BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1. Tentang Sekolah Al-Chasanah

3.1.1. Sejarah Sekolah Al-Chasanah
Mulai tahun 1961, keluarga besar Chasanah yang ada di ibukota
Republik Indonesia, Jakarta, telah mempunyai kesadaran dan bercita-cita
ingin berbuat yang berbuat yang bermanfaat dalam. Bidang pendidikan
yang merupakan pilihan untuk dijadikan sarana mencapai manfaat ganda;
sebagai perwujudan dari: pengabdian terhadap Allah Maha Pencipta,
kepatuhan atau ketaatan terhadap orang tua (ibu dan bapak), kecintaan
terhadap masyarakat dan lingkungan, serta kecintaan terhadap Tanah Air,
Bangsa dan Negara Indonesia.
Dimulai dengan mendidik anak-anak dalam keluarga besar sendiri
yang dilaksanakan secara non formal dan berpindah-pindah, cukup
mendorong untuk meningkatkan kegiatan dalam membantu pemerintah di
bidang pendidikan.
Pada saat-saat Pimpinan negara mengumandangkan bahwa agama
merupakan unsur mutlak bagi pembangunan karakter dan Bangsa
Indonesia, Pemda DKI Jakarta pun mempunyai kebijaksanaan mendirikan
Sekolah-sekolah Dasar Islam sebagai Madrasah Teladan.

51

2
Yayasan Pendidikan Al-Chasanah yang memperoleh kepercayaan
untuk bekerja sama dengan Pemda DKI Jakarta, dalam upacara
penandatanganan Naskah Kerjasama yang diselenggarakan pada tanggal
19 Oktober 1971, telah menerima bantuan sebuah gedung SDI di
kelurahan Tanjung Duren, kecamatan Grogol Petamburan. Mulai tahun
pelajaran 1971/1972, di gedung tersebut terselenggaralah SDI Teladan
AL-CHASANAH pada tanggal 5 maret 1970, SMP didirikan pada bulan
Maret 1977, SMA berdiri pada tanggal 25 Januari 1982, SMK berdiri
pada tahun 1987/1988, dan STMII berdiri pada tahun 2003.
Berkat kesungguhan dan ketekunan para pengurus, beserta para
pendidik dan karyawannya, berturut-turut Yayasan Al-Chasanah berhasil
pula membuka Tman Kanak-kanak, Sekolah Menengah Pertama, Sekolah
Menengah Atas, dan Sekolah Menengah Ekonomi Atas. Semua tingkatan
tersebut mengguanakan nama AL-CHASANAH dan masing-masing
menggunakan gedung tersendiri di lokasi tersebut di atas.
Pengurus Yayasan Pendidikan Al-Chasanah, senantiasa berusaha
mencapai

kemajuan

melaksanakan

dan

gedung

perkembangan;
bertingkat,

dibidang

dibidang

fisik

mental

sedang
spiritual

mencanangkan Akhlakulkarimah sebagai ciri khas pendidikannya, dan

dibidang kesejahteraan senantiasa meningkatkan imbalan jasa bagi
segenap karyawannya.
Sekolah Menengah Atas (SMA) Yayasan Pendidikan Al-Chasanah
yang terletak di kawasan Jakarta Barat. Pada Sekolah Menengah Atas AlChasanah terdapat 322 siswa dengan jumlah kelas yang ada adalah 10

kelas dimana masing-masing terdiri dari kelas X mempunyai 3 kelas,

kelas XI mempunyai 3 kelas serta kelas III mempunyai 4 kelas. Pegawai
yang bekerja pada Sekolah Menengah Atas Al-Chasanah sebanyak 40
orang terdiri dari Guru 36 orang dan pegawai non-guru 4 orang.
ALHAMDULILLAH, semua sekolah tersebut berkembang. Setiap
tahun mengalami kemajuan dan peningkatan. Banyak

mendapat

perhatian/kepercayaan masyarakat dan pemerintah, sehingga semua

tingkatan sekolah tersebut berprestasi dan berakreditasi DISAMAKAN.

