LAPORAN PERANCANGAN SISTEM

Disusun untuk melengkapi tugas praktik

Mata kuliah Sistem Akuntansi
Tahun Akademik 2014/2015

Kafe DAPUK JATI

Disusun Oleh
Kelas H
Kelompok 6
1.
2.
3.
4.

Munawaroh
Wardhatun Nafisah
FaiqQotur
Santika Arnindy

140810301148
140810301054
140810301164
140810301023

JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS JEMBER
2015
KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr. Wb.

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala limpahan
Rahmat, Inayah, Taufik dan HinayahNya sehingga penulis dapat menyelesaikan
penyusunan laporan perancangan sistem yang kami peroleh dari data setelah
melakukan wawancara dan penelitian di kafe Dapuk Jati dalam bentuk maupun
isinya yang sangat sederhana. Semoga laporan ini dapat dipergunakan sebagai
salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca.
Harapan saya semoga laporan ini membantu menambah pengetahuan dan
pengalaman bagi para pembaca, sehingga penulis dapat memperbaiki bentuk
maupun isi laporan ini sehingga kedepannya dapat lebih baik.
Laporan perancangan sistem ini penulis akui masih banyak kekurangan
karena pengalaman yang penulis miliki sangat kurang. Oleh kerena itu penulis
harapkan kepada para pembaca untuk memberikan masukan-masukan yang
bersifat membangun untuk kesempurnaan laporan perancangan sistem ini.
Wassalamualaikum Wr. Wb.

Jember, 23 Mei 2015

Penulis

BAB 1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Sistem adalah suatu jaringan atau prosedur yang dibuat menurut pola yang
terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Perusahaan pada
umumnya membutuhkan sistem yang baik untuk mengelola usahanya, karena
dengan adanya sistem yang baik maka perusahaan akan berjalan dengan lancar
serta perusahaan akan memperoleh keuntungan yang banyak. Keuntungan yang
diperoleh perusahaan tersebut akan diproses ke dalam Sistem Akuntansi
Penerimaan Kas.
Dalam Sistem Akuntansi Penerimaan Kas akan berkaitan erat dengan
penjualan baik tunai maupun kredit. Namun dalam penelitian yang kami lakukan
kali ini lebih menekankan ke Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai. Jika
sistem tidak terstruktur dengan baik maka akan berpengaruh besar terhadap
jumlah kas yang diterima oleh perusahaan. Maka dari itu perusahaan
membutuhkan suatu Sistem Akuntansi Penerimaan Kas, karena dengan adanya
sistem penerimaan kas tersebut dapat menghasilkan informasi-informasi yang
baik, akurat, dan relevan mengenai jumlah penerimaan kas yang diterima.
Sistem Akuntansi Penerimaan Kas adalah kumpulan dari sub-sub sistem
yang saling bekerja sama dan bertanggungjawab untuk mengolah transaksi
penerimaan kas, baik dari penjualan tunai maupun penerimaan kas dari piutang
dagang.
1.2 RUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut laporan perancangan sistem
yang kami buat mencaup suatu rumusan masalah yang menyangkut tentang:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Bagaimana deskripsi usaha/perusahaan yang diteliti?

Apa nama sistem yang diamati?
Jelaskan deskripsi kegiatan mengenai sistem yang diamati?
Gambarkan mengenai struktur dari usaha yang diamati?
Sebutkan apa saja fungsi/divisi/bagian dari sitem yang diamati?
Apa saja dokumen yang digunakan dan jelaskan fungsinya?
Catatan akuntansi apa saja yang digunakan dan apa fungsinya?

8. Apa saja jaringan prosedur yang membentuk sistem dan apa fungsinya?
9. Bagaimana unsur pengendalian internnya?
1.3 TUJUAN PENELITIAN
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Untuk mempermudah manajemen untuk mencatat segala transaksi yang
tejadi, khususnya transaksi penerimaan kas.
2. Untuk mempermudah manajemen dalam pengambilan keputusan.
3. Untuk mempermudah perusahaan dalam melihat seberapa besar omzet
yang didapatkan perusahaan pada periode tertentu.
4. Untuk melatih kami sebagai mahasiswa dalam perancangan sistem
akuntansi yang baik dan benar.
1.4 MANFAAT PENELITIAN
Manfaat dari penelitian ini yaitu:
1. Mengetahui seberapa besar tingkat pemahaman mahasiswa dalam mata
kuliah Sistem Akuntansi
2. Menambah wawasan bagi

mahasiswa

mengenai

langkah-langkah

penyusunan suatu sistem

3. Memberiks kemudahan bagi perusahaan dalam pencatatan transaksi yang
terjadi

BAB 2. PEMBAHASAN

2.1 Deskripsi Usaha

Usaha kafe DAPUK JATI yang terletak di Jalan Kalimantan yang berada
di depan kampus Universitas Jember berdiri pada tanggal 24 Desember 2014.
Pendirinya yaitu pasangan suami istri yang masih muda, yaitu Nanang Restu
Priyawanto dan Ayu Dyah Pramawati. Usaha ini didirikan berawal dari hobi
memasak sang istri dan kemudian muncul ide untuk membuat usaha yang
bergerak di bidang kuliner. Pertama mereka berdua bermaksud untuk mendirikan
sebuah depot rumah makan, tetapi akhirnya semua konsep yang sudah dibuat
tidak jadi dilaksanakan dan beralih ke usaha kuliner dalam bentuk kafe.
Modal yang mereka dapatkan yaitu berasal dari ibu bapak Nanang, setelah
menerima modal teersebut mereka berdua kemudian mendirikan kafe DAPUK
JATI tersebut dan kemudian mencari lokasi yang mereka anggap strategis. Lalu
dipilihlah lokasi di Jalan Kalimantan depan kampus Universitas Jember yang
notabennya

merupakan

tempat

yang

strategis

untuk

para

mahasiswa

menghabiskan waktunya untuk bersantai sejenak setelah melaksanakan kewajiban

menuntut ilmu.
Setelah mendapatkan lokasi uang sesuai tersebut kemudian mereka mulai
merancang konsep kafe seperti apa yang akan mereka dirikan untuk lebih
memantapkannya lagi, menentukan menu, dan training pegawai, serta
merencanakan sistem pemasarannya. Usaha mereka tidak hanya dijalankan oleh
mereka berdua saja, mereka juga dibantu oleh seorang teman merekadan beberapa
karyawan lainnya.
Usaha ini sudah berlangsung hampir 6 bulan lebih, rencananya bulan
depan mereka akan mengembangkan usaha mereka dengan membuka cabang kafe
DAPUK JATI di daerah Banyuwangi yang kemudian disusul dengan membuka
cabang yang kedua di Bali. Setelah mereka membuka anak cabang sebanyak 3
tempat atau lebih mereka akan membuat sistem frenchising.

2.2 Nama Sistem yang Diamati

Dalam praktik yang diberikan oleh dosen kami dengan mata kuliah Sistem
Akuntansi ini kami meneliti sebuah kafe DAPUK JATI yang berlokasikan di
Jalan

Kalimantan

kami

merancang

sebuah

SISTEM

AKUNTANSI

PENERIMAAN KAS dari kafe tersebut. Usaha kafe ini baru saja dimulai,
sehingga dari praktik penelitian ini kami tidak mendapatkan sistem dari kafe
tersebut karena pemilik dari usaha tersebut masih malakukan semua pencatatan
secara manual. Misalnya saja dalam transaksi penjualannya, setiap kali terjadi
terjadi transaksi penjualan dicatat dalam nota yang kemudian dikumpulkan lalu
diakumulasikan menjadi satu dan setiap akhir bulan mereka baru menghitungnya.
Mengapa kelompok kami memilih untuk merancang sistem penerimaan kas dari
pada sistem yang lain? Setelah kami melakukan penelitian di kafe tersebut dengan
teknik wawancara kami mendapati bahwa transaksi yang frekuensinya paling
sering terjadi yaitu transaksi penerimaan kasnya yang berasal dari penjualan
mereka. Maka dari situ kelompok kami berpikir untuk merancang sebuah sistem
penerimaan kas yang masih sederhana karena pengalaman kami yang masih
begitu terbatas dalam merancang sebuah sistem.
2.3 Deskripsi Kegiatan
Penjualan tunai dilaksanakan oleh suatu perusahaan dengan mewajibkan
kepada para konsumen/pembeli untuk melakukan transaksi pembayaran pada
waktu terjadinya transaksi pembelian pada saat itu juga, yaitu dengan
menggunakan uang tunai/kas (uang logam maupun kertas). Setelah para
konsumen/pembeli membayar barang belanjaan mereka maka oleh perusahaan
transaksi penjualan tunai tersebut kemudian dicatat/dibukukan.
Sumber penerimaan kas terbesar dari perusahaan yaitu berasal dari
transaksi penjualan secara tunai. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang
baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan:
1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetorkan ke bank dalam
jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk
melakukan internal check.

2. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui kartu kredit, yang
melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi
penerimaan kas.
2.4 Struktur Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI KAFE DAPUK JATI

Manajer Utama
Nanang Restu Priyawanto

Manajer Kedua
Ayu Dyah Pramawati

karyawan

karyawan

karyawan

karyawan

2.5 Fungsi/Divisi/Bagian yang Terkait

Dalam perancangan sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai
ini kami menganalisis ada beberapa fungsi/divisi/bagian yang secara langsung
berkaitan dengan sistem yang kami rancangkan ini, yaitu:
a.
b.
c.
d.

