Teknologi

Indonesia
LIPI Press 2010

Teknologi Indonesia 33 (1) 2010: 6070

DESAIN ARSITEKTUR KNOWLEDGE MANAGEMENT

SYSTEM LAYANAN JASA KALIBRASI DI UPT BPI LIPI
DENGAN MENGGUNAKAN SOFT SYSTEM METHODOLOGY
Hanif Fakhrurroja
UPT Balai Pengembangan Instrumentasi-LIPI
Komplek LIPI, Gedung 30, Jln. Sangkuriang, Bandung
Telp. (022) 2503053; Fax. (022)2504577; e-mail: hani002@lipi.go.id

ABSTRAK
Rentang usia para pegawai di UPT BPI LIPI relatif tidak seimbang. 71,42% dari para pegawainya telah berusia
lebih dari 40 tahun dan 58,73% akan pensiun pada tahun 2015. Berdasarkan fakta tersebut, UPT BPI LIPI memerlukan Knowledge Management System (KMS) yang dapat menyimpan aset knowledge dari para pegawainya. Soft
Systems Methodology (SSM) digunakan sebagai metode untuk mengidentifikasi knowledge dan merancang desain
arsitektur KMS yang tepat untuk UPT BPI LIPI. Ada lima tahapan dalam siklus knowledge management untuk proses
layanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI, yaitu knowledge acquisition, knowledge extraction, knowledge storage,
knowledge sharing, dan knowledge update. Hasil dari SSM menunjukkan bahwa desain KMS yang dibuat dapat
diaplikasikan untuk menciptakan knowledge, berbagi knowledge, merekam knowledge, menyimpan knowledge,
dan memanfaatkan knowledge, sehingga KMS mampu meningkatkan pelayanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI.
Kata Kunci: Knowledge Assets, Knowledge Management System, Soft System Methodology, Layanan Jasa Kalibrasi, Arsitektur.
ABSTRACT
The age range of UPT BPI LIPI employees is relatively unbalanced. 71,42% of the employees have already
exceeded 40 years old and 58,73% of them will be retired in 2015. Based on these facts, UPT BPI LIPI needs a
Knowledge Management System (KMS) that can store knowledge assets of the employees. Soft Systems Methodology
(SSM) is used as a method to identify the knowledge and to develop the best architecture design of KMS for UPT BPI
LIPI. There are five stages in the knowledge management cycle for calibration services in UPT BPI LIPI, namely
knowledge acquisition, knowledge extraction, knowledge storage, knowledge sharing, and knowledge update. The
result of SSM showed that KMS design can be applied to create knowledge, to share knowledge, to record knowledge,
to store knowledge, and to reuse knowledge, so it can be optimize the calibration services in UPT BPI LIPI.
Keywords: Knowledge Assets, Knowledge Management System, Soft System Methodology, Calibration Services,
Architecture.

PENDAHULUAN
UPT Balai Pengembangan Instrumentasi
(UPT BPI) merupakan salah satu unit Eselon
III di Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia
(LIPI) yang memiliki tugas pokok di bidang
pengembangan, pemanfaatan, penyebarluasan
dan penerapan hasil-hasil penelitian pada bidang
kalibrasi serta mempunyai program pengembangan Measurement, Standarditation, Testing, dan
Quality (MSTQ). Pegawai yang profesional dan
mau terus belajar diperlukan untuk menjalankan
Off print request to: Hanif Fakhrurroja

60

tugas tersebut. Akan tetapi, rentang usia para

pegawai UPT BPI LIPI relatif tidak seimbang,
di mana 71,42% dari pegawainya telah berusia
lebih dari 40 Tahun dan 58,73% akan memasuki
masa pensiun pada tahun 2015[1]. Jika tidak ada
solusi untuk mengatasi masalah ini maka aset
knowledge dari UPT BPI LIPI akan hilang
bersamaan dengan pensiunnya para pegawai.
Pada penelitian ini digunakan metode Soft System
Methodology (SSM) dalam mencari desain sistem
yang tepat untuk menyimpan aset knowledge

Hanif Fakhurroja: Desain Arsitektur Knowledge Management System ...

