap kali ada pekerjaan bersama, langsung dibuat sebuah direktori dan hak
akses ke yang terlibat, kemudian bekerja dengan dokumen yang sama.
Setiap dokumen harus jelas pemiliknya
Jangan lupa menyetor pekerjaan ke jaringan dan mempunyai backup di
komputer lokal.
Hati-hati dalam memberikan hak akses ke orang lain. Sekali anda memberi
hak akses, PC anda terbuka dan dapat diakses. Jika anda meninggalkan
PC dalam keadaan on, maka dapat dilihat isinya oleh orang lain
File Bersama
File yang isinya hal umum sebaiknya diletakkan di jaringan atau di-share.
Tidak baik menduplikasinya sebab:
akan terjadi versi yang diluar kontrol
memakan space (terutama jika dile berukuran besar)
Printer
bersama
Jika memakai printer yang dipakai bersama, segeralah ambil hasil print karena
jika tidak :
Hasil print out bertebaran dan mungkin terbaca orang lain (akan menjadi
sangat gawat untuk soal ujian atau hal lain yang bersifat rahasia)
Jika tidak mengandung initial dan untuk menghemat kertas halaman depan
pencetakan dibuang,, hanya anda yang dapat mengambilnya (tidak ada yg
tahu milik siapa)
Jika terjadi persoalan dengan printer (misalnya paper jam yang seringkali
terjadi dengan printer tua), maka akan mengganjal pencetakan orang lain
yang kebetulan dalam queue setelah anda. Hanya anda dan administrator
jaringan yang dapat mengubah status pencetakan. Akan merepotkan banyak
orang.

Backup
Harus dipikirkan sinkronisasi antara file di jaringan dan file di direktori

lokal
1.3. Bekerja Dengan Paket Aplikasi Perkantoran

Identitas
dokumen dan
penanggung
jawabnya
Identitas dokumen dan penanggung jawab sebaiknya dimunculkan di setiap

halaman yang akan dicetak. Biasakanlah menuliskan di suatu tempat (disarankan
di footer), dengan memanfaatkan Menu Insert :
initial/nama pembuat,
nama file,
tanggal dan jam print,
nomor halaman dan banyaknya halaman jika perlu
Jika peletakan direktori tidak terstruktur, maka sebaiknya nama direktori
juga ditulis.
Identitas yang dimunculkan pada setiap dokumen ini banyak sekali gunanya.
Beberapa kesulitan jika identitas tersebut tidak ditulis, antara lain :
Tanpa nomor halaman, penyusunan halaman-halaman yang diprint sangat
sulit
Tanpa nama file, sulit untuk mencari kembali softcopy/filenya. Jika boss
anda meminta sebuah softcopy, maka anda tidak perlu mencari-cari yang
mana, langsung harus dapat memberikan dengan membaca print out tersebut
Tanpa initial, sulit untuk mengenali siapa penanggung jawab atau pengetik
nya, sehingga dapat dipakai sebagai ukuran hasil kerja (renumerasi)
Tanpa tanggal dan jam, akan sulit mengenali versi dan membedakan yang
mana yang terbaru (jika merupakan file penting, yang diubah-ubah,
misalnya menyiapkan nilai atau tender yang nilainya masih sering diubah
Standard huruf
Sebaiknya ada kesepakatan tentang Huruf yang dipakai, style dsb sebelum
mulai bekerja. Ini penting kalau bekerja dalam tim. Jika dokumen yang
dihasilkan oleh sebuah tim berbeda-beda stylenya, maka editor harus
menyediakan banyak waktu. Sebaliknya jika sudah ditentukan, editor
dengan mudah akan menggabung.
Dalam banyak hal, nilai default yang dipasang di aplikasi itu sudah
merupakan hal yang standard. Contoh: default Font untuk Word adalah
Times New Romans 10 sedangkan untuk Excel adalah Arial 10. Segala
nilai default sudah ditentukan karena meurpakan kaidah umum. Sebaiknya
karyawan menyempatkan diri mempelajari pemakaian huruf yang baik. Jika
tidak tahu, memakai standard adalah yang paling aman. Contoh default MS
Word sudah memadai untuk kaidah umum
Margin
Sebaiknya tidak mengubah margin : Selain huruf, setting default dari

margin dan yang berurusan dengan kertas adalah standard. Margin yang
terlalu pinggir dapat mengakibatkan sebagian teks tidak tercetak atau jika
berkas difotokopi akan hilang (tidak terfotokopi) dsb.
Penghematan
Penghematan toner : Huruf yang fancy dan efek (shading) yang makan
toner serta waktu pencetakan dapat diminimasi kalau budget terbatas.
Pakailah semua urusan kosmetik seperlunya saja, dan jangan sembarangan
sebab sebenarnya ada aturannya.
Penghematan waktu print dan sekaligus toner serta kertas : Ada option
printer yang memungkinkan memprint draft secara ekonomis.
Manfaatkanlah hal ini.

Template dan
Wizard
Manfaatkan template dan Wizard. Jika ada pekerjaan yang harus

dilakukan berulang-ulang, anda harus mencari cara lain. Jika manusia
mengulang (termasuk mengetik ulang), kemungkinan besar menimbulkan
kesalahan. Komputer akan melakukan sebuah tugas berkali-kali tanpa salah
(asalkan programnya sudah benar)
1.4. Beberapa Contoh Pembagian Direktori :

Untuk bidang Akademik
..\Akademik\Peraturan
\Silabus
\SemGanjil\IF221\SemI_2000\Handsout
\SemGanjil\IF221\SemI_2000\Nilai
\SemGanjil\IF221\SemI_2000\Administrasi
\SemGenap\SemII_2000
Untuk bidang TataUsaha
..\Administrasi\Peraturan
\SK\Tahun2000
\SK\Tahun2001
\Formulir
\SuratMasuk
\SuratKeluar
Untuk bidang Keuangan
..\Keuangan\Peraturan
\Formulir
\SemI_2000\Honor\Dosen
\SemI_2000\Honor\NonDosen
\SemI_2000\Bulanan
\SemI_2000\Laporan
atau
..\Keuangan\Peraturan
\Formulir
\Honor\Dosen\Thn2000
\Honor\NonDosen\Thn2000
Untuk Pribadi
..\Inge\Kuliah\SemGanjil\IF221
..\Inge\Kuliah\SemGanjil\IF223
..\Inge\Kuliah\SemGenap\IF222
..\Inge\Kuliah\SemGenap\IF322
\Papers
\rekomendasi
\Kepegawaian

2. MEMANFAATKAN MS WORD
1. Memperkenalkan pemakaian MS Word lebih dari sekedar mesin ketik biasa
2. Memakai beberapa fasilitas untuk mengerjakan hal-hal yang seringkali dibutuhkan dalam
pekerjaan
Materi
1. Pengaturan/pengorganisiasian file
2. Pengenalan akan pelacakan dokumen dan versinya
3. Bekerja dengan template: perkenalan template fax, report (laporan)
4. Tabel sebagai sarana membuat surat yang banyak bagiannya (borang, surat undangan ITB)
5. Mail merge :
memakai data yang sudah ada dalam Excel
membuat surat ke banyak orang
membuat kartu pengenal
6. Membuat buku laporan dari banyak file kecil dengan fasilitas pembangkitan daftar isi. Sebagian
halaman ada yang protrait dan sebagian landscape
7. Setting Option...
Prasyarat :
1. Sudah pernah bekerja dengan MS Word
Batasan :
Beberapa fasilitas yang dijelaskan hanya didemokan dan disarankan untuk dipakai.
Pada kursus ini tidak diajarkan tentang isi dokumen, misalnya:
Isi dari laporan yang disunting tidak dijamin kebenarannya
Bagaimana membuat kalimat bahasa Indonesia yang baik dan benar,
2.1. PENDAHULUAN
Pengolah Kata/Dokumen (Word processor) adalah aplikasi untuk mengolah dokumen yang
didominasi oleh teks. Dokumen berbeda dengan teks biasa karena dalam dokumen teks disimpan isi
teksnya dan juga penampilan, dan strukturnya (dapat dianalogikan mewakili isi buku). Pemroses kata
yang lahir pada awalnya hanya mampu memproses teks, namun pada saat sekarang juga mampu
memproses tabel, gambar dan sebagainya tergantung jenisnya.
Lebih canggih lagi, dokumen dapat mengandung makro. Aplikasi ini akan dibahas secara khusus dan
lebih detil pada bagian berikutnya. Dalam Microsoft Office, pemroses kata yang tersedia adalah
Microsoft Word.
Pengolah kata adalah satu aplikasi yang paling banyak dipakai di lingkungan komputer pribadi. Secara
umum, pengolah kata menyediakan fungsi untuk pengelolaan dokumen tekstual: mulai dari pembuatan,
penyimpanan sampai dengan reproduksinya dalam bentuk cetakan (hard copy).
Dalam tingkatan paling primitif, komputer dan pengolah kata berfungsi sebagai mesin ketik. Tentu saja
kita dapat menggunakan komputer sebagai alat pemroduksi dan pengelolaan dokumen seperti halnya
mesin ketik saja, atau menggunakannya sebagai pemroses dokumen yang mempunyai kelebihan lain.
Beberapa penggunaan pengolah kata dijelaskan pada bagian berikut
Sebagai mesin Pengguna mengetik, mencetak dan menyimpan dokumen. Bedanya dengan
mesin ketik biasa adalah satu dokumen dapat direproduksi berkali-kali (dengan
ketik biasa
dicetak). Selain itu, koreksi kesalahan menjadi mudah karena tidak memerlukan
pengetikan ulang karena pergantian posisi huruf. Dalam tingkatan ini, aplikasi
pemroses kata paling sederhana tersedia sebagai accessories di lingkungan
Windows, yaitu berupa NotePad