Fungsi Penjualan (bagian order penjualan)

Fungsi Produksi,
Fungsi Kasa, dan
Fungsi Akuntansi.

2.6 Dokumen yang digunakan Beserta Fungsinya

a. Surat Order Pesanan
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penjualan setelah mereka
menerima order pembelian dari pembeli yang datang. Yang berisi data-data
atau rincian mengenai produk (makanan dan minuman) yang dipesan oleh
pembeli, kuantitas yang diminta, harga per unit produk (makanan dan
minuman), serta jumlah total dari pesanan pembeli. Surat order pesanan ini
oleh bagian order penjualan dibuat rangkap tiga. Salinan dokumen yang
lembar ketiga oleh bagian order penjualan langsung diarsipkan oleh fungsi
penjualan, lalu salinan dokumen lembar kedua diserahkan ke bagian
akuntansi yang digunakan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan
transaksi penerimaan kas, dan lembar asli (pertama) diserahkan ke bagian
produksi yang kemudian digunakan untuk melayani pesanan dari
pelanggan yang kemudian apabila setelah bagian produksi selesai
dokumen tersebut kemudian diserahkan ke bagian kasa.
b. Bukti Setor Bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kasa sebagai bukti penyetoran kas
ke bank. Bukti setor ini dibuat rangkap tiga dan disetorkan oleh fungsi kas
ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas ke bank dari hasil penjualan
tunai. Dua lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah
ditandatangani dan di cap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank.
Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan
dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan

transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan

kas.
2.7 Catatan Akuntansi yang Digunakan
a. Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal penerimaan kas ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk
mencatat transaksi penerimaan kas dari berbagai sumber, yaitu misalnya
transaksi penjualan tunai. Dengan menggunakan dokumen sumber yaitu
bukti setor bank yang diterima dari fungsi kasa dan juga salinan surat order
pesanan lembar kedua yang diterima dari fungsi kasa.
2.8 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Setelah melakukan penelitian tersebut kami menganalisis jaringan
prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai tersebut
yaitu sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.

Prosedur Order Penjualan

Prosedur Order Produksi
Prosedur Penerimaan Kas
Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas

Deskripsi Prosedur:
1. Prosedur Order Penjualan
Dalam fungsi ini fungsi penjualan menerima order pembelian dari
pembeli yang datang ke kafe, lalu fungsi penjualan membuat surat order
pesanan rangkap tiga. Surat order pesanan lembar pertama oleh fungsi
penjualan diserahkan ke fungsi produksi, lalu salinan lembar kedua
diserahkan ke fungsi kasa, dan salinan lembar ketiga oleh fungsi penjualan
diarsip sendiri sebagai bukti.
2. Prosedur Order Produksi
Dalam prosedur ini fungsi produksi menerima surat order pesanan
lembar pertama dari fungsi penjualan lalu kemudian fungsi produksi
memproduksi pesanan dari pembeli. Setelah barang pesanan jadi lalu

fungsi produksi mengirim pesanan ke bagian penjualan untuk diantar ke

pembeli. Lalu dokumen surat order pesanan lembar pertama oleh fungsi
produksi dikirim ke bagian kasa.
3. Prosedur Penerimaan Kas
Fungsi ini bertugas menerima pembayaran kas tunai dari pembeli
dengan membubuhkan cap lunas dan tanda tangan pada dokumen surat
order pesanan lembar pertama yang diterima dari fungsi produksi yang
kemudian diserahkan ke pembeli dan surat order pesanan lembar kedua
yang diterima dari fungsi penjualan yang kemudian diserahkan ke fungsi
akuntansi.
4. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas
Bagian akuntansi menerima surat order pesanan lembar kedua yang
telah dibubuhi tanda tangan dan diberi cap lunas oleh fungsi kasa lalu
fungsi akuntansi mencatatnya ke dalam jurnal penerimaan kas dan
kemudian bukti tersebut di arsip menurut tanggal.
2.9 Unsur Pengendalian Intern
1. ORGANISASI
a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas. Fungsi penjualan
yang merupakan fungsi operasi harus dipisah dari fungsi kas yang
merupakan fungsi penyimpanan. Pemisahan ini mengakibatkan
setiap penerimaan kas dari penjualan tunai dilaksankan oleh dua
fungsi yang saling mengecek.
b. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. Berdasarkan unsur
sistem pengendalian intern yang baik, fungsi akuntansi harus
dipisahkan dari kedua fungsi pokok, hal ini dimasudkan untuk
menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian data
akuntansi.
2. SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR PENCATATAN
a. Penerimaan order dari pembeli dilakukan oleh fungsi penjualan
dengan menggunakan surat order permohonan transaksi penjualan
tunai dimulai dengan diterbitkannya surat order pesanan. Dengan