sehingga menghasilkan desain arsitektur Knowledge Management System (KMS) yang tepat
untuk diaplikasikan di UPT BPI LIPI.
SSM pada hakikatnya merupakan suatu
uraian dengan menggunakan bahasa tertentu
yang berisikan pemikiran para partisipan dalam
mempersepsikan realita. Penerapan metodologi
ini didasarkan atas pemahaman dan pandangan
partisipan tentang solusi yang mungkin dapat
dilaksanakan sesuai dengan yang diinginkan.
Metode SSM dipilih karena partisipan dilibatkan
mulai dari awal, yaitu dari tahap masing-masing
mendefinisikan tindakan yang diinginkan untuk
suatu situasi yang dianggap bermasalah sesuai
dengan kepentingannya dan sudut pandangnya,
kemudian juga diajak untuk bersama-sama
mendiskusikan perbaikan-perbaikan yang dapat
dilakukan untuk situasi tersebut[2,3].
KMS adalah suatu sistem berbasis teknologi
informasi (IT-based system) yang dikembangkan
untuk mendukung dan meningkatkan proses
penciptaan, penyimpanan/pengambilan kembali,
pemindahan/penyebarluasan, dan penggunaan
pengetahuan organisasi[4].
Dalam makalah ini akan dibahas sumbersumber knowledge yang ada dan diperlukan di
UPT BPI LIPI. Tujuan penelitian ini mengusulkan

desain arsitektur KMS yang dapat diaplikasikan

untuk menciptakan knowledge, berbagi knowledge, menyimpan knowledge, dan memanfaatkan knowledge sehingga layanan jasa kalibrasi di
UPT BPI LIPI dapat terus ditingkatkan.

METODOLOGI PENELITIAN
Metodologi yang digunakan adalah SSM.
Secara umum terdapat tujuh tahapan dari SSM[5],
seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1.
SSM dibagi menjadi dua tahapan utama.
Pertama, tahap realitas dengan lima langkah.
Langkah-langkah pada tahap realitas tersebut,
yaitu (1) studi pengenalan masalah, (2) ekspresi
masalah atau memetakan situasi masalah (rich
picture), (5) membandingkan model konseptual
dengan realitas, (6) mengembangkan intervensi,
(7) mengusulkan KMS layanan jasa kalibrasi.
Kedua, systems thinking dengan dua langkah,
yaitu langkah ke-3 membangun definisi permasalahan yang diformulasikan dari hasil
strukturisasi masalah pada langkah ke-2 tahapan
real world (root definition) dan langkah ke-4,
yaitu membuat model konseptual atas dasar hasil
definisi permasalahan.

(7 ) U su la n K M S
L a ya n a n Ja sa
K a lib ra si
(1 ) S tu d i
P e n g e n a la n
M a sa la h

(2 ) E ksp re si
M a sa la h
(R ich P ictu re )

(6 )
M e n g e m b a n g ka n
In te rve n si

(5 )
M e m b a n d in g ka n
M odel dengan
R e a lita s

R e a lita s
S y s te m
T h in k in g
(3 ) M a kn a N ila i
(R o o t D e fin itio n )

(4 )
M e n g e m b a n g ka n
M o d e l K o n se p tu a l

Gambar 1. Tahapan SSM (Checkland dan Scholes, 1990)

61

Jurnal Teknologi Indonesia 33 (1) 2010

HASIL DAN PEMBAHASAN

BPI LIPI. Gambaran awal tersebut dipakai dalam

proses pengkodingan dan kategorisasi masalah
pada proses penciptaan knowledge.
Data hasil pengkodingan dan kategorisasi selanjutnya digunakan untuk membangun
tahapan berikutnya dari SSM, yaitu ekspresi
masalah. Ekspresi masalah merupakan diagram
visual yang menggambarkan kondisi layanan jasa
kalibrasi di UPT BPI LIPI saat ini yang diperoleh
dari hasil analisis transkrip indepth interview dari
para partisipan. Ekspresi masalah ditunjukkan
pada Gambar 2.

Hasil dari studi pengenalan masalah melalui

proses indepth interview kepada sepuluh orang
partisipan, yang terdiri dari manajemen, staf
pemasaran yang ada di Seksi Penyebarluasan
Hasil Pengembangan Informasi (Sie. Sebarluas),
staf penyelia kalibrasi yang ada di Seksi Metode
Pengukuran (Sie. Metur), dan staf tata usaha,
diperoleh gambaran awal proses penciptaan
knowledge mengenai layanan jasa kalibrasi, baik
dari segi kebijakan manajemen atau pun dari segi
proses berbagi pengetahuan antarpegawai di UPT
P e n g e lo la a n
dok um en
K u ra n g n y a S D M

Penger jaan analisis dan

ver ifikasi m asih m anual

Adany a gap
k o m u n ik a s i a n t a ra
pegaw ai tua dan
m uda

K u ra n g n y a S D M

G ap pengetahuan
a n t a ra p e g a w a i la m a
d a n b a ru

Analisis data
dan verifikasi

Pengerjaan Kalibrasi

Pem buatan
Sertifikat Kalibrasi

P e n g e rja a n m a s ih
m anual

K u ra n g n y a S D M

Bagaim ana m elakukan

kalibrasi dengan efektif dan
efisien ?