Mesin
Plus
ketik Penolong mencari kata tertentu atau mengganti kata, melakukan koreksi atas
kesalahan pengetikan. Selain itu, pengetikan ulang dapat dihindari dengan
operasi Cut/Paste suatu blok teks kemudian mengeditnya.
Formatter, atau Dalam hal ini teks yang sama dapat ditampilkan dengan lebih baik, misalnya
perapi tata letak dengan mengatur jenis dan ukuran huruf, alginment, kolom, warna dsb. Yang
harus diperhatikan adalah pemilihan tampilan yang tepat untuk persoalan/materi

selain dari segi estetika. Pemilihan tampilan dan font dengan jenis dan ukuran
yang tepat sesuai dengan standar akan membuat teks enak dibaca dan mudah
dimengerti. Misalnya pemilihan huruf dengan/tanpa sherif atau proporsinya,
kapan sebaiknya teks dibuat persis di tengah, rata kiri atau rata kanan, atau
kapan harus dituliskan dengan efek tebal atau digaris bawahi. Tata letak dan
tampilan teks dalam suatu dokumen merupakan suatu bahasa ekspresi untuk
menunjukkan struktur isi dokumen. Kelebihan bahasa tampilan inilah yang dapat
dilakukan dengan pemroses kata, dan tidak mungkin dengan mesin ketik biasa.
Pengkoreksi
salah
ketik
secara
terbimbing atau
otomatis
Sebagian besar pemroses kata dilengkapi dengan fasilitas pengkoreksi salah

ketik. Prinsipnya adalah pencocokan setiap kata yang diketikkan terhadap suatu
thesaurus (daftar kosa kata) yang tersedia dan dapat ditambah. Namun
sayangnya perbendaharaan kata yang disediakan kebanyakan dalam bahasa
Inggris. Pengguna dapat membangun kata dalam bahasa Indonesia jika mau,
bahkan dapat mendefinisikan sekumpulan kata yang sering salah ketik untuk
dikoreksi secara otomatis (fasilitas Autocorrect).
Style, template
Sebagai mesin pengatur perubahan penampilan secara otomatis, misalnya

berkat tersedianya style yang dapat disimpan. Usaha untuk menampilkan teks
dengan tampilan seperti yang diuraikan cukup besar. Untuk menjaga konsistensi
penampilan dan mempermudah perubahan, maka dengan fasilitas style pada
paragraph atau huruf, semua teks dengan kelompok yang sama dapat
ditampilkan secara konsisten, karena jika style paragraph diubah, maka semua
paragraph dengan style yang sama akan berubah pula. Ini sangat berguna jika
dokumen sedang dalam tahapan pegembangan, atau jika sebuah dokumen ditulis
bersama oleh beberapa penulis.
Pembuat Buku
Sebagai pengorganisasi menjadi satu dokumen utuh, misalnya sebagai

pembangkit daftar isi, daftar gambar, cross reference. Pembangkitan daftar isi,
daftar gambar akan memakan waktu dan seringkali menimbulkan kesalahan
(human error). Apalagi jika dokumen sedang dalam tahapan penulisan, sehingga
akibat proses penyuntingan yang berulang, letak gambar dan bab bergeser setiap
saat. Fasilitas pembangkitan daftar isi, cross reference akan sangat membantu
dalam hal ini. Setiap kali kita dapat mengaktifkan fasilitas ini untuk
membangkitkan ulang daftar isi dsb. sesuai dengan keadaan dokumen saat itu
Fasilitas Insert Object yang memungkinkan dalam dokumen Word
disertakan objek-objek MS Office yang lain
Mail Merge
Sebagai pembantu pengiriman surat: mail/merge, yang dibutuhkan untuk

membantu penyiapan pengiriman surat yang sama ke suatu daftar penerima.
Fasilitas ini memungkinkan kita mempunyai satu lembar surat, dan alamat yang
dikirim secara otomatis akan diisi dari daftar yang disediakan secara terpisah.
Tracking
version
Sebagai alat bantu melacak versi dokumen yang sering diubah, dan membantu
untuk mengenali perbedaan antara satu dokumen dengan yang lain.
10

2.2. Butir Bahasan tentang MS-Word (Praktis)
Mengetik dengan Word
Bukan seperti mengetik dengan mesin ketik yaitu setiap baris

menekan return, atau mengatur justifikasi pelurusan kiri-kanan.
Beberapa karakter tidak kelihatandapat dimunculkan dengan tanda
. Anda harus mengerti manfaat karakter TAB, RETURN.
Beberapa hal seharusnya tidak diketik, tetapi mengambil dari
sistem : nomor halaman, banyaknya halaman, tanggal, nama file,
....
Pergantian halaman yang pasti, dengan Insert Page Break.
Jika mengetik teks dalam bahasa Inggris, lakukan pencekan
pengetikan.
Semua bagian teks/gambar harus diketik/dibuat. Tidak ada lagi
gambar gunting/ tempel setelah dicetak (jika tidak terpaksa)
karena akan ada informasi tidak terekam (jika dicetak ulang, ada
bagian yang hilang).
Pemakaian huruf
Tidak memakai teks aneh-aneh dan fancy untuk teks resmi.

Default: Times New Roman untuk teks resmi
HURUF KAPITAL untuk judul.
Huruf miring biasanya hanya untuk huruf seperti tulisan tangan
(bukan semuanya kapital).
Garis bawah seperlunya. Sangat jelek kalau menimbulkan
rongga-rongga karena text alignment.
Pemakaian simbol-simbol harus sesuai dengan artinya.
Tidak menambahkan tulisan tangan setelah dicetak. Akan ada
informasi yang hilang, tidak terekam.
Text alignment
Perhatikan text alignment : rata kiri, rata tengah atau rata kanan.
Perhatikan beberapa hal sebagai berikut:
Untuk tabel yang sempit, rata kiri-kanan akan menimbulkan
lubang-lubang di teks yang tidak sedap dipandang mata.
Untuk angka, sebaiknya rata kanan (supaya gampang
dibandingkan).
Untuk judul utama, sebaiknya rata tengah).
Option
Tentukan default direktori penyimpanan jika perlu.

Matikan fasilitas otomatis sebab yang tersedia adalah bahasa
Inggris.
Header dan Footer
Manfaatkan untuk informasi yang berulang. Cukup sekali diketik.

Header : kop surat, informasi penting yang selalu diulang.
Footer : identitas dokumen, nomor halaman, banyaknya halaman.
Template
Biasakanlah bekerja dengan template (misalnya Fax, Report).

Ada template standard Word yang dapat anda manfaatkan
langsung.
Ada template yang anda buat sendiri untuk pekerjaan yang
berulang-ulang. Simpan sebagai Word Template ketika
melakukan Save As
Template yang selalu dipakai : Blank Template (Normal.dot). Jika
bermasalah atau menerima dari orang lain yang sudah diubahubah, buanglah Normal.dot untuk hidup baru. Jangan kuatir
sebab Word akan menciptakan ulang untuk anda
Penomoran otomatis
(Bullet and numbering)
Pakailah penomoran otomatis supaya

menyelipkan menghapus teks.
mudah
jika
harus
11

Periksa ulang semua teks dengan penomoran sebab seringkali
penomoran harus dimulai dari 1 atau dilanjutkan.
Style
Pakailah style supaya konsisten.

Dengan style, perubahan huruf
dilakukan otomatis.
Table MS Word
Manfaatkan untuk teks yang berstruktur seperti Undangan

(standard ITB). Dalam hal ini, yang dilakukan adalah permainan
Border.
Rencanakan/Lakukan pembagian (zoning) sebelum mengetik.
Jangan lupa menset heading untuk tabel data supaya tidak muncul
tabel tanpa heading atau kalau menambahkan data harus mengedit
ulang.
Bedakan tabel sebagai objek MS Word dengan tabel MS Excel
(akan ditunjukkan dalam demo).
Chart
Biasanya dibuat dengan aplikasi lain, misalnya dengan Excel.

Kemudian masukkan ke dokumen dengan melakukan dengan
Insert Object.
Dapat pula dibuat langsung dengan fasilitas Insert Object..
Gambar
dalam
dokumen yang dibuat
dengan Word
Beberapa gambar yang menjadi satu harus disatukan/di-Group

supaya tidak berantakan
Capture layar : cukup dengan menekan tombol Print Screen
kemudian Paste.
Gambar dengan ClipArt
Harus diketahui dimana letak penyimpanannya

Pakailah dengan hati-hati.
Simpanlah gambar-gambar yang standard (misalnya gambar
Ganesha).
Autocorrect
Daftarkan kesalahan ketik yang sering kita lakukan supaya dapat

dikoreksi langsung.
Banyak kesalahan ketik tidak mungkin dikoreksi dengan
komputer. Anda harus mengetik dengan teliti dan rapi, dalam
bahasa Indonesia yang baik dan benar. Ketidak-telitian dalam
mengetik merupakan kebiasaan buruk.
Section
Satu dokumen dapat terdiri dari beberapa session.

