Mail Merge

Mata Kuliah Teknologi Informasi

Jurusan KPI dan Ahwalus Syahsiyah
Institut KH. Abdul Chalim

Muh. Alfan Taufiqurrahman, S.ST, MT.

alfantaufiq@ikhac.ac.id
+62 81133 4131

Pendahuluan
Mail merge adalah Salah satu fasilitas yang ada di
Microsoft Word yang digunakan untuk menulis surat
untuk ke beberapa tujuan tanpa mengubah isi surat
tersebut.
Keuntungan menggunakan mail merge :
Waktu yang diperlukan lebih singkat
Dikerjakan secara otomatis
Tidak perlu mengubah surat

Syarat Mail Merge

1. Aplikasi Microsoft Office telah tersedia.
2. Dokumen utama : Naskah utama, Surat
3. Sumber Data yang digunakan untuk mengisi surat
secara otomatis. Bisa menggunakan MS excel, acess,
dll.

Dokumen Utama
Dokumen utama ini berisi mengenai naskah utama
surat yang akan ditujukan kepada penerima, mulai dari
pargraf pembuka, isi surat, dan penutup surat. Biasanya
dokumen utama dikerjakan dengan MS. Word

Sumber Data
Sumber Data berisi data-data yang secara otomatis
akan melengkapi dokumen utama yang telah dibuat
tadi. Contoh dokumen utama bias berisi nama penerima
surat, alamat penerima, dan kodepos. Hal yang paling
mudah adalah membuat sumber data pada Microsoft
Excel dibandingkan menggunakan database yang lain.

Experiment Dokumen Utama

1. Buat sebuah surat lengkap.
2. Kosongkan bagian Nama, alamat, dan kodepos
Contoh :
Kepad Yth.
Nama
Alamat .
Kodepos .

Experiment Sumber Data

1. Buka Aplikasi MS. Excel
2. Buat tabel yang berisi nama, alamat, kodepos
3. Isikan sebanyak 5 identitas pada tabel tersebut.

Experiment Mail Merge

1. Buka dokumen Utama atau surat
2. Cari menu Mail Merge pada Menu Mailings
3. Selanjutnya pilih Step by step Mail Merge
4. Pilih recepients atau penerima
5. Pilih sumber data yang akan digunakan
6. Pilih menu Insert Merge Field untuk mengisikan
sumber data pada bagian surat yang diinginkan
7. Preview hasil Mail Merge tersebut

Demo
2
1
3

Terima Kasih