ANALISIS APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

INVENTORI PADA PT. TRANS COFFEE

Wahyu Dwiyantoro

:
:

Jurusan Sistem Informasi, Universitas Gunadarma (wahyu27_mail@student.Gunadarma.ac.id)

:
:

ABSTRAK

Peranan sistem informasi manajemen suatu perusahaan sangat vital, baik

untuk skala besar maupun kecil. Salah satu contohnya adalah Sistem informasi
manajemen inventori. Dengan adanya sistem inventori diharapkan dapat
memudahkan perusahaan tersebut dalam melaksanakan prose inventori secara
terencana, terkontrol, sistematis dan saling terhubung. Selain itu dengan adanya
sistem inventori yang baik, diharapkan suatu perusahaan dapat mengkontrol proses
kegiatan yang dilakukan perusahaan, mengurangi penyimpangan-penyimpangan
yang terjadi dan memudahkan dalam pengambilan keputusan untuk suatu masalah.
Selain itu pekerjaan dapat terselesaikan tepat pada waktunya karena adanya sistem
yang tersusun dengan rapih. Untuk itu dibutuhkan suatu aplikasi yang baik guna
mendukung proses tersebut. Namun untuk menentukan apakah suatu apliakasi itu
layak digunakan atau tidak, dibutuhkan suatu analisa. Dengan analisa tersebut
dapat didapatkan suatu keputusan mengenai aplikasi tersebut, apakah akan
digunakan, dimodifikasi atau bahkan tidak digunakan sama sekali.

Kata Kunci : Analisis, Sistem Informasi Manajemen , Inventori

PENDAHULUAN
Semakin pesatnya perkembangan teknologi informasi, mengakibatkan banyak perusahaan
mencoba mengadopsi teknologi informasi berbasiskan komputer untuk membantu kelancaran
bisnisnya. Teknologi tidak lagi dipandang hanya sebagai pelengkap, tetapi sudah menjadi salah
satu penentu atas terlaksananya sasaran atau strategi bisnis perusahaan. Hal ini menimbulkan
tantangan baru bagi perusahaan untuk menyediakan suatu sistem yang mampu
mengintegrasikan kebutuhan informasi-informasi yang ada sehingga dapat memudahkan pihak
perusahaan untuk mengambil keputusan.
Peranan sistem informasi manajemen suatu perusahaan sangat vital, baik untuk skala
besar maupun kecil. Salah satu contohnya adalah Sistem inventori manajemen inventori suatu
perusahaan. Dengan adanya sistem inventori diharapkan dapat memudahkan perusahaan
tersebut dalam melaksanakan prose inventori secara terencana, terkontrol, sistematis dan saling
terhubung. Selain itu dengan adanya sistem inventori yang baik, diharapkan suatu perusahaan
dapat mengkontrol proses kegiatan yang dilakukan perusahaan, mengurangi penyimpangan-
penyimpangan yang terjadi dan memudahkan dalam pengambilan keputusan untuk suatu
masalah. Selain itu pekerjaan dapat terselesaikan tepat pada waktunya karena adanya sistem
yang tersusun dengan rapih.
Sistem inventori sendiri merupakan kegiatan dalam proses mengelola data transaksi dan
persediaan dalam gudang. Sistem Inventory biasanya terdiri dari Sistem Penerimaan Barang,
Sistem Pembelian Barang dan Sistem Gudang. Informasi yang dapat ditampilkan adalah
informasi permintaan pembelian barang (Purchase Request), pembelian barang (Purchase
Order), penerimaan barang (Receiving) dan informasi inventory lainnya.
Di pertengahan tahun 2009, PT. Transstudio Kalla Makasar akan segera melakukan
Launching perdananya. Poyek ini merupakan proyek pembangunan terpadu bertaraf
internasional dunia yang mencakup pusat hiburan keluarga, pusat perbelanjaan, hotel dan
pemukiman. Saham terbesar dari Transstudio sendiri merupakan gabungan dari dua pemilik
saham, yaitu keluarga Kalla dan PT. Para Group yang dimiliki oleh bapak Chairul Tanjung.
Untuk permasalahan administrasi, sistem dan kegiatan perkantoran akan dipegang oleh PT.
Para Group dengan menunjuk PT. Transstudio sebagai pengelola kegiatannya perkantoran, yang
didalamnya terdapat sistem inforamsi manajemen yang salah satunya merupakan sistem
inventori. Sedangkan keluarga Kalla hanya sebagai investor lahan dan dana saja. PT. Para
Group sendiri merupakan Group yang membawahi perusahaan-perusahaan dibawahnya, seperti
Trans TV, Trans 7 , Trans Coffe, Trans Ice, Transstudio, Trans Living, Trans Mahagaya,
Bandung SuperMall, Bank Mega dan perusahaan lainnya.
Untuk menerapkan sistem-sistem informasi yang salah satunya sistem inventory,
Transstudio Kalla Makasar menggunakan aplikasi yang telah digunakan oleh perusahaan-
perusahaan yang berada di bawah PT. Para Group. Efisensi biaya dan waktu merupakan faktor
utama kenapa aplikasi inventori pada PT. Trans Coffee menjadi salah satu pilihan apliaksi yang
akan digunakan.
Dengan alasan tersebut penulis tertarik untuk memaparkan dan menganalisa langkah-
langkah proses sistem informasi Inventori salah satu perusahaan yang berada dibawah PT. Para
Group dalam hal ini adalah PT. Trans Coffee yang nantinya akan dicoba diterapkan di Sistem
Inventori PT. Transstudio Kalla Makasar, apakah berjalan dengan baik sehingga layak dan
bermanfaat jika digunakan dalam sistem inventori PT. Trans Kalla Makasar.

