AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

Definisi Audit Sumber Daya manusia (SDM)

Audit merupakan proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti
tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan
seorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan
kesesuaian informasi dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan (Arens, 1997, p.
1).
Audit SDM adalah pemeriksaan kualitas kegiatan Sumber Daya Manusia
secara menyeluruh dalam suatu departemen, divisi atau perusahaan, dalam arti
mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan menitik
beratkan pada peningkatan atau perbaikan (Rivai, 2004, p. 548).
Audit SDM merupakan tinjauan berkala yang dilakukan oleh departemen
sumber daya manusia untuk mengukur efektifitas penggunaan sumber daya manusia
yang terdapat di dalam suatu perusahaan, audit memberikan suatu perspektif yang
komprehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan
manajemen mengenai pengelolaan SDM serta menemukan peluang dan strategi untuk
mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut. Intinya, melalui audit dapat
menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan
perundangan-undangan dan rencana-rencana strategis perusahaan (Menurut GomezMejia, 200 1 :28).
Audit SDM merupakan suatu metode evaluasi untuk menjamin bahwa potensi
SDM dikembangkan secara optimal (Rosari, 12 Mei 2008).
Jadi, pada kesimpulannya audit sumber daya manusia adalah proses
pemeriksaan dan penilaian secara sistematis, obyektif, komprehensif, dan
1

terdokumentasi terhadap fungsi-fungsi organisasi yang terpengaruh oleh manajemen

sumber daya manusia semisal proyeksi masa depan kebutuhan SDM organisasi,
dengan tujuan memastikan dipenuhinya azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi
dalam pengelolaan sumber daya manusia untuk mendukung tercapainya sasaransasaran fungsional maupun tujuan organisasi secara keseluruhan baik untuk jangka
pendek, jangka menengah maupun jangka panjang, sesuai dengan standar lokal
(Pemda/Pemprov),

standar

internal

(SOP/Company

Polici),

atau

regulasi

(International Standard/standar pemerintah).

Manfaat Audit Sumber Daya Manusia (SDM)
Manfaat utama dalam audit SDM adalah untuk mengetahui proses-proses
yang belum memenuhi persyaratan hukum sehingga meminimalisir proses internal
organisasi yang berpotensi melanggar hukum, dan yang terpenting adalah membantu
organisasi secara sistematis untuk mengidentifikasi kondisi saat sekarang serta aksi
apa saja yang perlu dijalankan untuk meningkatkan kinerja proses fungsi SDM.
Karena kegagalan dalam mengidentifkasi penyebab potensial yang bisa
membahayakan atau berpotensi melanggar hukum, dapat menimbulkan efek yang
merugikan perusahaan atau organisasi. Karena itu, audit SDM merupakan salah satu
cara untuk mengenal sejauh mana proses internal dan sistem prosedur organisasi
sudah memenuhi aspek keamanan baik secara hukum maupun juga membantu
mengidentifikasi bagian SDM yang belum berjalan secara efektif dan efisien.
Peninjauan secara berkala terhadap sistem dan prosedur organisasi yang berhubungan
dengan SDM, tidak hanya membantu agar sistem dan prosedur tetap memenuhi
persyaratan, namun juga membantu aspek finansial perusahaan agar tetap stabil dan
mantap.
Menurut Rivai (2004, p. 567), audit SDM mengevaluasi aktifitas SDM yang
digunakan dalam suatu perusahaan dan merupakan pengendalian kualitas keseluruhan

