PENGANTAR:
Pada pertemuan ke-6 ini kita akan membahas tentang siklus perolehan dan
pembayaran beban dibayar di muka dan perlengkapan kantor. Penjelasan dibawah
ini mengacu pada buku Praktikum audit sukrisno agoes.
Tujuan keseluruhan di dalam audit siklus perolehan dan pembayaran yaitu
untuk mengevaluasi apakah akun yang dipengaruhi oleh perolehan barang dan
jasa dan apakah pengeluaran kas untuk perolehan tersebut secara wajar disajikan
sesuai dengan prinsip akuntansi yang diterima umum. Ada tiga kelompok
transaksi dalam siklus perolehan yaitu:
1. Perolehan barang dan jasa
2. Pengeluaran kas
3. Retur dan cadangan pembelian serta potongan pembelian
TUJUAN PERKULIAHAN:
1.
2.
3.
4.
Kas di Bank
Utang usaha
Diskon pembelian
Cek
File pengeluaran kas
Jurnal pengeluaran kas
Permintaan Pembelian adalah permintaan akan barang dan jasa oleh pegawai
yang berwenang. Bentuknya dapat berupa permintaan perolehan untuk bahanbahan oleh mandor atau pengawas gudang, reparasi di luar oleh pegawai kantor
atau pabrik, asuransi oleh direktur perusahaan pada titik pemesanan ulang
prespecified (yang telah di program sebelumnya) yang digunakan oleh computer
untuk memulai permintaan pembelian secara otomatis.
Pesana Pembelian adalah dokumen yang mengidentifikasikan deskripsi, jumlah,
dan informasi terkait untuk barang dan jasa yang akan dibeli perusahaan.
Dokumen ini seringkali digunakan untuk menunjukkan otorisasi guna
mendapatkan barang dan jasa. Perusahaan-perusahaan seringkali menyerahkan
pesanan pembelian elektronik ke pemasok yang mengatur pertukaran data secara
elektronik (EDI).
Laporan barang adalah dokumen yang dibuat pada saat barang berwujud dierima
yang menunjukkan deskripsi tentang barang, jumlah yang diterima, tanggal
penerimaan, dan data lain yang relevan.
Berkas Transaksi Pembelian. Berkas yang dihasilkan melalui computer yang
meliputi semua transaksi perolehan yang diproses oleh sisteim akuntasi untuk
suatu periode, seperti satu hari, satu minggu, satu minggu, atau satu bulan.
Informasi didalam berkas transaksi perolehan digunakan untuk bermacam-macam
catatan, daftar, atau laporan, tergantung pada kebutuhan perusahaan. Contohcontohnya meliputi jurnal perolehan, berkas induk hutang usaha/dagang, dan
transaksi untuk tersebut.
Jurnal atau Daftar Perolehan Laporan yang dihasilkan dari berkas transaksi
perolehan yang biasanya mencakup nama pemasok, tanggal, jumlah, dan
kelompok akun untuk setiap transaksi seperti perbaikan dan pemeliharaan,
persediaan, utilitas. Laporan tersebut juga mengidentifikasi apakah perolehan
tersebut dilakukan secara tunai atau secara kredit.
Faktur Pemasok adalah dokumen yang menunjukkan hal-hal seperti deskripsi
serta jumlah barang dan jasa yang diterima, harga (termasuk ongkos angkut),
syarat potongan tunai, dan tanggal penerimaan kas. Faktur merupakan dokumen
yang penting karena menyebutkan jumlah uang yang menjadi hak pemasok atas
perolehan tertentu.
Memo Debet adalah dokumen yang menunjukan pengurangan jumlah yang
menjadi hak pemasok karena pengembalian barang atau pengurangan harga.
Seringkali, memo debet mempunyai bentuk umum yang sama seperti faktu
pemasok, tetapi memo itu mendukung pengurangan hutang usaha bukan
penambahan.
Voucher. Dokumen ini biasanya digunakan oleh organisasi sebagai sarana formal
pencatatan dan pengendalian perolehan. Voucher meliputi map atau folder yang
diisi dokumen atau paket dokumen yang relevan seperti pesanan pembelian,
tembusan slip pengepakan, laporan penerimaan barang, dan faktur pemasok.
