BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Teknologi informasi saat ini mengalami perkembangan yang sangat
pesat dan tidak dapat terlepas dalam berbagai aspek kehidupan manusia.
Khususnya bagi suatu organisasi, teknologi infomasi komputer dirasakan
semakin penting sebagai alat bantu dalam mendukung kegiatan produksi
maupun pelayanan. Bermacam-macam aplikasi sistem informasi diciptakan
tidak lain untuk mempermudah berbagai pekerjaan dan untuk mendapatkan
hasil yang optimal. Tentu saja membuat banyak organisasi yang belum
menggunakan alat bantu ini mulai menyadari pentingnya teknologi ini, begitu
juga bagi organisasi yang telah menggunakan teknologi ini semakin berupaya
untuk memberdayakan teknologi ini.
Tak lepas dari perkembangan teknologi informasi tersebut, dibutuhkan
tenaga-tenaga yang terampil agar tujuan pemberdayaan dapat tercapai. Oleh
karena itu, pengguna-pengguna dipersiapkan untuk menjadi tenaga-tenaga
ahli. Khususnya mahasiswa Jurusan Teknik Informatika Program Studi Strata
Satu (S-1) Fakultas Ilmu Komputer dan Manajemen Universitas Sains dan
Teknologi Jayapura (USTJ) kini dipersiapkan melalui kerja praktek agar
mahasiswa dapat mengenal dunia usaha mempelajari teknologi informasi yang
telah berjalan, sehingga mahasiswa dapat menerapkan keahlian dan
pengetahuan dalam perusahaan di tempat dimana mahasiswa melakukan kerja
praktek.
Perusahaan Daerah Irian Bhakti yang lahir sejak masa penjajahan
Belanda ini, memiliki tujuan meningkatkan sumber Pendapatan Asli Daerah
(PAD) dan sebagai sarana pengembangan perekonomian dalam rangka
pembangunan daerah. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, PD Irian Bhakti
mengembangkan beberapa kegiatan usaha, seperti Penyaluran beras PNS ke

1
 distrik pedalaman di Provinsi Papua dan Provinsi Papua Barat, Apotek,
Pertokoan, Pecetakan, Kontraktor, serta Groundhandling di bandara. Oleh
sebab itu Perusahaan memiliki begitu banyak informasi data-data dari tahun
ke tahun. Mencoba mengikuti arus perkembangan teknologi yang telah
berkembang saat ini, khususnya teknologi informasi, perusahaan merasa perlu
adanya sistem komputerisasi yang dapat berjalan di dalam perusahaan. Saat ini
penyimpanan data-data informasi hanya disimpan secara manual atau
menggunakan program-progran sederhana seperti Microsoft Office dan
system under DOS.

B. Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek

1. Tujuan pelaksanaan Kerja Praktek ini adalah:
a. Mengetahui sejauh mana mahasiswa-mahasiswi
mampu menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki
dalam pelayanan kepada masyarakat.
b. Merencanakan suatu sistem komputerisasi pada
bagian operasi khususnya yang melayani data mengenai pengawasan
tindak lanjut hasil pemeriksaan yang diharapkan dapat digunakan
untuk menunjang pekerjaan yang dilakukan.

2. Manfaat pelaksanaan Kerja Praktek ini adalah:

a. Bagi Instansi
1) Instansi dapat menilai seberapa besar kualitas dan potensi dari
mahasiswa-mahasiswi sehingga menjadi masukan bagi instansi
dalam melakukan perekrutan tenaga kerja.
2) Membantu instansi dalam kegiatan memanajemenkan data
khususnya pada pengawasan tindak lanjut hasil pemeriksaan, serta
dapat memberikan masukan dalam rangka meningkatkan kinerja
instansi.

2
b. Bagi Mahasiswa
1) Meningkatkan pengetahuan serta wawasan mahasiswa-mahasiswi
dalam dunia kerja.
2) Mendidik mahasiswa-mahasiswi agar bertanggung jawab, dalam
melaksanakan tugas yang diberikan.
3) Merupakan pengalaman tersendiri bagi mahasiswa-mahasiswi
tentang dunia kerja setelah menyelesaikan studi.

3
 BAB II
TEMPAT KERJA PRAKTEK

A. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek

Tempat Pelaksanaan Kerja Praktek yaitu pada Kantor Pusat
Perusahaan Daerah Irian Bhakti (PD Irian Bhakti), yang beralamat di Jl. Jend.
A. Yani No. 24 Jayapura. Pelaksanaan Kerja Praktek dimulai pada tanggal 18
Januari 2009 sampai dengan 20 Febuari 2009.
Kerja Praktek dilaksanakan 5 kali dalam seminggu yaitu dari hari
Senin sampai hari Jumat. Waktu pelaksanaan Kerja Praktek dalam sehari
adalah 8 Jam, dimulai dari pukul 08.00 sampai dengan pukul 16.00 WIT.
Masing – masing ditempatkan pada tiga bagian yang berbeda di
perusahaan, yaitu bagian Pelayanan dan Jasa, bagian Umum dan bagian
Personalia.