Seksi M etoda Pengukuran

K u ra n g n y a s a ra n a
d a n p ra s a ra n a

"

Kom unikasi dan

Supervisi

Kom unikasi dan

Koordinasi

Bagaim ana
m eningkatkan kualitas
SD M ?

Lem ahny a
pengaw as an

Kom unikasi dan

Supervisi

Kepala U PT BPI LIPI

dan
Kepala Seksi

Sub. Bagian
T ata U saha

"
Kom unikasi dan
Koordinasi

Bagaim ana m em buat

kebijakan untuk
m eningkatkan kualitas
layanan ?

P e re n c a n a a n
A n g g a ra n

Kom unikasi dan

Supervisi
Kom unikasi dan
Koordinasi

"
Seksi Penyebarluasan H asil
Pengem bangan Instrum entasi
K o m u n ik a s i
dan
K e rja s a m a

Bagaim ana
m eningkatkan jum lah
pelanggan dan
m eningkatkan kualitas
layanan?

Pelayanan Inform asi

Jasa kalibrasi

Pelanggan/C ustom er

D a f t a r h a rg a la y a n a n
J a s a k a lib ra s i

D a f t a r p e la n g g a n

P e re n c a n a a n
SD M

K u ra n g n y a S D M

K eteran g an :
Bagian dari proses
layanan kalibrasi di U PT
BPI LIPI

Proses pekerjaan yang

dilakukan

Bentuk nilai dari aktor -aktor

yang berpengaruh pada
layanan jasa kalibrasi

H ubungan antara satu

entitas dengan entitas
lainnya

"

Bentuk m asalah yang

terjadi
Suatu entitas yang
m erupakan bagian dari
entitas yang lainnya

Kurang adanya kom unikasi

dalam suatu hubungan

Gambar 2. Ekspresi masalah keadaan layanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI

62

Hanif Fakhurroja: Desain Arsitektur Knowledge Management System ...

Ekspresi masalah pada Gambar 2 menunjukkan keadaan layanan jasa kalibrasi, hubungan
komunikasi dan koordinasi antara manajemen
(Kepala UPT BPI LIPI dan Kepala Seksi), Seksi
Penyebarluasan Hasil Pengembangan Instrumentasi, Sub Bagian Tata Usaha, dan Seksi Metode
Pengukuran. Garis yang mempunyai tanda panah
pada satu ujungnya menghubungkan sesuatu
entitas yang merupakan bagian dari entitas lain.
Garis yang mempunyai tanda panah pada kedua
ujungnya menunjukkan adanya suatu bentuk
hubungan antara suatu entitas dengan entitas
yang lain. Gambar gunting menunjukkan kurang
adanya komunikasi dalam suatu hubungan antara
dua entitas tersebut. Bentuk nilai dari aktor-aktor
yang berpengaruh pada layanan jasa kalibrasi
di UPT BPI LIPI digambarkan dengan menggunakan awan, sementara bentuk masalah yang
terjadi digambarkan menggunakan bentuk oval.
Kurangnya komunikasi antarbagian di UPT
BPI LIPI terjadi akibat tidak adanya pertemuan
rutin antarbagian untuk saling berbagi pengetahuan dan membahas permasalahan yang terjadi
sehingga sering kali terjadi kesalahan persepsi
antarbagian yang menyebabkan terhambatnya
kinerja layanan jasa kalibrasi. Kurangnya komunikasi juga terjadi antara pegawai senior dan
pegawai junior. Penyebabnya adalah rasa sungkan dalam melakukan komunikasi. Kurangnya
komunikasi antarbagian itu menjadi salah satu

faktor penghambat yang cukup besar dalam

proses berbagi pengetahuan. Dengan dibangunnya KMS yang dapat diakses secara online
diharapkan dapat mempermudah komunikasi
tersebut. Dengan adanya KMS, setiap orang bisa
melakukan komunikasi kapan dan di mana saja,
tanpa dibatasi ruang dan waktu sehingga proses
berbagi pengetahuan dapat berjalan lancar.
Hasil dari identifikasi CATWOE (Customer,
Actor, Transformation, Weltanschauung/World
View, Owner, Environment) digunakan sebagai
alat bantu untuk membangun makna nilai, seperti
yang tercantum pada Tabel 1.
Makna nilai yang diperoleh adalah KMS
layan an jasa kalibrasi harus didukung oleh
teknologi dan aplikasi yang dapat memastikan
pengetahuan organisasi dapat ditangkap, disimpan, disebarluaskan, dan digunakan di seluruh
lingkungan organisasi dengan menggunakan
jaringan elektronik dan jaringan sosial sehingga
proses layanan jasa kalibrasi terhadap masyarakat
industri dapat berjalan lebih efektif.
Hal yang penting dari hasil analisis CATWOE, terutama analisis T (transformation)
adalah bahwa para pegawai menginginkan
terjadinya perubahan agar kondisi layanan jasa
kalibrasi yang saat ini masih kurang efektif,
karena menghadapi berbagai kendala dalam
proses berbagi pengetahuan, menjadi lebih efektif
dengan adanya KMS.