METODE PENULISAN
Pada Tugas Akhir ini digunakan berbagai macam metode yang digunakan untuk
pengumpulan data dan informasi-informasi pelengkap untuk mempermudah analisa dan
perencanaan sistem aplikasi manajemen informasi ini, antara lain :
Metode Studi Pustaka :
Metode ini dilakukan dengan cara mengumpulkan data dan informasi melalui buku – buku dan
sumber bacaan lainnya sebagai referensi serta beberapa situs internet yang berkaitan dengan
penyusunan penulisan ini.

Metode Wawancara :
Metode ini dilakukan dengan cara terjun langsung ke lapangan dan melakukan
wawancaradengan pihak-pihak yang bersangkutan dalam penyusunan penulisan ini agar dapat
membantu penyelesaian permasalahan tersebut.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Hasil Penelitian Sistem
Setelah penulis melakukan testing dan penelitian terhadap Aplikasi Sistem Informasi
manajemen Inventori PT. Trans Coffe yang akan diterapkan pada PT. Transstudio Kalla
Makasar, penulis dapat menjabarkannya dengan penjelasan di bawah ini :

Penjelasan flow inventori PT. Trans Coffe menggunakan Flowchart (FC)

Inventory adalah kegiatan dalam proses mengelola data transaksi dan persediaan dalam
gudang. Sistem Inventory biasanya terdiri dari Sistem Penerimaan Barang, Sistem Pembelian
Barang dan Sistem Gudang. Informasi yang dapat ditampilkan adalah informasi permintaan
pembelian barang (Purchase Request), pembelian barang (Purchase Order), penerimaan barang
(Receiving) dan informasi inventory lainnya.
Pada aplikasi Inventori ini, secara garis besar terdapat dua proses, yaitu :
1. Purchasing
Dalam proses purchasing, terdapat dua proses yaitu Purchase Request (PR) atau
permintaan pembelian barang dan Purchase Order (PO) atau permintaan barang.
2. Inventory Moving
Dalam proses Inventori moving, terdapat dua proses juga yaitu Receiving
Voucher dan Transfer (TR) yang di dalamnya terdapata Transfer in dan Transfer out.

MR
y

T
Cek barang
TRout User
Y

PR

PO

App RV

Gambar Flow Pembelian barang pada sistem Inventori perusahaan.

Keterangan :
User : Pihak yang meminta barang
MR : Material Request
TR out : Transfer out
PR : Purchase Request
PR Approve : Purchase Request Approve
PO : Purchase Order
PO Approve : Purchase Approve
RV : Receiving Voucher
Penjelasan flow inventori PT. Trans Coffe menggunakan UML
Dengan Bantuan UML penulis akan menceritakan alur dari proses Aplikasi Inventory
PT. Trans Coffe.

Activity Diagram
Menggambarkan aktivitas yang dilakukan pada saat proses inventori berlangsung mulai
dari pemesanan barang oleh staff sampai dengan penerimaan barang. Proses ini dapat dilihat
pada gambar dibawah ini:
 Gambar Activity Diagram Proses Inventory PT. Trans Coffee

Proses Permintaan Hingga Penerimaan Barang

Proses ini terjadi ketika barang yang diminta tidak ada digudang, sehingga kita harus
melakukan proses permintaan terlebih dahulu dan melakukan pembelian setelah itu barulah
proses penerimaan barang.
Prosesnya yaitu :

PR è è PR Approve è è PO è è PO Approveè è RVè RV

Posting
Keterangan :