B. Gambaran Umum Organisasi Perusahaan

1. Gambaran umum institusi
I. Profil Perusahaan
a. Tujuan
Meningkatkan sumber Pendapatan Asli Daerah (PAD) dan
sebagai sarana pengembangan perekonomian dalam rangka
pembangunan daerah.
b. Visi
Perusahaan Daerah Irian Bhakti yang mandiri dan tangguh di
Tanah Papua
c. Misi
1) Menjadikan Perusahaan sebagai bagian Holding Company
2) Meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia yangm aju, mandiri
dan profesional

4
 3) Meningkatkan pendapatan dan kesejahteraan masyarakat melalui
pemberdayaan ekomnomi rakyat dan peningkatan PAD bagi
daerah.
4) Meningkatkan pendapatan dan kesejahteraan masyarakat melalui
pemberdayaan ekonomi rakyat dan peningkatan PAD bagi daerah.
5) Memberdayakan kekayaan perusahaan untuk meningkatkkan
pendapatan.
6) Membuka usaha baru untuk meningkatkan pendapatan perusahaan
serta menciptakan lapangan kerja.
d. Strategi Usaha
Membangun komitmen untuk menjadikan PD Irian Bhakti
sebagai “Holding company” dalam rangka pemberdayaan ekonomi
masyarakat dalam memasuki pasar bebas.
e. Bidang Usaha
1) Bidang Perdagangan Umum
2) Bidang Ekspor-Impor
3) Bidang Produksi
4) Bidang Distribusi
5) Bidang Jasa
6) Bidang Farmasi

II. Sejarah Perusahaan

Rintisan sejarah berdirinya PD Irian Bhakti tidak terlepas dari
perjuangan Bangsa Indonesia merebut wilayah Irian Barat dari
penjajahan Belanda. Perusahaan Daerah Irian Bhakti yang pada masa
penjajahan Belanda di Irian Barat bernama NV. Nigimy dan bergerak di
bidang perdagangan. Setelah Pemerintah Belanda menyerahkan wilayah
Irian Barat ke Pemerintah RI maka NV. Nigimy (perusahaan dagang
milik pemerintah Belanda) dibeli sahamnya oleh Pemerintah Indonesia
dan selanjutnya diberi nama Perusahaan Negara Irian Bhakti (PN. Irian
Bhakti).

5
 Dalam rangka mengisi Otonomi Daerah Irian Barat maka
Pemerintah Pusat menyerahkan PN. Irian Bhakti kepada Pemerintah
Daerah Propinsi Irian Barat yang kemudian berubah nama menjadi
Perusahaan Daerah Irian Bhakti. Dalam perkembangan lebih lanjut
Pemerintah Daerah melalui Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi
Irian Jaya menetapkan Peraturan Daerah No. 5 Tahun 1986 tentang
Perusahaan Daerah Irian Bhakti dengan tujuan meningkatkan
perekonomian daerah khususnya dan nasional umumnya.

III. Program Unggulan

a. Bidang Kesehatan
1) Rencana pembukaan pengembangan apotek.
2) Mengaktifkan kembali PD Fharmasi Irian Bhakti (Fhariba).
b. Bidang Perikanan
Sektor perikanan merupakan sektor usaha yang belum digarap
secara maksimal bidang perikanan dan akan dikembangkan di
daerah: Biak- Waigeo utara- Kaimana- Yapen Waropen.
c. Bidang General trading
1) Mengembangkan unit-unit toko di daerah-daerah dan
melaksanakan distribusi sembilan bahan pokok kepada
masyarakat.
2) Pengelolaan sewa ruang toko di Sorong dan Manokwwari.

6
2. Struktur organisasi institusi
I. Bagan
Adapun bagan Struktur Organisasi PD. Irian Bhakti di Kantor Pusat dan Kantor Cabang adalah sebagai berikut:

Gambar 2.1. Struktur Organisasi PD. Irian Bhakti Kantor Pusat

Sumber: Kepegawaian PD. Irian Bhakti

7
II. Uraian Wewenang, Tugas dan Tanggung Jawab
Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Daerah Tingkat I Irian
Jaya nomor 5 Tahun 1986 Bab IV pasal 9 Ayat 6 bahwa: “Kepala
Daerah menetapkan pedoman dan perincian lebih lanjut susunan
organisasi dan tata kerja Perusahaan Daerah”. Berpijak pada isi ayat
tersebut maka Direksi berkewajiban menyusun konsep Susunan
Organisasi Perusahaan dan selanjutnya disahkan kepala daerah sebagai
Ketua Badan Pengawas. Organisasi disusun sedemikian rupa sehingga
penyederhanaan struktur organisasi sesuai dengan situasi dan kondisi
Perusahaan dewasa ini dapat dicapai. Dalam melaksanakan kegiatan
operasional perusahaan, bagian-bagian yang ada di dalam struktur
organisasi memiliki spesialisasi tugas dan tanggung jawab tersendiri
dalam pekerjaan. Berikut uraian wewenang, tugas dan tanggung jawab
dari masing-masing bagian tersebut:
a. Direktur Utama.
1) Direktur Utama bertanggung jawab kepada Gubernur Kepala
Daerah sebagai pemegang saham atas pengelolaan Perusahaan.
Direktur Utama dibantu oleh para Direktur yang diberikan
wewenang memimpin Direktorat Niaga dan Direktorat
Administrasi dan Keuangan.
2) Disamping tugasnya sebagai penangung jawab ke dalam maupun
ke luar perusahaan, direktur utama membawahi bagian-bagian:
i. Bagian Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan
membawahi:
a) Sub Bagian Penelitian, Pengembangan Perusahaan
membawahi jabatan non struktural:
i) Pengkaji dan Peneliti Pengembangan Sarana.
ii) Pengkaji dan Penelitian Pengembangan Niaga.
iii) Penelaahan dan Penelitian Pelaksanaan Program
Perusahaan.

8
 b) Sub Bagian Data dan Informasi membawahi jabatan non
struktural .
i) Pengumpul dan Pengolah Data realisasi Program kerja.
ii) Penyaji informasi laporan rencana dan hasil
pelaksanaan program kerja.
ii. Bagian Pengawasan Intern membahwahi:
a) Sub Bagian Analisis & Evaluasi membawahi jabatan non
struktural:
i) Penganalisis Bidang Operasional
ii) Penganalisis Bidang Perlengkapan dan Bangunan
iii) Penganalisis Bidang Keuangan dan Pembukuan.
iv) Penganalisis Bidang Kepegawaian dan Tata Usaha.
b) Sub Bagian Pemeriksaan membawahi jabatan non struktural:
i) Pemeriksa Bidang Perlengkapan dan Bangunan
ii) Pemeriksa Bidang Keuangan dan Pembukuan
iii) Pemeriksa Bidang Opersional
iv) Pemeriksa Bidang Kepegawaian dan Tata Usaha.

b. Direktur Niaga
Direktur Niaga bertanggung jawab kepada Direktur Utama
Perda ( nomor 5 tahun 1986 pasal 9 ayat 5 ) dan diberi wewenang
memimpin Direktorat Niaga yang membawahi Bagian-Bagian:
1) Bagian Pelayanan dan Jasa membawahi:
i. Sub Bagian Jasa angkutan beras Pegawai negeri Sipil
membawahi jabatan non struktural:
a) Penyusunan tagihan ongkos angkut beras Pegawai Negeri
sipil
b) Pengadministrasi Penerimaan Laporan realisasi angkutan
beras Pegawai Negeri Sipil

9
 ii. Sub Bagian Ekspor Impor membawahi jabatan non struktural:
a) Penyelenggara bidang ekspor
b) Penyelenggara bidang impor
iii. Sub Bagian Penyimpanan dan Pergudangan barang
membawahi jabatan non struktural:
a) Penyelenggara tata angkutan
b) Pengadministrasi gudang
2) Bagian Pemasaran dan Keagenan
i. Sub Bagian Distribusi Bahan Pokok membawahi jabatan non
struktural:
a) Penyusunan Pengadaan Bahan Pokok
b) Pemroses Pemmbelian Bahan Pokok
c) Pengirim Barang
ii. Sub Bagian Perdagangan Umum dan Keagenan membawahi
jabatan non struktural:
a) Pramu Niaga bidang Perdagangan Umum
b) Pengadministrasi Pemasaran Barang
iii. Sub Bagian Farmasi membawahi jabatan non struktural:
a) Pramu Niaga Bidang Obat-obatan
b) Penanggung Jawab Obat-obatan.

c. Direktur Administrasi dan Keuangan

Direktur Administrasi dan Keuangan bertanggung jawab
kepada Direktur Utama ( Perda Nomor 5 Tahun 1986 pasal 9 ayat 5 )
dan diberi wewenang memimpin Direktorat Administrasi dan
Keuangan yang membawahi bagian-bagian:
1) Bagian Kepegawaian dan Tata Usaha membawahi:
i. Sub Bagian Kepegawaian membawahi jabatan non struktural:
a) Pemroses bidang kepegawaian
b) Pemroses bidang kesejahteraan pegawai