Tabel 1. Analisis CATWOE

CATWOE

Hasil Definisi Sistem Permasalahan

Customer

Masyarakat industri yang memerlukan jasa kalibrasi

Actors

Seksi Penyebarluasan Hasil Pengembangan Instrumentasi, Sub Bagian Tata Usaha,

dan Seksi Metode Pengukuran (Kepala Laboratorium, Manajer Teknik, Manajer Mutu,
dan Penyelia Kalibrasi)

Transformation

Layanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI belum berjalan secara efektif layanan jasa
kalibrasi berjalan efektif

Weltanschuung
(Worldview)

Terlaksananya proses berbagi pengetahuan antar-pegawai melalui KMS yang

berkelanjutan sehingga layanan jasa kalibrasi lebih efektif

Owners

Kepala UPT BPI LIPI

Environment

Kebijakan pemerintah mengenai keberadaan UPT BPI LIPI, organisasi pemerintah

yang nirlaba, pemahaman terhadap tugas pokok dan fungsi organisasi, kedisiplinan
pegawai, dan regenerasi pegawai

63

Jurnal Teknologi Indonesia 33 (1) 2010

Pengembangan model konseptual merupakan transformasi dari makna nilai yang sudah
dibangun sebagai dasar membangun KMS untuk
layanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI. Elaborasi
dalam setiap konsep terdapat tiga hal utama,
yaitu realitas, system thinking dan keefektifan
yang ingin dicapai, seperti yang ditunjukkan
pada Gambar 3.

Selanjutnya, dibandingkan antara model konseptual dengan model realitas. Model ini diperoleh
dengan mengevaluasi hasil wawancara indepth
interview untuk memperoleh peran masingmasing bagian untuk mewujudkan kondisi
berbagi pengetahuan di UPT BPI LIPI. Setelah
itu, hasil wawancara tersebut dijadikan sebagai
pedoman dalam penyusunan aplikasi KMS yang
dibutuhkan pada proses layanan jasa kalibrasi,
seperti yang ditunjukkan dalam Tabel 2.

S yste m th in kin g

R e a l w o r ld
1 . K e b u tu h a n
p e n g e lo la a n
p e n g e ta h u a n a g a r
la ya n a n ja sa ka lib r a si
le b ih e fe ktif

Id e n tifika si m a sa la h
h u b u n g a n d a n ta ta ke r ja
a n ta r b a g ia n

Id e n tifika si ke b ija ka n
o r g a n isa si d a la m
p e n g e lo la a n
p e n g e ta h u a n

M e m b a n d in g ka n
h u b u n g a n d a n ta ta
ke r ja a n ta r b a g ia n p a d a
sa a t in i d e n g a n ya n g
d ih a r a p ka n

M e n g ka ji g a g a sa n d a n
m odel berbagi
p e n g e ta h u a n , se p e r ti
d ib e n tu kn ya fo r u m
ko m u n ika si vir tu a l

2 . Id e n tifika si
p e n g e ta h u a n p o te n sia l
o r g a n isa si u n tu k d ike lo la

4 . Id e n tifika si a p lika si
K M S ya n g d ip e r lu ka n

3 . P e n yu su n a n m o d e l
h u b u n g a n d a n ta ta ke r ja
a n ta r b a g ia n la ya n a n
ja sa ka lib r a si

5 . D e sa in a r site ktu r
K n o w le d g e M a n a g e m e n t
S yste m

U P T B P I L IP I m a m p u
m e n g e lo la p e n g e ta h u a n
se h in g g a la ya n a n ja sa
ka lib r a si b e r ja la n e fe ktif

Gambar 3. Model konseptual desain arsitektur KMS layanan jasa kalibrasi

Tabel 2. Perbandingan model konseptual dan realitas layanan jasa kalibrasi.

No.
1.

