Komunikasi dalam Organisasi

PENGERTIAN KOMUNIKASI

Komunikasi diartikan sebagai proses pemindahan dalam gagasan atau

informasi seseorang ke orang lain. Komunikasi mempunyai pengertian tidak hanya
berupa kata-kata yang disampaikan seseorang tapi mempunyai pengertian yang
lebih luas seperti ekpresi wajah, intonasi dan sebagainya.

Komunikasi dapat menghubungkan antara bagian yang berbeda atau

disebut rantai pertukaran informasi. Hal ini mengandung unsur-unsur 1) sebagai
kegiatan untuk seseorang mengerti, 2) sebagai sarana pengendalian informasi 3)
sebagai system bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu.

PROSES KOMUNIKASI

Pengkodean ( Encoding ) pengiriman mengkodean informasi yang akan

disampaikan diterjemahkan ke dalam simbol atau isyarat yang biasanya dalam
bentuk kata-kata agar orang lain mengerti tentang informasi yang disampaikannya.

Pesan ( Message ) pesan dapat dalam segala bentuk yang biasanya dapat
dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima, misalnya pidato
dapat di dengar dan jika tertulis dapat di baca, isyarat dapat dilihat atau dirasakan.

Saluran ( Channel ) adalah cara mentrasmisikan ( menyampaikan ) pesan,

misalnya kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan. Agar
komunikasi dapat efektif dan efisien. Saluran ( media ) harus sesuai untuk pesan.

Penerima ( Recaiver ) adalah orang yang menafsirkan pesan dari penerima,

jika pesan tidak sampai kepada penerima. Komunikasi tidak terjadi.

Penafsiran Kode ( Decoding ) adalah proses dimana penerima mentafsirkan

pesan dan menterjemahkannya menjadi informasi yang berarti baginya. Semakin
tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh pengirim, makin
efektif komunikasi yang terjadi.
 Umpan Balik ( Feedback ) adalah pembalik dari proses komunikasi dimana
reaksi terhadap komunikasi pengirim dinyatakan. Karena penerima menjadi
pengirim, umpan balik mengalir lewat langkah yang sama seperti semula. Semakin
cepat umpat balik semakin efektif dalam komunikasi.

Jaringan Komunikasi Dalam Organisasi

Jaringan komunikasi dapat dirancang oleh organisasi, bisa dirancang secara

kaku, artinya karyawan dilarang berkomunikasi dengan siapapun kecuali dengan
atasannya. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekuasaan dan status serta
menghindari informasi yang berlebihan.

Saluran Komunikasi Dalam Organisasi

Saluran komunikasi ini ditentukan oleh struktur organisasi dan tipe-tipe

saluran dasar komunikasi, yaitu vertical, lateral dan diagonal.
Komunikasi Vertikal adalah komunikasi keatas atau ke bawah dalam rantai
komando.
Komunikasi Lateral atau Horizontal meliputi aliran kerja organisasi yang
terjadi antara anggota-anggota kelompok kerja yang sama diantara departemen-
departemen pada tingkat organisasi yang sama.
Komunikasi Diagonal adalah komunikasi yang memotong secara silang diagonal
rantai perintah organisasi dan merupakan hasil hubungan antara departemen lini
dan staf.

Peranan Komunikasi Informal

Komunikasi informal, adalah salah satu bagian penting aliran komunikasi.

Bentuk dari komunikasi ini timbul karena adanya maksud yaitu :

1. Pemutusan kebutuhan manusiawi

2. Perlawanan terhadap pengaruh yang monoton dan membosankan

3. Keinginan untuk mempengaruhi prilaku orang lain.

4. Sumber informasi hubungan pekerjaan

 Jenis lain dari komunikasi informasi adalah desas-desus (graperine ) yang
secara resmi tidak disetujui. Hal ini akibat jaringan informasi yang simpang siur
atau tumpang tindih.

Artinya beberapa orang tertentu yang mempunyai banyak informasi

kemungkinan menjadi anggota dari beberapa jaringan informasi. Desas-desus ini
juga mempunyai peranan fungsional sebagai alat komunikasi tambahan bagi
organisasi.

Hambatan Terhadap Komunikasi Yang Efektif

1. Hambatan Organisasional yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan

spesialisasi.