3.1.2. Tujuan Sekolah Al-Chasanah

Membantu pemerintah dalam bidang pendidikan untuk menciptakan
manusia beragama yang memiliki keseimbangan akhlak, akal, dan amal
dalam rangka membangun masyarakat adil dan makmur serta mendapat
ridho dari pada Tuhan Yang Maha Esa didalam wadah Negara Kesatuan
Republik Indonesia.

3.1.3. Visi dan Misi Sekolah Al-Chasanah

Visi Sekolah yaitu menjadikan SMA Al-Chasanah sebagai sekolah
yang unggul dalam imtaq, iptek dan kedisiplinan dengan bercirikan nilai
akhlakul karimah
Misi Sekolah, diantaranya:
1. Menerima dan menghidupkan amalan yang islam.
2. Menjaga keseimbangan antara imtaq dan iptek.

3. Menjalin kerjasama dengan semua pihak yang berkepentingan

memajukan imtaq dan iptek.
4. Menjalin persaudaraan antara guru, siswa, orang tua siswa, karyawan
dan pengurus YP Al-Chasanah.
5. Memasukkan nilai-nilai akhlakulkarimah di setiap kegiatan.

3.1.4. Kegiatan Bisnis Utama

Untuk mencapai tujuan yayasan melakukan usaha-usaha sebagai
berikut:
1.

Mendirikan sekolah-sekolah dari mulai tingkat dasar sampai ke

tingkat Perguruan Tinggi atau Universitas.

2.

Menyelenggarakan kursus-kursus kejuruan yang bermanfaat bagi

masyarakat pada umumnya.

3.

Menjalankan

usaha-usaha

lain

yang

memberi

manfaat

bagi

pemeliharaan dan perkembangan umat manusia.

3.1.5. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan bagan yang memberikan gambaran
mengenai kegiatan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Struktur
sekolah ini berguna untuk mengetahui wewenang dan tanggung jawab
setiap bagian di dalam sekolah tersebut:

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

(Sumber: SMA Al-Chasanah)

3.1.6. Wewenang dan Tanggungjawab

Setiap bagian dalam sekolah memiliki tugas dan tanggung jawab
masing-masing. Pemberian tugas dan tanggung jawab masing-masing
bagian dalam sekolah yang kurang baik dapat menimbulkan kesulitan dan
menghambat perkembangan sekolah, sehingga sekolah membuat suatu
rangkaian tugas, wewenang dan tanggung jawab agar masing-masing
bagian dapat menjalankan kegiatannya.
Sesuai dengan struktur organisasi, maka di bawah ini diuraikan tugas
dari masing-masing bagian, sebagai berikut:

A. Kepala Sekolah
1.

Merencanakan RAPBS.

2.

Memelihara

dan

mengemabangkan

organisasi

dan

manajemen sekolah.
3.

Merencanakan dan membina pengembangan potensi kerja

sekolah.

4.

Memonitor dan mengevaluasi kegiatan program kerja

sekolah.

5.

Membina dan mengawasi pengelolahan penyesuaian dan

pelaksanaan extrakurikuler.

6.

Merencanakan dan mengawasi pelaksanaan dan penerimaan

murid baru.

7.

Kebenaran dan kelengkapan data guru, siswa, dan proses

KBM.

8.

Kebenaran pelaksanaan akademis.

9.

Kebenaran laporan-laporan.

10. Kebenaran penggunaan sarana pendidikan.

B.

Wakasek Akademis
1.

Bertanggungjawab langsung kepada kepala sekolah SMA AlChasanah.

2.

Mengawasi bidang yang berada di bawahnya yaitu karyawan

perpustakaan.

3.

Mengatur dan mengawasi kurikulum yang berlaku di SMA

Al-Chasanah

4.

Bertanggungjawab atas sistem pengajaran di SMA AlChasanah, agar tidak menyimpang dari kurikulum yang ada.

5.

Mengawasi dan memelihara aset belajar-mengajar di SMA

Al-Chasanah.

