Definisi Organisasi

A deliberate arrangement of people to accomplish some specific purpose. (Robbins 1999)

A structural social system consisting of group of individuals working togather to meet

some agreed-on objectives. (Greenberg,2000)

Organisasi bermaksud tenaga kerja yang terus berkembang dari segi keupayaannya bagi

mewujudkan keputusan yang dikehendakinya, corak pemikiran baru, perkongsian aspirasi secara

kolektif dan tenaga kerja terus belajar secara berterusan (Senge, 1990).

Menurut McNamara (2007) secara umumnya organisasi terdiri daripada satu kumpulan orang

yang dibentuk dengan sengaja atau khususnya untuk mencapai matlamat yang umum atau satu

set matlamat.

Keberkesanan Organisasi

Menurut Cameran (1983) konsep keberkesanan organisasi adalah berbeza mengikut

pelbagai perspektif kerana semua teori organisasi mengamalkan keinginan untuk menghasilkan

prestasi yang efektif. Hampir semua konsep organisasi memasukkan unsur keberkesanan bagi

membandingkan prestasi sesuatu organisasi. Dalam kajian organisasi, keberkesanan merupakan

pemboleh ubah bersandar. Individu sentiasa berhadapan dengan keinginan untuk mengubah suai

keberkesanan sesuatu organisasi mengikut situasi.

Bagaimana Menentukan Kepelbagaian Kriteria Keberkesanan Sesuatu Organisasi

Menurut Scheerens (1994) apabila berurusan dengan reality pelbagai criteria

keberkesanan, tiga perkara berikut yang perlu diambil kira :

1. Means goal order of criteria (Apakah tujuan yang ditentukan)

2. Criteria as competitive values (nilai penambah baik)

3. Dynamic application of the criteria (penggunaan yang sentiasa berubah bergantung

situasi)

Terdapat lapan faktor keberkesanan organisasi secara umumnya. Lapan faktor

keberkesanan organisasi ialah tenaga manusia, sistem dan prosedur, struktur organisasi, gaya

pengurusan, persekitaran kerja, teknologi, bahan-bahan dan kelengkapan modal. Tenaga manusia

merupakan faktor keberkesanan organisasi yang penting. Tenaga manusia memainkan peranan

penting dalam proses pengeluaran. Sebagai contoh tenaga manusia di sekolah ialah pengetua,

guru-guru, dan staf sokongan.

Tenaga manusia diperlukan untuk menggerakkan pelbagai proses dalam organisasi

seperti perancangan, kawalan kualiti, pemantauan dan lain-lain. Tenaga manusia biasanya akan

didedahkan kepada latihan, kursus, bengkel dan seminar untuk meningkatkan keberkesanan

organisasi. Misalnya perkembangan staf untuk tingkatkan kualiti golongan guru dan pelajar

didedahkan dengan program motivasi. Program-program ini akan menghasilkan sekolah yang

berkualiti.

Produktiviti dan kualiti dipengaruhi oleh sistem dan prosedur kerja oleh sesebuah

sekolah. Sistem dan prosedur kerja sentiasa dikaji dan diubah suai. Misalnya sistem fail yang

baik dapat mempercepatkan proses keputusan. Banyak melibatkan komunikasi, kerjasama,

bertukar-tukar maklumat dan saling bergantung antara satu sama lain. Semua pihak ditentukan

tatacara, peraturan, disiplin dan standard-standard yang perlu mereka patuhi. Ini memudahkan

urusan dan tercapai misi serta visi yang dirancang.

Struktur organisasi menentukan cirri-ciri penting sesebuah sekolah. Pengurusan perlu

menentukan penyelarasan fungsi-fungsi setiap bahagian dan unit yang ada. Sebagai contohnya

pengagihan tugas, peruntukan sumber, pembentukan panitia dan lain-lain. Semua bahagian ini

saling melengkapi antara satu sama lain. Setiap bahagian sama-sama menghasilkan organisasi

berkesan iaitu membantu mewujudkan sekolah berkualiti.

Faktor gaya pengurusan juga perlu dititikberatkan. Pengurusan sekolah perlu menerajui

dan memantau usaha meningkatkan kualiti. Pihak pengurusan perlu memastikan seluruh warga

sekolahnya dapat sama-sama digerakkan ke arah meningkatkan kualiti. Wawasan, misi dan visi

yang jelas perlu disebarkan kepada seluruh warga sekolah. Sasaran pencapaian dan pengukuran

yang sebenar perlu ditetapkan. Seterusnya budaya kerja seperti dedikasi, adil, integriti dan

berdisiplin hendaklah diterapkan.

Persekitaran kerja memberi kesan langsung kualiti sekolah. Proses pengajaran dan

pembelajaran serta tugasan lain dapat dijalankan dengan mudah dan berkesan dengan suasana

yang kondusif. Suasana di bilik darjah menjadi ceria dan menarik dengan susun atur kerusi,

meja, dan buku-buku yang teratur dan kemas. Persekitaran kerja perlu dilengkapi dengan

kemudahan asas yang baik, menitikberatkan kebersihan dan hiasan yang tidak keterlaluan seperti

kolam ikan dan taman sains di sekitar sekolah.

Penggunaan teknologi diberi penekanan dalam keberkesanan organisasi pada masa kini.

Perlu menggunakan teknologi moden dalam semua urusan. Bukan sahaja tertakluk kepada
penggunaan komputer atau peralatan elektronik, malahan pengetahuan dan kaedah bekerja juga

perlu saintifik. Ini dapat membantu menyampaikan proses pengajaran dan pembelajaran dengan

lebih mudah, moden, efisyen, dan berkesan. Semua ini dapat mendorong ke arah sekolah yang

berkualiti. Misalnya penggunaan internet dan koswer multimedia interaktif dalam pembelajaran.

Bahan-bahan juga perlu lengkap untuk membantu keberkesanan organisasi. Bahan-bahan

ini perlu diperiksa dan diselenggarakan dari masa ke masa supaya boleh beroperasi sepanjang

masa dan memastikan bahan-bahan tidak ketinggalan zaman. Seterusnya, sistem inventori bahan-

bahan ini perlu dikemaskinikan untuk mengelakkan sebarang penyalahgunaan bahan. Contoh-

contoh bahan di sekolah ialah buku teks, carta, komputer, kertas, printer, mesin fotostat dan lain-

lain.

Kelengkapan modal penting untuk melicinkan urusan pentadbiran organisasi. Setiap

program, seminar, urusan panitia dan aktiviti ko kurikulum yang diadakan di sekolah

memerlukan wang. Pihak pentadbir sekolah perlu merancang dan menyediakan peruntukan

kewangan yang secukupnya untuk sepanjang tahun. Seterusnya pihak pentadbir juga perlu

memantau fail-fail kewangan bagi memastikan prosedur peruntukan kewangan diikuti dan juga

bagi mengelakkan sebarang penyelewengan.

Model Matlamat atau The Goal Model

Sesebuah sekolah dianggap berkesan jikalau matlamat atau sasaran yang ditetapkan

berjaya dicapai dengan input yang diberi. Model ini adalah popular tetapi kegunaannya adalah

terhad kerana model ini bergantung kepada matlamat yang boleh diukur, jelas, dan masa yang
diperuntukkan. Misalnya pencapaian pelajar dalam peperiksaan awam PMR digunakan sebagai

matlamat kejayaan sekolah. Andaian Teori Model Matlamat :

1. Pengarahan yang jelas membolehkan ‘outcomes’ yang produktif.

2. Sesebuah sekolah itu efektif jika dapat mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

(Penekanan perlu diberikan kepada klasifikasi matlamat, analisis rasional dan tindakan

susulan)

Terdapat dua jenis matlamat aiaitu matlamat pentadbir atau pemimpin dan matlamat

operasional. Menurut Steers (1994) matlamat pentadbir dan matlamat operasional harus

dibezakan. Matlamat pentadbir atau pemimpin merupakan deklarasi formal berkaitan dengan

resam misi pendidikan atau sekolah. Biasanya matlamat pentadbir berbentuk abstrak dan

inspirasi serta tiada had masa untuk dicapai. Sebagai contohnya matlamat pentadbir ialah

kecemerlangan sekolah mesti dipertingkatkan.

Matlamat operasional mencerminkan kesungguhan sebenar sesebuah organisasi. Juga

mencerminkan tugasan dan aktiviti sebenar yang dilakukan oleh warga sekolah. Matlamat

operasional mempunyai had masa pencapaian. Sebagai contoh matlamat operasional ialah

meningkatkan peratus gred A bagi mata pelajaran Sains SPM sebanyak 10 % pada tahun 2007.

Peranan pentadbir dalam Model Matlamat ialah sebagai pengarah, penggubal visi,

penetapan matlamat dan objektif. Pentadbir juga berperanan sebagai perangka dan pemantau

pelaksanaan peraturan dan polisi. Seterusnya pentadbir menjadi pencetus atau produser.

Pentadbir perlu bekerja secara produktif dan galakan suasana kerja yang produktif. Selain itu,

pentadbir mesti mampu mengurus masa dan tekanan.

 Menurut David dan Thomas (1989) ciri pentadbir yang berkesan ialah mempunyai visi

yang jelas dan menggalakkan semua staf bekerja untuk mencapai hasrat nvisi. Meletakkan

harapan yang tinggi ke atas pencapaian pelajar dan prestasi guru. Pentadbir juga perlu melakukan

pencerapan dan memberi maklum balas yang positif yang bertujuan untuk menyelesaikan

masalah dan meningkatkan kualiti.