1. Apa itu komputerisasi dan Mengapa harus komputerisasi?

Kebanyakan masyarakat awam masih rancu untuk membedakan antara

 Usaha yang sudah ter komputerisasi atau
 Usaha yang sudah menggunakan komputer untuk alat bantu.
Mereka beranggapan bahwa kalau dalam usahanya sudah menggunakan komputer maka
dikatakan sudah terkomputerisasi. Padahal ..
Yang dimaksud komputerisasi disini adalah dengan mendaya gunakan kemampuan
komputer untuk menghitung, mengontrol dan membuat laporan secara terpadu
sehingga dapat memperlancar usaha yang dijalankan. Jadi komputer bukan hanya
digunakan sebagai pengganti mesin ketik seperti yang biasa digunakan.
Semakin usaha Anda berkembang, semakin komplek permasalahan yang terjadi. Dengan
system kontrol manual maka Anda akan banyak mengalami kesulitan untuk melakukan
perhitungan, kontrol bahkan pembuatan laporan. Dan kalaupun itu bisa Anda lakukan dengan
system manual , saya yakin Anda akan ikut (selalu) terjun dalam pekerjaan itu, Anda tidak
pernah bisa mendelegasikan tugas itu kepada yang lain karena memang kontrol hanya datang
dari satu sumber ( Personil yang bertanggung jawab) . Akan tetapi dengan system komputer
maka kontrol dapat datang dari dua sumber yaitu
 dari personil yang bertanggung jawab dan
 dari system komputer itu sendiri.
Jadi kemungkinan untuk berbuat curang dari orang yang bertanggung jawab akan lebih kecil
(meskipun tidak 100% tidak bisa).
Banyak dari kalangan pebisnis lalai pada hal ini . Mereka memulai komputerisasi
setelah terjadi kebobolan pada system manual nya, yang menyebabkan perusahan
sudah kehilangan (Karena kecurangan) Jutaan Rupiah ( Bahkan ratusan juta)

1. Kapan saatnya bisnis UKM mulai perlu komputerisasi?

Idealnya komputerisasi sudah kita lakukan sebelum sesuatu kebobolan terjadi

didalam bisnis kita. Akan tetapi memang perlu kita perhitungkan antara cash flow
yang ada dengan investasi (komputerisasi) yang akan kita lakukan.
Sebagai bahan panduan untuk mengetahui kapan usaha Anda perlu
dikomputerisasi, berikut point-point yang bisa Anda gunakan :

1.
a. Jika usaha Anda mulai berdiri dan Anda tidak punya system manual yang
bisa / akan Anda terapkan
b. Jika omzet Anda sudah melebihi dari yang bisa Anda kontrol ( dalam
bentuk laporan yang akurat)
c. Jika Anda sudah tidak bisa mengetahui pasti berapa jumlah piutang Anda
kepada para pelanggan
d. Jika Anda mulai membuka cabang baru dan harus mempercayakan bisnis
itu (atau yang sedang Anda jalankan) di pegang / dijalankan orang lain.
e. Jika Anda ingin meningkatkan prestige kepada para pelanggan
1. Apa saja yang harus di persiapkan?

Hanya dengan mempunyai cukup / banyak uang tidak cukup untuk bisa dijadikan
acuan bahwa Anda bisa mengkomputerisasi bisnis Anda. Ada beberapa faktor
yang harus dipersiapkan (selain uang) untuk bisa mengkomputerisasi system.

1.
a. SDM (Sumber Daya Manusia)

Anda harus memikirkan terlebih dahulu, apabila komputerisasi dijalankan

di bisnis Anda, kira-kira siapa yang akan menjalankan system itu
nantinya , minimal orang yang menjalankan nanti adalah orang yang bisa
cepat belajar (meskipun sebelumnya belum pernah pegang komputer),
lebih baik lagi jika orang tersebut sudah bisa menjalankan komputer atau
bahkan sudah pernah menjalankan system komputer. Karena apabila
orang ini tidak ada, maka penerapan komputerisasi tidak pernah bisa
dijalankan.