C. Wakasek Kesiswaan
1.

Mengadakan penerimaan siswa/siswi baru, test seleksi murid

baru, MOS (Masa Orientasi Siswa), serta daftar ulang bagi
siswa/siswi lama.

2.

Mengadakan regenerasi pengurus OSIS, dan Latihan Dasar

Kepemimpinan OSIS (LDK).

3.

Memperingati hari-hari besar agama Islam dan Nasional.

4.

Mengadakan upacara bendera setiap hari senin.

5.

Menindak langsung siswa/siswi yang terlambat lebih dari 15

menit.

6.

Merekap absensi siswa/siswi setiap akhir pekan.

7.

Mengumpulkan rekapitulasi absensi siwa/siswi.

8.

Memeriksa buku jurnal kelas setiap akhir pekan.

9.

Memeriksa buku kasus siswa/siswi setiap minggu.

10. Mengadakan rapat rutin bulanan dengan pimpinan sekolah,

wali kelas dan guru BP/BK.
11. Mengadakan rapat rutin bulanan dengan pembina OSIS, guru
BP/BK.
12. Mengevaluasi kegiatan extrakurikuler dan OSIS.
13. Menginfentarisir siswa/siswi berbakat dan bermasalah.

14. Mengadakan rapat akhir semester.

15. Mengadakan rapat tahunan serta membuat laporan tahunan.
16. Membuat laporan tahunan.
D. Ka. Tata Usaha
1.

Bertanggungjawab langsung kepada kepala sekolah SMA AlChasanah.

2.

Mengatur dan mengawasi bidang yang ada di bawahnya yaitu

karyawan tata usaha dan karyawan kebersihan.

3.

Bertanggungjawab atas sistem pendataan yang ada di SMA

Al-Chasanah.

4.

Bertanggungjawab atas sistem keuangan yang ada di SMA

Al-Chasanah.

5.

Bertanggungjawab atas kebersihan dan keindahan serta

kenyamanan di SMA Al-Chasanah.

6.

Memeriksa dan mengawasi pendataan yang dibuat struktur di

bawahnya.

E.

Guru
1.

Bertanggungjawab langsung kepada kepala sekolah SMA AlChasanah.

2.

Mengajarkan mata pelajaran sesuai bidang masing-masing.

3.

Membuat absensi kehadiran siswa.

4.

Membuat laporan nilai siswa.

3.2. Diagram Sistem yang Berjalan

3.2.1. Data Flow Diagram (DFD)
1. Diagram Konteks

Pewgas lokel44-----,

Ln Perrl,ayaran SPP

poll-------t.ll
Siswa

JadwalPel
arao-------.t

orm Permayaran SPP

Sistem Kesiswaaan Pada SMA

...-AL-Chasanah
1-------.
LaporanAbsensl
/----:-:La-:-:pora-:-n Ad slrasl

JadwalPelajaran

I
laporan Absensi

Laporan Pelanggaran
Tala Usaha
L...--1------uattarNilal
Gambar 3.2 Diagram Konteks

10
2. Diagram No!

Gambar 3.3 Diagram No!

3.2.2. Prosedur di dalam Sistem (Flow Chart)

1. Diagram Alir Prosedur Pembayaran SPP

Gambar 3.4 Diagram Alir Prosedur Pembayaran SPP

Berikut ini adalah penjelasan dari gambar 3.4 yang merupakan
diagram alir prosedur pembayaran SPP, yaitu:
a. Siswa membayar SPP
b. Yayasan membaca data siswa yang akan membayar SPP.
c. Yayasan melakukan pengecekan tanggal pembayaran.
d. Jika tanggal pembayaran dilakukan tepat waktu, maka bagian
loket langsung menerima pembayaran.

Jika tanggal pembayaran dilakukan lebih dari batas waktu

yang ditentukan, maka bagian loket akan menghitung banyak
pembayaran ditambah dengan banyak denda.
e. Setelah menerima pembayaran bagian loket mencatatnya di
buku catatan pembayaran.

2.

