Manual Metode Pembangunan Protokol Komunikasi-Versi 1.

0 - 1

I. PENDAHULUAN

1.1.Apakah Protokol Komunikasi?

Komunikasi adalah suatu pengalihan informasi dan pengertian
diantara bagian individu, dan suatu proses pengiriman dari lambang-
lambang antar pribadi dengan makna-makna yang dikaitkan dengan
lambang-lambang tersebut. komunikasi ini diharapkan dapat membawa
pertukaran informasi sehingga tercipta saling pengertian diantara
individu, maupun kelompok didalam suatu sistem.
Komunikasi menjadi sangat penting didalam menempatkan individu
pada tempat yang seharusnya, guna meningkatkan motivasi dan kinerja
yang lebih baik, memperkuat komitment yang lebih besar antar individu.
Protokol merupakan suatu kesepakatan/aturan yang dibangun/dibuat
antara individu-individu yang berada didalam sistem.
Protokol Komunikasi adalah kumpulan kesepakatan, yang berisi aturan
main atau rambu-rambu, yang mengatur proses pengambilan keputusan
dan pembuatan kebijakan didalam sebuah sistem berdasarkan fungsi dan
kepentingan.

1.2.Mengapa Protokol Komunikasi Penting Dibangun?

Protokol komunikasi ini bukanlah satu usaha birokratisasi komunikasi
sosial dalam sistem, tetapi lebih pada membangun rambu-rambu yang
transparasi, berdasarkan norma/nilai yang ada dalam sebuah sistem
untuk menghormati wilayah pribadi masing-masing anggota sistem.
Kegunaan Protokol Komunikasi untuk membangun komunikasi yang
optimal, yang dapat membawa pertukaran informasi secara adil dan
saling menguntungkan. Dengan dilandasi rambu-rambu transparasi dan
kesetaraan di antara individu didalam sistem, maupun antar sistem.

1.3.Siapa Saja Yang Dapat Menggunakan Proses Pembangunan

Protokol Informasi Ini?
Pengguna Protokol Komunikasi adalah masing-masing individu dalam
sistem, yang terlibat membangun kesepakatan didalam pengambilan

PUTER Indonesia - 1999

 Manual Metode Pembangunan Protokol Komunikasi-Versi 1.0 - 2

keputusan.

PUTER Indonesia - 1999

 Manual Metode Pembangunan Protokol Komunikasi-Versi 1.0 - 3

II. GAMBARAN UMUM

2.1.Bagaimana Protokol Komunikasi Berpengaruh Terhadap

Kinerja Organisasi?
Protokol kumunikasi adalah suatu kerangka, dengan rambu-rambu
penghormatan wilayah pribadi anggota masing-masing individu dalam
sistem, yang menghindarkan overlaping dalam pengambilan keputusan,
dan dominansi ego.
Hal ini memberikan kontribusi yang cukup besar terhadap kecakapan
para anggota sesuai dinamika lembaga atau organisasi dalam mencapai
tujuan strategisnya, terpeliharanya produktivitas para anggota sesuai
dinamika produksi lembaga atau organisasi bersangkutan, menguatnya
kepercayaan diri para anggota dalam menjalankan misi bersama,
menguatnya keyakinan para anggota atas kebersamaan yang lahir dan
tumbuh dalam sistem bersangkutan dalam mewujudkan visi (cita-cita)
bersama.
Syarat-syarat yang ada untuk membangun Protokol Komunikasi
• Transparansi dan keterbukaan diantara para anggota dalam hal yang
menyangkut kelembagaan atau keorganisasian
• Keterlibatan non diskriminatif penuh para anggota dalam dinamika
dan proses keorganisasian atau kelembagaan terutama dalam
pengambilan keputusan.
• Proses dokumentasi yang terus menerus terhadap model-model
belajar yang lahir dan tumbuh dalam dinamika kelembagaan atau
keorganisasian
• Dinamika kelembagaan atau keorganisasian yang didasarkan pada
pola-pola komunikasi, dan bukan berdasarkan struktur kelembagaan
atau keorganisasian.