10
 ii. Sub Bagian Tata Usaha membawahi jabatan non struktural:
a) Agendaris dan Pengarsipan Surat
b) Sekretaris Direktur Utama
c) Pengetik
d) Operator Komputer
e) Ekspeditur
f) Caraka
2) Bagian Perlengkapan dan Bangunan membawahi:
i. Sub Bagian Perlengkapan membawahi jabatan non struktural:
a) Perawat dan penginventaris perlengkapan kantor
b) Pemroses penghapusan perlengkapan dan kendaraan
kantor
c) Penyetensil
d) Pramu Kantor
e) Pengemudi
ii. Sub Bagian Bangunan dan Tanah membawahi jabatan non
struktural:
a) Penginventaris dan Pemroses sertifikat tanah dan
bangunan.
b) Pengadministrasi biaya perawatan, pemeliharaan dan
penghunian bangunan dan tanah.
c) Pemelihara bangunan
3) Bagian Keuangan membawahi:
i. Sub Bagian Verifikasi membawahi jabatan non struktural:
a) Verifikatur Pendapatan
b) Verifikatur Biaya
c) Pengadministrasi Bidang Keuangan
d) Kasir

11
 ii. Sub Bagian Hutang Piutang dan Klaim membawahi jabatan
non struktural:
a) Pemroses Hutang Piutang
b) Pemroses Klaim/ Asuransi Pajak/ Fiscal
4) Bagian Pembukuan membawahi:
i. Sub Bagian Pembukuan Kantor Pusat membawahi jabatan
non struktural:
a) Pemegang Buku
b) Pengetik Bidang Pembukuan
ii. Sub Bagian Neraca membawahi jabatan non struktural:
a) Pengadministrasi kelengkapam laporan Pembukuan
cabang.

C. Sarana dan Prasarana

Sarana adalah barang atau benda bergerak yang dapat dipakai sebagai
alat dalam pelaksanaan tugas fungsi unit kerja. Prasarana adalah barang atau
benda tidak bergerak yang dapat menunjang atau mendukung pelaksanaan
tugas dan fungsi unit kerja. Berikut uraian sarana-prasarana pendukung di
Kantor Pusat PD Irian Bhakti:
1. Sarana Pendukung Kegiatan Operasional
Nama Sarana Jumlah Keterangan
Personal Komputer 14 Unit -
di pegang Kepala Bagian
Laptop 8 Unit
masing – masing 1 unit
Projektor / Infokus 1 Unit -
UPS 7 Unit -
Printer 12 Unit -
Faximile 1 Unit -
Televisi 1 Unit -
Kipas Angin 6 Unit -
Kendaraan Jenis Truck 1 Mobil -

12
2. Prasarana Kantor Pusat PD Irian Bhakti
Kantor Pusat PD Irian Bhakti saat ini menempati gedung yang
berlokasi di Pusat Kota Jayapura, yang beralamat di Jl. Jend. A. Yani No.
24 Jayapura. Dimana semua aktivitas pekerjaan kantor dilakukan di
Gedung ini, yang dimulai dari pukul 08.00 sampai 16.00 WIT. PD Irian
Bhakti memiliki kantor cabang di Kota Jayapura, Kota Biak, Kota Serui,
Kota Merauke, Kota Wamena, Kota Timika, Kota Nabire, Kota Fakfak,
Kota Manokwari, dan Kota Sorong.
Prasarana Ruang Kantor Pusat sebagai berikut:
Nama Prasarana Jumlah Keterangan
Ruang Dir.Ut; Dir.Keu; Dir.Um;
Dir.Ga; Kabag.Personalia;
Kabag.PelJas; Kabag.Umum;
Ruang Kerja 10 Ruangan
Kabag. Pemasaran; Kabag.
Perencanaan&SPI; Kabag.
Keu&Pembukuan;
Ruang Kerja Kasub. - Ruangan Bersekat
Ruang Rapat 1 Ruangan -
Toilet 3 Ruangan -

13
 BAB III
HASIL KEGIATAN DAN PEMBAHASAN

A. Hasil Kegiatan Kerja Praktek

Dalam melaksanakan Kerja Praktek selama 1 (satu) bulan, masing –
masing kami ditempatkan pada 3 bagian. Tugas utama dari Bagian Pelayanan
dan Jasa yaitu menyalurkan bahan pokok terutama beras kepada PNS yang
berada di wilayah pedalaman Papua dan Papua Barat. Kemudian tugas utama
dari Bagian Kepegawaian yaitu mengatur data-data pegawai di Kantor Pusat
maupun di Kantor Cabang. Sedangkan tugas utama dari Bagian Umum yaitu
mengatur semua aset-aset yang dimiliki kantor pusat meliputi tanah, gedung,
dan lain-lain.
Adapun tugas yang diberikan kepada kami pada Bagian Pelayanan
dan Jasa yaitu membuat rekapitulasi daftar perincian hasil PNS per tahun.
Pada Bagian Kepegawaian, tugas yang diberikan yaitu membuat database
data-data kepegawaian. Pada Bagian Umum, tugas yang diberikan yaitu
membantu tugas dari bagian kepegawaian. Selain itu kami juga diberikan
tugas untuk mengetik misalnya mengetik peraturan – peraturan pada PD. Irian
Bhakti, surat – surat dan lain – lain. Dan membantu kegiatan rapat rekonsiliasi
PD. Irian Bhakti Tahun 2009.

