BAB IV

Studi Kasus
Analisis System
Oleh:
Devie Rosa Anamisa, S.Kom

Pokok Bahasan
Analisis situasi yang ada
Studi kasus : PT. Pion Muda Surabaya

Tentang PT. Pion Muda

Didirikan pada tahun 1970

Bergerak dibidang produksi alat-alat elektronik
Jumlah tenaga kerja saat ini : 250 orang
Jumlah pelanggan : 2000 pelanggan
Penjualan bersih tahun lalu : Rp. 950 juta
Rata-rata order per hari : 200 order
Produk yang dihasilkan : 250 jenis
Bahan baku yang diperlukan ada 500 macam bahan
baku
Jumlah pemasok suku cadang : 150 pemasok

Latar Belakang adanya Proyek (1)

Tingkat penjualan dalam nilai rupiah dari tahun

ke tahun meningkat
Namun didapati adanya gejala permasalahan
yaitu dalam 3 tahun terakhir tingkat
pertumbuhan penjualan menurun dalam
prosentase :
Kenaikan

penjualan tahun 2003 : 40%

Kenaikan penjualan tahun 2004 : 30%
Kenaikan penjualan tahun 2005 : 15%

Latar Belakang adanya Proyek (2)

Pihak manajemen puncak merencanakan

pembuatan sistem informasi untuk mengatasi
masalah yang berkenaan dengan perencanaan
dan pengendalian penjualan dan pemasaran
tersebut.
Pihak manajemen proyek meminta kita untuk
mengembangkan sistem informasi pengendalian
penjualan dan pemasaran (proyek sistem
informasi untuk pengendalian penjualan dan
pemasaran)

Latar Belakang Adanya Proyek (3)

Sebenarnya ada beberapa proyek lain

yang direncanakan oleh pihak manajemen
selain proyek pengendalian penjualan dan
pemasaran, yaitu:
Proyek

SI untuk pengendalian distribusi

Proyek SI untuk pengendalian produksi
Proyek SI untuk pengendalian keuangan
Proyek SI untuk pengendalian persediaan

Struktur Organisasi PT. Pion Muda

Staff
Perencanaan
Sistem

Manajer
Sistem Informasi

Komite
Pengarah

Manajer
Manajer
Pengembangan
Pengolahan
Sistem
Data
Struktur organisasi suatu perusahaan PT. Pion Muda yang mempunyai :
staff perencanaan sistem, komite pengarah, departemen pengembangan sistem,
dan departemen pengolahan data.
Fungsi dari masing-masing bagan adalah:
a. Staff perencanaan sistem : untuk melakukan perencanaan sistem berdasarkan
kebijakan sistem yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak.
b. Departemen pengembang : sebagai pengganti jika staff perencanaan sistem
tidak ada dan untuk mengembangkan sistem sesuai dengan rencana yang
telah dibuat oleh planning staff.
c. Departemen pengolah data : untuk mengoperasikan sistem yang telah
dikembangkan oleh pengembang sistem.
d. Komite pengarah : menentukan proyek yang akan dikembangkan.

Bagan Alir Formulir

Masalah yang ada

Pelanggan seringkali mengeluh karena
pelayanan yang kurang baik dan barang
yang dikirim sering tidak sesuai dengan
yang dipesan.
Banyak piutang tidak tertagih
Pengendalian manajemen kurang efektif

Kebutuhan user (1)

Perlunya pengolahan data pelanggan, penjualan barang

maupun data persediaan.
Adanya laporan order pelanggan per minggu sehingga
manajer dapat mengevaluasi banyaknya order yang
dilakukan pelanggan tiap harinya.
Adanya laporan back order sehingga manajer dapat
mengevaluasi order langganan yang tidak dapat
dipenuhi oleh perusahaan, sehingga perusahaan dapat
melakukan tindakan perbaikan dimasa mendatang.
Adanya informasi tentang status kredit langganan
tertentu yang bisa didapatkan dengan cepat.

Kebutuhan User (2)

Adanya laporan penjualan berdasarkan pelanggan

sehingga manajer dapat mengevaluasi tingkat kenaikan
dan penurunan order yang dilakukan oleh masingmasing pelanggan sehingga ia dapat menganalisa
mengapa order yang dilakukan pelanggan menurun
sehingga dapat dilakukan perbaikan untuk lebih
meningkatkannya.
Adanya laporan penjualan berdasarkan daerah sehingga
manajer dapat mengevaluasi tingkat kenaikan dan
penurunan penjualan disuatu daerah sehingga ia dapat
memberikan perhatian untuk daerah potensial yang
tingkat penjualannya menurun serta dapat
merencanakan penjualan untuk tahun-tahun mendatang.

Kebutuhan User (3)

Adanya laporan penjualan harian sehingga

manajer dapat mengendalikan penjualan tiap
harinya.
Adanya laporan penjualan per barang agar
manajer dapat mengevaluasi barang-barang
mana saja yang paling diminati oleh konsumen
begitu pula sebaliknya sehingga dapat dianalisis
mengapa terjadi demikian.

Devisi / Departemen yang terlibat

Bagian order penjualan
Bagian Kredit
Bagian Billing
Divisi Gudang
Departemen Pengiriman

Contoh Rencana Penugasan

Penelitian
Lampiran Penugasan Penelitian
Untuk Proyek : PT. Pion Muda
Nomor Proyek : PP-AK-03-06
Sistem : Pengendalian Pemasaran
Tahap : Survei
Petugas Peneliti : Bpk. Salam Handoko

Halaman : 01 dari 01
Tanggal : / /
Dibuat :
Disetujui :

Tanggal

Jam

Lokasi

Kegiatan Penelitian

Orang yang dihubungi

15-03-2006

09.00

Pengiriman

Wawancara proses
pembuatan
dokumentasi
pengiriman

Bpk. Maryono (staff)

16-03-2007

09.00

Bag.Kredit

Observasi proses
evaluasi kredit

Bpk. Amronald
(manajer Kredit)

17-03-2008

09.00

Billing

Observasi proses
pembuatan faktur

Ibu Siska (staff)

Ket

Evaluasi

Buat rencana survei bersama kelompok anda dengan

studi kasus anda
Dokumentasikan hasil survei anda dalam dokumen .doc
untuk melengkapi tugas ke-1, dengan isi:

Latar belakang proyek

Permasalahan yang ada
Bagan alir formulir
Kebutuhan User
Identifikasi departemen yang terlibat
Rencana penugasan Penelitian

Referensi
Founier, roger, practical guide to
structured system development and
maintenance.
Hartono, jogiyanto, analisis dan desain,
yogyakarta, andi offset, 2005.