Akan berguna kalau harus mempunyai sebuah dokumen dengan
aturan halaman yang berbeda-beda.
Insert Index and Tables
Manfaatkan Untuk membuat Daftar Isi, Daftar Gambar, Daftar

Tabel
Harus mengerti style untuk dapat memanfaatkan fasilitas ini.
Mail Merge
Untuk membuat surat, label dengan data yang sudah disimpan di

tempat lain
Data dapat dalam bentuk tabel Word, tabel Excel atau berasal dari
Address Book
Tools : Track Change
Membedakan satu dokumen dan yang lain

Memberikan nomor versi
Mengetahui hasil koreksi
untuk seluruh dokumen akan
12

Print
Sebelum mem-print, biasakanlah melakukan Preview. Akan

menghindari kesalahan yang bodoh, seperti halaman kosong
atau kemunculan Widow/orphan.
Batalkan print jika ada kesalahan di halaman awal yang terdeteksi
lewat ikon print
Dokumen penting harus dibaca sebelum dan setelah diprint.
Save
Save As...
Seringkali melakukan Save supaya hasil kerja tidak hilang jika

listrik mati. Jika tidak melakukan Save, memang Word akan
melakukan Save secara berkala, tetapi bukan dengan kontrol anda.
Perhatikan pilihan Type File. Kadang kita harus men-save ke type
lain (Teks, RTF,..) atau ke versi sebelumnya supaya kompatibel
dengan hasil kerja orang lain.
Jika hasil Save menjadi Document Template, waspadailah sebab
ada virus.
File
Nama file harus punya arti.

Mempunyai banyak file kecil-kecil yang sejenis dan satu file
hanya satu halaman kalau dicetak. Untuk file yang kecil-kecil
seperti surat, sebaiknya dibuat satu file dan surat terbaru ada di
halaman teratas sehingga mudah diprint dan ditambah. Nomor
berikutnya dari surat tidak perlu mencari-cari. Dengan demikian
dapat melakukan Search suatu surat dengan lebih mudah.
Atur direktori kerja dengan rapi, sesuai dengan pengarsipan surat
anda
File berukuran raksasa
Jika file hasil kerja anda terlalu besar ukurannya :

Jika wajar, dan masih dalam tahapan sering diedit padahal
hanya sebagian, sebaiknya dipecah dulu menjadi beberapa
file.
Jika tidak wajar: beberapa dokumen Word ukurannya sangat
besar padahal kalau dibuka isinya sedikit. Ini adalah akibat
manajemen memori yang jelek dari aplikasi. Coba lakukan
Select all, kemudian paste ke dokumen kosong dan save.
Ukuran akan menurun secara drastis. Jika sudah yakin, buang
file yang lama
Jika
bingung
dokumen kacau
dan
Mulailah dari awal. Misalnya anda tidak berhasil membuat suatu

penomoran/gambar dan menjadi kacau. Jangan ragu untuk
memulai dari awal.
Kembali ke contoh : biasakanlah menyimpan bebrapa dokumen
contoh, yang memuat hal-hal yang sering anda butuhkan. Anda
selalu dapat kembali ke dokumen ini dan melakukan Cut/paste
dengan cepat.
Demo :
1. Membandingkan versi dokumen dengan fasilitas ToolsTracking
2. Mengubah Option pada Word
3. Menjelaskan Page Set Up
13

2.3. Praktikum
1.
2.
Memformat halaman : Diberikan sekumpulan dokumen, peserta diminta untuk menghasilkan

sebuah buku laporan yang halamannya berbeda-beda arahnya: beberapa halaman landscape dan
beberapa portrait. Setelah menjadi sebuah file, harus membangkitkan daftar isi. Setelah beres,
menambahkan beberapa object lain dengan Insert Object.
Mail merge dengan data dari tabel Excel, membuat surat dan membuat kartu tanda pengenal.
14

3. MEMANFAATKAN MS EXCEL SEBAGAI SARANA PENGOLAH DATA

1. Mengulas kembali kegunaan Excel secara umum
2. Memperkenalkan pemakaian Excel sebagai sarana Pengolah data
3. Memproses sebuah file Excel yang terdiri dari beberapa sheets
4. Melakukan transfer dokumen Excel ke Word
Materi
1
Pendahuluan : pengenalan fasilitas Excel
2
Pembahasan mengenai pemakaian Excel yang baik
3
Excel sebagai pengolah data :
3.1 Menunjukkan beberap kegunaan sort
3.2 Membuat rumus yang berbeda (IF)
3.3 Melakukan Look-Up
3.4 Pivot
3.5 Chart
3.6 Kalkulasi (rumus) yang bukan hanya bilangan, tetapi misalnya jam
Prasyarat :
1. Sudah pernah bekerja dengan Excel
2. Sudah mengerjakan praktikum penggabungan file di Word (di modul ini akan ditambah beberapa
file Excel yang akan digabung ke Buku Laporan yang pernah dibuat
Batasan :
1. Beberapa fasilitas hanya akan didemokan karena keterbatasan waktu
2. Pelatihan ini tidak difokuskan ke isi dokumen. Pada pelatihan ini tidak diajarkan bagaimana
menuliskan suatu rumus untuk persoalan tertentu. Kebenaran rumus harus dijamin oleh
pembuatnya.
3.1. PENDAHULUAN
Pengolah Lembar Kerja (Spread sheet) adalah aplikasi yang mengelola dokumen yang isinya lembar
kerja, suatu dokumen yang diorganisasi dalam bentuk row (baris) dan column (kolom) yang
membentuk Cell (sel). Pemroses lembar kerja yang lebih maju mampu pula mengorganisasi beberapa
lembar kerja membentuk suatu buku (Workbook) yang terdiri dari beberapa lembar kerja (Sheet),
misalnya Excel. Lembar kerja diorganisasi seperti tabel, namun salah satu kelebihan utama lembar
kerja dari tabel biasa adalah proses kalkulasi yang dapat dilakukan secara otomatis.
Sel suatu lembar kerja dikenali dari alamat baris dan kolomnya, dan dapat berisi teks biasa, angka
numerik atau formula. Dengan menyebutkan alamat sel, maka isinya langsung diacu sehingga misalnya
dapat dipakai untuk perhitungan jika numerik. Alamat sel yang dapat berupa alamat absolut maupun
relatif membebaskan pengguna untuk mendefinisikan ulang setiap kali ada penambahan atau
penghapusan baris/kolom. Dengan mudah pemakai dapat berpindah-pindah dari satu sel ke yang lain
dengan kursor dan melakukan aksi terhadap isi selnya.
Jika sel berisi teks, maka semua operasi terhadap teks dapat dilakukan pada sel tersebut. Pada Excel,
teks juga dapat mempunyai operasi lebih dari teks murni, sehingga teks dianggap sebagai teks dalam
dokumen, teks dapat mempunyai font dan operasi terhadap paragraph juga dapat dilakukan.
Jika sel berisi numerik, maka isinya dapat dipakai untuk perhitungan aritmatika. Selain operasi
aritmatika, tersedia pula fungsi-fungsi standar yang dapat dipakai dalam formula. Fungsi yang tersedia
dan sangat berguna di antaranya adalah fungsi-fungsi statistik, tabel look up.
Jika sel berisi rumus, maka secara otomatis kalkulasi dilakukan ulang jika isi rumus tersebut mengacu
kepada isi suatu sel. Dengan menyimpan sebagai formula dan melakukan copy terhadap formula, maka
nilai isi sel dapat secara otomatis dibangkitkan oleh aplikasi sehingga pengguna tidak perlu mengetik
semuanya. Misalnya untuk membuat nomor urut suatu tabel dari 1 s/d 1000, cukup menuliskan formula
15

bahwa isi sel tersebut adalah isi sel kolom yang sama dengan baris di atasnya ditambah satu. Formula
ini di-copy, dan secara otomatis ke seribu baris bernomor urut 1 s/d 1000 tercipta dalam sekejab.
Isi sel dapat ditampilkan apa adanya, atau dalam bentuk-bentuk grafik (kurva, batang, pie). Dengan
demikian, suatu data dapat ditambilkan dalam bentuk tabulasi maupun grafis. Dua cara tampilan untuk
data yang sama ini seringkali sangat dibutuhkan untuk melakukan presentasi terhadap hasil.
Beberapa sel membentuk suatu range, dan dapat dioperasikan secara sekaligus. Range dikenali dari sel
paling pojok kiri dan paling pojok kanan.
Data yang tersimpan dalam lembar kerja dapat pula dirurutkan berdasarkan primary key dan secondary
key, sehingga dengan mudah pengguna dapat mendapatkan tampilan datanya sesuai dengan urutan
tertentu.
Beberapa operasi.dalam lembar kerja dapat diprogram, sehingga pengguna tingkat lanjut dapat
membuat program yang disebut dengan macro.
Secara ringkas, jika dibutuhkan sekumpulan data yang dapat dimanipulasi dalam dua dimensi (baris
dan kolom), dan dibutuhkan pula untuk melakukan kalkulasi serta proses statistik sederhana, maka
pemroses lembar kerja adalah aplikasi yang tepat. Contoh pemakaian dari lembar kerja ini untuk
berbagai keperluan.
Tabel biasa
Lembar kerja sebenarnya hanya berisi tabel biasa, yang tidak ada
bedanya dengan tabel yang diketik dengan MS Word.
Walaupun mempunyai banyak kelebihan , tabel dalam Excel
mempunyai keterbatasan dibandingkan dengan tabel Word. Tabel
Word dapat mempunyai lebar kolom yang berbeda-beda, tabel Excel
selalu tetap lebar kolomnya. Jika lebar kolom harus berebda, maka
ambillah ukuran beberapa kolom (akan didemokan)
Lembar kerja
sederhana, dengan
formula sederhana
Sebagai lembar kerja sederhana, misalnya untuk merepresentasi