yang mengevaluasi aktifitas SDM dalam suatu perusahaan. Manfaat dari audit SDM
ini antara lain yaitu:
1. Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen SDM terhadap perusahaan
2. Meningkatkan citra profesional departemen SDM
3. Mendorong tanggungjawab dan profesionalisme yang lebih besar diantara
karyawan departemen SDM
4. Tugas-tugas dan tanggungjawab departemen SDM
5. Menstimulasi keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM
6. Masalah-masalah SDM yang kritis
7. Menyelesaikan keluhan-keluhan dengan berpedoman pada aturan yang berlaku
8. Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur yang efektif
9. Meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang diperlukan didalam
departemen SDM.
Tujuan Audit Sumber Daya Manusia (SDM)
Ketika anda melakukan audit SDM, sebenarnya ada beberapa hal yang mesti
diketahui yakni kegunaan audit SDM itu sendiri. Ini tergantung dari perspektif dan
tujuan audit SDM itu sendiri. Dengan mengetahui tujuan audit, maka pelaksanaan
audit dan prosesnya akan menyelaraskan dengan tujuan tersebut. Beberapa hal yang
menjadi tujuan dan kegunaan audit SDM antara lain :
1. Mencari hal-hal yang berpotensi menimbulkan masalah serius di kemudian hari
2. Mencari area yang dapat dilakukan perbaikan dan improvement
3. Sebagai alat dokumentasi untuk merger, akuisisi maupun reorganisasi
3

4. Untuk mencari tahu seberapa jauh pemenuhan sistem dengan standar, peraturan
dan regulasi yang ada.
Menurut Rivai (2004, p. 567), audit SDM bertujuan untuk:
1. Menilai efektifitas SDM
2. Aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki
3. Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam, dan
4.Menunjukkan kemungkinan perbaikan, serta membuat rekomendasi untuk
pelaksanaan perbaikan tersebut.
Objek Audit Sumber Daya Manusia (SDM)
Aspek SDM yang dapat diaudit cukup luas, karena SDM itu sendiri mencakup
fungsi perencanaan, fungsi pengembangan, fungsi pemeliharaan, fungsi informasi,
fungsi penghargaan dan penghukuman, serta fungsi peningkatan kinerja. Dengan
demikian jika dirinci, obyek yang dapat diaudit adalah sebagai berikut :
Fungsi Perencanaan : Manpower Planning, Manpower Recruitment, Manpower
Fulfillment, Sourcing Candidate.
Pengembangan : Training, Development, Coaching, Mentoring.
Informasi & Teknologi : Personnel Data Base, Sistem Informasi Manajemen SDM
(HRIS).
Fungsi Pemerliharaan : Industrial Relation, Coorporate Social Responsibility.
Fungsi Penghargaan dan Penghukuman : Compensation & Benefit, Reward,
Termination, Punishment.

 Fungsi Peningkatan kinerja : Performance Management System, Pay for

Performance.
Aspek diatas merupakan sisi Hard Capabilities Organization karena masih banyak
berkutat dalam hal sistem dan prosedur. Perkembangan selanjutnya yang bisa menjadi
pertimbangan audit adalah mengaudit aspek Soft Organization, antara lain :
Budaya Organisasi,
Audit Competency Staff SDM,
Audit kepuasan terhadap fungsi SDM.
Pelaksana Audit Sumber Daya Manusia (SDM) :
1. Auditor internal (Inspektur di Badan Pengawasan Internal)
2. Biro SDM atau spesialis SDM yang ditunjuk (self assessment)
3. Biro SDM/tenaga spesialis SDM senior untuk non-SDM
Sumber Data yang Biasa Digunakan
Dalam pelaksanaanya audit SDM ini hendaklah selalu memanfaatkan
berbagai sumber data yang ada diantaranya :
1. Pemeriksaan fisik perusahaan
2. Konfirmasi
3. Dokumentasi
4. Observasi
5. Pertanyaan pada klien