Berkas Induk Hutang Usaha/Dagang. Berkas induk hutang usaha/dagang
adalah berkas untuk mencatat masing-masing perolehan, pengeluaran kas, serta
retur dan pengurangan harga perolehan untuk masing-masing, pemasok. Berkas
induk dimutakhirkan dari berkas transaksi computer perolehan, retur dan
pengurangan harga perolehan, dan pengeluaran kas.
Neraca Saldo Hutang Dagang. Neraca saldo hutang usaha berisi daftar jumlah
hutang ke pemasok atau untuk setiap faktur atau voucher pada satu titik waktu
tertentu.
Laporan Pemasok. Laporan pemasok disusun setiap bulan oleh pemasok yang
menunjukan saldo awal, perolehan, retur dan pengurangan harga, pembayaran ke
pemasok, dan saldo akhir. Saldo dan aktifitas tersebut merupakan pernyataan
pemasok atas transaksi untuk periode tersebut dan bukan pernyataan klien.
Kecuali untuk jumlah dan perbedaan waktu yang diperselisihkan, berkas induk
hutang usaha klien seharusnya sama dengan laporan pemasok.
Cek. Dokumen yang digunakan untuk membayar setiap perolehan saat
pembayaran jatuh tempo. Setelah cek ditanda tangani oleh orang berwenang,
maka cek itu seudah merupakan aktiva. Oleh karena itu, cek yang sudah ditanda
tangani atau orang yang diberi tanggungjawab atas tugas tersebut.
Berkas Transaksi Pengeluaran Kas. Berkas yang dihasilkan computer yang
meliputi semua transaksi pengeluaran kas yang diproses oleh sistem akuntasi
untuk periode tertentu seperti sehari, seminggu, atau sebulan. Berkas tersebut juga
meliputi jenis informasi sama yang dibahas pada berkas transaksi perolehan.
Jurnal atau Daftar Pengeluaaran kas. Laporan yang dihasilkan dari berkas
transaksi pengeluaran kas yang meliputi semua transaksi untuk periode waktu
tertentu. Transaksi sama, yang meliputi semua informasi yang relevan, tercakup
didalam berkas induk hutng usaha/dagang dan buku bersar.
PENGARUH E-COMMERCE DALAM SIKLUS AKUISISI DAN
PEMBAYARAN
Perusahaan-perusahaan menggunakan opsi Internet dan e-commerce lain
untuk mempersingkat proses yang mengelilingi perolehan barang dan jasa,
sehingga membantu perkembangan revolusi di dalam proses yang menyangkut
manajemen saluran pamasokan (supply-chain management) Informasi tentang
deskripsi produk, penentuan harga, jadwal pengiriman , dan syarat lain siap sedia
di Internet melalui situs Web pemasok dan database lain yang mudah diakses.
Agen-agen pembelian mengakses informasi mengenai produk-produk yang
diperlukan dari suatu penyedia layanan kelompok, sehingga dapat memotong
proses pembelian tradisional yang berbasis kertas.
Beberapa perusahaan menggunakan extranets, yang merupakan jaringan
perseorangan yang dibangun atas dasar tehnologi Internet, yang memudahkan
pemasok dan pelanggan bisnis berkomunkasi dan melakukan bisnis secara
langsung didalam lingkungan yang aman. Perusahaan-perusahaan lainnya
memakai lelang bisnis-ke-bisnis yang diselenggarakan melalui internet untuk
melakukan negosiasi pembelian perlengkapan dan jasa yang dibutuhkan dalam
leleng terbuka. Lelang berbasis Internet ini sering membawa sekelompok
pemasok dan pelanggan besar bernegosiasi melalui portal lelang untuk pembelian
barang dan jasa.
Ada macam-macam gaya lelang, dengan beberapa di antaranya
diselenggarakan oleh spesialis pihak ketiga yang independen sedangkan lainnya
diselenggarakan sendiri oleh pemasok perusahaan.
mampu mengurangi prosedur analitik dan pengujian terinci atas hutang usaha.
Bagaimanapun juga, karena hutang usaha cenderung melakukan secara efektif
prosedur analitik dan beberapa pengujian terinci atas saldo tersebut.