Lembar pembukuan sederhana (penjumlahan per baris, kolom, ratarata) atau Lembar nilai mahasiswa (nomor dan nama mahasiswa,
komponen nilai, rumus perhitungan nilai akhir dan penentuan indeks)
Lembar kerja dengan

formula rumit
Sebagai sarana pengolahan data (akan dibahas secara khusus pada

bagian selanjutnya). Sebagai contoh akan diberikan bagaimana lembar
pemrosesan absensi pegawai per bulan dapat dilakukan dengan
gampang
Pengolah &
Penampil Data
Yang termasuk dalam kategori ini, misalnya untuk memudahkan

pengolahan, kita dapat melakukan sort (pengurutan)
Filter, yaitu hanya menampilkan data tertentu yang ingin ditampilkan
Pe-rekapitulasi Data
Rekapitulasi adalah ringkasan data. Data yang rinci harus ditampilkan

dalam bentuk ringkas dan lebih mudah diinterpretasi. Dengan fasilitas
PIVOT, data mentah yang banyak dapat ditampilkan dalam berbagai
bentuk rekapitulasi yang berguna untuk pelaporan.
3.2. Pemakaian MS Excel secara umum

Mengetik dengan Excel
Cell adalah cell. Jika teks tiak muat dalam satu baris, maka
lakukan format Cell
Format Cell sesuai dengan type : Currency, Time, ...
Pengetikan cepat :
Nomor berurut ke bawah
Penyesuaian lebar kolom dan baris
Pengulangan editing : F4
Lebar kolom dalam Excel harus sama untuk semua baris
16

Workbook & Sheet
Satu workbook dapat terdiri dari banyak Sheet. Dapat

dimanfaatkan untuk mengorganisasi file anda
Jangan lupa memberi nama pada setiap sheet
Page Set Up
Pengaturan halaman harus dilakukan secara otomatis, bukan

dengan memelototi daerah worksheet-nya
Pengaturan bahwa teks akan Cukup atau tidak dalam
satu halaman harus dilakukan otomatis
Pengaturan Rows repeated at top, bukan pengetikan
heading yang diulang-ulang
Pengaturan letak cetakan (ditengah-tengah)
Header dan Footer
Sama seperti bahasan dalam Word
Pemakaian huruf
Huruf standard : Arial

Perubahan ukuran huruf dapat dilakukan untuk setiap teks,
atau dengan pengaturan ukuran pencetakan (lebih praktis)
Text alignment
Perhatikan text alignment : rata kiri, rata tengah atau rata

kanan.
Perhatikan beberapa hal sebagai berikut:
Untuk kolom
yang sempit, rata kiri-kanan akan
menimbulkan lubang-lubang di teks yang tidak sedap
dipandang mata
Untuk angka, sebaiknya rata kanan (supaya gampang
dibandingkan)
Strategi Penyimpanan
Data
Jika data sejenis, buatlah sebuah file yang terdiri dari banyak
sheet. Lebih baik daripada memelihara banyak file
Nama file mengandung : bulan, tahun, dsb tergantung
kelompok data
Atur direktori kerja dengan rapi
3.3. Pengolahan Data Dengan Excel

Pahamilah: alamat, isi
Cell
Alamat cell dan range : pahami baik-baik, dan pakai sesuai

dengan arti. Lihat contoh.
Alamat relatif : berubah jika cell diubah (ditambah,
dihapus).
Alamat absolut, tidak berubah.
Alamat berbeda dengan isinya.
Isi cell: numerik (angka), kalimat/teks atau rumus.
Keuntungan
Pengolahan Data
dengan Excel
Sederhana, user mendapat visi satu lembar dibandingkan

dengan data yang disimpan dalam basis data.
Lebih praktis jika volume data kecil, dan data fix, tidak
dipilih-pilih atau diproses berdasarkan kriteria.
Pengolahan Data
dengan Excel
Menghitung dengan rumus-rumus sesuai formula, fungsi

kalkulasi.
Sort (mengurut).
Table Look Up (mencari, mencocokkan nilai).
Filter (memilih sesuai kriteria).
Pivot (memutar sambil melakukan rekapitulasi).
17

Menjumlah, Mencacah (Count), membuat harga rata-rata
membuat statistik sederhana.
Bedakanlah pengetikan dengan pemrosesan (pengolahannya).
Pengetikan harus semudah mungkin.
Formula
Rumus perhitungan, sebuah EKSPRESI (seperti pada

pemrograman).
Pengetikan ekspresi diawali =.
Komponen Ekspresi : alamat (berarti isi yang akan dipakai
menghitung) konstanta, operator, hasil perhitungan fungsi.
Contoh: =A4+B4-SUM(C4:C7)
Fungsi
Kalkulasi dengan fungsi dengan Excel dapat bermacammacam.

Pelajarilah fungsi-fungsi yang ada.
Kondisional : sebuah fungsi IF yang akan ditunjukkan
kegunaannya dan layak untuk dipelajari.
Sort (mengurut)
Mengurutkan
bisa berdasarkan satu atau beberapa kolom.
mengikutsertakan heading atau tidak
Urutan : ascending/descending.
Urutkan data sesuai dengan keperluan. Data harus bisa
dikembalikan ke urutan semula.
Perhatikan bahwa data berubah posisi karena diurut. Jika
suatu saat harus dikembalikan ke data semula, harus diberi
identitas baris (nomor urut).
Cell dapat berisi data atau formula. Pelajari baik-baik, apa
akibatnya jika cell berisi formula disort.
Perbedaan dengan database index/query: data tetap dalam
urutan semula
Table Look Up
VLOOKUP
Mencari suatu nilai dari suatu kolom, dan mengembalikan isi

dari kolom lain yang sebaris.
Pencocokan : match atau dalam daerah nilai tertentu.
Sangat berguna untuk menghindari pengetikan ulang dan
menentukan kriteria. Contoh : menentukan nilai ABC.
Filter
Menampilkan data dengan kriteria tertentu (seperti kriteria

seleksi pada Query database).
Autofilter : kriteria sederhana.
Advance Filter : filter/kondisi ditentukan dalam sebuah
range.
Pelajarilah ekspresi untuk menentukan kriteria dari help.
Pivot
Memutar, mempertukarkan baris dan kolom.

Dapat dilakukan sambil meresume.
Sangat berguna untuk memproses data rinci menjadi
rekapitulasi.
Statistik
COUNT : Mencacah data.

Dapat disertai kriteria, sehingga berguna untuk menentukan
frekuensi distribusi (COUNTIF).
Sum : menjumlahkan daerah.
SumIF : menjumlahkan hanya yang memenuhi kriteria
tertentu. Misalnya dijumlahkan hanya yang Lulus
18

Average : Menghitung rata-rata .
Stdev : standard deviasi.
Penampilan data :
Chart
Pelajarilah cara penampilan data dengan Chart.

Data dapat ditampilkan dalam:
pie chart, menampilkan proporsi
line, menampilkan trend
bar chart, menampilkan distribusi
Pengolahan Data Antar

Worksheet/File
Pengolahan Data Antar sheet/file

Alamat cell :
dalam sebuah sheet,
dalam worksheet lain,
dalam file lain
Perhatikan baik-baik cara mengacunya
Jika mengacu ke file lain, pastikan bahwa file yang diacu ada
(jika dicopy)
Jika data sudah ada dalam satu sheet dan ingin diproses
dalam sheet lain, usahakanlah untuk tidak mengetik ulang,
melainkan mengacunya.
Lihat contoh : pengolahan data mahasiswa
3.4. Transfer Data Antar Aplikasi Office