2.2.Istilah yang ada dalam protokol komunikasi

Sistem didalam protokol komunikasi, sistem bisa diartikan sebagai suatu
kumpulan, jaringan, organisasi, dan individu yang terlibat dalam suatu
proses pertukaran informasi

PUTER Indonesia - 1999

 Manual Metode Pembangunan Protokol Komunikasi-Versi 1.0 - 4

Parapihak/Stakeholder adalah parapihak, institusi internal maupun

eksternal yang terlibat dalam sistem

PUTER Indonesia - 1999

 Manual Metode Pembangunan Protokol Komunikasi-Versi 1.0 - 5

I II. TAHAPAN MEMBANGUN

PROTOKOL KOMUNIKASI

Ada 4 (empat) tahapan yang

dilakukan untum membangun
protokol komunikasi, yaitu:
1. Perkenalan;
2. Membangun persamaan persepsi;
3. Curah pendapat;
4. Dokumentasi proses.
Tahap 1. Perkenalan
•Setiap individu yang terlibat
memperkenalkan diri, dari tahap perkenalan ini diharapkan diantara
individu dapat :
- Mencairkan batas psikologis antar individu yang terlibat;
- Menetapkan komitmen psikologis antar sesama peserta
• Analisa parapihak (Stakeholder) yang terlibat :
- Mengetahui lebih dalam tentang para pihak yang akan dilibatkan
didalam sistem, sehinga dapat mempunyai pemahaman yang
sama mengenai kebutuhan akan adanya protokol komunikasi;

PUTER Indonesia - 1999

 Manual Metode Pembangunan Protokol Komunikasi-Versi 1.0 - 6

Tahap 2. Membangun Persamaan Persepsi

• Pentingnya persamaan persepsi disini adalah: kita semua
mempunyai perbedaan-perbedaan dalam hidup, serta jarang sekali
mempunyai pengalaman fisik dan sosial yang sama dengan orang
lain. Kita lebih melihat atau mendengar apa yang kita inginkan dari
pada menghadapi fakta-fakta yang obyektif. Penghalang terbesar
obyektifitas adalah konsep diri (self-concept) kita, yakni apa yang
kita ketahui dalam hubungan kita dengan dunia orang lain, kita
cenderung menolak informasi yang nampaknya mengancam
konsep diri tersebut.
• Didasari perbedaan yang sangat besar tersebut, maka guna
menghancurkan kendala-kendala dalam sistem dan dalam
penerimaan umpan balik dari tiap individu, penting dilakukan
penyamaan persepsi diantara individu yang terlibat didalam suatu
sistem.

Tahap 3. Curah Pendapat

Curah pendapat pada dasarnya lebih berupa diskusi gagasan, dari
tiap-tiap individu yang terlibat dalam sistem. Dimana dari tiap-tiap
individu tersebut diberikan keleluasaan dalam mengemukakan pendapat :
• Mengelompokkan (clustering) hasil dari curah pendapat;
• Memberi judul untuk setiap kelompok (cluster).
• Judul-judul cluster yang dihasilkan merupakan kesepakatan protokol
komunikasi yang terbangun.
• Hasil ini kemudian ditawarkan kepada pihak yang terlibat didalam
membagun kesepakatan sehinga hasil yang didapat lebih terfokus
dan spesifik.

Tahap 4. Dokumentasi Proses

Dokumentasi proses termasuk dalam membangun protokol komunikasi
merupakan proses model belajar, yang bisa memperlihatkan tumbuh dan
berkembangnya dinamika dalam sistem, baik dalam lembaga
,masyarakat atau antara keduanya.

PUTER Indonesia - 1999

 Manual Metode Pembangunan Protokol Komunikasi-Versi 1.0 - 7

REFERENSI

1. Ron Ludlow & Fergus Panton, The Essence of “Effective

Communication”, 1992 Prentice Hall International (UK) Ltd.
2. Lewicki, Roy, Negotiation Readings, Exercises, and Cases, 1993.
3. Puter, Dokumentasi Proses Belajar, 1999

PUTER Indonesia - 1999