Hutang dagang adalah kewajiban yang belum dibayarkan atas barang dan
jasa yang diterima dalam kegiatan usaha normal perusahaan. Terkadang sulit
untuk membedakan antara hutang usaha dan kewajiban yang masih harus dibayar,
tetapi ada manfaatnya untuk mendefinisikan kewajiban sebagai hutang usaha
kalau keseluruhan kewajiban itu sudah diketahui dan terhutang pada tanggal
neraca. Jadi, akun hutang usaha mencakup kewajiban karena perolehan bahan
baku, peralatan, prasaran, perbaikan, dan banyak lagi jenis barang dan jasa yang
telah diterima sebelum akhir tahun. Kebanyakan hutang usaha juga dapat
ditunjukkan melalui keberatan faktur pemasok. Hutang usaha juga harus
dibedakan dari kewajiban yang dibebani bunga. Kalau kewajiban mencakup
pembayaran bunga, hutang kontrak, hutang obligasi, atau hipotik.
Metodologi perancangan pengujian terinci atas saldo untuk utang usaha.
Metodologi ini sama dengan yang digunakan untuk piutang usaha.
1.
Mengidentifikasi Risiko Bisnis Klien yang mempengaruhi Hutang Usaha (Tahap
I)
Fokus terkini banyak perusahaan menyempurnakan aktifitas manajemen
saluran pemasoknya telah menimbulkan banyak perubahan dalam perancangan
sistem digunakan untuk memulai dan membukukan aktifitas perolehan dan
pembayaran. Usaha-usaha untuk merampingkan pembelian barang dan jasa, yang
meliputi penekanan yang makin besar pada pembelian persediaan just-in-time,
mengikatnya pertukaran informasi dengan pemasok, dan penggunaan teknologi
dan e-commerce guna melakukan transaksi bisnis, telah mengubah semua aspek
siklus perolehan pembayaran bagi banyak perusahaan. Pengaturan dan sistem itu
akan menjadi kompleks.
Signifikan resiko bisnis mungkin timbul karena perubahan-perubahan tersebut
tadi. Misalnya, pemasok mempunyai akses yang mungkin besar ke catatan hutang
usaha, yang memudahkan untuk terus menerus memonitor status saldo hutang
usaha dan melaksanakan rekonsiliasi terinci atas transaksi. Tambahan lagi,
meningkatkannya fokus pada penyempurnaan logistik pergerakan persediaan
secara fisik di dalam seluruh saluran distribusi perubahan mungkin mengingatkan
kesulitan dalam menerapkan pisah-pisah batas (cut off) saldo hutang usaha yang
efektif pada akhir periode. Auditor harus memahami sifat perubahan atas sistem
guna mengidentifikasi apakah resiko bisnis klien dan pengendalian manajemen
terkait mempengaruhi kemungkinan salah saji material atas hutang usaha.
Seperti piutang usaha, lazimnya ada banyak transaksi yang mempengaruhi
hutang usaha, saldo, saldonya seringkali terdiri dari banyak akun, saldonya besar,
sehingga relatif mahal untuk mengaudit akun itu. Atas alasan-alasan tersebut,
maka auditor biasanya menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi bagi hutang
usaha relatif tinggi. Untuk alasan yang sama, auditor juga seringkali menilai
resiko bawaannya menengah atau tinggi. Auditor biasanya sangat memperhatikan
tujuan audit kelengkapan dan tujuan pisah batas terkait-saldo bagi hutang usaha
karena potensi kurang saji saldo akun.
2.
Menilai Risiko Pengendalian serta Merancang dan Melaksanakan Pengujian
pengendalian dan Pengujian substantif atas transaksi (Tahap I dan II)
Sebagaimana yang disajikan, setelah auditor menetapkan salah saji yang dapat
ditoleransi dan resiko bawaan untuk hutang usaha, maka auditor menggunakan
pemahamannya mengenai pengendalian intern itu untuk menilai resiko
pengendalian. Ijin substantif terakhir bagi auditor itu tergantung pada efektifitas
relatif pengendalian internal yang terkait dengan hutang dagang. Oleh karena itu,
penting untuk memehami bagaimana pengendalian yang terkait dengan hutang
usaha tersebut.
Dampak pengendalian intern klien pada pengujian hutang usaha dapat
diilustrasikan dengan dua contoh. Pertama, anggaplah bahwa klien mempunyai
struktur pengendalian intern yang sangat efektif atas pembukuan dan pembayaran
perolehan. Penerimaan barang segera didokumentasikan dengan laporan
penerimaan barang yang bernomor cetak (prenumberd), setiap voucher
penumbered disiapkan dengan segala dan efisien kemudian dibukukan ke dalam
berkas transaksi perolehan dan berkas induk hutang usaha. Setiap pembayaran
juga dilakukan dengan berkas transaksi sesudah jatuh tempo, dan pengeluaran
segera dibukukan ke dalam berkas transaksi perolehan dan berkas induk hutang
usaha. Setiap bulan masing-masing saldo pengeluaran kas dan berkas induk
hutang usaha direkonsiliasi terhadap rekening pemasok, dan totalnya
dibandingkan dengan buku besar oleh orang indevenden. Dalam situasi ini,
ferifikasi atas hutang usaha hanya membutuhkan sedikit upaya audit setelah
auditor menyimpulkan bahwa struktur pengendalian intern berjalan dengan
efektif.