Dari sumber data yang tersebut diatas diharapkan suatu audit dapat menjawab
prospek dan tantangannya di masa depan sesuai dengan SOP, aturan dan prosedur
yang ada, perintah Pimpinan Departemen SDM atau personalia dan Pimpinan
Departemen lain.
Ruang Lingkup Audit SDM
Dalam pelaksanaan audit SDM untuk mendukung jalannya kegiatan-kegiatan
SDM perlu dilakukan pembatasan terhadap aspek yang akan di audit. Secara garis
besar, prospek audit SDM dilakukan terhadap fungsi SDM yang berkaitan dengan
kegiatan-kegiatan SDM yang dimulai dari perencanaan SDM, perekrutan,
penyeleksian, pelatihan, dan evaluasi kinerja SDM (Handoko, 1997, p.226).
Menurut Sherman & Bohlander, audit SDM memberikan peluang untuk:
1. Menilai efektivitas fungsi SDM
2. Memastikan ketaatan terhadap hukum, kebijakan, peraturan dan prosedur
3. Menetapkan pedoman untuk penetapan standar
4. Memperbaiki mutu staf SDM
5. Meningkatkan citra dari fungsi SDM
6. Meningkatkan perubahan dan kreatifitas
7. Menilai kelebihan dan kekurangan dari fungsi SDM
8. Memfokus staff SDM pada masalah masalah penting
9. Membawa SDM lebih dekat pada fungsi fungsi yang lain.
Instrumen-Instrumen Audit Sumber Daya Manusia

Dalam pengumpulan informasi tentang aktifitas-aktifitas SDM, ada beberapa

instrumen yang dapat membantu dalam menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber
daya manusia, diantaranya:
1. Wawancara, wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber
informasi mengenai aktivitas sumber daya manusia. Komentar mereka membantu tim
audit mencari bidang-bidang yang membutuhakn perbaikan. Kritik dari karyawan
dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk
memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang saran manajer dapat
mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka servis yang lebih baik.
2. Kuisioner, karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap hanya
terbatas pada sedikit orang, banyak departemen sumber daya manusia yang
menggunakan kuisioner-kuisioner untuk memperluas lingkup riset mereka. Selain itu,
kuisioner juga dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih terbuka dibandingkan
wawancara tatap muka.
3. Informasi Eksternal, Informasi adalah alat sentral dari tim audit. Perbandinganperbandingan luar memberikan kepada tim audit suatu perspektif terhadapnya
aktivitas-aktivitas perusahaan dapat dinilai.
4. Analisis Catatan
5. Eksperimen-Eksperimen Riset
6. Audit-Audit Internasional
Kegiatan-Kegiatan Auditor
Tiga bidang utama yang difokuskan pada Audit Sumber Daya Manusia terdiri atas
policy/management audit, performance/operasional audit, dan financial audit.
a. Policy/Management Audit
7

Penilaian yang dilaksanakan secara sistematis dan independent, berorientasi

ke masa depan terhadap: keputusan dan kebijakan yang dilakukan oleh manajemen
yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan
fungsi manjemen, pencapaian rencana yang sudah ditetapkan serta pencapaian sosial
objektif.
b. Performance/Operasional Audit
Merupakan suatu kegiatan penilaian yang sistematis yang dilaksanakan secara
objective dan independent berorientasi atas masa depan untuk semua kegiatan yang
ada dalam suatu perubahan yang utamanya dalam bidang SDM.
c. Financial Audit
Mempunyai orientasi pengujian / penilaian secara independent dan objectif
atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta data keuangan untuk memberikan
perlindungan keamanan asset perusahaan dengan melakukan evaluasi kelayakan
internal control yang di tetapkan. Audit ini sendiri dapat dilakukan dalam beberapa
situasi, diantaranya:
1. ketika dirasa diperlukan oleh manjemen puncak
2. ketika suatu kekuatan eksternal yang memaksa untuk dilakukan suatu tinjauan
3. ketika suatu perusahaan yang signifikan dalam suatu dunia usaha yang memaksa
untuk melakukan konsiderasi ulang manajemen SDM
4. ketika seorang manajer baru yang merasa bertanggung jawab atas Dep. SDM
5. ketika suatu keinginan spesialis SDM untuk meningkatkan praktek dan sistem
SDM perusahaan.
Contoh Kasus Audit Sumber Daya Manusia

