ARTIKEL MAIL MERGE

PADA OFFICE WORD 2003

Mailmerge atau Surat Bersambung adalah salah satu fasilitas dari word prosesor (Ms. Word)
yang dapat membuat banyak surat yang isinya sama tapi ada beberapa bagian tertentu yang
berbeda. Salah satu contoh apabila kita membuat sebuah surat yang sama dan kita kirim ke
100 alamat yang berbeda, kita tidak harus mengetik satu per satu dari seratus surat tersebut,
tapi kita cukup menggunakan fasilitas yang disediakan oleh Ms. Word yaitu MAIL MERGE.

Berikut langkah-langkah atau cara untuk membuat Mail Merge :

1. Klik menu Tools, Letters and Mailing, pilih / klik Mail Merge

2. Setelah di klik Mail Merge seperti gambar di atas, maka muncul Task Pane Mail Merge
yang terletak di sebelah kanan.

Letter : Untuk pembuatan surat

E-mail : Untuk Pesan Email

Envelopes : Untuk Pembuatan Amplop

Labels : Untuk Pembuatan Label

Directory : Untuk Pembuatan single dokumen

3. Setelah muncul TaskPane Mail Merge maka kita harus memilih

type dokumen yang akan dikerjakan. Sebagai contoh kita pilih
Letter (karena kita akan membuat surat)
4. Klik Next : Starting document untuk menuju langkah
selanjutnya

5. Pada step 2, terdapat 3 pilihan yaitu Use the current document,

start from a template dan start from existing document.
a. Use the current document  Menggunakan dokumen yang
ada sekarang
b. Start from a template  Mulai dengan sebuah template
c. Start from existing document  Mulai dari dokumen yang
sudah ada / tersimpan
Untuk sementara kita pilih atau klik pada Use the Current
Document.
6. Selanjutnya berada pada Step 3. pada step 3 kita juga dihadapkan pada 3 pilihan yaitu :
Use an existing list, Select from outlook contacts dan Type a new list dengan penjelasan
sbb :

By : Agus Wibowo | www.agusmjd.blogspot.com | agusmjd@yahoo.co.id

 a. Use an existing list  menggunakan daftar yang sudah ada (sudah tersimpan)
b. Select from outlook contacts  memilih dari kontak outlook
c. Type a new list  Membuat daftar baru
Sebagai contoh kita pilih Type new list dengan pertimbangan bahwa kita belum
mempunyai daftar sama sekali.

7. Klik Create untuk membuat daftar baru

8. Setelah klik Create maka muncul seperti gambar di bawah ini dengan penjelasan sbb :
a. New Entry  Untuk membuat daftar atau
form baru
b. Delete Entry  Untuk menghapus
masukan data
c. Find Entry  Untuk pencarian entrian data
d. Filter and Sort  Untuk mem-filter dan
mengurutkan record
e. Customize  Untuk mengedit atau
membuat form sesuai dengan keinginan

9. Klik Customize dengan alas an kita akan membuat form atau daftar sesuai dengan
keinginan kita.
10. Selanjutnya muncul kotak dialog seperti gambar di bawah ini
 Add  Untuk menambahkan Field
 Delete  Untuk menghapus Field
 Rename  Untuk merubah nama
 Move Up  Untuk berpindah ke atas
 Move Down  Untuk berpindah ke bawah

11. Hapus semua Field dengan menekan tombol Delete sampai Field yang ada terhapus
semua.
12. Setelah semua terhapus selanjutnya kita akan menambahkan field-field yang kita
butuhkan. Sebagai contoh kita tambahkan field NAMA dan ALAMAT seperti gambar di
bawah ini. Setelah itu klik OK.

By : Agus Wibowo | www.agusmjd.blogspot.com | agusmjd@yahoo.co.id

13. Entry atau masukkan nama dan alamat sesuai yang diinginkan
14. Untuk menambah entrian data klik tombol New Entry seperti gambar di bawah ini

15. Untuk kembali ke entrian sebelumnya klik previous, dan untuk melanjutkan ke entrian
selanjutnya klik Next.
16. Klik Close untuk keluar
17. Setelah itu muncul seperti gambar di bawah ini

 Select All  Untuk

menandai semua record
 Find  Untuk mencari
record yang diinginkan
 Clear all  Untuk
menghapus tanda (cawang)
 Edit  Untuk meng-edit
entrian data
 Refresh  Untuk
menyegarkan
 Validate  Untuk Validasi
data
18. Setelah data sudah benar, langkah selanjutnya adalah membuat surat. Atau kalau sudah
ada, maka tinggal COPAS (Copi Paste).
19. Apabila surat sudah siap, maka langkah selanjutnya adalah meng-insert Merge Field
melalui toolbar seperti gambar di bawah ini

1 2 3 4 5 6 7
20. Untuk meng-insert field yang sudah kita masukkan tadi kita pilih toolbar nomor 6 (Insert
Merge Field)
21. Setelah di klik toolbar nomor 6 maka muncul seperti gambar

22. Taruh cursor pada tempat yang dituju kemudian klik dua kali pada nama fieldnya, jika
sudah maka klik cancel atau klik tombol close.

By : Agus Wibowo | www.agusmjd.blogspot.com | agusmjd@yahoo.co.id

23. Maka hasilnya seperti gambar di bawah ini

24. Untuk melihat hasilnya tinggal klik toolbar nomor 7

25. dan hasilnya adalah seperti gambar di bawah ini

26. Untuk melihat hasil entrian selanjutnya tinggal klik yang diberi tanda merah seperti
gambar di bawah ini

By : Agus Wibowo | www.agusmjd.blogspot.com | agusmjd@yahoo.co.id