Akurasi Data

Inventory:

Stock opname dan

cycle counting
Oleh
Henmaidi, PhD
Jurusan Teknik Industri Univ.
Andalas, Padang

Akurasi data persediaan merupakan salah satu tujuan

utama pengadministrasian inventori/ isi gudang
Banyak perusahaan tidak menyadari rumitnya
persoalan yang berkaitan dengan akurasi
Data yang tidak akurat dapat mengakibatkan:

Sulit mencari barang

Terjadi kelebihan stock
Terjadi kekurangan stock
Sulit menghitung nilai persediaan
Sulit mengontrol persediaan

Sekalipun sistem adminisrasi gudang yang digunkan

sangat canggih, namun bila data tidak akurat,
hasilnya tak dapat digunakan

Garbage in garbage out

Penyebab data tidak

akurat

Karyawan lupa mencatatkan transaksi

keluar masuk barang
Ada dokumen permintaan barang yang
belum lengkap, tapi barangnya
dibutuhkan segera (pakai bon sementara)
Terlambat mentransaksikan ke sistem
Kesalahan pengambilan barang
Kesalahan pencatatan
Kesalahan dalam penerimaan barang

Penyebab data tidak

akurat

Tidak ada prosedur bagi barang return

Banyak barang titipan user, namun tidak
dicatat
Barang sisa proyek tidak tercata
Terjadi pencurian
Perbedaan catatan dengan fisik telah
ditemukan, namun tidak dilakukan koreksi
persediaan
Penempatan barang idak teratur
User/ orang selain petugas gudang dibiarkan
leluasa keluar masuk gudang
Sistem pencatatan tidak baik, dll

Pentingnya akurasi data

Mempertahankan akurasi data

gudang sangat penting
Dengan data yang akurat, nilai
inventori bisa ditekan
Tingkat layanan meningkat

Data inventori yang akurat adalah hasil

dari praktek administrasi yang baik
Keakuratan catatan inventori
terhgantung dari akurasi data transaksi
Karena itu harus ada prosedur untuk
meningkatkan dan menjaga akurasi data
Upaya ini biasa dikenal dengan stock
opname atau cycle counting

Cycle counting adalah prosedur Quality Assurance yang

mencoba mengidentifikasi kesalahaan serta melakukan
perbaikan yang dibutuhkan
Cycle counting adalah upaya untuk menghitung jumlah
fisik persediaan di gudang, membandingkan dengan
catatan, dan setelah memperhatikan transaksi yang
sedang berjalan, dilakukan tindakan koreksi.
Cycle counting adalah metode sistematis untuk
menghitung persediaan terus menerus. Akurasi
inventori di audit secara reguler, bukannya sekali
setahun
Hasilnya: data lapangan cocok dengan catatan di
administrasi/ di dalam sistem

Best Practice and Strategy

1.

Hitung persediaan, minimal 2 sampai 4

kali setahun secara teratur dan disiplin
Contoh jika ada 2000 jenis barang di
gudang:
jumlah yang harus dihitung per hari:
= 2000/250 (jumlah hari kerja per tahun)
= 8 item
8 item x 4 kali se tahun = 32 item per hari
Dengan cara demikian, semua item akan
dihitung 4 kali se tahun.

2.
3.

4.

Tunjuk penanggung jawab Cycle-Counting

Berikan training tentang prosedur, jika perlu masukkan
pelatihan cycle counting dan akurasi data inventori bagi
staf baru
Tentutan strategi penghitungan
Berdasarkan area penyimpanan: Gunakan pendekatan
sistematis
Bagi gudang penyimpanan atas beberapa area,
seperti: Rak, 1, 2 , floor, open yard
Tentukan pola penghitungan untuk menjamin semua
item akan terhitung.
Penghitungan juga dapat dilakukan berdasarkan
kategori barang, seperti kelompok elektronik,
instrumen barang umum, bahan penolong atau
mekanik.

Tentukan area yang akan dihitung dan bagi tugas

bagi para petugas berikut skedul perhitungannya
Lakukan perhitungan
Catat nomor persediaan beserta detail specnya,
catat kode lokasi, dan hitung. Hasil perhitungan
di masukkan ke dalam tabel.
Setelah selesai, lakukan perbandingan antara
hasil perhitungan di lapangan dengan kartu
gudang atau catatan di dalam sistem
Lakukan analisis jika terdapat berbedaan
Tingkat akurasi ditentukan dengan menghitung
proporsi (dalam prosentase) barang yang cocok
dengan catatan dengan total jumlah yang
dihitung.

4.

Lakukan penelusuran, kenapa

terjasi perbedaan. Lakukan
evaluasi untuk continuous
improvement
Identifikan sumber masalah
Lakukan perbaikan yang diperlukan

Anda mungkin perlu melakukan perubahan

SOP pergudangan, penyempurnaan WI dll.
Gunakan hasil koreksi dalam pelaporan
nilai inventori

Perbedaan Hasil
Perhitungan:

Invenstigasi terhadap perbedaan hasil

perhitungan, mungkin akan mampu menemukan
kesalahan prosedural yang terjadi, antara lain:

Jumlah yang diambil tidak cocok dengan dokumen

permintaan
Barang yang salah yang terambil untuk suatu order
Barang diambil dari lokasi yang salah
Barang ditempatkan pada lokas yang salah
Unit perhitungan tidak sama (seperti, each, pair, meter,
kg, kaleng, kotak, liter dll.)
Kesalahan data entri
Barang yang rusak bercampur dengan yang baik
Pergerakan barang tidak tercatat dengan baik

No

Nomor
Stock

Description

Satuan Fisik
(1)

Jumlah
Kartu
Sistem
(2)
(3)

Selisih
LOKASI

(4) = 1 - 2

(5) = 1 - 3

KETERANGAN

LATAR BELAKANG

Objektif dari sistem penyimpanan adalah:

Pemanfaatan luas lantai optimal

Penggunaan peraltan matrial handling optimal
Utilisasi pekerja tinggi
Accessibility
Proteksi

Objektif dicapai berorientasi pada

peningkatan service level kepada para
user.

Penilai Kinerja

Kinerja Gudang dapat dinilai dari

aspek:

Lay out/ tata letak

Media penyimpanan
Efisiensi pemanfaatan ruang gudang
Kecepatan pelayanan
Akurasi data
Rata-rata lama item di dalam gudang

LAYOUT ASSESSMENT
NO.

OBJEKTIF

1.

Utilisasi luas lantai

2.
3.

Pemanfaatan
pemindahan bahan
Aksesibilitas

4.

Fleksibilitas

5.

Sistem proteksi barang

6.

Utilisasi pekerja

PENILAIAN

MEDIA PENYIMPANAN
Media

Tipe Barang

Alat Material
Handling
Crane, Pallet
Jack, Forklift

Lantai

Oddly shaped,
besar dan
berat

Box

Karet, ukuran
agak kecil

Crane,
Forklift,
Pallet Jack

Rak

Kecil, berat

Pallet Jack

Kamar
Khusus

Mahal

Manual,
Pallet Jack

BLOCK LAYOUT
Kabel
(out)

Part
(in)

Tab.
Oksig
en

Oli (in) Kantor

Tansit

S/R

Besi
Profil

Firebri
ck