PT. Slamet Langgeng merupakan perusahaan bisnis confectionary pengelola merek

permen Davos. Pada era 1970-1980an, permen Davos pernah menguasai pasar
permen peppermint di wilayah Jawa Tengah, bahkan dahulu orang biasa pergi ke
hajatan dengan menenteng rokok dan permen Davos.
Perusahaan ini menerapkan manajemen kekeluargaan yang sangat kuat. Jaringan
distribusi dikelola secara turun-temurun, dari kakek turun ke anak, turun ke cucu,
hingga kini turun ke cicit. Sehingga banyak distributor yang sebenarnya sudah tidak
mendapat keuntungan dan tidak kompeten lagi dalam usahanya tapi masih tetap
memasarkan permen Davos. Tim penjualan yang berjumlah tiga orang masingmasing memiliki area penjualan yang sangat luas, contoh, salesman Jogja berjualan
hingga Pacitan.
Namun, sejak 1994 penjualan mulai menurun, terjadi stagnansi bisnis dalam jangka
panjang akibat banyaknya kompetitor, semacam Mentos, Hexos, Kiss, Polo, Boom,
dll, dan pengelolaan yang kurang sistematis. Kini, penerus PT. Slamet Langgeng yang
merupakan cicit dari pendiri perusahaan ini tengah berupaya mengusahakan agar
permen Davos kembali naik menggebrak pasar, dan mengubah image Davos yang
dari dulu dikenal sebagai permennya mbah-mbah.
1. Kesalahan SDM apa yang sebenarnya terjadi dalam pengelolaan usaha PT. Slamet
Langgeng?
2. Pendekatan statistikal dan komparatif yang bagaimanakah yang harus diambil oleh
tim Audit SDM perusahaan!
Jawab:
1. Aspek paling urgent yang perlu dibenahi adalah bagian pendistribusian yang
banyak bermasalah, jaringan distribusi turun-temurun dianggap masih sangat
tradisional. Dalam proses pembenahan, model hubungan yang sangat kekeluargaan
bisa menjadi pisau bermata dua. Dalam suatu usaha bisnis, struktur organisasi yang
9

skillful menjadi faktor paling vital dalam melanjutkan suatu usaha. Sebaiknya tim
manajemen ditambahkan dari pihak luar yang sesuai dalam bidangnya sehingga dapat
berkontribusi lebih besar pada perusahaan dan menghentikan distributor yang sudah
tidak perform untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Distributor merupakan titik
terpenting dalam pemasaran produk, karena produk permen bersifat impulse
meskipun produk dalam good quality dan iklan muncul dimana-mana tapi tak akan
ada gunanya bila sulit ditemukan di pasaran. Tim inti pemasaran pun perlu ditambah,
jumlah tiga orang untuk mencakup area-area yang luas jelas sangat tidak efisien.
Tetapi sebelum perusahaan mengeluarkan perintah pemutusan kerja pada karyawankaryawan lama, ada baiknya memberikan pesangon yang disesuaikan dengan harapan
para karyawan.
2.

Pendekatan

Komparatif

yang

harus

diambil

oleh

perusahaan

adalah

membandingkan kinerja kerja antar karyawan beserta hasil-hasil produk yang laku
terjual pada tiap-tiap agen distribusi, dari jumlah produk yang laku terjual dapat
diketahui sebatas mana kinerja seorang karyawan. Karyawan yang kurang efektif
bekerja diharapkan bisa diganti dengan karyawan yang berdedikasi tinggi.
3. Pendekatan Statistikal yang perlu dipertimbangkan adalah mengaudit aktivitasaktivitas yang perlu dievaluasi untuk mendapatkan kesalahan-kesalahan terkecil
sekalipun dalam perusahaan. Pendekatan dilakukan menggunakan data standar
matematis dengan metode kuantitatif. Yaitu, memanfaatkan hubungan antara
distributor satu dan yang lainnya seara regresi, korelasi, dan diskriminan.

10