Dilaksanakan
di Bagian
Kebutuhan pengelolaan
Membuat kebijakan tentang proses kalibrasi di UPT BPI LIPI Pimpinan UPT BPI
pengetahuan agar layanan jasa
LIPI
kalibrasi lebih efektif dengan
Membuat kebijakan tentang perlunya proses berbagi
Pimpinan UPT BPI
menggunakan KMS.
pengetahuan melalui knowledge management system
LIPI
Model Konseptual

Model Realitas

yang akan dibangun, di antaranya menyangkut mengenai

penghargaan bagi pegawai yang sering melakukan sharing
knowledge.
2.

64

Identifikasi pengetahuan
potensial organisasi untuk
dikelola.

Memotivasi para pegawai untuk terus belajar dan berbagi

pengetahuan.

Pimpinan UPT BPI

LIPI

Mengidentifikasi pengetahuan potensial yang ada di tiaptiap bagian

Semua Bagian

Hanif Fakhurroja: Desain Arsitektur Knowledge Management System ...

Tabel 2. Perbandingan model konseptual dan realitas layanan jasa kalibrasilanjutan

3.

4.

Penyusunan model hubungan

dan tata kerja antarbagian
layanan jasa kalibrasi.

Identifikasi masalah
hubungan dan tata kerja
antarbagian.

Membandingkan
hubungan dan tata kerja
antarbagian pada saat ini
dengan yang diharapkan.

Identifikasi kebijakan
organisasi dalam pengelolaan pengetahuan.

Mengkaji gagasan dan

model berbagi pengetahuan, seperti dibentuknya
forum komunikasi virtual

Identifikasi aplikasi KMS yang

diperlukan

Melakukan koordinasi dengan kepala seksi

Kepala UPT BPI LIPI

Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan Sub Bagian

Tata Usaha untuk proses pembayaran jasa kalibrasi.

Seksi Sebar luas

Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan Seksi

Metode Pengukuran untuk mengetahui sejauh mana
proses kalibrasi yang telah dilakukan.

Seksi Sebar luas

Menyusun keperluan rekruitmen pegawai di UPT BPI LIPI

agar sesuai dengan kompetensi yang diperlukan.

Sub Bagian Tata

Usaha

Menyusun keperluan sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam proses kalibrasi.

Sub Bagian Tata

Usaha

Menyusun standar mutu proses pengerjaan kalibrasi di

UPT BPI LIPI.

Seksi Metur

Melakukan rekalibrasi alat-alat standar yang ada di laboratorium kalibrasi UPT BPI LIPI.

Seksi Metur

Melakukan internal audit terhadap proses kalibrasi di UPT

BPI LIPI

Seksi Metur

Melakukan reakreditasi laboratorium kepada KAN.

Seksi Metur

Sistem pengawasan kinerja layanan jasa kalibrasi.

Pimpinan UPT BPI

LIPI

Document management system (DMS)

Semua bagian

Sistem informasi layanan jasa kalibrasi berbasis web

Seksi Sebar luas

Sistem informasi pelanggan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI.

Seksi Sebar luas

Sistem informasi harga layanan jasa kalibrasi pada suatu

rentang ukur.

Seksi Sebar luas

Sistem informasi instruksi kerja untuk setiap proses kalibrasi.

Seksi Metur

Sistem informasi dokumen-dokumen standar yang diperlu- Seksi Metur

kan untuk proses pengerjaan kalibrasi.

5.

Desain arsitektur KMS

Sistem informasi proses kalibrasi

Seksi Metur

Database hasil kalibrasi

Seksi Metur

Database sertifikat kalibrasi.

Seksi Metur

Membuat desain arsitektur KMS

Bagian TI

Hasil dari tahap intervensi didapatkan gambaran yang jelas tentang situasi kompleks yang
melibatkan berbagai faktor yang harus diperbaiki
dalam proses penciptaan knowledge. Proses tersebut harus mempertimbangkan berbagai sudut
pandang subjektif antara berbagai pemangku
kepentingan untuk memastikan desain arsitektur
KMS sesuai dengan proses bisnis dan budaya
kerja di UPT BPI LIPI.
Pada tahap terakhir SSM diajukan sebuah
usulan desain arsitektur KMS yang dibangun
dari hasil indepth interview, konfirmasi, focus
group, dan tinjauan pustaka. Desain arsitektur
KMS ini dibuat untuk memudahkan proses

berbagi pengetahuan antara pimpinan dan para

pegawai di bagian Seksi Penyebarluasan Hasil
Pengembangan Instrumentasi, Sub Bagian Tata
Usaha, dan Seksi Metode Pengukuran. Dengan
adanya desain arsitektur KMS ini diharapkan
dapat mempermudah proses pembangunan KMS
sehingga layanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI
dapat lebih efektif. Gambar 4 memperlihatkan
usulan desain arsitektur KMS.
Dari desain arsitektur KMS tersebut, kemudian dibangun sebuah model konsep knowledge
management di UPT BPI LIPI untuk proses
layanan jasa kalibrasi, seperti yang terlihat pada
Gambar 5.