Tingkat hirarkhi bila suatu organisasi tumbuh, dan strukturnya

berkembang, akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena pesan
harus melalui tingkatan (jenjang) tambahan, yang memerlukan waktu yang lebih
lama barulah pesan itu sampai.

Wewenang Manajerial artinya, kekaburan wewenang bagi setiap tingkatan

pada jabatan tertentu akan membuat pesan tidak sampai ke seluruh bagian yang
ada dalam organisasi tersebut.

Spesialisasi artinya adalah prinsip organisasi, tetapi juga menimbulkan

masalah-masalah komunikasi, apalagi mereka yang berbeda keahlian bekerja
saling berdekatan. Perbedaan fungsi dan kepentingan dan istilah-istilah dalam
pekerjaan mereka masing dapat menghambat, dan membuat kesulitan dalam
memahami, sehingga akan timbul salah pengertian dan sebagainya.

2. Hambatan-hambatan Antar Pribadi Manejer selalu menghadapi bahwa pesan

yang disampaikan akan berubah dan menyimpang dari maksud pertama.
Manejer haruslah memperhatikan hambatan-hambatan antar pribadi seperti :
Persepsi selektif, status atau kedudukan komunikator (Sumber), Keadaaan
membela diri, Pendengaran lemah, dan ketidaktepatan dalam penggunaan
bahasa.

Persepsi selektif adalah suatu proses yang menyeluruh dengan mana

seorang menseleksi, mengorganisasikan, dan mengartikan segala pesan yang ia
terima. Persepsi seseorang akan dipengaruhi oleh pengalaman masing-masing.
Untuk itu diharapkan seorang manejer memahami sebanyak mungkin tentang
kerangka piker, keinginan, kebutuhan, motif, tujuan dan tingkat kecerdasan seluruh
karyawannya, agar komunikasi dalam organisasi yang ia pimpin menjadi efektif.

Status Komunikator artinya hambatan utama komunikasi adalah

kecendrungan untuk menilai terutama kredibilitas sumber. Kredibilitas didasarkan
keahlian seseorang dalam bidang yang ia komunikasikan dan tingkat kepercayaan
seseorang bahwa komunikator dapat dipercayai.

Keadaan membela diri. Perasaan membela diri baik pada pengirim, maupun
penerima pesan, menimbulkan hambatan dalam proses komunikasi.

Pendengaran lemah. Manejer harus belajar untuk mendengar secara efektif

agar mampu mengatasi hambatan ini.

Ketidaktepatan dalam penggunaan bahasa. Salah satu kesalahan terbesar

yang terjadi dalam proses komunikasi adalah salah dalam menggunakan bahasa.
Sebagai contoh, perintah manajer untuk mengerjakan “secepat mungkin” bisa
berarti satu jam, satu hari atau satu minggu. Disamping itu bahasa nonverbal yang
tidak konsisten seperti nada suara, ekspresi wajah, dan sebagainya dapat
menghambat komunikasi.

Peningkatan Efektivitas Komunikasi

Untuk mencapai komunikasi yang efektif diperlukan beberapa cara yaitu

kesadaran akan kebutuhan komunikasi yang efektif dan penggunaan umpan balik.

Komunikasi umpan balik atau dua arah memungkinkan proses komunikasi

berjalan lebih efektif dan dapat menciptakan lingkungan yang komunikatif dalam
organisasi. Dalam hal ini para manajer harus aktif. Penggunaan manajemen
partisipatif dan komunikasi tatap muka merupakan cara baik meningkatkan
efektifitas komunikasi melalui penggunaan umpan balik.
Pedoman komunikasi yang baik

1. Teliti tujuan sebenarnya dalam setiap berkomunikasi

2. Pertimbangkan keadaan fisik dan fisikhis orang lain dalam berkomunikasi
3. Konsultasikan dengan berbagai pihak setiap proses manejemen mulai dari
merencanakan sampai evaluasi.
4. Perhatikan tekanan nada dan eksperesi wajah sesuai dengan isi pesan yang
disampaikan.
5. Perhatikan konsistensi dalam berkomunikasi
6. Jadilah pendengar yang baik dalam berkomunikasi.