1.
a. Hardware
Komputerisasi pasti memerlukan media untuk mengoperasikan, yaitu
komputer itu sendiri. Mahal atau tidaknya dana yang diperlukan untuk
pembelian komputer tergantung pada tujuan penerapan system yang
akan dijalankan. Adapun yang berpengaruh pada besar tidaknya
invenstasi yang dikeluarkan untuk pembelian komputer, ada beberapa
faktor yaitu:

1. Spesifikasi komputer (Workstation)

Kebayakan system komputer (program) yang ada sekarang sudah
under Windows, jadi saya menyarankan untuk menggunakan
komputer pentium 2 keatas, spesifikasi komputer berpengaruh pada
kecepatan program yang akan dijalankan , semakin tinggi spesifikasi
komputer, semakin cepat program bisa berjalan. Akan tetapi indikator
“cepat” pada masing-masing orang berbeda-beda, sehingga pemilihan
spesifikasi menurut saya bisa negosiable. Artinya apabila dananya
cukup hanya untuk komputer dengan spesifikasi tertentu, maka faktor
kecepatan bisa diabaikan ( Prioritas bukan pada “Cepat “ tapi pada “
Berjalan” nya system)

2. Jumlah Komputer
Jumlah komputer bisa Anda perkirakan dengan pembagian tugas yang
akan di jalankan , jumlah yang harus disediakan sangat relatif , bisa
mulai dari satu unit sampai puluhan unit tergantung dari system yang
akan dirancang nantinya. Tetapi khusus untuk system yang dijalankan
di swalayan, minimal komputernya adalah 2 unit, karena satu
 digunakan untuk penjualan, lainnya digunakan untuk mengisi nama
barang (Gudang)

3. Jaringan
Jaringan juga berpengaruh pada besarnya investasi yang akan di
keluarkan. Semakin banyak komputer yang di gunakan maka investasi
jaringan semakin mahal demikian juga jarak antara komputer satu
dengan lainnya juga berpengaruh pada besarnya investasi , semakin
jauh maka biaya akan semakin mahal

4. Server
Jika ingin system berjalan secara ideal, maka komputer server perlu
dibelikan yang khusus untuk server, perbadingan harga antara
komputer server dengan workstation (user) berbeda jauh, akan tetapi
komputer server memang mempunyai unjuk kerja yang sangat baik.
Tetapi apabila dana tidak mencukupi maka Server dapat
menggunakan komputer biasa saja

1.
a. Data
Saat pertama kali komputerisai dijalankan maka yang perlu di masukkan
ke dalam system komputer adalah data-data yang ada di system manual.
Data –data ini harus akurat dan balance, karena apabila tidak, maka tidak
mungkin dijalankan system komputerisasi. Hal ini disebabkan system
tidak bisa mengkontrol apakah data yang dihasilkan komputer benar atau
tidak. Ada sebuah istilah untuk hasil data yang berasal dari system
komputer yaitu GIGO (Gold In Gold Out ) atau (Garbage In Garbage Out)
b. Decision maker (pengambil keputusan)
Komputerisasi adalah penerapan system yang harus akurat dari ujung
data sampai akhir laporan. Jadi apabila pada system manual ada sesuatu
prosedur (atau perhitungan) yang tidak dapat dikomputerisasi, maka perlu
sebuah keputusan untuk mengubah prosedur ( perhitungan) yang biasa
dilakukan di system manula menjadi perhitungan baru yang lebih
accountable dan controlable. Keputusan ini harus cepat dilakukan dan
harus langsung disosialisasikan kepada user (pengguna)

1. Memilih Rekanan

Yang perlu di garisbawahi dalam memilih rekanan dalam mengkomputerisasi

usaha kita adalah :
 TIDAK SELALU YANG LEBIH MAHAL HARGANYA MAKA DIA LEBIH BAIK
 TIDAK ADA YANG DAPAT MENGKOMPUTERISASI 100% SEMPURNA
SESUAI KEINGINAN ANDA.
Di dalam komputerisasi selalu ada negosiasi dalam penerapan system dengan
rekanan kita. Adapun rekanan yang bisa Anda pilih ada beberapa kategori yaitu:
1.
a. Programmer lepas
di Indonesia banyak sekali sekolah komputer yang menelorkan
programmer-programmer, baik yang handal maupun yang biasa-biasa
saja. Jika Anda menentukan untuk memilih programmer lepas sebagai
rekanan, maka Anda harus pandai-pandai memilih mana programmer
yang mempunyai kwalitas bagus dan mana yang programmer yang biasa-
biasa saja.