65

Jurnal Teknologi Indonesia 33 (1) 2010

P a rt is ip a n

I A c c e s s s e rv i c e s
A u t h e n t ic a t io n ; b ro w s e r , f ile s y s t e m , P e rs o n a l I n f o rm a t io n M a n a g e m e n t

(P I M )

I I P e rs o n a l i z a ti o n S e rv i c e s
P e rs o n a liz e d k n o w le d g e p o rt a ls , p ro f ilin g , p u s h s e rv ic e s , o rie n t e d k n o w le d g e p o rt a ls

I I I K n o w l e d g e S e rv i c e s
D isco ve r y se a r ch ,
m in in g ,K n o w le d g e m a p s,
N a vig a tio n ,V isu a liza tio n

P u b lica tio n fo r m a ts ,
S tr u ctu r in g ,
co n te xtu a liza tio n ,
W o r k flo w .

C o lla b o r a tio n skill ,

C o m m u n ity sp a ce s ,
E xp e r ie n ce m a n a g e m e n t,
A w a r n e ss m a n a g e m e n t

L e a r n in g a u th o r in g,
co u r se m a n a g e m e n t,
tu to r in g , le a r n in g p a th s

I V I n te g ra ti o n S e rv i c e s
T a x o n o m y , k n o w le d g e s t ru c t u re , o n t o lo g y ; D ire c t o ry s e rv ic e s ; S y n h c h ro n iz a t io n S e rv ic e s

V I n fra s tru c tu re S e rv i c e s
L a y a n a n in f ra s t ru k t u r in t ra n e t (M is a ln y a , m e s s a g in g , t e le c o n f e re n c in g f ile s e rv e r , im a g in g , a s s e t
m a n a g e m e n t , s e c u rit y s e rv ic e s) ; G ro u p w a re s e rv ic e s ;
E x t ra c t io n , t ra n s f o rm a t io n , lo a d in g , in s p e c t io n s e rv ic e s

In tr a n e t/e xtr a n e t:
p e sa n , co n te n ts o f
C M S , e -le a r n in g
p la tfo r m

D o cu m e n t
m anagem ent
syste m ( D M S)
la ya n a n ja sa
ka lib r a si

D a ta b a se
in fo r m a si
p e la n g g a n

D a ta b a se h a r g a
la ya n a n ja sa
ka lib r a si

D a ta b a se h a sil
ka lib r a si d a n
se r tifika t ka lib r a si

P e r so n a l
in fo r m a tio n
m a n a g e m e n t d a ta

V I D a ta d a n K n o w l e d g e S o u rc e s

Gambar 4. Arsitektur KMS, Modifikasi dari Maier & Hdrich, 2006[6].

Proses knowledge management yang akan

dibangun terdiri dari tiga bagian, yaitu content,
colaboration, dan process. Di bagian content,
knowledge yang berasal dari external sources,
internal sources, domain knowledge dan information di-capture, lalu diseleksi berdasarkan kebutuhan oleh knowledge officer sebelum disimpan
dalam KMS. Di bagian colaboration, proses
transfer knowledge diharapkan terjadi perubahan
paradigma dari proses transfer knowledge secara
vertikal (senior-junior) menjadi proses transfer
knowledge secara horizontal (semua bagian
tanpa memandang senior-junior). Proses transfer
knowledge secara horizontal dilakukan melalui
KMS. Di bagian process, sharing knowledge
dilakukan untuk menciptakan proses pekerjaan
kalibrasi menjadi lebih efektif dengan memanfaatkan pengetahuan dan pengalaman yang sudah
disimpan dalam KMS.

66

Ada lima tahapan dalam siklus knowledge

management untuk proses layanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI, seperti yang ditunjukkan
pada Gambar 6. Tahap-tahap tersebut adalah
knowledge acquisition, knowledge extraction,
knowledge storage, knowledge sharing, dan
knowledge update[7].
Lima tahapan siklus knowledge management
untuk proses layanan jasa kalibrasi, seperti yang
telah ditunjukkan pada Gambar 6 dijelaskan
secara lebih terperinci pada Tabel 3.
Dari tahapan siklus knowledge management proses layanan jasa kalibrasi pada Tabel
3 dikembangkan sebuah konsep KMS untuk
memudahkan proses penciptaan knowledge
layanan jasa kalibrasi yang akan dibuat di UPT
BPI LIPI, seperti yang ditunjukkan pada Gambar
7.

Hanif Fakhurroja: Desain Arsitektur Knowledge Management System ...

Content

Colaboration

Process

Gambar 5. Konsep knowledge management yang akan dibangun

Gambar 6. Siklus knowledge management untuk proses layanan jasa kalibrasi.

67

Jurnal Teknologi Indonesia 33 (1) 2010

P e g a w a i s e n io r

K n o w le d g e O f f ic e r s

A h li / p a k a r

P e g a w a i ju n io r
C h ie f K n o w le d g e O f f ic e r

P ro s e s
P e k e rja a n K a lib ra s i

Gambar 7. Konsep aplikasi KMS layanan jasa kalibrasi

Tabel 3. Deskripsi siklus knowledge management untuk proses layanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI.

Knowledge Extraction

Knowledge Acquisition

Tahap

68

Fase

Deskripsi

Collect Information

Pegawai senior mengumpulkan semua aktivitas yang berhubungan dengan dokumen/

informasi/data.

Digital Information

Pegawai senior mentransfer paper-based information/documents ke dalam bentuk

digital information/data set.

Edit Information

Pegawai senior/ahli mengedit deskripsi dan komentar/catatan untuk dokumen digital/

informasi.

Package Information

Pegawai senior/ahli mengemas deskripsi dan komentar/catatan dengan melampirkan

file yang berhubungan dengan proses pekerjaan sehingga dapat mengilustrasikan
penjelasan atau contoh.

Submit Information

Pegawai senior/ahli mengajukan paket informasi yang disertai deskripsi dan komentar/catatan dengan melampirkan file yang berhubungan untuk disetujui.

Record Operation &

Event

Pegawai senior atau knowledge ocer merekam proses pekerjaan kalibrasi secara
digital.

Edit Knowledge

Pegawai senior/ahli atau knowledge ocer mengedit deskripsi dan komentar/catatan

untuk data-data digital baik gambar, video, maupun dokumen.

Manage Knowledge

Knowledge ocer mengumpulkan dan mengelola informasi (termasuk mengelompokkan rekaman rapat/pertemuan dan forum berbagi pengetahuan).

Package Knowledge

Pegawai senior/ahli atau knowledge ocer mengemas deskripsi dan komentar/

catatan dengan melampirkan file yang berhubungan.

10

Submit Knowledge

Pegawai senior/ahli atau knowledge ocer mengajukan paket informasi termasuk

deskripsi dan komentar/catatan dengan melampirkan file yang berhubungan.

Hanif Fakhurroja: Desain Arsitektur Knowledge Management System ...

Knowledge Update

Knowledge Sharing

Knowledge Storage

Tabel 3. Deskripsi siklus knowledge management untuk proses layanan jasa kalibrasi di UPT BPI LIPIlanjutan
11

Approve Knowledge

Knowledge ocer melakukan audit; Knowledge ocer/pegawai senior/ahli mengecek

dan menyetujui paket knowledge sebelum diklasifikasikan dan disimpan.

12

Classify Knowledge

Knowledge ocer menghubungkan knowledge dan mengklasifikasikan pengetahuan

tersebut dengan menempatkannya di posisi yang tepat pada KMS.

13

Store Knowledge

Knowledge ocer menyimpan paket knowledge ke knowledge bank berdasarkan

klasifikasi.

14

Backup Knowledge

Paket Knowledge otomatis di-back up dari knowledge bank ke database lainnya untuk
tujuan keamanan.

15

Publish Knowledge

Paket knowledge dipublikasikan setelah knowledge map divalidasi.

16

Search Knowledge

Pegawai junior mendapatkan knowledge/pengalaman yang diperlukan dengan menggunakan knowledge map dan kata kunci dengan menggunakan search engine.

17

Refer Knowledge

Pegawai junior mempelajari existing knowledge/pengalaman masa lalu yang disimpan

di KMS.

18

Modify Knowledge

Pegawai junior memodifikasi paket informasi yang diperoleh berdasarkan pengalaman

baru atau keadaan yang ada saat ini dalam proses layanan jasa kalibrasi.

19

Apply Knowledge

Pegawai junior mengaplikasikan paket modifikasi existing knowledge pada proses

layanan jasa kalibrasi saat ini atau masa yang akan datang.

20

Collect Feedback

Pegawai junior mengumpulkan masukan dari paket knowledge.

21

Collect Information

Pegawai junior mengumpulkan semua dokumen/informasi/data paper-based dan

elektronik.

