Kode Administrasi Surat Menyurat

Dipublikasi pada 21 Mei 2013 oleh SaepulROHMAN

Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan
administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau
kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat
sebagai berikut:

Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan.

Suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pikiran,dan tujuan seseorang untuk dapat
diketahui orang lain.

Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang
dituangkan dalam bentuk tulisan.

Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang
dengan orang lain. Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun secara
singkat dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti,
sederhana, dan teratur.
Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan sungguh-sungguh apa yang akan ditulis
serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan. Karena melalui surat itu berarti penulis telah
mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain.
Dalam menyelenggarakan tata cara penomoran surat menyuratdimaksudkan terwujudnya
keseragaman dan tata tertib administrasi surat menyurat dan kearsifan dalam suatu organisasi
atau instansi.

Bebarapa hal tentang Surat

Kop surat dan kepala surat
Kepala surat di cetak di tengah bagian atas kop.
Kepala surat memuat :

Gambar/ lambang, dibagian kiri atas kop surat

Kepanjangan dari nama instansi /organisasi, Nama dipaling atas dari kepala surat dan
seluruhnya menggunakan huruf kapital dan warna huruf hitam tebal

Memberikan keterangan Zona, dicetak dibagian bawah Zona, dan seluruhnya

menggunakan huruf kapital dengan menggunakan huruf hitam tebal

Alamat kesekertarian, memuat; nama dan wilayah instansi/organisasi, kode pos, nomor

telepon atau email, alamat dicetak di bawah zona dan dengan ukuran huruf lebih kecil dan
warna huruf hitam tebal
.
NOMOR DAN KODE SURAT
1.

Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, kode instansi,
kode bulan dan kode tahun kalender.

2.

Nomor surat menggunakan tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa berlaku nomor
surat adalah satu periode. Dihitung mulai dari masa bakti kepengurusan organisasi/instansi
masing-masing.

3.

Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode
surat yang sesungguhnya.

KODE SURAT
1.

Kode surat terdiri dari :

a.

Surat Keputusan

= SKep

b.

Surat Keterangan

= SKet

c.

Surat Edaran

= SEd

d.

Surat Tugas

= ST

e.

Surat Kuasa

= SK

f.

Surat Peringatan

= SP

g.

Surat Ijin Kegiatan

= SIK

h.

Surat Perjanjian

= SPn

i.

Surat Undangan

= Und

j.

Memorandum

= Mem

k.

Nota Dinas

= Nd

l.

Pengumuman

= Peng

m.

Surat Ketetapan

= STap

n.

Surat Perintah

= SPer

o.

Surat Lain lain

=L

2.

Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan

dilaksanakan

a.

Konferensi Zona

= KZ

b.

Seminar Umum

= SU

c.

Seminar Teknologi

= ST

3.

Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai dengan

Desember yaitu dengan kode I XII

4.

Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat

PENANDATANGANAN SURAT DAN STEMPEL SURAT

1.

Surat-surat penting yang menyangkut organiasasi/instansi seperti:

Pembentukan kepanitiaan, laporan kegiatan, permohonan izin, dan surat-surat harus di tanda
tangani oleh Pimpinan yang berwenang.
Dalam hal Pimpinan berhalangan, penanda tanganan dapat dilakukan oleh struktur yang ada di
bawahnya tetapi sudah ada dibawah persetujuan dari pimpinan terlebih dahulu, dengan
penambahan simbol Atas Nama di atas tanda tangan.
Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup surat.

Surat-surat organisasi yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi
stempel surat.

Stempel surat adalah stempel resmi instansi/organisasi yang bentuk serta susunan telah
ditentukan.

Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Pimpinan dibubuhkan stempel dengan posisi
disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh
menutupinya.