formulir ini fungsi penerimaan kas dan fungsi penjualan akan

menyerahkan makanan/minuman kepada pembeli.
b. Penerimanaan kas diotorisasi oleh fungsi

kas

dengan

membubuhkan cap lunas dan tanda tangan pada surat order

pesanan lembar pertama dan kedua.
c. Pencatatan ke dalam akuntansi harus didasarkan atas dokumen
sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung ynag lengkap.
Catatan akuntansi harus diisi informasi yang berasal dari dokumen
sumber yang valid. Kevalidan dokumen sumber dibuktikan
dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pendukung yang
lengkap, yang telah diotorisasi oleh pegawai yang berwenang.
2. PRAKTIK YANG SEHAT
a. Surat order pesanan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. Dalam organisasi,
setiap transaksi keuangan hanya akan dilakukan jika telah
mendapatkan otorisasi yang berwenang.
b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetorkan ke bank
pada hari sesudah terjadinya transaksi. Penyetoran segera sejumlah
kas yang diterima akan menjadikan jurnal kas perusahaan dapat
diuji ketelitian dan keandalannya.
c. Perhitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi kasa secara
periodik dan mendadak akan diperiksa oleh fungsi pemeriksaan
intern (manajemen). Tujuannya yaitu untuk mengurangi risiko
penggelapan kas yang diterima oleh kasir.
2.10 FLOWCHAT/DIAGRAM ALIR DOKUMEN
Berikut ini akan ditampilkan flowchart/diagram alir dokumen sistem
penerimaan kas dari penjualan tunai:
1. Bagian Penjualan
mulai
Menerima order dari
SOPpembeli
SOP
1 SOP
2
3
1

Membuat surat order

pesanan

2. Bagian Produksi

SOP

............ Memproses pesanan pelanggan

3. Bagian Kasa
1

2
Mengisi bukti setor
ke bank
SOP

2
Bukti
Bukti
setor bank
Bukti
setor bank
3
setor bank
2
1

Menerima
pembayaran dari
pembeli

Menyetor kas ke
bank

Membubuhkan
stempel dan tanda
tangan

SOP

Bukti
Bukti
Bukti
setor bank
setor bank
setor bank
3
2
1

4
3
Diserahkan ke pembeli

.......

Bersama uang
Diserahkan ke bank

4. Bagian Akuntansi

SOP

Bukti

2
Setor Bank
TT
AB

Jurnal Penerimaan Kas

TT
AB

Jurnal Penerimaan
Kas

selesai

BAB 3. KESIMPULAN

Perusahaan yang besar identik dengan sistem pencatatan keuangannya

yang sudah bagus dan berbeda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan
yang lainnya. Dengan adanya sistem pencatatan yang handal, suatu perusahaan
dapat melakukan kegiatan pencatatan dengan baik, efisien dan akurat. Sehingga
data-data keuangan yang dihasilkan pun dapat dipercayai keandalannya. Seorang
analisi sistem sebelummerancang suatu sistem yang baru ataupun memperbaiki
kinerja dari sistem yang sudah ada, sebelumnya dia harus melakukan beberapa
tahapan-tahapan untuk merancang suatu sistem. Yang mana dari tahapan-tahapan
tersebut kita tidak boleh melewatkan salah satu dari mereka, karena kesemua
tahapan-tahapan tersebut nantinya akan menghasilkan sebuah data yang akan
digunakan oleh seorang analis sistem untuk merancang sistem auntansi tersebut.
Dengan dirancangnya suatu sistem yang bagus maka harus juga dibarengi dengan
perancangan suatu sistem pengendalian intern yang bagus pula. Karena sistem
pencatatan akuntansi yang bagus kalu tidak adanya dukungan dari sistem
pengendalian intern yang bagus pula maka sistem pencatatan tersebut menjadi
percuma.

LAMPIRAN 1

1. SURAT ORDER PESANAN

Kafe DAPUK JATI

Jalan Kalimantan

Tanggal :
No :

Surat Order Pesanan

No. Meja :
No

Nama Pesanan

Jumlah

Petugas

Harga

Total

LAMPIRAN 2

2. JURNAL PENERIMAAN KAS

Kafe DAPUK JATI

Jurnal Penerimaan Kas
Periode
Halaman:
Tanggal

Keterangan

No Bukti

Petugas

Kas (D)

Penjualan (K)

LAMPIRAN 3

3. NOTA KONTAN