22

Renote Knowledge

Pegawai junior mengedit dokumen/informasi dalam bentuk digital dengan menambahkan deskripsi dan komentar/catatan secara lebih lengkap.

23

Repackage Knowledge Pegawai junior mengemas kembali deskripsi dan komentar/catatan dengan melampirkan file yang berhubungan sehingga dapat mengilustrasikan penjelasan atau contoh
proses pekerjaan layanan jasa kalibrasi yang dihadapi.

24

Approve Knowledge

Paket knowledge akan disetujui untuk diproses sesuai dengan prosedur yang ada
sebelum disimpan dalam knowledge bank

25

Republish Knowledge

Paket knowledge dipublikasikan kembali di knowledge map.

Gambar 7 mengilustrasikan konsep aplikasi

penciptaan knowledge pada KMS layanan jasa
kalibrasi. Semua knowledge, baik berupa
tacit atau explicit knowledge dari para pegawai
senior, pegawai junior, dan para ahli/pakar
mengenai proses pekerjaan kalibrasi dikelola
oleh knowledge officer. Setelah itu, knowledge
officer melakukan audit terhadap knowledge yang
diperoleh dan disimpan pada sebuah sistem database (knowledge bank). Kemudian, knowledge
diklasifikasikan melalui knowledge map sehingga
mempermudah untuk memanfaatkan kembali
knowledge yang ada oleh seluruh pegawai.
Konten digital yang ada dalam knowledge map
dapat berupa gambar, foto, dan dokumen yang
dapat diakses secara online melalui web dengan

terlebih dahulu melakukan authentication untuk

menjaga keamanan data.
Melalui aplikasi KSM tersebut, semua
knowledge para pegawai senior yang akan
memasuki usia pensiun dapat disimpan dengan
baik dan menjadi aset yang sangat berharga buat
UPT BPI LIPI.

KESIMPULAN
Proses berbagi pengetahuan di UPT BPI LIPI
belum terdokumentasikan sehingga pengetahuan
tersebut belum menjadi aset organisasi padahal
71,42% dari pegawainya telah berusia lebih dari
40 Tahun dan 58,73% akan memasuki masa pensiun pada tahun 2015. Oleh karena itu, dibutuh-

69

Jurnal Teknologi Indonesia 33 (1) 2010

kan suatu KMS yang dapat membantu proses

berbagi pengetahuan antarpegawai menjadi lebih
mudah dan efektif sehingga knowledge dari para
pegawai yang akan memasuki usia pensiun dapat
disimpan.
Desain arsitektur KMS yang dibuat dapat
diaplikasikan untuk menciptakan knowledge,
berbagi knowledge, menyimpan knowledge, dan
memanfaatkan knowledge sehingga layanan
jasa kalibrasi di UPT BPI LIPI dapat terus ditingkatkan

UCAPAN TERIMA KASIH

Ucapan terima kasih disampaikan kepada
manajemen dan seluruh pegawai di UPT BPI
LIPI atas partisipasinya dalam pengumpulan
data, Prof. Dr. Ir. Jann Hidajat Tjakraatmadja,
MSIE atas bimbingannya selama melakukan
penelitian, dan Prof. Dr. Masno Ginting, M.Sc.
atas masukannya dalam perbaikan dan penyempurnaan tulisan ini.

70

DAFTAR PUSTAKA
[1]

[2]

[3]

[4]

[5]

[6]

[7]

UPT Balai Pengembangan Instrumentasi. 2009.

Laporan Tahunan Balai Pengembangan Instrumentasi (UPT BPI LIPI) Tahun Anggaran 2008.
UPT BPI LIPI, Bandung.
Maani, Kambiz E dan Robert Y Cavana. 2000.
System Thinking and Modelling Understanding
Change and Complexity. Pearson Education,
New Zealand.
Awad, Elias M. & Ghaziri, Hasan M. 2003.
Knowledge Management. Person Education Inc.,
New Jersey.
Hidajat, J., Crestofel, D. 2006. Knowledge Management dalam Konteks Organisasi Pembelajar.
SBM ITB, Bandung.
Chekland, Peter, dan Jim Scholes. 1990. Soft
System Methodology In Action. John Willey and
Sons, New York.
Maier, R., dan Hdrich, T. 2006. Knowledge Management Systems. Knowledge Management: Concepts, Methodologies, Tools, and Applications.
Information Science reference, New York.
Tseng dan Lin. 2008. A Knowledge Management
Portal System for Construction Projects Using
Knowledge Map. Knowledge Management:
Concepts, Methodologies, Tools, and Applications. Information Science reference, New
York.