Pencatatan Barang Milik

Sekolah/Madrasah

Tujuan
Setelah mengikuti sesi ini, peserta
diharapkan mampu menjelaskan
pentingnya melakukan pencatatan barang
milik daerah yang dikelola oleh
sekolah/madrasah (selanjutnya disebut
barang milik sekolah/madrasah atau BMS);
pencatatan penerimaan dan penggunaan
barang habis pakai; dan
pencatatan dan penempatan barang tidak
habis pakai dan memberikan kode barang
untuk inventarisasi barang milik
sekolah/madrasah.
2

Pokok Bahasan
1. Latar Belakang dan Pengertian
Pencatatan Barang Milik
Sekolah/Madrasah.
2. Penanggungjawab dan Jenis
Barang Milik Sekolah/Madrasah.
3. Pencatatan Penerimaan,
Penyimpanan dan Penggunaan
Barang Milik Sekolah/ Madrasah.
4. Penulisan Kode Barang.

Dasar Hukum Pencatatan Barang

Milik Sekolah/Madrasah?
PP 6/2006 tentang Pengelolaan Barang
Milik Negara/Daerah dan PP 38/2008
tentang Perubahan atas PP 6/2006.
Permendagri 17/2007 tentang Pedoman
Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah
(Pasal 3, Pasal 6 Ayat 5, dan
Lampirannya)
Peraturan Menteri Keuangan
29/PMK.06/2010 tentang Penggolongan
dan Kodefikasi Barang Milik Negara.

Mengapa penting dilakukan

Pencatatan Barang Milik
Sekolah/Madrasah?
Sebagai proses inventarisasi kekayaan
daerah dimana BMS merupakan salah satu
unsurnya.
Menjaga kondisi BMS guna memastikan
pelayanan pendidikan dapat berjalan
secara normal.
Sebagai bentuk pengamanan barang
daerah yang dikuasakan penggunaannya
kepada sekolah.
Dasar penyusunan Neraca daerah karena
BMS adalah bagian dari barang daerah.

Apa yang dimaksud dengan Barang

Milik Sekolah/Madrasah
merupakan barang milik daerah yang
dikelola oleh sekolah, terdiri dari:
Barang habis pakai yaitu barang habis
dipakai dalam pelaksanaan belajar mengajar
di sekolah dengan masa pakai kurang dari
satu tahun (contoh: kapur tulis, ATK dll)
Barang tidak habis pakai yaitu barang
yang memiliki masa pakai lebih dari satu
tahun dan dapat digunakan berulangkali
(contoh: meja, kursi, komputer, mesin tik,
dll)

Sumber Barang Milik

Sekolah/Madrasah
Pembelian yang dilakukan
sekolah/madrasah.
Sumbangan dari:
Pemerintah
Provinsi
Kabupaten/Kota
Perusahaan
Hibah donor
Masyarakat
Lainnya.

Siapa yang Bertanggungjawab atas

Barang
Milik Sekolah?
Kepala Sekolah sebagai kuasa
pengguna barang daerah atau yang
kemudian mendelegasikannya
kepada kepala tata usaha atau
yang ditunjuk oleh kepala sekolah
sebagai penanggung jawab
pengelola barang milik sekolah.

Tanggung Jawab Kepala Sekolah

sebagai Kuasa Pengguna dalam
Pengelolaan BMS
Pencatatan administrasi barang
inventaris, pemberian kodefikasi,
Inventarisasi dengan cara menerbitkan
dan memasang daftar inventaris ruangan,
Membuat laporan mutasi barang,
Membuat laporan pengadaan barang
inventaris secara berkala (per triwulan),
Mengawasi segala jenis
perbaikan/pemeliharaan barang
inventaris.

Alur Pencatatan Penerimaan dan

Penggunaan/Penempatan Barang
Sekolah
Penerimaan, penyimpanan dan
penempatan/ penggunaan barang
milik sekolah merupakan satu
rangkaian kegiatan dalam rangka
tertib administrasi pengelolaan barang
milik sekolah.
Penerimaan

Pencatatan

Penyimpanan/
Penempatan/
Penggunaan

Penerimaan Barang
1. Dilakukan oleh kepala tata usaha atau
penanggung jawab barang yang ditunjuk.
2. Dasar penerimaan barang ialah surat perintah
kerja/surat perjanjian kontrak/kontrak
pengadaan barang yang ditandatangani oleh
kepala sekolah.
3. Barang yang diterima harus disertai dokumen
yang menyatakan macam/jenis, jumlah, harga,
dan spesifikasi barang.
4. Barang diterima jika sesuai isi dokumen pada
poin 3 diatas.
5.
Jika ada kekurangan maka barang ditolak
atau buat tanda terima sementara yang memuat
sebab-sebab penerimaan sementara barang.
6. Pernyataan penerimaan barang sah apabila
berita acara penerimaan barang telah ditanda

Contoh Kartu Penerimaan

Barang

Sekolah/Madrasah:
Jl
..

No:
Tanggal
:

KARTU PENERIMAAN BARANG

No

Jenis

Kuantit
Harga
as/ Unit

Sumber

Referensi

Dibukukan
Di
Tanggal

Yang Menerima

(TT dan Nama Jelas)

Penyimpanan dan Pemakaian Barang

Habis Pakai
Menggunakan sistem kartu barang guna pemantauan
persediaan dan penggunaan barang
Setiap satu jenis barang dibuatkan satu kartu barang
Kartu barang disimpan dalam kotak atau file khusus, dan
diurutkan secara alfabetis sesuai dengan nama barang.
Setiap ada perubahan jumlah logistik, baik karena
adanya pemasukan barang maupun pengeluaran barang
harus secepatnya dicatat
Setiap kartu barang harus dapat menunjukkan
persediaan barang pada saat itu.
Bukti-bukti pemasukan barang disimpan dalam satu
tempat atau map khusus yang berisi bukti-bukti
penerimaan logistik secara berurutan sesuai tanggal
penerimaan.

