Meningkatkan Kecekapan Mengurus Fail Pengurusan PSS Secara

Sistematik SK Telok Mas melalui program “ Moleks Smart File ”

Oleh :

Mohd Kamarudin bin Kasim

Pegawai Teknologi Pendidikan

Pusat Kegiatan Guru ( 15 ) Ayer Molek

ABSTRAK

Kajian Tindakan ini dijalankan bagi mengesan serta mengatasi

masalah yang dihadapi oleh Guru Perpustakaan dan Media Sekolah
( GPM ) SK Telok Mas. Seorang Guru Perpustakaan dan Media
Sekolah ( GPM ) SK Telok Mas telah terlibat dalam kajian tindakan
ini. Tinjauan awal telah dilaksanakan melalui temubual, penilaian /
pemantauan. Hasil tinjauan menunjukkan Guru Perpustakaan dan
Media Sekolah ( GPM ) SK Telok Mas kurang mahir dalam Sistem
Pengurusan Fail di PSS. Oleh yang demikian suatu kajian tindakan
telah dilakukan bagi mengatasi masalah ini. Program“ Moleks
Smart File ” telah dilaksanakan bagi membantu GPM SK Telok Mas
menambahbaik Sistem Pengurusan Fail PSS. Kaedah taklimat dan
khidmat bantu telah diberikan kepada Guru Perpustakaan dan
Media Sekolah(GPM) Dapatan kajian tindakan ini telah berjaya
menambahbaik Sistem Pengurusan Fail PSS di SK Telok Mas.
Bilangan fail yang mesti ada di PSS disekolah ini telah berjaya
ditambah dari 7 buah fail kepada 16 buah fail yang mengikut piawai
yang standard. Akhirnya dengan adanya fail yang standard ini maka
PSS dapat diuruskan dengan baik dan sistematik.

0
1.0 REFLEKSI PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN LALU

Saya telah berkhidmat sebagai Pegawai Teknologi Pendidikan PKG

Ayer Molek selama 10 tahun. Sepanjang perkhidmatan tersebut, saya
mendapati pengurusan Pusat Sumber Sekolah menghadapi pelbagai
masalah antaranya guru-guru berkenaan tidak dapat memberi tumpuan
sepenuhnya kepada pengurusan Pusat Sumber Sekolah kerana masa
mengajar yang banyak di samping tugas-tugas pengurusan lain oleh pihak
sekolah yang harus dilunaskan.
Bermula tahun 2006, Kementerian Pelajaran Malaysia telah
mengeluarkan Pekeliling Iktisas Bil. 10/2005, yang melayakkan Guru
Perpustakaan memohon jawatan Guru Perpustakaan & Media( GPM ).
Jawatan bertaraf Guru di luar norma ini menggariskan waktu mengajar GPM
antara 6 hingga 8 waktu seminggu. Kesinambungan senario ini membolehkan
GPM mengurus PSS dengan lebih berkesan dan cemerlang.
Bagaimanapun, GPM yang sering bertukar menyebabkan pengurusan
PSS sering terbengkalai dan tidak mencapai optimum termasuklah fail
pengurusan
Berdasarkan pemantauan bagi tujuan rekod penggredan Pusat
Sumber Sekolah, didapati sistem pengurusan fail SK Telok Mas menunjukkan
banyak kelemahan daripada aspek pengurusan seperti mengenal pasti
dokumen dan rekod-rekod secara sistematik.
Pihak PKG telah menganjurkan Bengkel Pengurusan PKG untuk GPM pada
awal tahun 2008 dan 2009. GPM SK Telok Mas juga telah menghadiri Kursus
Pengurusan Pusat Sumber Sekolah Bagi GPM baru Peringkat Negeri
Melaka. Menerusi kursus berkenaan, semua GPM telah diberi pendedahan
dan taklimat serta berbengkel. Para pe serta dibekalkan maklumat melalui
soft copy yang begitu mudah dimanipulasikan.
Masa berlalu, masih kedapatan pengurusan pusat sumber sekolah yang
masih tidak menunjukkan perubahan yang memberangsangkan. Setelah
berfikir berkali-kali, akhirnya saya memfokuskan sistem fail pengurusan PSS

1
 sebagai bahan kajian untuk penambahbaikan. Mudah-mudahan hasrat ini
tercapai dan dapat meningkatkan kecekapan mengurus Fail Pengurusan PSS
yang sistematik.

2.0 FOKUS KAJIAN

Penyelidik mengesan banyak masalah yang dihadapi oleh GPM untuk

menguruskan Fail Pengurusan secara sistematik. Kelemahan ini
menyebabkan GPM sukar untuk mengakses dokumen dan rekod. Pihak
penyelidik prihatin terhadap masalah yang dihadapi oleh GPM berkenaan.
Oleh yang demikian, penyelidik berpendapat GPM perlu dibantu secara
berfokus bagi meningkatkan kecekapan mengurus Fail Pengurusan PSS
secara sistematik.

Guru Perpustakaan & Media telah diberi pendedahan khusus tentang

pengurusan fail yang standard dan sistematik . Namun demikian berlaku
ketirisan maklumat. Justeru itu, GPM perlu diberi peneguhan secara
terperinci dan berfokus kepada pengurusan Fail Pengurusan PSS.