Untuk dapat melakukan transfer data dari satu aplikasi office ke yang lainnya, kita perlu mengenali
setiap jenis objek dan operasinya.
Tabel 3. Jenis Data Dan Cirinya
DOKUMEN
SPREAD SHEET
Book
Dokumen
Worksheet
Page
Range
Section
Cell
Paragraph
Line
Word/token
Character
Sarana Presentasi
Slide : teks, gambar, animasi
Notes
Outline
Untuk dapat melakukan transfer dengan mulus, sebaiknya suatu objek pada sebuah aplikasi diketik
sesuai dengan sifat, kaidah yang berlaku. Beberapa kesalahan sebagai berikut idaftarkan, untuk
mendiagnosa kesulitan jika anda harus membawa sebuah objek dari satu aplikasi ke aplikasi lain.
Beberapa kesalahan yang sering dilakukan pada saat mengetik dengan Word dan menimbulkan
persoalan ketika dibawa ke Excel:
Mengetik setiap baris diakhiri dengan line break
Mengetik blank lebih dari satu kali
Tidak memanfaatkan tabulasi
Melakukan justifikasi secara manual
Tidak memberikan identifikasi kepada file, halaman sehingga sulit untuk mencari softcopynya
Beberapa kesalahan yang sering dilakukan pada saat mengetik dengan Excel dan menimbulkan
persoalan ketika dibawa ke Word atau yang lain:
Mengetik suatu teks panjang yang seharusnya dalam satu cell menjadi beberapa cell (pemula
tidak tahu bagaimana ganti baris dalam satu cell, atau tidak melakukan alignment
Merge cell menjadi sifat alamiah spreadsheet menjadi luntur
Tidak memberikan identifikasi kepada file, halaman sehingga sulit untuk mencari softcopynya
19

Data hasil perhitungan suatu formula harus dipikirkan jika dibawa ke aplikasi lain, apakah menjadi
datanya atau dengan formula. Formula yang saling bergantung mungkin menimbulkan persoalan
(mengacu ke sheet/file lain)
Transfer data antar aplikasi office :
Teks murni (hasil Save As... dengan pilihan type file Text File )selalu dapat dibawa dari dan ke
semua aplikasi. Tetapi karakteriistik akhir baris mungkin menimbulkan masalah
Tabel bisa dibawa dari Word ke Excel dan sebaliknya
Data Excel bisa dieksport ke MS Access dan sebaliknya
20

4. MEMANFAATKAN MS POWER POINT
1. Memperkenalkan pemakaian MS Power Point lebih dari sekedar media pembuatan transparansi
biasa.
2. Memakai beberapa fasilitas untuk mengerjakan hal-hal yang seringkali dibutuhkan dalam
pekerjaan.
Materi
1. Presentasi sederhana dengan power point
a. Memilih slide layout untuk judul
b. Mengisi slide dengan teks
c. Kotak teks dan warna latar belakang
d. Slide terakhir
e. Mengatur transisi antar slide
2. Membuar presentasi lebih hidup
a. Membuat obyek
b. Memanfaatkan autoshapes
c. Meyisipkan clipart
d. Memanfaatkan template
e. Animasi teks dan obyek
f.
Transisi antar slide
g. Pencetakan slide
3. Membuat presentasi terstruktur
4. Menyajikan Presentasi
5. Menjalankan Presentasi
Prasyarat :
1. Sudah pernah bekerja dengan MS PowerPoint
Batasan :
Beberapa fasilitas yang dijelaskan hanya didemokan dan disarankan untuk dipakai.
Pada kursus ini tidak diajarkan tentang isi presentasi, misalnya:
Isi dari presentasi yang disunting tidak dijamin kebenarannya
Bagaimana membuat kalimat bahasa Indonesia yang baik dan benar,
4.1. Pendahuluan
Presentasi yang menggunakan komputer sebagai alat bantu sekarang ini sudah bukan barang langka.
Presentasi elektronik ini, sudah menjadi bagian yang melengkapi kehidupan minimal sekitar seminarseminar, lokakarya, presentasi terbatas ataupun jenis presentasi lainnya. Persiapan materi, diketik
menggunakan komputer. Handsout dicetak menggunakan printer.
Saat presentasi digunakan komputer yang dilengkapi dengan proyektor data agar dapat dilihat oleh
lebih banyak orang. Tampilan di layar menjadi lebih baik lagi. Semuanya itu dikerjakan dengan
menggunakan komputer yang dilengkapi dengan software untuk presentasi.
Presentasi jarak jauh menjadi mode presentasi internasional saat ini. Presenter berada di Indonesia dan
audiens mendengarkan melalui jalur internet. Dukungan internet sebagai alat bantu menjadikan audiens
menjadi global dan tidak lokal lagi.
Sebagai media
pembuatan
transparansi
biasa
Pengguna mengetik dan mencetak presentasi. Bedanya dengan transparansi biasa

adalah satu presentasi dapat direproduksi berkali-kali (dengan dicetak), bisa
berupa slide, handsout, atau note untuk presenter. Selain itu, koreksi kesalahan
menjadi mudah karena tidak memerlukan penulisan ulang.
21

Pembuat
transparansi
plus
Penolong melakukan koreksi atas kesalahan pengetikan. Selain itu, penulisan

ulang dapat dihindari dengan operasi Copy/Cut/Paste suatu blok teks kemudian
mengeditnya.
Formatter
Dalam hal ini teks yang sama dapat ditampilkan dengan lebih baik, misalnya
dengan mengatur jenis dan ukuran huruf, warna, latar belakang, layout, dsb.
pemilihan tampilan yang tepat untuk persoalan/materi selain dari segi estetika
harus diperhatikan. Latar belakang slide dapat disesuaikan pada saat terakhir
(sebelum presentasi) dengan kondisi ruangan. Pemilihan tampilan dan font
dengan jenis dan ukuran yang tepat sesuai dengan standar akan membuat teks
enak dibaca dan mudah dimengerti.
Media dinamik
Presenter dapat menampilkan gabungan dari teks, gambar, suara, dan film dalam
presentasinya sehingga tidak membosankan. Siapa audiens yang dihadapi harus
diperhatikan. Slide yang terlalu ramai (terlalu banyak gambar dan suara)
mungkin akan mengganggu audiens.
4.2. Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Saat Bekerja dengan Menggunakan

Ms PowerPoint
Presentasi
dinamik
dengan
PowerPoint
Bukan seperti pembuatan presentasi manual yang harus dituliskan satu-satu dan
polos:
Beberapa hal seharusnya tidak diketik satu per satu, tetapi mengambil
dari sistem (nomor halaman, tanggal, identitas presenter)
Latar belakang harus disesuaikan dengan situasi ruangan dan audiens.
Jika digunakan untuk pembuatan transparansi biasa, semua bagian
teks/gambar harus diketik/dibuat. Tidak ada lagi gambar manual setelah
dicetak (jika tidak terpaksa) karena akan ada informasi tidak terekam (jika
dicetak ulang, ada bagian yang hilang).
Manfaatkan note untuk mencatat hal-hal yang tidak perlu dijadikan slide
namun perlu dijelaskan pada saat presentasi.
Perhatikan waktu presentasi, jangan membuat terlalu banyak slide sehingga
terlalu banyak perpindahan slide.
Buatlah judul dan identitas presenter, ikhtisar, dan penutup di samping isi
presentasi. Jika perlu, siapkan slide tambahan (joker) sesuai dengan waktu
dan keperluan.
Apabila diambil dari suatu dokumen, bukan sekedar copy-paste. Ambil
intisarinya saja. Slide tidak untuk dibaca apa adanya oleh presenter pada
saat presentasi.
Pemakaian
huruf
Tidak memakai teks aneh-aneh dan fancy untuk teks resmi. Default: Times
New Roman untuk teks resmi
Tidak terlalu kecil sehingga sulit dibaca oleh audiens.
HURUF KAPITAL untuk judul.
Huruf miring biasanya hanya untuk huruf seperti tulisan tangan (bukan
semuanya kapital).
Pemakaian simbol-simbol harus sesuai dengan artinya.
Text alignment
Perhatikan text alignment: rata kiri, rata tengah atau rata kanan. Perhatikan
beberapa hal sebagai berikut:
Tiap slide diseragamkan alignment-nya (judul dan isi).
Isi presentasi umumnya dituliskan rata kiri.
22

Option
Tentukan default direktori penyimpanan jika perlu.

Matikan fasilitas otomatis sebab yang tersedia adalah bahasa Inggris.
Header dan
footer
Manfaatkan untuk informasi yang berulang. Cukup sekali diketik.

Header untuk notes dan handsout, berisi: topik presentasi, informasi
penting yang selalu diulang.
Footer: tanggal presentasi atau tanggal pembuatan slide, nomor halaman,
topik presentasi untuk slide.
Template dan
layout
Biasakanlah bekerja dengan template dan layout.