Diagram Alir Prosedur Absensi

Gambar 3.5 Diagram Alir Prosedur Absensi

Berikut ini adalah penjelasan dari gambar 3.5 yang merupakan
diagram alir prosedur absensi, yaitu:
a. Setiap hari sekertaris kelas mencatat daftar kehadiran siswa
(absensi).
b. Absensi diberikan kepada wali kelas, laporan setiap hari.

c. Jika banyak absensi lebih dari tiga dengan alasan yang tidak
tepat, maka wali kelas akan melaporankan ke BP/BK.
d. Jika banyak absensi tidak lebih dari tiga, maka wali kelas
hanya menegur siswa yang bersangkutan.
e. BP/BK menindaklajuti siswa yang bersangkutan, dengan
menghubungi orangtua siswa yang bersangkutan.

3. Diagram Alir Prosedur Penjadwalan Mata Pelajaran

Gambar 3.6 Diagram Aliran Prosedur Penjadwalan

Berikut ini adalah penjelasan dari gambar 3.6 yang merupakan
diagram alir prosedur penilaian, yaitu:
a. Setiap guru memberikan jadwal mengajar yang diinginkan ke
wakasek. Bidang kurikulum

b. Wakasek. Bidang kurikulum membuat jadwal pelajaran untuk

masing-masing kelas.
c. Hasilnya merupakan dokumen rangkap dua jadwal pelajaran.
d. Rangkap pertama, berdasarkan jadwal pelajaran dimasukan ke
jadwal mengajar guru.
e. Rangkap dua, disimpan oleh wakapsek bidang kurikulum
sebagai dokumentasi.

4. Diagram Alir Prosedur Kasus Pelanggaran

Gambar 3.7 Diagram Alir Prosedur Kasus Pelanggaran

Berikut ini adalah penjelasan dari gambar 3.7 yang merupakan

diagram alir prosedur kasus pelanggaran, yaitu:
a. Guru piket mencatat pelanggaran yang terjadi.
b. Pencatatan tersebut menjadi data siswa yang melanggar bagi
guru piket.
c. Hasilnya merupakan dokumen siswa yang melanggar rangkap
dua.
d. Rangkap pertama, diserahkan kepada guru BP/BK.
e. Rangkap dua, disimpan oleh wakasek bidang kesiswaan
sebagai laporan harian.
f. Guru BP/BK melaporkan secara priodik kepada wali kelas.
g. Wali kelas mengecek banyak point yang dimiliki setiap
siswa/siswi pada kelas yang dipegangnya.
h. Jika lebih dari 10 point, maka wali kelas memberikan surat
sangsi yang ditandatangani oleh wali kelas kepada siswa/siswi
yang bersangkutan.

5. Diagram Alir Prosedur Penilaian

Gambar 3.8 Diagram Aliran Prosedur Penilaian

Berikut ini adalah penjelasan dari gambar 3.8 yang merupakan
diagram alir prosedur penilaian, yaitu:
a. Setiap guru mata pelajaran memberikan ujian bulanan.
b. Hasil ujian dikumpulkan kembali ke setiap guru mata
pelajaran.
c. Hasil ujian menjadi data jawaban bagi setiap guru mata
pelajaran.
d. Setiap guru Mata pelajaran memeriksa hasil jawaban.
e. Hasilnya merupakan dokumen rangkap dua.

f. Rangkap pertama, disimpan oleh setiap guru mata pelajaran

sebagai dokumentasi.
g. Rangkap dua, akan diberikan kepada wali kelas.
h. Wali kelas akan menghitung nilai akhir berdasarkan nilai yang
diterima dari setiap guru mata pelajaran serta absensi setiap
siswa.
i. Hasil akhirnya berupa raport dan ditandatangani oleh wali
kelas.

3.3. Permasalahan yang Dihadapi

Permasalahan yang dihadapi pada SMA yayasan pendidikan Al-Chasanah
setelah penulis menganalisis sistem kegiatan operasional yaitu:
1.

