KURSUS PERANCANGAN

STRATEGIK
(Di SK. TAMAN MELATI)
12 FEBRUARI 2014
JPISL, IAB

Objektif
Selepas mengikuti bengkel ini, anda sepatutnya
berupaya:
1.
1. Memahami
Memahamiproses
prosesproses
proses utama
utama
pengurusan
pengurusanstrategik
strategikdi
disektor
sektorawam
awam (pendidikan)
(pendidikan)
dan
dankepentingannya
kepentingannyadalam
dalam meningkatkan
meningkatkan
prestasi
prestasiorganisasi
organisasi
2.
2. Memimpin
Memimpinpasukan
pasukanmembina
membina
perancangan
perancangan strategik
strategikdan
dan implementasi
implementasi
pelan
pelanstrategik
strategik dengan
dengan berkualiti
berkualiti

Definisi Pengurusan Strategik

Suatu proses formulasi, implementasi, dan

penilaian tindakan-tindakan yang akan
memastikan organisasi berupaya mencapai
objektifnya (David, 1986)
Strategic management is the process of formulation
the strategic plan and implementation of the plan. It
involves strategic analysis, strategic choice and
strategic implementation (Brian Fidler, 2002)

Why do Strategic Planning?

If you fail to plan, then you plan to fail be
proactive about the future
Strategic planning improves performance
Counter excessive inward and short-term thinking
Solve major issues at a macro level
Communicate to everyone what is most important

JPISL, IAB

KENAPA ORGANISASI PERLU MELAKUKAN

PERANCANGAN STRATEGIK ?
Supaya organisasi
mempunyai satu kerangka kerja yang sistematik untuk
menterjemah dasar kerajaan, misi, visi dan strategi kepada
aktiviti-aktiviti kerja harian setiap staf.
(aktiviti Kumpulan : Senaraikan dasar kerajaan yang berkaitan
dengan objektif jabatan anda 10 minit)
Dapat menunjukkan perhubungan yang jelas setiap proses
utama dalam pembinaan strategi iaitu antara mandat, misi,
visi, analisis persekitaran, isu strategik,matlamat organisasi
dengan petunjuk-petunjuk prestasi utama (Keys performance
indicators) dan strategi.
5

PROSES UTAMA
PENGURUSAN STRATEGIK
ANALISIS PERSEKITARAN

DALAMAN
(K & L)

LUARAN
(P & C)

Assessment Model:
SWOT
Internal
InternalAssessment:
Assessment:Organizational
Organizational
assets,
assets,resources,
resources,people,
people,culture,
culture,
systems,
systems,partnerships,
partnerships,suppliers,
suppliers,. .. .. .

External
ExternalAssessment:
Assessment:Marketplace,
Marketplace,
competitors,
competitors,social
socialtrends,
trends,
technology,
technology,regulatory
regulatoryenvironment,
environment,
economic
economiccycles
cycles. .

JPISL, IAB

Strengths
Strengths Those things that you do well, the
high value or performance points
Strengths can be tangible: Loyal customers,
efficient distribution channels, very high quality
products, excellent financial condition
Strengths can be intangible: Good leadership,
strategic insights, customer intelligence, solid
reputation, high skilled workforce
Often considered Core Competencies Best
leverage points for growth without draining your
resources
JPISL, IAB

Weaknesses
Weaknesses Those things that prevent you from
doing what you really need to do
Since weaknesses are internal, they are within
your control
Weaknesses include: Bad leadership, unskilled
workforce, insufficient resources, poor product
quality, slow distribution and delivery channels,
outdated technologies, lack of planning, . . .

JPISL, IAB

Opportunities
Opportunities Potential areas for growth and
higher performance
External in nature marketplace, unhappy
customers with competitors, better economic
conditions, more open trading policies, . .
Internal opportunities should be classified as
Strengths
Timing may be important for capitalizing on
opportunities

JPISL, IAB

Threats
Threats Challenges confronting the organization,
external in nature
Threats can take a wide range bad press
coverage, shifts in consumer behavior, substitute
products, new regulations, . . .
May be useful to classify or assign probabilities to
threats
The more accurate you are in identifying threats,
the better position you are for dealing with the
sudden ripples of change

JPISL, IAB

Company

LOGO

PROSES-PROSES UTAMA
PERANCANGAN STRATEGIK:
LANGKAH DEMI LANGKAH

12

Mandate
Mission

13

Model Pengurusan Strategik Untuk

Institusi Pendidikan Awam
.

7. Penilaian Prestasi&
Penambahbaikan berterusan

Pusinga
n
Semula

6. Implementasi Strategi

5. Strategi, Taktikal (Belanjawan& Operasi)

4. Isu Strategik , Matlamat, Objektif & KPI
3. Analisa Persekitaran: Maklumat Dalaman & Luaran
Organisasi
2. Halatuju Organisasi: Mandat Kerajaan, Misi, Visi & Nilai
(Termasuk Nilai, Piagam pelanggan, Slogan, Logo, Warna Korperat)

1. Pra-Perancangan

14

CONTOH :
MISI
VISI

MANDAT

CONTOH 1

CONTOH US

SASARAN PRESTASI
MATLAMAT
STRATEGIK

OBJEKTIF

Meningkatkan
Meningkatkan
kecemerlangan Pencapaian
Cemerlangan
akademik
dalam
PMR, SPM
Dan STPM

TOV

2013

2014

2015

2016

2017

Peratus (%)
Kelulusan
Peperiksaan
UPSR

80.9

82.0

84.0

90.0

95.0

100

%
Kelulusan
Peperiksaan
SPM

94.8

96.0

97.0

98.0

99.0

100

%
Kelulusan
Peperiksaan
STPM

97.5

98.0

100

100

100

100

KPI

15

Proses Kedua:
Pembinaan Matlamat Strategik

Strategic goals define what must be done to

achieved the mission & vision. (Niven, 2003)

16

OBJEKTIF

1. Objektif ialah sesuatu yang perlu

dicapai berdasarkan sasaran yang
ditetapkan.
2. Hasil akhir (final outcomes) yang
ingin dicapai yang dinyatakan secara
khusus yang ingin dicapai oleh
organisasinya semasa melaksanakan
misi asasnya
17

APAKAH ITU KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)

KPI adalah petunjuk-petunjuk yang
menerangkan sejauhmanakah sebuah organisasi
atau program mencapai objektifnya atau hasil
akhirnya (results).
KPI ialah tanda-tanda yang menunjukkan
keberhasilan (outcomes) yang dibina dalam
perancangan organisasi, digunakan berterusan
untuk mengawal dan mengukur tahap prestasi
organisasi.

18

mbustamanIAB

18

Definisi KPI
KPI adalah suatu parameter yang boleh diukur,
yang telah dipersetujui bersama, dan yang
akan mencerminkan kejayaan sesuatu
organisasi
KPI adalah penunjuk atau tanda (signpost)
kejayaan bagi membantu organisasi mentakrif
dan mengukur kemajuan untuk mencapai
objektif, matlamat, visi dan misi organisasi.

19

Metrik Pengukuran Prestasi

Metrik Prestasi boleh disediakan dalam bentuk:
Ratio (Jumlah output rosak:jumlah output)
Rating (CGPA 3 keatas)
Ranking (Top 10, Best in the World)
Peratus ( Peningkatan sebanyak 20% bagi tahun 2006)
Bilangan (Absolute Numbers)
Tahap Pencapaian
Jumlah: KOS (RM) atau Masa (hari/jam/minit)
Gred atau Skor
Indeks

20

20

21

22

Apakah itu misi?

Kamus Dewan

(2005):
Tugas khusus yang
dipertanggungjawabkan kepada
atau yang akan dilakukan oleh
seseorang atau sesuatu
kumpulan.
23

Apakah ciri Pernyataan Misi yang baik?

Ia adalah satu pernyataan (deklarasi) ringkas dan padat
menjelaskan perkara-perkara berikut:
1.

Tujuan atau sebab penubuhan organisasi anda?

(What is our basic purpose or Why do we exist?)

2.

Kepada siapakah perkhidmatan diberikan?

3.

Apakah yang hasil akhir yang diingini?

4.

Bagaimanakah cara untuk melakukannya?

24

Contoh Pernyataan MISI

MISI INSTITUT TADBIRAN
AWAM NEGARA
(INTAN)

Untuk membangun sumber

manusia dalam sektor awam
melalui latihan berkualiti

25

Contoh Misi
Membangun potensi individu
melalui sistem pendidikan
berkualiti
Perbincangan: Sila analisa kualiti
pernyataan misi di atas?
Apakah Misi organisasi anda & kualitinya?
(sila rujuk muka surat 66 & 68)
26

Apakah itu visi/wawasan?

Kamus Dewan (2005):
Pandangan yang jauh
(terutamanya yang berkaitan
dengan perkembangan masa
depan dsb) bagi mencapai
matlamat penting sesebuah
organisasi atau negara.
27

Definisi Wawasan/Visi?
Burt Nanus mendefinisikan seperti berikut: A
vision is a realistic, credible, attractive future
for your organisation.
Thornberry (1997), Wawasan adalah satu
gambaran atau pandangan tentang masa
depan. Sesuatu yang bukan real, tetapi yang
diimaginasikan

28

Bagaimana maklumat
dikumpul?
Semakan dokumen/rekod.
Kajian:
Soalselidik
Temubual
Pemerhatian
Hasil-hasil penyelidikan
Sorotan literatur

29

Jenis Kaedah-Kaedah Untuk Analisa

Maklumat Persekitaran Organisasi

1. Matrik KLAP (SWOT)

2. Matrik Portfolio (BSG/ GEC)
3. Analisis Senario
4. Matrik NDTS (Space)
5. Analisis Titik Pulangan Modal
6. PEST (Persekitaran Luar)
7. 7S McKinsley
8. 6 SIGMA
30

Analisa Persekitaran

31

Analisis SWOC/T: Kekuatan (Strength

S) Rujuk Muka Surat 298-304)
A strength is something an organization does well or a
characteristic that enhances its abilities. (Bryson,2003)
S1 : Guru Besar berpengalaman (10 tahun)
S2 : GB sebagai Pengerusi MGB Daerah Selatan
S3 : GPK yang komited dan berpengalaman
S4 : 100% guru terlatih dan bertauliah
S5 : 100% staf mengambil bahagian dalam semua
aktiviti sekolah yang dirancang
S6 : Guru-guru inovatif , kreatif dan berwibawa
S7 : Guru Cemerlang dalam Pengurusan SPBT (SISBUT)
memenangi Anugerah SPBT Cemerlang
S8 : Terdapat 35% guru lelaki dan melibatkan diri
dalam KK secara aktif

32

Analisis SWOT
Kekuatan (Strength S)

Sambungan

S9 : Guru prihatin terhadap kebajikan murid

S10 : Pengurusan kewangan tanpa teguran
S11 : Pekerja rendah am berkemahiran
S12 : Bilik dan kemudahan asas mencukupi
S13 : Disiplin murid mudah dikawal
kawasan kampong
S14 : Murid tinggal berhampiran dengan sekolah
S15 : Tiada kes disiplin atau salah laku yang berat.
S16 : Memenangi banyak anugerah
S17 : Sekolah satu sesi

33

Analisa Kelemahan (Weakness W)

A weakness is something an organization lacks, does
poorly, or a condition placing it at a disadvantage
(Bryson,2003)

W1. Peratus pencapaian UPSR masih

berada di tahap yang rendah 74%
W2. Guru kurang kursus dan motivasi diri.
W3. Murid bergantung 100% kepada
sekolah dan guru.
W4. 5% kes ponteng sekolah.

34

Analisis Peluang (OPPORTUNITIES O)

Think about external events that affect your school. These can
be political, economic, social, technological, demographic and
legal,.

O1 : Sokongan komuniti setempat yang baik

O2 : Belia tempatan sebagai jurulatih dalam
bidang kokurikulum.
O3 : Hubungan erat dengan PIBG
O4 : Hubungan baik dengan NGO dan swasta
05 : Hubungan dengan ahli politik baik.
O6 : Ibu bapa mempunyai kemahiran perkebunan
dan landskap
O7 : Kawasan sekolah yang luas dan subur
35

Analisis Ancaman/Cabaran (Threats

T)

What changes outside the school do we need to

guard against or prepare for? (threats)

T1 : Tahap kesedaran ibubapa terhadap

pelajaran anak-anak masih rendah.
T2 : Sumbangan bantuan kewangan
daripada ibubapa terhad.
T3 : Kerosakan padang sekolah. (Belia
gunakan padang di waktu petang)

36

Kesimpulan Dari Analisis Persekitaran

Strategik:
Soalan-soalan penting
1.

Where are we now?

2.

What are our stakeholders want and

needs?

3.

What do our assessment data tell us?

4.

What are we doing well?

5.

What can we improve?

6.

External opportunities/threats?

7.

What is happening in the external

environments? Trends?
37

Analisis Persekitaran Luaran:

Teknik Analisis PEST
Political
Legislation and Regulation
International relations, world peace
Economic
Economic cycles, recession, boom
Currency rates, interest rates, tariff/taxes/quotas
Capital, labour and commodity markets
Social
Demographics, foreigners
Tastes, fashion, perception, worldview
Environmental awareness
Technological
Process effect development
Product capability
ICT
38

39

Apakah itu KRA?

Key Result Areas or KRAs refer
to general areas of outcomes or
outputs to achieved the mission &
vision (or for which the
department's role is responsible).

40

Sifat Pernyataan MS /KRA

Hasil akhir + Umum = misi & visi

Berfokus
Tanggungjawab peringkat tinggi (korperat)
Tiada tempoh atau tempoh jangka panjang
Penggunaan ayat: luas, umum dan ringkas
Boleh bersifat kualitatif
Kritikal dan mesti capai jika ingin menjayakan
misi dan visi
(rujuk contoh Jadual 5.3. muka surat 113)
41

Apakah itu strategi?

Niven, 2008:

Broad priorities: the overall

directional areas the organisation
will pursue to achieve its mission.

42

Apakah itu Strategi?

Strategi adalah merujuk kepada tindakan khusus
atau pendekatan yang diambil oleh sesuatu
organisasi untuk mencapai matlamat dan
objektif.
Ia bersifat action-oriented dan berhubungan
terus dengan pengukuran output.
Strategi menjelaskan bagaimanakah cara untuk
mencapai matlamat dan objektif berbanding
dengan objektif merujuk kepada apakah yang
mahu dicapai oleh sesebuah organisasi itu
43

Kriteria untuk formulasi strategi

Penerimaan (pembuat keputusan)

Impak kepada pelanggan/stakeholder
Relevan
Konsisten dengan msi, visi dan nilai
Fisibiliti teknologi dan kos
Pengurusan risiko
Latihan yang diperlukan
Timing
Adaptibiliti dengan persekitaran
44

SKALA PEMILIHAN STRATEGI YANG TERBAIK

5
4
3
2
1

Cemerlang
Amat Baik
Baik
Memuaskan
Kurang Baik

45

SENARAI STRATEGI MENGIKUT

KEUTAMAAN
1. Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan keberkesanan aktiviti
kemahiran belajar murid.
2. Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan
perhubungan baik di antara sekolah dengan PIBG.
3. Meningkatkan kesedaran ibu bapa tentang kepentingan pendidikan
melalui guru bimbingan kaunseling.
4. Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi.
5. Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan kaunseling.
6. Mewujudkan permuafakatan antara sekolah dengan PIBG untuk
meningkatkan budaya kerja secara berkumpulan.
7. Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi
membantu menyelesaikan masalah penempatan anak ke sekolah
8. Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengan kerjasama PIBG.
46

BENGKEL
DALAM KUMPULAN YANG SAMA BINA PELAN
TAKTIKAL UNTUK MELAKSANAKAN INOVASI
DALAM PENGURUSAN SSR BAGI
MENINGKATKAN PENGURUSAN KUALITI
SEKOLAH.

47

PELAN OPERASI
.

48

Format Program/Pelan
Operasi

1. Nama Program
2. Rasional
3. Objektif Program
4. Tarikh dan Tempoh Pelaksanaan
5. Jawatankuasa pelaksana dan senarai tugas
6. Kos Pelaksanaan
7. Jadual Tindakan (senarai proses kerja termasuk carta aliran kerja)
& tindakan kontingensi
8. Penilaian Program
9. Tindakan Susulan
10. Lampiran Berkenaan

49

CONTOH PELAN OPERASI & KPI

Nama Projek : Program Kita Sekata Sejiwa antara
Pihak sekolah, ibu bapa dan masyarakat setempat
LANGKAH

PROSES KERJA

T/JAWAB

KPI

Sasaran Prestasi

Mesyuarat staf dan AJK PIBG

1.1 Ucapan GB
1.2 Bentang kertas konsep
1.3 Lantik AJK
1.4 Agih tugas
1.5 Tetap tarikh
1.6 Bincang kos
1.7 Jemputan
1.8 Hal-hal lain

GB
GPK HEM
YDP PIBG

Bilangan hari

1 hari

Surat mesyuarat
Jemputan kepada ibu bapa dan
guru
Kaunselor Profesional
PPD ( Perasmian)
AJK

Setiausaha

Bilangan hari

7 hari

Publisiti

JK publisiti

Bilangan hari

7 hari

Aturcara majlis

urusetia

Bilangan hari

1 hari50