Ada template standar PowerPoint yang dapat anda manfaatkan langsung.
Ada template yang Anda buat sendiri untuk pekerjaan yang berulang-ulang.
Simpan sebagai Design Template ketika melakukan Save As
Ubahlah layout melalui Master sehingga tidak harus memperbaiki layout
satu per satu.
Ilustrasi text, gambar, dan latar belakang harus seimbang. Latar belakang
jangan terlalu ramai.
Penomoran
Penomoran yang dipakai biasanya berupa bullet dan bukan numbering

karena Anda bisa menunjuk bagian mana yang Anda jelaskan.
Table
Tidak secanggih pada MS Word atau MS Excel

Bila ingin membuat tampilan tabel lebih baik dengan menginsertkan berupa
object.
Chart
Biasanya dibuat dengan aplikasi lain, misalnya dengan Excel. Kemudian

masukkan ke dokumen dengan melakukan dengan Insert Object.
Dapat pula dibuat langsung dengan fasilitas Insert Object..
Gambar yang
dibuat
Beberapa gambar yang menjadi satu harus disatukan/di-Group supaya tidak

berantakan
Capture layar : cukup dengan menekan tombol Print Screen kemudian
Paste.
Ilustrasi gambar sesuai konteks.
Gambar
dengan ClipArt
Harus diketahui dimana letak penyimpanannya

Pakailah dengan hati-hati.
Simpanlah gambar-gambar yang standar (misalnya
perusahaan).
Print
Bedakan pencetakan slide, handsout, dan note dengan memilih Print what.
Batalkan print jika ada kesalahan di halaman awal yang terdeteksi lewat
ikon print
Bahan dibaca sebelum dan setelah diprint.
Save
Save As...
Seringkali melakukan Save supaya hasil kerja tidak hilang jika listrik mati.
Jika tidak melakukan Save, memang PowerPoint akan melakukan Save
secara berkala, tetapi bukan dengan kontrol anda.
Perhatikan pilihan Type File. Kadang kita harus men-save ke type lain
(html) atau ke versi sebelumnya supaya kompatibel dengan hasil kerja
orang lain.
Untuk membuat file presentasi langsung berupa slide show file presentasi
dapat disimpan dengan type .pps
gambar
logo
23

5. PENGGUNAAN INTERNET
1. Memberikan pemahaman akan internet dari segi pengguna yang awam
2. Memberikan ketrampilan mengoperasikan Internet Explorer
Bagian IV : Bekerja di lingkungan Internet :
1. Overview Tentang Internet
2. Mengoperasikan browser :
2.1. mencari info
2.2. men-save info yang penting dan mengorganisasi dalam direktori kerja
2.3. mengolah hasil download
Prasyarat :
1. Peserta sudah mengerti tentang pengelolaan direktori dan file
2. Peserta sudah mengerti mengenai berbagai format file (untuk Save.. as)
Batasan :
Bagian tertulis ini merupakan bagian yang mencakup butir ke 1 dan 2 dari tujuan. Pemakaian perangkat
lunak (browser) akan didemokan langsung di kelas, dan peserta akan mempraktekkannya secara
langsung di lab. Bahan pelatihan tidak mencakup bahan step by step menggunakan perangkat lunak,
karena browser merupakan perangkat lunak dengan look and feel yang memudahkan pengguna
awam mengoperasikannya. Penekanan justru dilakukan terhadap bagaimana perilaku yang baik dalam
bekerja dengan perangkat lunak ini
Pemahaman tentang internet yang diberikan sangat terbatas kepada yang dibutuhkan karyawan dalam
menunjang pekerjaannya.
5.1. Internet
Internet adalah jaringan antar jaringan komputer. Di dunia internet, tersedia akses informasi dan
sumberdaya yang dapat diakses secara mendunia.
Pemfungsiannya dijelaskan secara singkat dengan gambar sederhana sebagai berikut :
VAX 6000
Modem
Desktop System
VAX 6000
Desktop System
Desktop System
Desktop System
Internet
VAX 6000
Modem
Tower System
Desktop System
Desktop System
Desktop System
24

5.1.1.
Layanan yang tersedia di dunia Internet:
email : surat menyurat

chat : ngobrol, diskusi
sumber daya informasi : WWW
telnet : bekerja dengan komputer dari jauh
FTP : File transfer Protocol, melakukan down load atau pengiriman file
Internet menghubungkan banyak sekali komputer di dunia. Hubungan dapat dilakukan melalui protokol
(tatacara berkomunikasi yang disetujui oleh beberapa pihak) yaitu TCP/IP. Setiap komputer yang
terhubung mempunyai domain dan alamat, yang supaya mudah diingat manusia diberi nama. Domain
juga dikelompokkan, menurut organisasi, atau menurut negara.
Contoh klasifikasi domain
Singkatan
com
edu
gov
in
mil
Net
org
Arti
Organisasi komersial
Institusi pendidikan
Institusi pemerintahan
Organisasi international
Organisasi militer
Organisasi jaringan komputer
Organisasi sosial
Contoh klasifikasi berdasarkan negara

Singkatan
Negara
au
Australia
ca
Canada
fr
France
id
Indonesia
jp
Japan
nz
New Zealand
uk
United Kingdom
us
United States
5.1.2.
WWW (World Wide Web)
World Wide Web sering disebut sebagai 'Web', adalah alat yang memberi pemakai kesempatan untuk
mencari dan menampilkan data berdasarkan kata-kata kunci. Yang patut diperhitungkan di sini adalah
ide dari suatu istilah, 'hypertext', yaitu suatu data yang berisi hubungan ke data yang lain.
Web dibuat berdasarkan 'Web page', yang berisi data-data yang membuat kita dapat melihat informasi
dalam bentuk grafis.
Melalui berbagai hubungan ('links') yang ada dalam sebuah Web Page (sebuah link biasanya tampil
seperti ini : http://www.informatika.org/), kita dapat meminta web untuk menelusuri hubungan
tersebut, mencari informasi, dan menampilkannya. Dengan 'links' inilah kita seakan-akan 'meloncat'
dari suatu halaman ke tempat lain melalui hubungan logis yang ada.
Proses meloncat dari satu tempat ke tempat lain melalui web ini sering disebut sebagai 'surfing on the
web' atau berselancar dalam web. Proses ini dilakukan dengan menggunakan suatu internet browser
tertentu.
5.1.3.
Alamat pada Internet
Suatu alamat pada internet sering disebut URL (Uniform Resource Locator), adalah tempat-tempat
dalam internet di mana kita dapat melihat web page. Web page ini berisi informasi tentang berbagai
hal.
Struktur penulisan suatu URL biasa dimulai dengan nama protokol, diikuti infromasi lain misalnya :
nama host/komputer, yang seringkali diinterpretasikan menjadi nama organisasi pengelola situs, dan
identitas organisasi pemilik web page.
25

Contoh nama situs : http://www.anipike.com/
Server web menggunakan protokol HTTP
http:
Situs berada pada World Wide Web.
www
Situs bernama Anipike
anipike
Sebuah organisasi dagang (commercial)
.com
Contoh lain alamat di internet :
http://www.informatika.org
http://www.micorsoft.com
5.1.4.
Direktori di Internet
Untuk memulai berselancar, kita harus mengenal minimal sebuah alamat pada internet. Alamat yang
paling baik untuk memulai selancar, biasanya adalah alamat suatu direktori pada internet. Direktori itu
sendiri pada prinsipnya adalah suatu alamat pada internet yang menyediakan 'link' ke berbagai tempat
lain di internet. Tempat-tempat ini juga menyediakan fasilitas pencarian, sehingga seorang pemakai
jasa internet dapat langsung mencari apa yang ingin dia cari, lalu 'surf' ke tempat yang dia inginkan.
Tentu saja, dengan asumsi bahwa tempat itu ada. Namun satu hal yang patut diingat adalah kita tidak
boleh mudah menyerah jika tidak berhasil menemukan suatu informasi dengan sekali surf. Perlu
diingat bahwa internet memiliki banyak situs (web page) dan hampir tidak mungkin suatu hal tidak
mempunyai informasi di internet (anda bahkan dapat mencoba 'sisi gelap' internet untuk mencari data,
walaupun harus sangat berhati-hati di dalamnya).
Contoh dari direktori itu adalah :
Yahoo-http://www.yahoo.com/
Lycos-http://www.lycos.com/
Webcrawler-http://www.lycos.com/
Inktomi-http://inktomi.berkeley.edu/
Alta Vista-http://www.altavista.com/
Open Text-http://www.opentext.com/
5.1.5.
HomePage
Kita juga dapat berpartisipasi dalam internet. Caranya adalah dengan membangun sebuah 'Homepage'.
Homepage adalah suatu 'situs' internet, yang kita bangun sendiri, kita kelola sendiri (dan kita hancurkan
sendiri walaupun kadang-kadang ada orang-orang 'iseng' di internet yang suka menghancurkan situs
orang lain). Pembangunan homepage dijelaskan pada mata kuliah lain.
Walaupun kita sudah berhasil membangunnya, di mana kita harus menaruhnya dalam internet ? Tentu
saja banyak cara. Cara yang paling jelas adalah menghubungkan komputer kita dengan internet, lalu
menjadikan komputer kita sebagai server. Tetapi cara ini mahal (walaupun sangat baik).
Tentu saja ada cara lain yang lebih murah. Banyak tempat di internet yang menawarkan beberapa
MBytes kosong dan dapat dipergunakan untuk menaruh homepage secara gratis. Salah satu tempat
yang menawarkan ini adalah : www.geocities.com
Anda dapat mendaftar sebagai 'penghuni kota' geocities lalu menaruh homepage anda di dalamnya,
seakan akan anda membangun rumah di dalam kota virtual tersebut. Anda juga akan mendapat internet
address untuk homepage anda, sehingga dapat diakses dari mana saja.
5.2. Browser
Adalah perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk mencari informasi. Contoh browser
yang populer: Netscape and Microsoft Internet Explorer.
Untuk menunjukkan fasilitas browser, akan didemokan secara langsung.
5.2.1.
Tombol-tombol yang tersedia :
Back : untuk kembali ke halaman sebelumnya