B. Kendala-Kendala Yang Dihadapi

Selama melaksanakan Kerja Praktek dan mengikuti kegiatan yang
dilaksanakan oleh perusahaan, kendala yang dapat kami lihat pada sistem
kerja perusahaan yaitu, “Belum adanya sistem yang khusus untuk menangani
data – data Pegawai yang saat ini masih tergantung pada program Microsoft
Office yang ditangani secara manual”.

14
C. Kondisi Ideal Yang Diharapkan
Kondisi ideal yang diharapkan agar permasalahan tersebut dapat
teratasi yaitu diperlukan suatu sistem informasi yang menangani data – data
kantor secara khusus data – data Pegawai yang ada pada perusahaan, selain itu
juga dapat memudahkan dalam pembuatan laporan.

D. Bagan Sistem Berjalan

Berikut ini adalah bagan alir sistem pengelolaan data pegawai
perusahaan:

Pegawai / 3
Karyawan

1 11 2

6
Kepegawaian 12 Bagian Umum
Kantor Pusat 13 Kantor Cabang

5
15
8 14 10 4
7
9

Direksi Pengawas Unit Usaha

Gambar 3.1. Bagan Sistem Pengelolaan Data Pegawai Perusahaan

Sumber: Kepegawaian PD. Irian Bhakti

Keterangan :
1. Pegawai dan pegawai tidak tetap (karyawan kontrak) pada Kantor Pusat
memasukkan data diri ke bagian Kepegawaian Kantor Pusat.
2. Pegawai tidak tetap (karyawan kontrak) pada kantor cabang memasukkan
data diri ke bagian Umum Kantor Cabang masing-masing.
3. Karyawan Unit Usaha memasukkan data diri ke setiap unit usahanya.
4. Unit Usaha yang berada dibawah kantor Cabang melaporkan data
karyawannya, ke bagian Umum masing-masing Kantor Cabang.
5. Unit Usaha yang dibawah kantor Pusat melaporkan data karyawannya, ke
bagian Kepegawaian Kantor Pusat.

15
6. Bagian umum Kantor Cabang melaporkan semua data karyawan kontrak
yang diterima di kantor cabang dan karyawan Unit Usaha yang dilaporkan
dari Unit Usaha dan mengajukan permohonan untuk pegawai-pegawai
yang berada di kantor cabang maupun di unit usaha yang akan pindah
kantor, golongan dan jabatan.
7. Kepegawaian Kantor Pusat mengajukan permohonan dan meminta
persetujuan kepada Direksi untuk pegawai-pegawai yang berada di kantor
pusat dan melanjutkan permohonan dari setiap bagian umum bagi
pegawai-pegawai yang akan pindah kantor, golongan dan jabatan.
8. Direksi menyetujui/tidak pegawai-pegawai yang akan pindah kantor
maupun golongan dan jabatan kemudian dikembalikan ke bagian
Kepegawaian Kantor Pusat.
9. Kepegawaian Kantor Pusat meminta persetujuan kepada Pengawas untuk
pegawai-pegawai yang akan pindah kantor, golongan dan jabatan yang
telah di setujui Direksi.
10. Pengawas menyetujui/tidak pegawai-pegawai yang pindah kantor maupun
golongan dan jabatan kemudian dikembalikan ke bagian kepegawaian
Kantor Pusat.
11. Kepegawaian Kantor Pusat melanjutkan keputusan yang diambil Direksi
dan Pengawas untuk memberitahukan kepada pegawai dalam bentuk surat
keputusan untuk penempatan pegawai, maupun pindah golongan dan
jabatan.
12. Kepegawaian Kantor Pusat memberikan surat keputusan ke setiap cabang
dan menempatkan pegawai ke setiap Cabang sesuai persetujuan dari
Direksi dan Pengawas.
13. Kepegawaian Kantor Pusat memberikan surat keputusan ke setiap unit
usahah dan menempatkan pegawai ke setiap Unit Usaha sesuai persetujuan
dari Direksi dan Pengawas.
14. Kepegawaian Kantor Pusat melaporkan data-data pegawai kepada Direksi.
15. Kepegawaian Kantor Pusat melaporkan data-data pegawai kepada
Pengawas yang sebelumnya sudah dilaporkan kepada Direksi.