Keuntungan dan kelemahan memakai rekanan ini adalah kurang lebih nya
adalah sebagai berikut:
Keuntungan:
1. Lebih murah
2. Memenuhi kebutuhan system sperti manual yang ada
Kekurangan:
1. Akan memakan waktu lebih lama ( karena banyaknya bug)
2. Maintenance ( perawatan ) after sales service tidak terjamin
3. System yang diterapkan belum tentu benar ( Karena langsung
mengadopsi dari manual dan kurangnya pengetahuan programmer
tentang system yang benar)

1.
a. Mempekerjakan programmer

Anda juga dapat membuka lowongan programmer untuk memulai system

komputerisasi di tempat Anda . Sama halnya dengan programmer lepas,
Anda harus pandai –pandai memilih mana programmer yang bagus dan
mana yang biasa-biasa saja ( dan ini sangat sulit). Tapi apabila kita
berhasil memilih programmer yang baik maka ada faktor keuntungan dan
kelemahan dengan memilih rekanan ini yaitu:
Keuntungan :
1. System sesuai dengan yang diinginkan
2. Biaya yang dikeluarkan bulanan ( Bisa lebih murah atau lebih mahal)
3. Otomatis sudah mempunyai staff EDP
Kerugian:
1. Anda tergantung pada programmer tersebut
2. Faktor cheating (Kecurangan) dalam perusahaan bisa terjadi

1.
a. Memilih vendor

Cara ketiga dalam memilih rekanan adalah dengan cara membeli system
yang sudah baku dan sudah dipakai ditempat lain secara umum. System
ini dikembangkan oleh vendor (software house ) yang memang mengeluti
bidang ini sebagai bidang utama, biasanya perusahaan seperti ini memiliki
beberapa programmer dalam menjalankan usahanya. Kategori vendor
 dibagi menjadi tiga macam yaitu:
i. Lokal
Yang saya maksud lokal adalah vendor yang ada dikota Anda sendiri.
Sehingga antara pusat produksi system dan tempat usaha Anda, relatif
lebih dekat. Artinya apabila Anda memerlukan sesuatu perawatan
diharapakan akan dapat didatangi secara face to face. Memilih vendor
lokal mempunyai kelebihan dan kekurangan sebagai berikut:
Kelebihan:
1. Maintenance lebih terjamin
2. Harga relatif murah
3. Proses implemenatasi lebih cepat
Kekurangan:
1. Kestabilan system kadang masih kurang (meskipun lebih baik dibanding
dengan programmer lepas)

ii. Nasional (regional)

Yang dimaksud dengan vendor nasional atau wilayah adalah vendor yang berada diluar kota
Anda tetapi masih berada di indonesia. Sebuah vendor menjadi nasional biasanya karena
lamanya dia berkecimpung didunia ini. Vendor nasional harus memiliki website yang interaktif
dengan para pelanggan di luar kota.
Kelebihan:
1. Relatif lebih stabil
Kekurangan:
1. Relatif lebih mahal
2. Maintenance masih perlu di pertanyakan
iii. Luar
Vendor luar adalah vendor yang berasal dari luar negeri. Biasanya kita mengetahui /
mendapat software-software ini dari internet. Adapun kelebihan dan kekurangannya
adalah sebagai berikut:
Kelebihan:
1. Stabil
2. Fasilitas lebih lengkap
Kekurangan:
1. Berbahasa Inggris
2. Maintenance mutlak via internet
3. System kecenderungan menganut system luar ( international)
4. Mahal

1. Menjalankan dan pemeliharaan

Memastikan bahwa inventasi yang Anda keluarkan masih bisa di pakai terus itu
sangat penting dalam system komputerisasi. Dari awal Anda harus sudah
memikirkan siapa yang nantinya akan menjadi staff EDP di perusahaan Anda,
yang bertanggung jawab pada jalannya system, dan yang selalu kontak dengan
vendor.
Artikel Radian Multi Prima
www.radiansystem.com