27

BAB III
ANALISA MASALAH

3.1 Kondisi Perusahaan Batik Saat ini

Dalam melakukan kegiatan penjualan batik pada perusahaan “Kain Batik
MDS”, proses penjualan maupun laporannya belum memanfaatkan teknologi
komputer atau masih secara manual, diantaranya adalah pencatatan data-data
penjualan batik dan transaksi dilakukan dalam sebuah buku besar. Begitu juga
dengan laporan yang akan dibuat harus melihat satu persatu dari data-data yang ada
dalam buku besar, sehingga hal ini menimbulkan lamanya proses yang akan
dihasilkan dan dengan kelambatan ini juga akan ada pihak yang merasa dirugikan.

3.2 Struktur Organisasi

Pimpinan

Bag. Bag. Bag. Bag.

Produksi Pemasaran Personalia Keuangan

Gudang Penjualan Pembukuan

Iklan & Promosi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

3.3 Fungsi Dan Tugas

 28

Dari strukutr organisai pada perusahaan batik tersebut dapat di jelaskan pada
masing-masing bagian tentang fungsi dan tugas, yaitu:
1. Pimpinan
Fungsi pimpinan merupakan pemimpin suatu perusahaan yang tugasnya:
a. Merencanakan, mengawasi dan menilai hasil kerja manager
b. Menetapkan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan perusahaan
c. Menandatangani kontrak kerja atau kerja sama dengan pihak luar
d. Mengurus dan mengendalikan kekayaan perusahaan
2. Bag. Produksi
Fungsi bagian produksi adalah untuk menghasilkan suatu barang jadi atau
setengah jadi pada suatu perusahaan dan mempunyai tugas, yaitu:
a. Melaksanakan kegiatan produksi
b. Mengawasi kualitas hasil produksi
c. Memeriksa persedian gudang secara berkala
3. Bag. Pemasaran
Fungsi bagian pemasaran adalah untuk memasarkan hasil produk-produk
yang telah di produksi untuk para konsumen dan mempunyai tugas, yaitu:
a. Mengidentifikasi dan memahami keinginan pelanggan dalam
segmen pasar
b. Mengumpulkan keterangan mengenai kinerja produk
c. Membuat inovasi-inovasi baru
d. Mengukur citra perusahaan dan kepuasaan pelanggan secara
kontinyu.
4. Bag. Personalia
Fungsi pada bagian ini adalah untuk mengurus atau mengatur tentang
segala hal yang di kerjakan para karyawan dan mempunyai tugas, yaitu:
a. Melaksanakan pendapatan karyawaan
b. Melaksanakan perhitungan atas hasil kerja karyawan
 29

c. Memproyeksikan kebutuhan perusahaan terhadap jumlah

karyawan
5. Bag. Keuangan
Fungsi pada bagian keuangan adalah untuk memproses tentang penjualan
barang yang telah di jual dalam melaksanakan kebutuhan yang di
perlukan suatu perusahaan serta mengontrol upah gaji bagi tiap karyawan.
Tugasnya melaksanakan pembuatan laporan keuangan secara berkala.
6. Gudang
Fungsinya untuk menyimpan bahan baku dan bahan jadi hasil produksi
pada suatu perusahaan dan mempunyai tugas, yaitu:
a. Mengatur keluar masuknya barang
b. Melakukan pemeriksaan terhadap kualitas, kuantitas barang
c. Melaksanakan transportasi barang dari dan ke gudang
7. Penjualan
Fungsi bagian penjualan untuk mengolah kegiatan penjualan dan menjual
hasil produksi perusahaan serta mempunyai tugas untuk melaksanakan
penjualan secara langsung dan melaporkan hasil penjualan yang terjadi
setiap hari.
8. Iklan dan Promosi
Fungsinya untuk memasyarakatkan hasil produksi perusahaan atau
mempromosikan suatu inovasi produk terbaru kepada para pelanggan dan
tugasnya membuat suatu laporan kegiatan promosi dan iklan
9. Pembukuan
Fungsinya untuk megetahui laporan keuangan perusahaan setiap harinya
dan tugasnya membuat buku jurnal atau buku penerimaan dan
pengeluaran perusahaan.
 30

3.4 Analisa Sistem yang Berjalan

Dari uraian di atas, sangat jelas bahwa proses penjualan maupun laporannya
masih secara manual, itu akan membutuhkan waktu yang cukup lama dan kurang
akurat dan tidak efisien serta kemanan datapun kurang terjamin karena pamakaian
masih manual yaitu dengan cara memproses suatu transaksi data-data pemesanan
barang yang dilakukan oleh pihak pembeli, perusahaan mencatat proses hasil
penjualan barang dan persediaan terhadap barang yang terdapat di gudang perusahaan
masih melakukan dengan cara yang masih manual dan belum menggunakan sistem
dengan cara komputerisasi.
 31

3.5 (FOD) Flow Of Document Yang Sedang Berjalan

Pembeli Bag. Penjualan Gudang Bag. Keuangan Pimpinan
Surat
pesanan 1 Surat Pesanan
4
3
2
Catat Faktur 1
Pesanan

Faktur 1
Faktur 4
Surat Pesanan
Catat Paraf
Faktur &
1 Periks
Buat a
Faktur Baran
g 4
3
Surat Pesanan Faktur 1 2
Faktur 4 Faktur 1
4
2 3
C
2
Surat Pesanan
1
B

A
4
3
2
Laporan
Faktur 3 1

Periks
Paraf a
Cek
A Lapor
Faktur an
B 4
Laporan 2 Faktur 3 3
2 4
Laporan 3 3
Laporan
1 2
Laporan 1
Bulanan

C
Buat
Laporan

Laporan 4
4
2 3
Laporan 1
@
Bulanan
 32

3.6 Permasalahan Sistem yang Berjalan

Dapat dilihat bahwa sistem yang sedang berjalan pada perusahaan “Kain
Batik MDS” dalam proses pencatatan data-datanya, contohnya pencatatan pesanan,
pembuatan faktur, cek faktur, pencatatan dan periksa barang dibagian gudang hingga
laporan penjualan masih menggunakan cara yang manual, dan dianggap kurang
efisien dan tidak efektif.
Oleh karena itu penulis memberikan alternatif untuk kemudahan pada suatu
sistem pada penjualan “Kain Batik MDS” yang sebelumnya berjalan secara manual
dengan merubah sistem manual menjadi sistem komputerisai dalam penggolahan
datanya.