16
 BAB IV
PEMBAHASAN MASALAH

A. Data Flow Diagram

1. Identifikasi Data/Informasi, Tujuan serta Sumber Data/Informasi
Berikut ini adalah tabel identifikasi data/informasi, tujuan serta
sumber data sistem informasi:

Tabel 4.1. Identifikasi Data/Informasi, Tujuan serta Sumber Data/Informasi

Data / Informasi Arah Aliran Terminator

Data Pengawas Menuju sistem Pengawas
Data Direksi Menuju sistem Direksi
Data Keputusan Menuju sistem Pengawas dan Direksi
Data Pegawai Tetap Menuju sistem Pegawai/Karyawan
Data Pegawai Tak Tetap (Karyawan
Menuju sistem Pegawai/Karyawan
Kontrak)
Data Karyawan Unit Usaha Menuju sistem Pegawai/Karyawan
Data Gologan Menuju Sistem Kepegawaian Kantor Pusat
Data Jabatan Menuju sistem Kepegawaian Kantor Pusat
Kepegawaian Kantor Pusat dan
Data Kantor Menuju sistem
Bagian Umum Kantor Cabang
Data Unit Usaha Menuju sistem Unit usaha
Laporan Data Pengawas Dari sistem Pengawas dan Direksi
Laporan Data Direksi Dari sistem Pengawas dan Direksi
Laporan Data Pegawai Dari sistem Pengawas dan Direksi
Laporan Data Karyawan Kontrak Dari sistem Pengawas dan Direksi
Laporan Data Karyawan Unit Usaha Dari sistem Pengawas dan Direksi
Laporan Data Waktu Pindah Golongan
Dari sistem Pengawas dan Direksi
Pegawai Tetap
Laporan Data Waktu Cuti Tahunan
Dari sistem Pengawas dan Direksi
Pegawai Tetap

17
2. Context Diagram
Context Diagram ialah diagram yang menggambarkan aliran-aliran data ke
dalam dan ke luar sistem dan ke dalam dan ke luar entitas-entitas
eksternal.

Pegawai / Bagian Umum Kepegawaian

Karyawan Kantor Cabang Kantor Pusat

Data Kantor Cabang

Data karyawan unit usaha Data jabatan
Data pegawai tetap
Data golongan
Data karyawan kontrak
Data Kantor Pusat
Data keputusan

0
Data unit usaha

Data direksi Proses Sistem Unit Usaha

Laporan data Kepegawaian
pengawas
Data keputusan
Direksi Laporan data
Data pengawas
pegawai
Laporan data
Laporan data direksi
waktu pindah golongan
Laporan data
Laporan data karyawan kontrak waktu cuti tahunan
Laporan data karyawan unit usaha
Laporan data
karyawan unit usaha
Laporan data waktu pindah golongan
Laporan data waktu cuti tahunan
Pengawas

Laporan data pegawai

Laporan data direksi
Laporan data pengawas
Laporan data karyawan kontrak

Gambar 4.1. Diagram Konteks Sistem Kepegawaian PD Irian Bhakti

18
 3. Diagram Berjenjang
Diagram yang menggambarkan proses sistem yang dirancang secara berjenjang
0

Proses Sistem
Kepegawaian

1.P 2.P 3.P 4.P 5.P 6.P 7.P 8 9.P 10.P 11

Pengolahan Pengolahan Pengolahan Pengolahan Pengolahan Pengolahan Pengolahan Pengolahan

Pengolahan Pengolahan Pembuatan
Data Unit Data Data Data Data Data Data Kary. Data Kary.
Data Kantor Data Direksi Laporan
Usaha Jabatan Golongan Keputusan Pengawas Pegawai Kontrak Unit Usaha

8.1.P 8.2.P 8.3.P 8.4.P 11.1.P 11.2.P 11.3.P 11.4.P 11.5.P 11.6.P 11.7.P
Pengolahan Pembuatan Pembuatan
Pengolahan Pengolahan Pengolahan Pembuatan Pembuatan Pembuatan Pembuatan Pembuatan
Pindah Laporan Laporan
Data Diri Pindah Pindah Laporan Laporan Laporan Laporan Laporan
Kantor Waktu Pndh Waktu Cuti
Pegawai Golongan Jabatan Pengawas Direksi Pegawai Kary. Kntrk Kary. UU
Pegawai Golongan Tahunan

Gambar 4.2. Diagram Berjenjang Sistem Kepegawaian PD Irian Bhakti

19
4. DFD Leveled
Diagram yang menggambarkan proses sistem yang dirancang secara per
level.
I. Data Flow Diagram Level 0

5.P Kepegawaian
Kantor Pusat
Pengolahan
Data 1.P
Keputusan Bagian Umum
Kantor Cabang
Pengolahan
Data Kantor