Forward : untuk maju ke halaman sebelum 'Back'
Stop : untuk menghentikan transfer data
Refresh : untuk 'menyegarkan' kembali tampilan, maksudnya mengambil data terbaru tentang
tampilan, biasanya dipergunakan untuk melihat data-data di halaman yang 'dinamis' perubahan
datanya (setiap waktu berubah).
26

Kenalilah bar 'Address'
Bar Address digunakan untuk mengetikkan langsung suatu alamat Internet. Apabila kita
berada pada situs tertentu, bar ini akan menampilkan alamat dari situs tersebut
Kenali tombol-tombol lain
Biasanya, suatu web browser juga memberikan fasilitas-fasilitas lain untuk user, misalnya
fasilitas mail, search, ataupun berbagai fasilitas lainnya.
5.2.2.
Bookmark
Anda tentu mengetahui konsep 'pembatas buku'. Pembatas buku kita gunakan untuk menandai suatu
buku yang kita baca, sehingga kita dapat kembali lagi ke halaman yang sedang kita baca, atau menarik
untuk kita tanpa harus lagi membaca lagi keseluruhan isi buku.
Bookmark juga memiliki konsep yang sama. Kita dapat menaruh bookmark pada suatu halaman pada
web sehingga kita dapat kembali lagi ke halaman tersebut tanpa harus mencari lagi halaman tersebut
melalui berbagai link, dan tanpa harus menghapalkan tempatnya. Kenalilah browser anda untuk
menaruh bookmark dan juga mencatat situs-situs favorit
27

6. MEMANFAATKAN EMAIL SEBAGAI SARANA BERKOMUNIKASI DI
KANTOR
Tujuan
1. Membekali karyawan dengan pengetahuan umum mengenai email dan kegunaannya
2. Membekali karyawan dengan etika menggunakan email, khususnya untuk keperluan dinas
3. Memberikan ketrampilan menggunakan salah satu perangkat lunak pengelola email
Prasyarat
1. Peserta sudah memahami mengenai pengorganisasian direktori dan file
2. Peserta sudah dapat menggunakan Word processor dengan baik
Batasan :
Bagian tertulis ini merupakan bagian yang mencakup butir ke 1 dan 2 dari tujuan. Pemakaian perangkat
lunak akan didemokan langsung di kelas, dan peserta akan mempraktekkannya secara langsung di lab.
Bahan pelatihan tidak mencakup bahan step by step menggunakan perangkat lunak, karena
perangkat lunak email yang dipakai karyawan merupakan perangkat lunak dengan look and feel
yang memudahkan pengguna awam mengoperasikannya. Penekanan justru dilakukan terhadap
bagaimana perilaku yang baik dalam bekerja dengan perangkat lunak ini
6.1. E-mail Definition

http://squirrel.bradley.edu/~nikki/Terms/terms.html
Suatu cara yang efisien untuk mengirimkan pesan dengan cepat di kantor maupun ke seluruh dinia.
Keuntungan email : murah, gampang/enak dipakai, menyenangkan dan portable
Salah satu cara untuk mengarsip/menyimpan informasi
Email mungkin saja didistribusikan ke orang yang tidak concern (menaruh perhatian)
6.2. Sifat E-mail

Seperti Kotak Pos yang disewa di kantor pos. Kalau surat tidak diambil, maka tetap berada dalam
kotak surat anda.
Anda harus rajin membuka kotak surat.
Kotak surat ada di mana ? Di sebuah Mail-server.
Kotak surat harus anda pelihara baik-baik isinya seperti halnya memelihara direktori kerja
6.3. Situs yang layak anda kunjungi sehubungan dengan email

Kunjungilah situs-situs sebagai berikut untuk mempelajari etika beremail:
Electronic Mail Ethics.htm
E-Mail Ethics and Confidentiality - SOLO - General Practice, Solo, and Small Firm Section.htm
Mercer County Free-Net Netiquette Guide.htm
6.4. Contoh perangkat lunak pengelola email

MS Outlook
Web Mail
Elm
Pine
Pegasus
6.5. Fasilitas yang disediakan dalam email

Menyiapkan (membuat, mengedit) surat, dengan atau tanpa attachment.
Mengarsipkan surat, mencari dan melihat kembali isi arsip
Mengirim surat kesatu atau banyak penerima
Mencetak surat
Mem-forward surat
Mengorganisasi kotak surat
28

6.6. Beberapa hal mengenai email, Free-Net Netiquette Guide
Mercer County Free-Net Netiquette Guide.htm
6.6.1.
Aturan umum
Isi email dan pemeliharaan kotak surat merupakan tanggung jawab dari pengguna. Yang dimaksud
dengan pemeliharaan adalah
Mengecek email setiap hari sehingga tidak melampaui kuota (alokasi) disk
Menghapus email yang sudah tidak perlu segera setelah selesai dibaca
Menyimpan pesan via email ) untuk disimpan sebagai referensi
6.6.2.
Proteksi terhadap Virus
Secara rutin scan dan periksalah komputer, terutama jika menerima attachment dan melakukan
download file
6.6.3.
Limit terhadap Privacy
Email anda mungkin dapat diakses orang lain. Maka jangan menyimpan surat rahasia dalam email
sistem.
6.6.4.
6.6.5.
Bagian dari Sebuah Email

Header (from, to,cc, date, subject)
Body (badan surat, pesan/berita)
Signature (identitas pengirim)
Attachment (file yang dilampirkan)
E-Mail Signatures
Tuliskan signature anda di bagian bawah email, yang mengandung

Nama, jabatan
Kantor
Alamat internet
Panjang signature tidak boleh lebih dari 4 baris. Jangan menulis alamat rumah atau nomor telpon di
public postings. Beberapa orang menuliskan lagu, kutipan, lelucon sebagai bagian signature. Mulamula lucu, tapi lama kelamaan orang akan bosan. Signature yang terlalu panjang mengganggu akses
orang lain (menjadi lama).
6.6.6.
6.6.7.
Komposisi Email
Tulis dengan ringkas, jelas dan to the point.
Satu subject per email. Tuliskan dengan jelas subject pada header
Bertindaklah profesional dan hati-hati dalam membicarakan orang lain. Email anda mungkin
di-forward
Sitirlah/Rujuklah semua kutipan, referensi dan sumber
Perilaku dan Sopan Santun Ber-email
Fakta bahwa user *dapat* melakukan suatu tindakan, tidak berrati bahwa dia *harus, sebaiknya*
melakukan tindakan itu. Penggunaan jaringan sebenarnya adalah privilege, bukan hak, yang
mungkin dapat menimbulkan tindakan semena-mena.
Tindakan semena-mena yang dimaksud anatara lain (dan tidak hanya terbatas kepada hal berikut):
Menempatkan informasi yang melanggar hukum dalam sebuah sistem
Pemakaian bahasa/pesan yang kasar baik untuk pesan pribadi maupun untuk umum,
Mengirimkan pesan yang memungkinkan kerusakan di tempat penerima
Pengiriman surat berantai atau menyebarkan surat pribadi
Tindakan-tindakan yang menyebabkan terganggunya jaringan komputer
6.6.8.
Cara Membuat Penekanan terhadap Kata-kata Penting
Pakai huruf besar, *Asterisks* atau _underscores_
29

6.6.9.
Forward Email
Hati-hati dan sopan santunlah dalam melakukan forward. Tuliskan referensi sumbernya dan bagaimana
memperoleh kopian-nya. Jangan melakukan forward ke mailing list tanpa seijin penulis asalnya
6.6.10. File Attachment

from : http://www.maruhon.com/emailfull.htm
Ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan dalam mengirimkan file attachment bersama email
Anda:
1. Hendaknya pengiriman file attachment HANYA dilakukan ketika benar-benar diperlukan. File
yang dimaksud disini adalah file yang berupa gambar, worksheet, ataupun diagram yang tidak bisa
disertakan di dalam teks isi email. Pastikan juga bahwa file yang dikirim sesuai dengan isi dari
email.
2. Sebelum mengirimkan file attachment, tanyakanlah dahulu kepada pihak yang akan anda kirimi
format yang mereka inginkan. Hal ini sangatlah penting karena dewasa ini banyak perusahaan
yang langsung menghapus file-file attachment karena format file-file tersebut sangat rentan
terinferksi virus, seperti Word atau Excel.
3. Pertimbangkan selalu faktor ukuran file dan waktu download. Jika Anda mengirimkan file,
pastikan file tersebut terkirim dalam ukuran sekecil mungkin (lakukan kompresi/zip). Dengan
semakin kecilnya file attachment yang Anda kirim berarti waktu untuk men-download file tersebut
juga semakin singkat. KHUSUS untuk file gambar pastikan Anda mengirimnya dalam format
terkompresi seperti .jpg atupun .gif karena ukurannya jauh lebih kecil daripada file .bmp.
4. Periksa pembatasan email provider Anda dan penerima terhadap ukuran dan jumlah file
attachment.
5. Hindari mengirimkan file .htm karena mungkin saja karena perbedaan system maka format dari
web page yang kita ingin perlihatkan kepada penerima menjadi berubah. Cukup kirimkan alamat
web/URLnya saja, sehingga si penerima bisa membukanya sendiri.
6. Untuk menghindari kebingungan karena perbedaan sistem email dan bahasa, selalu namai file
Anda dengan maksimal 8 karakter dan 3 karakter ekstensi. Di samping itu hati-hatilah dalam
menggunakan karakter-karakter khusus.
6.7. Akronim yang sering dipakai dalam email