3.0 0BJEKTIF KAJIAN

3.1 Objektif Umum

Objektif kajian ini secara umumnya meningkatkan kemahiran GPM

dalam menguruskan fail Pentadbiran PSS. Kajian ini diharapkan dapat
membantu keselarasan sistem fail yang telah ditetapkan oleh BTPN
Negeri Melaka. Pengurusan fail yang sistematik akan dapat membantu
melengkapkan kandungan fail, penyimpanan rekod dan dokumen yang
seragam dan meningkatkan kecemerlangan pengurusan pusat
sumber sekolah secara keseluruhan.

2
 3.2 Objektif Khusus

Objektif khusus kajian ini adalah seperti di bawah:

i. Memastikan GPM SK Telok Mas memahami dengan jelas

sistem Fail Pengurusan PSS yang sistematik.
ii. GPM berjaya memproses dokumen dan rekod dalam fail
yang betul.
iii. Meningkatkan kecekapan mengurus Fail Pengurusan PSS
secara sistematik.

4.0 KUMPULAN SASARAN

Guru Perpustakaan dan Media Sekolah ( GPM ) SK Telok Mas

5.0 PERLAKSANAAN KAJIAN

5.1 ANALISIS TINJAUAN MASALAH

Dalam perlaksanaan kajian ini, tinjauan awal masalah dibuat berdasarkan

analisis pemantauan, temubual dan penilaian ( penggredan )

5.1.1 Kaedah temubual

Sesi temubual yang ringkas telah dijalankan terhadap GPM

sekolah ini pada awal tahun 2010 untuk mendapatkan
maklumbalas. Dapatan daripada temubual tersebut adalah
GPM sekolah ini tidak dapat menguruskan sistem fail yang
sistematik kerana kurang mahir tentang pengurusan fail

5.1.2 Penilaian

Penilaian telah dibuat melalui beberapa soalan yang

dikemukakan kepada GPM dan segala yang diperkatakan oleh
mereka direkodkan.
Penilaian turut dijalankan memalui kaedah pemantaun fail
sediada di PSS sekolah ini

3
5.2 PELAKSANAAN TINDAKAN

5.2.1 Taklimat
Taklimat sistem pengurusan fail yang standard serta sistematik telah
dijalankan kepada GPM sekolah ini melalui Program “ Moleks Smart
File “

5.2.2 Pemantauan Sistem Pengurusan Fail PSS

Pemantauan Sistem Pengurusan Fail PSS telah dijalankan dan
didapati ianya mengikut piawai yang standard serta sistematik setelah
Program “ Moleks Smart File “ dilaksanakan

5.3 ANALISIS PEMERHATIAN

Sebelum kajian tindakan ini dijalankan, PSS sekolah ini cuma

mempunyai 7 buah fail sahaja. Namun selepas Program “ Moleks
Smart File “ dilaksanakan didapati PSS sekolah ini telah berjaya
menambah bilangan fail yang mesti ada di PSS iaitu sebanyak 16
buah dengan mengikut piawaian yang standard serta sistematik.

5.4 ANALISIS PENGGREDAN

Tajuk Fail Sebelum Kajian Selepas Kajian

Pusat Sumber (Am) / /
Pekeliling Ikhtisas / Perkhidmatan /
Pekeliling Kewangan /
Anggaran Perbelanjaan / /
Penyata Kewangan /
Sijil Akuan Penerimaan (SAP) / /
Invois/ Bil
Penyelaras PSS/ GPM / /
Profil Guru PSS / /
Pembantu Perpustakaan /
Pengawas PSS / /
Perancangan dan Laporan Aktiviti /
Mesyuarat / /
Program Bacaan Sekolah / NILAM / /
Kursus dan Bengkel /
Projek Khas /
Fail Timbul /

4
6.0 REFLEKSI KAJIAN

Sepanjang saya menjalankan kajian tindakan ini saya bersyukur kerana

berjaya menjalankan kajian tindakan ini dengan lancar. Kajian yang saya jalankan
ini selaras dengan keperluan bidang tugas GPM. Hasil daripada kajian tindakan ini
didapati :
6.1 Perubahan sikap GPM yang semakin menampakkan komitmen untuk
menguruskan fail PSS dengan lebih sistematik
6.2 Kesan kepada sistem pengurusan fail di sekolah khususnya di PSS
didapati semakin mudah untuk diurus dan cepat untuk mengakses
maklumat dan data yang diperlukan
6.3 Pengkaji berjaya menambahbaik sistem pengurusan fail PSS di sekolah
ahli yang sebelum ini kurang memuaskan

7.0 CADANGAN UNTUK KAJIAN YANG SETERUSNYA

Beberapa cadangan untuk kajian seterusnya adalah seperti berikut :

i. Di akhir kajian ini didapati Sistem Pengurusan Fail di PSS SK Telok Mas
telah berjaya dimurnikan mengikut piawaian yang standard.
ii. Sistem Fail Pengurusan PSS yang sistematik ini telah mengakibatkan
maklumat dan data dapat diakses dengan cepat
iii. Cadangan pengkaji yang seterusnya adalah dijalankan kajian tindkan
bagi menambahbaik sistem rekod penggunaan bahan cetak dan bahan
bukan cetak di PSS

5
Lampiran