F5 keputusan

F1 kantor
Pengawas 6.P

Pengolahan
Data
Pengawas

2.P Unit Usaha

F6 pengawas
Pengolahan
Data Unit
Usaha
Direksi

7.P

F2 unit_usaha
Pengolahan
Data Direksi

3.P

F7 direksi
Pengolahan
Data Jabatan

Pegawai 8

Pengolahan
Data
F3 jabatan
Pegawai

4.P
F8 pegawai

Pengolahan
Data
F9 kontrak_kntr Golongan

F10 kontrak_gol

F4 golongan

F11 kontrak_jab

10.P
9.P
Pengolahan
Pengolahan Data Kary.
Data Kary. Unit Usaha F13 kary_unit
Kontrak
F12 kary_kont

Karyawan Karyawan
Kontrak Unit Usaha
11

Pembuatan
Laporan

II.Gambar
Data4.3.
FlowDataDiagram Level
Flow Diagram 1 0 Sistem Kepegawaian PD Irian Bhakti
Level

20
 a. Proses 8, Pengolahan Data Pegawai.

8.1.P

Pengolahan
Data Diri F8 pegawai
Pegawai Pegawai

8.2.P
Pengolahan
F1 kantor Pindah F9 kontrak_kntr
Kantor
Pegawai

8.3.P

F3 jabatan Pengolahan
Pindah F10 kontrak_gol
Golongan

8.4.P
F4 golongan Pengolahan
Pindah F11 kontrak_jab
Jabatan

Gambar 4.5. DFD Level 1 Proses 8 Sistem Kepegawaian PD Irian Bhakti

21
 b. Proses 11, Pembuatan Laporan.

11.1.P

Pembuatan
F6 pengawas Laporan
Pengawas

F5 keputusan
11.2.P

Pembuatan
Laporan
F7 direksi Direksi

11.3.P
F8 pegawai

Pembuatan
Laporan
Pegawai

Pengawas
F9 kontrak_kntr

11.4.P
F10 kontrak_gol Pembuatan
Laporan
Kary. Kntrk
F11 kontrak_jab

Direksi
11.5.P
F1 kantor
Pembuatan
Laporan
Kary. UU

F12 kary_kont

11.6.P
F2 unit_usaha
Pembuatan
Laporan
Waktu Pndh
Golongan
F13 kary_unit

F4 golongan 11.7.P
Pembuatan
Laporan
Waktu Cuti
Tahunan

F3 jabatan

Gambar 4.6. DFD Level 1 Proses 11 Sistem Kepegawaian PD Irian Bhakti

22
B. Entity Relationship Diagram
I. Berikut ini adalah rancangan Entity Relationship Diagram Konsep.

Gambar 4.6. ERD Physical

II. Berikut ini adalah rancangan Entity Relationship Diagram Physical.

Gambar 4.5. ERD Konsep

23
C. Kodefikasi
Untuk mempermudah pengelompokkan pengolahan data dan laporan, maka perlu
diberikan kode kepada setiap key pada setiap file.

Pengkodean dilakukan untuk field-field di bawah ini :

1. Kd_pengawas dari file pengawas

Kd_pengawas terdiri dari 7 digit.
Contoh : 1.07.10.01
Keterangan : 1 merupakan nomor menunjukan Pengawas
07 merupakan awal periode tahun jabatan
10 merupakan akhir periode tahun jabatan
01 merupakan nomor urut

2. kd_direksi pada file direksi

Kd_direksi terdiri dari 7 digit.
Contoh : 2.07.10.01
Keterangan : 1 merupakan nomor menunjukan Direksi
07 merupakan awal periode tahun jabatan
10 merupakan akhir periode tahun jabatan
01 merupakan nomor urut

3. Kd_kary_k
Kd_kary_k terdiri dari 7 digit
Contoh : 3.06.01.01
Keterangan : 3 merupakan nomor menunjukan karyawan kontrak
06 merupakan tahun masuk
01 merupakan dua digit dari awal kode kantor
01 merupakan nomor urut
4. Kd_kary_us
Kd_kary_us terdiri dari 7 digit
Contoh : 4.06.01.01
Keterangan : 4 merupakan nomor menunjukan karyawan unit usaha
06 merupakan tahun masuk
01 merupakan dua digit dari awal kode unit usaha
01 merupakan nomor urut

5. Kd_jabatan
Kd_jabatan terdiri dari 4 digit
Contoh : 01.01
Keterangan : 01 merupakan tingkat jabatan
01 merupakan tingkat bagian

6. Kd_kantor
Kd_kantor terdiri dari 3 digit
Contoh : P01

24
 Keterangan : P/C merupakan hurus menunjukan kantor
01 merupakan nomor urut kantor

7. Kd_unit
Kd_unit terdiri dari 5 digit
Contoh : u0201
Keterangan : u merupakan kode yang menunjukan jenis usaha
02 merupakan nomor urut di bawah naungan kantor cabang
01 merupakan nomor urut unit usaha