Singkatan
BTW
CU
FAQ
FAQL
FOAF
FYI
IMHO
IMO
OS
PD
WRT
Arti
By The Way
See You (Good Bye)
Frequently Asked Question
Frequently Asked Question List
Friend Of A Friend
For Your Information
In My Humble Opinion
In My Opinion
Operating System
Public Domain
With Respect To
30

6.8. SMILEY, pergaulan di dunia maya
Simbol
:-) :-))
:-D
;-)
:-( :-((
:-I
:-#
:-{)
:-O
:-X
=:-)
=:-(
Arti
Tersenyum
Tertawa
Mengedipkan mata
Cemberut(unhappy), very unhappy
Tidak tertarik
Tersenyum dengan alat pengikat di mulut
Tersenyum dan berkumis
Surprise
Bibir terkunci
Punk rock yang tersenyum
Punk rock yang cemverut
6.9. Mailing List

http://home.sprynet.com/~bobaxter/maillist.htm
Sebuah mailing list adalah sebuah group yang mempunyai minat yang sama yang mengikuti suatu
perjanjian utnuk berkomunikasi bersama lewat email
Seseorang setuju untuk menjadi pengelola dan yang lain dapat mendaftarkan diri ke mailing list
Setiap hari, subscriber mengirim pesan ke host dan akan ada sebuah program yang akan menyalin
kemudian mengirimkan ke semua anggota
Berbeda dengan newsgroups and other Web-based bulletin boards, chat or discussion groups,
hanya annggota yang dapat mengakses surat-surat
Jadi, pada sebuah Mailing list, kita dapat :
Subscribe : untuk mendaftarkan diri, tulis sebuah email ke alamat host. Subject harus dibiarkan
kosong, jangan mengisinya. Pada badan surat ketikkan: subscribe <listname> <Your
Name>. Ketika subscription anda diterima, maka anda akan menerima welcome message.
Jangan membuangnya, sebab di situ ada informasi tentang segala hal, termasuk bagaimana
mengundurkan diri (secara permanen atau sementara) dari mailing list
Unsubscribe : mengundurkan diri dari keanggotaan
Mengubah option, misalnya berhenti berlangganan sementara (karena liburan)
Perhatian :
Tidak disarankan berlangganan ke mailing list bervolume besar yang bukan urusan
kantor dengan alamat kantor. Disarankan, untuk memakai alamat di situs lain
(misalnya hotmail) untuk menjadi anggota mailing list yang setiap hari membanjiri
kotak surat anda dengan surat
6.1.1. Perbedaan antara surat personal dan surat untuk bisnis/surat
dinas
Anda boleh memakai bahasa akrab untuk surat kepada teman, namun pakailah bahasa resmi untuk
surat dinas.
Sebaiknya surat dinas ditulis dengan bahasa yang ringkas, jelas dan dapat dipahami pembacanya
dalam waktu singkat
Cantumkanlah gelar (jika perlu), alamat kantor dan email anda
Contoh surat pribadi :
He, Gue mau ajak lu ke Caf ntar malam :) OK?
31

Contoh surat resmi :

Kepada Yth. Bapak Sudirdjo
Saya mengucapkan terimakasih atas jawaban Bapak yang memuaskan atas pertanyaan yang saya
ajukan mengenai bagaimana melakukan klaim asuransi. Surat Bapak sudah saya terima dengan baik
dan sedang saya pelajari
Hormat saya
Inggriani
Jurusan Teknik Informatika ITB
Ing@informatika.org
6.10. Lima cara memperbaiki email anda

1.
2.
3.
4.
5.
Use Proper Salutations And Subject Headings.

A simple, "Hi, Joe!" or "Joe:" is fine when addressing co-workers or outside clients you've
met before.
But use the more formal Ms." or "Mr." salutations when e-mailing new clients or those higher
on the corporate ladder.
As for the subject box of an e-mail, think of it as the RE: (regarding) line of a memo. Don't
leave it blank, just keep it short and to the point.
Hindarilah penggunaan huruf kapital pada seluruh teks.
Dalam dunia e-mail, sesuatu yang diketik dengan huruf besar berarti TERIAKAN (SHOUTING)
dan beberapa pembaca mengartikannya sangat kasar. Gunakan huruf besar hanya untuk
menekankan hal penting.
CHECK AND RE-CHECK BEFORE SENDING AN E-MAIL.
Yakini bahwa tujuan benar. Cek sekali lagi tujuannya
Surat dengan banyak salah ketik atau salah pemakaian bahasa sangat tidak profesional.
Manfaatkan pengecekan dan fasilitas koreksi yang disediakan
Tanya ke pengirim asal sebelum melakukan forward email ke semua orang
Beberapa surat membutuhkan tatap muka. Jika tidak, akan menimbulkan salah pengertian
32

7. PENUTUP : THE TEN COMMANDMENTS FOR COMPUTER ETHICS
From the Computer Ethics Institute
1. Thou shalt not use a computer to harm other people.
2. Thou shalt not interfere with other people's computer work.
3. Thou shalt not snoop around in other people's files.
4. Thou shalt not use a computer to steal.
5. Thou shalt not use a computer to bear false witness.
6. Thou shalt not use or copy software for which you have not paid.
7. Thou shalt not use other people's computer resources without authorization.
8. Thou shalt not appropriate other people's intellectual output.
9. Thou shalt think about the social consequences of the program you write.
10. Thou shalt use a computer in ways that show consideration and respect.
33

Bela Komputer

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Bela Komputer

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

RETOOLING

Panduan dalam Bekerja

Lembaga Penelitian dan Pemberdayaan Masyarakat

General Competency Basic IT

Retooling Informatics/Computer Science Study Program LPPM ITB

General Competency Basic IT

1. BEKERJA DENGAN KOMPUTER DI KANTOR

1.1. Bekerja dengan PC

PC adalah singkatan Personal Computer, Komputer Pribadi.

Retooling Informatics/Computer Science Study Program LPPM ITB

General Competency Basic IT

Karyawan tidak boleh memberikan softcopy ke sembarang orang tanpa

Retooling Informatics/Computer Science Study Program LPPM ITB

General Competency Basic IT

File yang sudah tidak diperlukan sesegera mungkin : Jangan meninggalkan

Hanya memakai printer untuk memprint hal-hal yang berhubungan dengan

Retooling Informatics/Computer Science Study Program LPPM ITB

General Competency Basic IT

Ada beberapa instansi yang mengharuskan PC dimatikan ketika anda

1.2. Bekerja Dengan Komputer Yang Terhubung Ke Jaringan

Anda mempunyai direktori seperti halnya di PC anda, tetapi letaknya di

Retooling Informatics/Computer Science Study Program LPPM ITB

General Competency Basic IT

Harus dipikirkan sinkronisasi antara file di jaringan dan file di direktori

1.3. Bekerja Dengan Paket Aplikasi Perkantoran

Identitas dokumen dan penanggung jawab sebaiknya dimunculkan di setiap

Sebaiknya tidak mengubah margin : Selain huruf, setting default dari

Retooling Informatics/Computer Science Study Program LPPM ITB

General Competency Basic IT

Manfaatkan template dan Wizard. Jika ada pekerjaan yang harus

1.4. Beberapa Contoh Pembagian Direktori :

Retooling Informatics/Computer Science Study Program LPPM ITB

General Competency Basic IT

Retooling Informatics/Computer Science Study Program LPPM ITB

General Competency Basic IT

harus diperhatikan adalah pemilihan tampilan yang tepat untuk persoalan/materi

Sebagian besar pemroses kata dilengkapi dengan fasilitas pengkoreksi salah

Sebagai mesin pengatur perubahan penampilan secara otomatis, misalnya

Sebagai pengorganisasi menjadi satu dokumen utuh, misalnya sebagai

Sebagai pembantu pengiriman surat: mail/merge, yang dibutuhkan untuk

Retooling Informatics/Computer Science Study Program LPPM ITB

General Competency Basic IT

Bukan seperti mengetik dengan mesin ketik yaitu setiap baris

Tidak memakai teks aneh-aneh dan fancy untuk teks resmi.

Tentukan default direktori penyimpanan jika perlu.

Header dan Footer

Manfaatkan untuk informasi yang berulang. Cukup sekali diketik.

Biasakanlah bekerja dengan template (misalnya Fax, Report).

Pakailah penomoran otomatis supaya

Retooling Informatics/Computer Science Study Program LPPM ITB

General Competency Basic IT

Pakailah style supaya konsisten.

Manfaatkan untuk teks yang berstruktur seperti Undangan

Biasanya dibuat dengan aplikasi lain, misalnya dengan Excel.

Beberapa gambar yang menjadi satu harus disatukan/di-Group

Gambar dengan ClipArt

Harus diketahui dimana letak penyimpanannya

Daftarkan kesalahan ketik yang sering kita lakukan supaya dapat

Satu dokumen dapat terdiri dari beberapa session.

Insert Index and Tables

Manfaatkan Untuk membuat Daftar Isi, Daftar Gambar, Daftar

Untuk membuat surat, label dengan data yang sudah disimpan di

Tools : Track Change

Membedakan satu dokumen dan yang lain