3. Menilai Risiko Pengendalian serta Merancang dan Melaksanakan Pengujian
pengendalian dan Pengujian Substantif Atas Transaksi (Tahap I dan II)
Dampak pengendalian intern klien pada pengujian hutang usaha dapat
diilustrasikan dengan dua contoh. Pertama, anggaplah bahwa klien mempunyai
struktur pengendalian intern yang sangat efektif atas pembukuan dan pembayaran
perolehan.
4. Merancang dan Melaksanakan Prosedur Analitik (Tahap III)
Salah satu dari prosedur analitik untuk mengungkap salah saji hutang dagang
yaitu dengan membandingkan total beban tahun berjalan dengan tahun lalu.
5. Merancang dan Melaksanakan Pengujian Terinci atas Saldo Hutang Usaha (Tahap
III) Auditor harus mengetahui perbedaan penekanan antara audit atas kewajiban
dan audit atas aktiva.
a) Pengujian Kewajiban Sudah Lewat Waktu.
Karena akun kewajiban menekan pada kurang saji, maka pengujian kewajiban
yang sudah leawat waktu penting untuk hutang usaha.
b) Periksa Dokumentasi yang Mendasari Pengeluaran Kas Periode Akuntansi.
Tujuan prosedur audit ini adalah menemukan pembayaran dalam periode
akuntansi berikutnya yang merupakan kewajiban pada tanggal neraca.
c) Periksa Dokumentasi yang Mendasari Tagihan yang belum Dibayarkan Beberapa
Minggu Setelah Akhir Tahun.
Prosedur ini dilakukan dengan cara yang sama seperti prosedur diatas dan untuk
maksud yang juga sama.
d) Telusuri Laporan Penerimaan yang Dibuat Sebelum Akhir Tahun ke Faktur
Pemasok.
Semua barang dagangan yang diterima sebelum akhir periode akuntansi, yang
ditunjukkan oleh pembuatan laporan penerimaan barang harus dimasukkan
sebagai hutang usaha.
e) Telusuri Laporan Pemasok yang Memperlihatkan Saldo Terhutang ke Neraca
Saldo.
Apabila klien menyimpan arsip akun tagihan pemasook, maka laporan yang
menunjukkan adanya saldo terhutang pada tanggal neraca dapat ditelusuri ke
jurnal atau daftar tersebut untuk memastikan bahwa saldo-saldo tersebut sudah
termasuk dibukukan sebagai hutang usaha.
f) Kirimkan Konfirmasi ke Pemasok yang Melakukan Bisnis Dengan Klien.
Walaupun penggunaan konfirmasi untuk hutang usaha kurang umum
dibandingkan untuk piutang usaha, akan tetapi hal ini sering dilakukan untuk
menguji adanya pemasok yang dihilangkan dari daftar hutang usaha.
g) Pengujian Pisah Batas.
Pengujian ini untuk hutang usaha dimaksudkan untuk menentukan apakah
transaksi yang dibukukan beberapa hari sebelum dan setelah tanggal neraca telah
dimasukkan ke dalam periode yang sesuai.
h) Hubungan Pisah Batas dengan Observasi Pisik Persediaan.
Dalam menentukan apakah pisah batas hutang usaha sudah benar, adalah penting
bahwa pengujian pisah batas ini dikoordinasi dengan observasi pisik persediaan.
i) Persediaan Masih Dalam Perjalanan.
Dalam hutang usaha harus dibedakan antara perolehan persediaan berdasarkan
franko gudang pembeli (FOB destination) dan franko gudang penjual (FOB
origin).
j) Pembedaan Antara Faktur Pemasok dan Laporan Tagihan Pemasok.
CATATAN:
Buku ajar ini disusun berdasarkan acuan referensi berikut:
1. Agoes Sukrisno, Trisnawati Estralita, Praktikum Audit, Jakarta; Penerbit
Salemba Empat.
2. Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK)
3. Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP)