21/03/2014

PENGENALAN
MICROSOFT PROJECT
Oleh : Nurul Ummi

Nurul Ummi, Jurusan Teknik Industri UNTIRTA

Nurul.ummi@ft-untirta.ac.id

CURICULUM VITAE
Nama
TTL
Pekerjaan

: Nurul Ummi
: Serang, 17 Agustus 1977
: Dosen Pengajara Jurusan Teknik
Industri UNTIRTA

Pendidikan
S1 : Institut Teknologi Indonesia
S2 : Universitas Indonesia

Pengalaman
1. Trainer Pelayanan Prima Fakultas Teknik UNTIRTA 2010
2. Trainer diklat Aparatur Pim IV 2013
3. Pengembangan Kapasitas Pranata Pengukuran, Standarisasi,
Pengujian dan Kualiatas Melalui Pembentukan GKM, 2010
4. Pelatihan TPM, 2010

21/03/2014

PENDAHULUAN
Proyek diartikan sebagai suatu kegiatan
yang berlangsung dalam jangka waktu
tertentu, dengan alokasi sumber daya
terbatas dan dimaksudkan untuk
melaksanakan tugas yang telah ditentukan.

PENDAHULUAN
Material

Manajemen

Peralatan

Proyek
Manusia

Metoda

Modal

Pelatihan ini akan membahas konsep dan aplikasi manajemen

proyek dengan bantuan aplikasi MS Project untuk optimasi
dalam manajemen proyek

21/03/2014

MANFAAT MICROSOFT PROJECT

Beberapa manfaat MS project dalam pengerjaan suatu
proyek, yaitu :
a) Microsoft Project akan membantu Anda
mengembangkan rencana yang lebih baik.
b) Microsoft Project membuat proyeksi dihitung lebih
mudah dan lebih handal.
c) Microsoft Project membantu Anda mendeteksi
inkonsistensi dan masalah dalam rencana
d) Microsoft Project akan membantu Anda
mengkomunikasikan rencana kepada orang lain
e) Microsoft Project membantu Anda Melacak kemajuan
dan mendeteksi potensi kesulitan

Istilah-Istilah dalam Ms Project

Sebelum mempelajari Ms. Project ada beberapa istilah yang akan sering
digunakan, yaitu:
Tasks: sebuah divisi dari semua pekerjaan yang harus diselesaikan
dalam rangka untuk menyempurnakan tujuan proyek.
Duration : Jangka waktu yang diperlukan untk menyelesaikan pekerjaan
Predecessor : Hubungan antara satu pekerjaan dengan pekerjaan
lainnya
Cost : Biaya
Gantt Chart : menggambarkan masing-masing pekerjaan beserta
durasinya serta menunjukkan hubungan antar pekerjaan
Baseline : Suatu rencana, baik jadwal maupun biaya yang telah disetujui
dan ditetapkan
Scope: suatu proyek merupakan kombinasi dari semua tugas individu
dan tujuan mereka.
Resources: berupa orang, peralatan, layanan, atau bahan yang
diperlukan untuk menyelesaikan berbagai tugas.

21/03/2014

Toolbars
Untuk memunculkan toolbars (menyediakan short cut untuk
eksekusi perintah) maka dapat dilakukan dengan meng-klik:
view toolbars.

Mengenal Komponen Ms Project

View bar : di sebelah kiri adalah scroll-down bar yang
status tampilan.
Gantt table : Lembar Kerja Utama
Title bar : Judul Jendela Ms Project
Toolbar Standar : Berisi tombol-tombol perintah standar
seperti ; save, open, New dll
Toolbar Formating : berisi tombol-tombol perintah yang
digunakan untuk mengolah data/lembar kerja
Gantt Chart : tampilan grafik yang merupakan ilustrasi
durasi waktu pekerjaan sesuai dengan nilai durasi yang
anda masukkan dalam lembar kerja gantt table

21/03/2014

Tampilan Dalam Microsoft Project

Title bar

View Bar

Toollbar
standart

Gantt
table

Toolbar
Formating

Gantt
Chart

Pengoperasian
Mengangaktifkan Project Bar

21/03/2014

Project Guide
Project guide mengelompokkan langkah
menjadi empat kelompok utama yaitu:
Tasks
Resources
Track
Report

Memulai Project
Memulai Project dengan Project Guide

Langkah 1, Buka Ms Project

Langkah 2, Pilih File New

21/03/2014

Memulai Project dengan Project Guide

Langkah 3, Untuk memulai project pilih Blank Project

Memulai Project dengan Project Guide

21/03/2014

Memulai Project dengan Task

Langkah 4 : meng-klik Define the project

Project Information
Langkah 5, Tentukan kapan proyek akan
dimulai. Lalu klik done.

21/03/2014

Project Working Time

Langkah 6 : menentukan jam kerja dengan meng-klik Define General
Working Time. Default-nya standard, 24 Hours, night shift pilih
sesuai cara kerja yang ada.

Lanjutkan ke dengan mengklik continue to step 2. Tentukan hari kerja yang sesuai dengan kondisi kerja.

Mengubah Jadwal Kerja

Pilih menu Tools Change Working time , sebagai contoh mau merubah hari
sabtu yang biasanya libur menjadi hari kerja pilih tanggal tang mau di rubah
Aktifkan tab work week yang ada dibawah kemudial klik tombol details sehingga
tampilannya seperti gbr berikut :

Klik pilihan Set day(s) to these

specific working times
Masukkan mulai jam kerja pada
bagian form dan akhir jam kerja
pada bagian to
Dalam Change working time
dapat juga kita buat hari libur
khusus
Klik OK untuk keluar dari dialog
Change working time
Continue to step 4

21/03/2014

Project Working Time

Pada step 4 dalam

working time, dapat
ditentukan jumlah
jam kerja dalam
sehari, seminggu
dan sebulan
Klik Continue to step
5
Klik Save and finish

Membuat Daftar Aktifitas

Langkah 7 : Masukkan daftar aktivitas dengan mengklik List the
task in the project.

10

21/03/2014

Mengelompokkan pekerjaan (Outlining)

Pekerjaan Utama Summary task
Pekerjaan rincian Subtask
Langkah-langkah pengelompokan ini untuk
mempermudah pengontrolan pekerjaan
mana yang harus didahulukan
Aktifkan pointer mouse pada pekerjaan
yang akan dijadikan rincian kemudian klik
tombol indent yang digambarkan sebagai
anak panah kanan

Outdenta

Indent

Menampilkan Penomoran pada Outline

Pilih Tools Options

Setelah muncul Options, aktifkan menu view
Aktifkan/ pilih show Outline Number

11

21/03/2014

Hubungan Antar Pekerjaan

Finish to Star (FS) : Suatu
hubungan ketergantungan dimana
pekerjaan (B) tidak boleh dimulai
sampai pekerjaan (A) selesai
Start to Start (SS) : Suatu
hubungan dimana pekerjaan (B)
tidak boleh dimulai sebelum
pekerjaan (A) dimulai juga
Finish to Finish (FF) : Sutu
hubungan dimana pekerjaan (B)
tidak dapat diselesaikan sampai
pekerjaan (A) selesai
: Start to Finish (SF) Suatu
hubungan dimana pekerjaan (B)
tidak dapat diselesaikan sampai
pekerjaan (A) mulai

A
B
A
B
A
B
A
B

Membuat Hubungan Pekerjaan pada

Kolom Predecessor
Ketikkan ID pekerjaan
yang menjadi
Predecessor pada
kolom Predecessor
sebelah kanan
pekerjaan . Misalkan
pekerjaan no 8 dimulai
setelah pekerjaan No. 7,
ketik angka 7 pada
kolom predecessor
pekerjaan no 8.
Cara lain dengan menu
Project task
Information
Kemudian Nama, ID ,
task Name , Type (FS,
FF. Dll)

12

21/03/2014

Mengenal Lag Time dan Lead Tima

Lag Time : Tenggang waktu antara selesainya satu pekerjaan
dengan dimulainya pekerjaan yang lain, simbol (+)

Lead Time : Penumpukkan waktu antara selesainya satu pekerjaan

dengan dimulainya pekerjaan yang lain, simbol (-)

Mengenal lembar kerja Resource

sheet
Pilih menu View Resouce Sheet
Klik ikon Resouce Sheet pada View bar

13

21/03/2014

Fungsi kolom-kolom dalam resouce

sheet
Resouce name : diisi dengan nama-nama resource
atau sumber daya yang nantinya akan digunakan
sebagai sumber daya manusia atau sumber daya
material. Contohnya tukang kayu, tukang batu,
tukang listrik, semen, pasir dll
Type: digunakan untuk memasukkan tipe resource
dengan 2 nilai pilihan, yaitu work, Material & cost.
Sumber daya manusia dikategorikan Work
sedangkan sumber daya material dikategorikan
Material, untuk biaya masuk dalam tipe Cost

Material Label : diisi dengan satuan resource yang

bertipe material, misalnya untuk semen adalah sak,
pasir adalah m3
Intials : singkatan dari nama-nama pada kolom
resource mislanya kepala tukang batu (KTB)
Group : digunakan untuk mengisi nama kelompok
dari sumber daya tersebut. Misalnya pekerjaan
pengecetan diserahkan ke kelompok pengecetan
begitu juga bagian pengerjaan pondasi diserahkan
pada group pondasi

14

21/03/2014

Max. Units : menentukan jumlah resource yg digunakan

selama proyek tersebut berlangsung yang ditampilkan
dalam bentuk %. Units ini hanya diisikan pada pilihan
SDM
Std. Rate : harga satuan untuk masing-masing resouce.
Untuk resource bertipe work standar satuannya adalah
harga/jam secara default, Ms. Project menampilkan
($/hr) untuk work dan $ untuk resource material
Ovt. Rate : tarif lembur untuk tipe work, besarnya
dihitung dengan $/hr tanpa membedakan waktunya
Cost/use : diisi khusus untuk resource yg mengerjakan
pekerjaan borongan, karena kolom ini khusus untuk
mengerjakan borongan honornya tidak dihitung per jam

Accrue At : jenis-jenis pembayaran yg dibedakan menjadi

:
Start : jenis pembayaran yg diberikan saat pekerjaan
akan dimulai, misalnya material yang harus dibeli
dahulua sebelum digunakan, atau biasanya untuk
resource yang melakuakan pekerjaan secara borongan
End : jenis pembayaran yg dilakukan setelah resource
melakukan pekerjaan
Prorate: jenis pembayaran yg diberikan berdasarkan
presentase pekerjaan yg telah diselesaikan
Base Calender : jenis kalender yg digunakan oleh sumber
daya tersebut. (24 hours, night, shift & standard)
Code : diisi dengan kode masing2 resource secara bebas

15

21/03/2014

Menyusun Daftar Resource

1. Klik pointer mouse pada kolom Resource Name,
masukkan naam resource yang ingin anda masukkan,
akhiri dengan menekan Enter.
2. Setelah mengisi Resource Name, isi semua kolom
dalam Resource sesuai dengan fungsi dari masingmasing kolom. Sebagai contoh kolom Type, Intials,
Cost/Use, dan bagian lainnya.
3. Gunakan cara yang sama dengan langkah 1 & 2 untuk
mengisikan nama-nama resource berikutnya
4. Lihat tampilan lembar kerja Resource Sheet yang
telah diisi pada gambar di bawah ini :

16

21/03/2014

Mengubah Satuan Harga Resource

1. Pilih menu Tools Options seperti
pada gbr berikut
2. Aktivkan tabulasi View, lakukan
perubahan pada kotak Symbol dan
ganti simbol $ dengan simbol Rp.
3. Selain itu anda juga bisa melakukan
perubahan format tampilan tanggal
pada Microsoft Project. Pada bagian
Data Format, pilih format tanggal yang
anda inginkan.

17

21/03/2014

Menugaskan Resource Melalui Task

Information

Pilih Menu View Gantt Chart

Aktifkan pointer pada kolom resource dari baris pekerjaan yang akan ditugaskan
Pilih menu project Task Information
Aktifkan tab Resourcess, pada Resource name pilih nama resource yang telah disediakan. Masukkan
jumlah resource yang diperlukan dengan langsung mengetik atau klik bagian Units

BEKERJA DENGAN TABEL BIAYA

Microsoft Project memiliki fasilitas perhitungan biaya
yang digunakan dalam proyek :
1. Std. Rate cara pembayarannya (Prorate)
2. Ovt. Rate cara pembayarannya (Prorate)
3. Cost/Use dikalikan dengan Duration untuk masingmasing pekerjaan (task) cara pembayarannya
(Start & End)
4. Fixed Cost (Perhitungan yang dilakukan diluar
microsoft project)

18

21/03/2014

Untuk Resource Cost terdapat 3 jenis

pembayaran :
1.
2.
3.

Start
Prorate
End
Sedangkan untuk Fixed Cost hanya
mengenal pembayaran dimuka

Mengenal Unsur-unsur Tabel Biaya

Klik ikon View Gantt Chart
Setelah aktif pada tampilan gantt chart,
pilih menu View Table Cost
sehingga tampil lembar kerja sbb :
Setelah lembar kerja terbuka, masukkan
biaya tetap yang telah dihitung diluar
microsoft project, isikan dalam kolom
Fixed Cost

19

21/03/2014

Pada saat memasukan nilai Fixed Cost, perhatikan bahwa nilai

Total Cost otomatis berubah mengikuti perubahan pada Fixed
Cost
Total Cost merupakan penjumlahan antara Resource Cost dan
Fixed Cost
Baseline merupakan kolom yang berisi jumlah biaya yang ada
pada total cost, setelah file proyek disimpan sebagai baseline
(Anggaran Belanja tetap), pada saat disimpan sebagai
anggaran tetap proyek, maka baseline ini nilainya tidak
berubah meskipun terdapat perubahan terhadap durasi atau
pemakaian sumber daya. Apabila pada kenyataannya baiay
dilapangan ternyata tidak sesuai dengan baseline, perubahan
itu hanya berpengaruh pada Total Cost, sedang kolom yang
lainnya tetap

20

21/03/2014

Variance : hasil pengurangan antar Total

cost dengan Baseline. Bila hasil
pengurangan (-) berarti pengeluaran proyek
dilapangan lebih kecil dari rencana semula
Actual : diisikan secara otomatis oleh
microsoft project
Remaining : biaya sisa yang masih
diperlukan, merupakan pengurangan antara
total cost dan actual cost. Pada saat proyek
selesai dan ternyata nilainya positif (+)
maka proyek ini dianggap untung.

Pengendalian Biaya Proyek

Dalam pelaksanaan proyek anda
dituntut untuk mampu mengatur
pengeluaran biaya. Untuk mengetahui
dan mengontrol biaya proyek dapat
diperoleh dengan beberapa tampilan
tabel ataupun grafik.
Untuk melihat tampilan cost pada gantt
chart, pilih menu view Table . Cost
sehingga tampil tabel sbb :

21

21/03/2014

Biaya untuk masing-masing sumber daya yang

digunakan bisa dilihat tampilan resource sheet,
selanjutnya pili View table Cost
Tampilan berikut merupakan contoh table untuk
tampilan biaya masing-masing sumber daya

22

21/03/2014

Biaya untuk masing-masing sumber daya

pada setiap task bisa dilihat dengan
terlebih dahulu mengklik tampilan Task
Usage, kemudian pilih View table
Cost
Berikut tampilannya

23

21/03/2014

Biaya untuk setiap task pada sumber

daya tertentu bisa dilihat dengan
terlebih dahulu mengklik tampilan
resource usage, kemudian klik View
Table Cost
Berikut tampilannya

24

21/03/2014

Menentukan Target Proyek

Apabila suatu proyek telah disimpan sebagai
baseline maka angka-angka pada field starting
date & Finishing date akan tersalin sebagi
baseline, sebaiknya simpan file terlebih dahulu
atas nama baseline sebagai acuan anggaran biaya
dan schedule proyek
Setelah disimpan sebagai baseline maka semua
perubahan yang dilakukan akan dihitung sebagai
penyimpangan atau variance, disinila saudara
akan melihat apakah proyek berjalan sesuai
rencana, atau tidak

25

21/03/2014

Bekerja dengan Baseline

Membuat baseline pada seluruh proyek

Tools Tracking Set Baseline
Aktifkan pilihan Entire Project pada bagian For
Klik Ok

Penyimpanan baseline untuk Task-task

tertentu
Tools Tracking Set Baseline
Klik Blok task-task yang akan
anda simpan sebagai baseline
Pilih Selected task
To all Summary task : apabila
hanya summary task yang akan
disimpan sebagai baseline
From subtask into selected
summary task (s) : subtask juga
akan dismpan sebagai baseline
Ok

26

21/03/2014

Membuat Start Date & Finish date

Tampilkan project pada lembar gantt chart
Pilih task yang akan diubah kemudian pilih
menu tools tarcking Update Task
Pilih dan ubah nilai pada tanggal actual
starts dan actual finish
OK

Engisikan presntase selesainya

pekerjaan

Klik icon Gantt Chart

Klik task yang akan di update pilih menu project task information klik
dua kali task yang akan diisi % complete-nya
Aktifkan tabulasi General kemudian isikan nilai % Complete pada kotak
Percent Complete
Klik OK

27

21/03/2014

Laporan Proyek
Pilih menu Report
Klik tombol Selected
Selanjutnya akan tampil cabang dari masing-masing tampilan, pilih
salah satu mislanya Overview Report
Klik Overview Report
Pilih salah satu cabang yang tersedia klik tombol select
Klik Close

28

21/03/2014

29