PR : Purchase Request
PR Approve : Purchase Request Approve
PO : Purchase Order
PO Approve : Purchase Approve
RV : Receiving Voucher
RV Posting : Receiving Voucher Posting
Proses Transfer hingga Penerimaan
Setelah proses permintaan barang hingga proses penerimaan barang yang diminta telah
selesai. Maka proses selanjutnya adalah Proses Transfer barang yang telah diterima oleh
struktur unit yang meminta menuju bagian yang membutuhkan (contoh : outlet) hingga proses
penerimaan barang tersebut kebagian yang membutuhkan.
Prosesnya yaitu :

MR è MR Posting è TR out è TR in

Keterangan:
MR : Material Request
MR Posting : Material Request Posting
TR out : Transfer out
TR in : Transfer in

Setelah melihat penjelasan proses inventori PT. Trans Coffee diatas, maka proses selanjutnya
adalah :

Identifikasi Masalah
Untuk mengidentifikasi masalah, dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi,
keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan aplikasi. Dari analisis PIECES ini didapatkan
beberapa masalah yang menjadi kekurangan dari PT. Trans Coffe

Analisis Kinerja
Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas yang dijalankan oleh sistem mencapai
sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah transaksi dan waktu tanggap. Jumlah transaksi adalah
jumlah pekerjaan yang dilakukan selama jangka waktu tertentu. Waktu tanggap adalah
keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada
transaksi tersebut.
Hasil analisa : Aplikasi Inventori PT. Trans Coffee memiliki kinerja yang masih
kurang karena masih sering terjadi proses yang lambat ketika pemanggilan data, hal ini
dikarenakan Query yang terlalu panjang.

Analisis Informasi
Laporan-laporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk menghasilkan
informasi yang dibutuhkan oleh pihak perusahaan dalam berjalannya proses sistem dan
pengambilan keputusan. Laporan yang dihasilkan sudah cukup baik, sehingga tidak perlu
penambahan lagi.

Analisis Ekonomi
Penilaian atas kinerja dari sistem yang dilakukan berdampak terhadap besar atau
kecilnya biaya operasional yang dikeluarkan perusahaan.
Hasil analisa : sistem ini dibuat oleh programer internal, sehingga biaya yang
dikeluarkan relatif murah. Selain itu apabila terjadi masalah pada Aplikasi, dapat diselesaiakan
sesegera mungkin.

Analisis Keamanan
Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi
penyalahgunaan atau kesalahan sistem, dan menjamin keamanan data, informasi dan
persyaratan.
Hasil analisa : Sistem keamanan yang digunakan pada Aplikasi Inventori PT. Trans
Coffe sudah baik, hal ini ditunjukan dengan diberikannya user id dan password. Keamanan ini
cukup baik karena password yang tersimpan di database telah dienksripsi sehingga admin tidak
dapat mengetahui password tersebut. Dan pembagian hak akses menu-menu kepada setiap user
yang masuk juga dapat mengurangi kesalahan-kesalahan dalam penginputan data.

Layanan
Pelayanan dari sistem yang dapat meningkatkan kemampuan menangani masalah.
· Kurang bersifat user friendly, Masih terdapat inputan yang membingungkan.
· Ada beberapa kesalahan penggunaan icon dan istilah sehingga menimbulkan penafsiran lain
oleh user yang belum tersbiasa.
· Ukuran Icon ataupun Tombol penting sangat tidak ideal