8. kd_golongan
kd_golongan terdiri dari 2 digit
Contoh : 2.A
Keterangan : kode golongan merupakan kode yang sesuai dengan
standarisasi pns.
9. NPK
NPK terdiri dari 9 digit
Contoh : 966.002.900
Keterangan : 966 merupakan 3 digit akhir tahun lahir pegawai
002 merupakan kode bulan awal masuk bekerja
900 merupakan gabungan dari dua digit tahun awal bekerja
dan satu digit nomor urut kantor.
10. KD_Dasar
kd_dasar terdiri dari 6 digit
Contoh : PS.2007
Keterangan : PS / DR merupakan tanda menunjukan Pengawas atau
Direksi
2007 merupakan Tahun awal menjabat

11. KD_Kontrak_Gol
kd_kontrak_gol terdiri dari 11 digit
Contoh : 966.002.900.01
Keterangan : 966.002.900 merupakan NPK pegawai
01 merupakan nomor urut kenaikan

12. KD_Kontrak_Jbtn
kd_kontrak_Jbtn terdiri dari 11 digit
Contoh : 966.002.900.01
Keterangan : 966.002.900 merupakan NPK pegawai
01 merupakan nomor urut kenaikan

25
D. Implementasi
1. Desain Form Input/Output
a. Form Menu Utama (Sebelum Login)
Form Menu Utama merupakan tampilan utama dari Aplikasi
Sistem Informasi Keuangan PT. Global Intermedia sebelum user
melakukan login.

Gambar 4.7. Form Menu Utama (Sebelum Login)

b. Form Login
Form Password digunakan sebagai pengamanan terhadap
Sistem Informasi. Apabila pemakai salah memasukkan password,
maka pemakai tersebut tidak diperkenankan untuk menggunakan
Sistem Informasi tersebut. Form Password terdiri dari 2 Kotak isian,
yaitu kotak untuk User Name dan Password.

Gambar 4.8. Form Login

26
c. Form Menu Utama
Menu Utama merupakan Form Induk dari keseluruhan dari
form-form yang ada dalam aplikasi. Menu Utama digunakan untuk
menghubungkan atau memasuki form-form yang ada.

Gambar 4.9. Form Menu Utama

d. Form Data Rekening

Form Data Rekening digunakan untuk memasukkan data
rekening.

Gambar 4.10. Form Kode Rekening

27
d. Form Edit Koderekening
Form Edit Koderekening digunakan untuk mengedit data
rekening. Dalam Form Koderekening ini kita dapat menyimpan,
mengubah serta menghapus data.

Gambar 4.11. Form Edit Data Rekening (Tambah/Edit)

e. Form Transaksi
Form Transaksi digunakan untuk menginput data pengeluaran
dan pemasukan keuangan perusahaan.

Gambar 4.12. Form Transaksi

28
f. Form Edit Data Transaksi
Form Edit Data Transaksi digunakan untuk mengedit data
pengeluaran dan pemasukan keuangan perusahaan.

Gambar 4.13. Form Edit Data Transaksi

29
g. Form Laporan
Form Laporan digunakan untuk menampilkan laporan jurnal
umum, laporan buku besar dan laporan neraca saldo.

Gambar 4.14. Form Menu Utama (Laporan)

h. Form Laporan Jurnal Umum

Form Laporan Jurnal Umum digunakan untuk mencetak
laporan jurnal umum per tanggal, periode maupun mencetak semua
laporan sekaligus.

Gambar 4.15. Form Laporan Jurnal Umum

30
i. Form Laporan Buku Besar
Form Laporan Buku Besar digunakan untuk mencetak laporan
jurnal umum per tanggal, periode maupun mencetak semua laporan
sekaligus.

Gambar 4.16. Form Laporan Buku Besar

j. Form Laporan Neraca Saldo

Form Laporan Neraca Saldo digunakan untuk mencetak
laporan jurnal umum per tanggal.

Gambar 4.17. Form Laporan Neraca Saldo

31
2. Laporan yang dihasilkan oleh aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan
Keuangan Perusahaan ini yaitu:
a. Jurnal Umum
Berisikan laporan yang memberikan informasi siklus
pengeluaran-pemasukan dana perusahaan secara umum.

Gambar 4.18. Laporan Junal Umum

32
b. Buku Besar
Berisikan laporan yang memberikan informasi siklus
pengeluaran-pemasukan dana perusahaan per-Rekening.

Gambar 4.19. Laporan Buku Besar

33
 c. Neraca Saldo
Berisikan laporan yang memberikan informasi saldo akhir dari
seluruh rekening per-tanggal laporan.

Gambar 4.20. Laporan Buku Besar

3. Aplikasi Sistem Informasi Keuangan ini dapat diinstalasi pada komputer

yang sudah tersedia pada kantor tersebut dan tidak membutuhkan
perangkat keras maupun perangkat lunak tambahan.

34