Contoh Kartu Barang Habis Pakai

Nama Sekolah:
Alamat:
Nama Barang:
Tgl
No
.

Kuantitas/Unit
Referensi

Uraian

Masuk

Keluar

Sisa

Penyimpanan Barang Tidak

Habis Pakai
Pelaksanaan penyimpanan barang tersebut meliputi:
1. Menyimpan, mengatur, dan merawat.
2. Mencatat secara tertib dan teratur penerimaan
barang, pengeluaran barang, dan keadaan
persediaan barang ke dalam buku barang menurut
jenisnya:
a. kartu inventaris tanah
b. kartu inventaris mesin dan peralatan
c. Kartu inventaris gedung dan bangunan
d. Kartu Inventaris aset tetap lainnya.
3. Membuat laporan berkala.

Contoh 1 - Kartu Inventaris Tanah

Contoh 2 - Kartu Inventaris

Mesin/Peralatan

Penting Untuk Diperhatikan

Kartu Inventaris Mesin/Peralatan ini
digunakan juga untuk mencatat:
a.Alat-alat angkutan: alat angkutan darat
bermotor, alat angkutan darat tak
bermotor, dll.
b.Alat-alat bengkel dan alat ukur: alat
bengkel bermotor, alat bengkel tak
bermotor, dll.
c.Alat-alat kantor dan rumah tangga: alat
kantor, alat rumah tangga, dll.
d.Alat-alat laboratorium: unit alat
laboratorium, alat peraga/praktek sekolah,
dll.

Contoh 3 - Kartu Inventaris Gedung

Kartu Inventaris ini digunakan untuk mencatat setiap invent

gedung.

Contoh 4 - Kartu Inventaris Aset

Tetap Lainnya

Penting Untuk Diperhatikan:

Kartu Inventaris Aset Tetap Lainnya digunakan untuk
mencatat:
a.Buku dan perpustakaan
Buku seperti Buku Umum, Filsafat, Agama, IPS,
Ilmu Bahasa, Matematika dan IPA, Ilmu Pengetahuan
Praktis, Arsitektur, Kesenian, Olahraga, Geografi,
Biografi, Sejarah, dll.
b.Barang bercorak kesenian/kebudayaan
Barang bercorak kesenian/kebudayan seperti:
pahatan, lukisan, alat-alat kesenian, alat olahraga,
tanda penghargaan, dll.
c.Hewan/ternak dan tumbuhan
Hewan seperti binatang ternak, binatang unggas,
binatang melata, ikan, dll sejenisnya. Tumbuhantumbuhan seperti pohon jati, pohon mahoni, pohon
kenari, pohon asem dan lain-lain sejenisnya termasuk

Pemakaian/Penempatan
Pemakaian dilakukan melalui kegiatan
penempatan atau pengiriman barang dari
gudang/tata usaha ke unit kerja sekolah (kelas,
kantor guru, ruang kesenian, perpustakaan,
dll).
Fungsi penempatan adalah menyelenggarakan
pengurusan pembagian/pelayanan barang
secara tepat, cepat dan teratur sesuai dengan
kebutuhan
Barang-barang yang telah ditempatkan/dikirim
harus dicatat di dalam Kartu Inventaris Ruang.

Kartu Inventaris Ruang ini ditempatkan di setiap ruang dan

digunakan untuk mencatat inventaris yang berada di masingmasing ruangan.

Kapan Kartu Inventaris

Diperbaharui?
Semua kartu inventaris harus
diperbaharui (update) secara rutin
minimal setiap enam bulan sekali
atau setiap ada barang baru yang
masuk ke sekolah.

Penulisan Kode Barang Tidak

Habis Pakai
0

Kode
golongan
Kode bidang
Kode kelompok
Kode sub
kelompok
Kode Sub sub Kelompok
Nomor
register

Contoh Penulisan Kode Barang

Sekolah membeli 2 unit Pesonal Computer.
Penulisan kode barang untuk PC tersebut adalah:
PC 1: 02.06.03.02.01.003
PC 2: 02.06.03.02.01.004
Kode barang mengandung arti:
02: Kode golongan peralatan dan mesin
06: Kode bidang alat kantor
03: Kode kelompok komputer
01: Kode sub-kelompok personal komputer
01: Kode sub sub-kelompok PC unit
0003 dan 0004: Kode Register
Kode golongan dapat dilihat dalam referensi bahan bacaan.

Nomor Register
Nomor urut pencatatan dari setiap barang,
pencatatan terhadap barang yang sejenis, tahun
pengadaan sama, besaran harganya sama seperti
meja dan kursi jumlahnya 150, maka pencatatannya
dapat dilakukan dalam suatu format pencatatan
dalam lajur register, ditulis: 0001 s/d 0150.
Nomor register juga bisa diambil dari nomor rangka/
nomor produksi yang melekat pada barang yang
dibeli. Misalnya: untuk komputer, bisa dilihat nomor
unik yang tercantum di unit komputer tersebut dan
dijadikan nomor register (cukup diambil 3-4 angka
terakhir).
Nomor register ini dicetak dan ditempel pada
barang tidak habis pakai yang relevan.

Tanya Jawab
dan
Penutup