Pengujian Sistem
Setelah melalui tahap analisis sistem, penulis juga mencoba mengetahui kualitas dari
sistem yang berjalan. Apakah sistem ini layak untuk diterapkan dengan kondisi yang sudah ada
ataukah diperlukan pengembangan sistem.
Salah satu cara yang digunakan penulis menguji sistem ini adalah melakukan suatu
perhitungan untuk mengetahui efisiensi dari sistem. Dengan metode penjumlahan dari kriteria
dalam suatu faktor sesuai dengan bobot (weight) yang telah ditetapkan. Rumus pengukuran
yang digunakan adalah: Fa = w1c1 + w2c2 + ..+ wncn. Dimana : Fn adalah nilai total dari
faktor a, wi adalah bobot untuk kriteria i, ci adalah nilai untuk kriteria i.
Kemudian tahapan yang ditempuh dalam pengukuran adalah sebagai berikut :
1. Menentukan kriteria yang digunakan untuk mengukur suatu faktor
Penulis mengambil faktor efisiensi, dengan kriteria eksekusi yaitu pada waktu yang
diperlukan sistem untuk penginputan data dari oleh user dan kriteria efisiensi storage
yaitu waktu yang diperlukan sistem untuk penyimpanan dan penarikan data dari server.
2. Menentukan bobot (w) dari setiap kriteria (biasanya 0 <= w <= 1)
Dikarenakan tidak adanya standarisasi bobot untuk kecepatan waktu yang dibutuhkan
selama pemrosesan, maka penulis menetapkan bobot berdasarkan tingkat kepentingan
dari proses yang berlangsung yaitu saat proses penyimpanan dan penarikan data dari
server diberikan bobot nilai 0,7 dikarenakan proses ini lebih prioritas sebagai proses yang
dibutuhkan untuk kecepatan proses yang dilakukan saat menarik suatu data untuk
menghasilkan laporan. Dan untuk proses penginputan data diberikan nilai bobot 0,3
dikarenakan proses ini berpengaruh oleh user yang menggunakan. Mungkin faktor-faktor
yang menghambat karena belum terbiasanya user menggunakan komputer atau tampilan
dari aplikasi.
3. Menentukan skala dari nilai kriteria (misalnya, 0 <= nilai kriteria <= 1)
Skala yang tercantum ini merupakan rentang waktu selama pemrosesan berlangsung, data
waktu diperoleh dengan bantuan stopwatch, dan besaran yang digunakan adalah detik.
Diketahui bahwa rentang waktu untuk proses penyimpanan dan penarikan data
berlangsung antara 2-10 detik. Sedangkan rentang waktu untuk proses penginputan data
berlangsung antara 10-60 detik. Sehingga ditetapkan besaran skala adalah 0-60.
4. Memberikan nilai pada tiap kriteria
Nilai yang diperoleh merupakan waktu yang didapat selama pemrosesan berlangsung
dalam hitungan detik, terdapat nilai 0 yang berarti kondisi server pada saat itu sedang
down atau terputus.

KESIMPULAN
Dari hasil evalusai dan analisis menggunakan analisis metode pieces, Pendekatan driven ( UML
dan Flowchart) , metode TELOS serta penggunaan langsung Apliksai Sistem Informasi
Manajemen Inventori terhadap prose Inventori dan penggunaan Aplikasi, maka dapat diambil
kesimpulan yaitu ;
Kelebihan :
1. Karena software ini dibuat oleh pogramer internal, harga yang dikeluarkan relatif murah
2. Aplikasi ini sudah berbasis Server –Client
3. Sudah dibentukya file .msi, sehingga pada client tidak membutuhkan kapasitas hardisk
yang banyak
Kekurangan :
1. Instalasi Aplikasi yang relatif sulit baik Server maupun Client
2. Dikarenakan Aplikasi ini merupakan aplikasi dekstop, sehingga hanya dapat digunakan
dikomputer yang telah diinstall yang menyebabkan aplikasi tidak dapat digunakan
diselain komputer yang diberi akses (bersifat dinamis)
3. Loading data terkadang sangat lambat, hal ini disebabkan oleh Query yang terlalu
panjang
4. Proses Inventory yang masih kurang benar
Contoh :
· Memasukan kondisi tidak ada barang pada proses Inventori ketika proses
produksi
5. Belum memiliki modul help, padahal modul ini sangatlah dibutuhkan user ketika
mengalami kesulitan
6. Inputan yang membingungkan (Kurang User friendly)
7. Proses Birokratis yang membuat memperlambat sistem
8. Faktor kelayakan :
· Operational: Prosedure dan keterampilan personalia masih menjadi kendala
utama.
SARAN
1. Memperbaiki query dengan mempersingkat alur query agar proses pemanggilan data
lebih cepat
2. Membuat Modul Help atau membuat manual book agar dapat dijadikan referensi ketika
mengalami masalah
3. Menyediakan persentase batas minimum jumlah barang digudang
4. Memberikan Notifikasi / peringatan dini kedalam sistem yang salah satunya peringatan
batas minimum jumlah barang di gudang
5. Nama inputan harus lebih jelas
6. Mengganti beberapa Icon
Contoh :
Icon Save pada beberapa proses diganti dengan icon / tombol Send
7. Cobalah beralih dari Aplikasi dektop ke aplikasi web base
8. Melakukan training khusus ke setiap user yang menggunakan.

DAFTAR PUSTAKA
[1] UML, http://lecturer.eepis-its.edu/~tessy , tanggal 11 Januari 2009
[2] Baridwan, Zaki. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua, BPFE, Yogyakarta, 1991.
[3] Ahyari, Agus. 1992. Manajemen Produksi dan perencanaan sistem Produksi Edisi
Keempat. Yogyakarta: BPFE – YOGYAKARTA
[4] Eka Juniantara I Gede, 2007. Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Inventory