Kegiatan operasional pada SMA Al-Chasanah masih terdapat data yang

kurang akurat, seperti salah perhitungan dalam penilaian. Sehingga kurang
mendukung proses pengambilan keputusan yang berpengaruh pada proses
kenaikan kelas.

2.

Sistem yang sedang berjalan pada SMA Al-Chasanah terdapat 10 transaksi

yaitu 5 transaksi untuk siswa (pembayaran SPP, penjadwalan, absensi,
pelanggaran, penilaian), 3 transaksi untuk guru (penjadwalan, absensi,
panilaian) serta 2 transaksi untuk karyawan (absensi, penilaian), untuk
volume datanya serta 75 % untuk ke-akurasi-an datanya. (Sumber: SMA
Al-Chasanah)

3.

Sistem yang sedang berjalan pada SMA Al-Chasanah kurang menunjang

untuk jangka waktu yang panjang karena data yang ditampung semakin

banyak sehingga memperlambat kinerja sistem dalam menyajikan

informasi secara tepat dan akurat.

3.4. Analisa Kebutuhan Informasi

Dalam pengambilan keputusan dibutuhkan informasi yang akurat, supaya
pihak pengambil keputusan dapat menganalisa informasi yang ada dengan baik.
Data dan informasi yang dibutuhkan SMA Al-Chasanah dalam mengambil
keputusan:
1.

Informasi data pribadi siswa (termasuk siswa baru).

2.

Informasi nilai siswa.

3.

Informasi absensi siswa.

4.

Informasi daftar mata pelajaran.

5.

Informasi jadwal matapelajaran.

6.

Informasi pembayaran SPP.

7.

Informasi siswa yang terlambat membayar tagihan SPP.

8.

Informasi siswa yang berkasus, seperti:

a. Berkelahi.
b. Merokok atau menggunakan obat-obatan terlarang.
c. Terlambat masuk sekolah.
d. Bolos sekolah.

Tabel 3.1 Tabel User View

Data

Siswa

Guru

Petugas
Loket

Tata Usaha

Pembayaran
SPP

Penjadwalan

Absensi

Pelanggaran

Petugas

Tata

Loket

Usaha

Tipe akses

Guru

Maintain

Query

Report

Maintain

Query

Report

Maintain

Query

Report

Maintain

Query

Report

Maintain

Query

Report

Maintain

Query

Report

Maintain

Query

Report

Siswa

Maintain

Query

Report

Penilaian

Maintain

Query

Report

Tabel 3.2 Tabel Analisa Kebutuhan Informasi

Entitas

Keterangan

Siswa

Semua siswa yang terdapat pada SMA Al-Chasanah

Guru

Semua karyawan yang bertugas untuk mengajar semua siswa

Petugas Loket

Semua karyawan yang bertugas untuk mengurus pembayaran SPP

setiap siswa

Tata_Usaha

Semua karyawan yang bertugas untuk mendata semua siswa, serta

karyawan

SPP

Sejumlah uang yang dibayarkan oleh sekolah untuk melunasi SPP

yang diwajibkan

Absensi

Berisi jumlah kehadiran siswa serta keterangannya

Jadwal

Waktu dan kegiatan pengajaran pada SMA Al-Chasanah

Pelanggaran

Memuat mengenai pelanggaran yang dilakukan oleh setiap siswa

Penilaian

Memuat mengenai penilaian setiap mata pelajaran bagi setiap

siswa

3.5. Usulan Pemecahan Masalah

Dalam mengatasi masalah yang terjadi, pendataan dapat dilakukan dengan
menggunakan aplikasi basisdata yang diharapkan dapat membantu SMA AlChasanah dalam menghadapi masalah yang ada. Berikut ini merupakan usulan
pemecahan masalah, yaitu: perlu dilakukan perancangan database menggunakan
SQL Server 2000 serta aplikasi yang dapat mendukung transaksi penjadwalan,
input nilai, absensi siswa, pembayaran SPP, dan kasus pelanggaran, secara
komputerisasi, sehingga terintegrasi dengan baik untuk menjaga konsistensi data,
baik untuk siswa, guru maupun karyawan.