HUMAN RESOURCES PLANNING

“MEMENUHI KEBUTUHAN INFORMASI BAGI

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA”
(untuk memenuhi tugas terstruktur Human Resources Planning)

KELOMPOK 5:
MAHNINDA BAGUS S. (0810220017)
GHALIB GALBI (0810220100)

JURUSAN MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2011

1
 CHAPTER 6
MEMENUHI KEBUTUHAN INFORMASI BAGI PERENCANAAN
SUMBER DAYA MANUSIA

KEBUTUHAN INFORMASI PERENCANAAN SUMBER DAYA

MANUSIA
Informasi merupakan basis data yang diperlukan dalam melakukan suatu
perencanaan. Perencanaan membutuhkan lebih banyak dan beragam informasi
dibanding aktivitas lain dalam proses pengambilan keputusan. Jika informasi yang
dibutuhkan tersedia, maka proses perencanaan pun dapat berjalan dengan baik
sejalan dengan tujuan organisasi atau perusahaan.

SISTEM INFORMASI UNTUK SUMBER DAYA MANUSIA

Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang
mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang
bertujuan menghasilkan suatu informasi yang dapat digunakan dalam
pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan
sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam
organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil,
mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan
menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.
Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil
dari setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam
sebuah system informasi. Suatu sistem informasi yang secara khusus
dikembangkan untuk manajemen sumber daya manusia disebut Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia/Human Resourches Information System (SISDM/HRIS).
Manajemen sumber daya manusia, ketika tidak termasuk fungsi perencanaan
sumber daya manusia, hanya membutuhkan HRIS dasar. Ini biasanya hanya
mencakup informasi yang dibutuhkan untuk mendukung kerja dari departemen
sumber daya manusia dalam melaksanakan kepegawaian, pelatihan dan
pengembangan, penilaian, kompensasi, fungsi keselamatan dan kesehatan. Jika

2
HRIS dasar ini dibantu dengan dukungan komputer, maka memungkinkan pula
untuk memasukkan sistem proses transaksi atau sistem informasi manajemen.

Fungsi-fungsi Sistem Informasi

Terdapat tiga fungsi dari suatu sistem informasi, yakni akumulasi,
pemeliharaan, dan penyampaian informasi. Informasi dikumpulkan dengan cara
mengumpulkan, mengolah, serta menyimpannya. Informasi dipertahankan dengan
memastikan sistem keamanan yang digunakan dan selalu memperbaruinya.
Informasi disampaikan kepada pengguna potensial pada situasi dan saat yang
tepat dalam penggunaannya.

Repositori atau Tempat Penyimpanan Informasi

Informasi diakumulasi dalam tiga jenis utama repositori, yaitu karyawan
sebuah organisasi, teknologi yang digunakan dalam organisasi, dan perangkat
tambahan penyimpanan informasi. Karyawan yang sangat termotivasi dan
berkomitmen adalah wadah penyimpanan informasi yang efisien. Mereka
menyimpan sejumlah besar memori jangka pendek informasi spesifik yang
mereka gunakan setiap hari. Mereka menyimpan informasi spesifik memori
jangka panjang yang memiliki konsep terorganisir seperti sejarah organisasi.
Karyawan dapat diklasifikasikan menurut jenis informasi yang mereka
simpan, sebagai profesional, termasuk manajer profesional; seperti teknisi, seperti
pengrajin, seperti pekerja administrasi, dan sebagai karyawan operatif. Setiap
karyawan menyimpan berbagai jenis informasi yang berguna dalam melakukan
pekerjaan organisasi. Tenaga ahli atau tenaga professional cenderung menyimpan
informasi yang diperoleh di luar organisasi, sebaliknya karyawan operasi,
cenderung menyimpan informasi yang diperoleh di dalam organisasi.
Teknologi adalah metode untuk melakukan pekerjaan. Teknologi
mengakumulasi atau mengumpulkan informasi dalam desain metode-metode
untuk melakukan suatu pekerjaan. Seiring dengan berbagai teknologi yang
digunakan, teknologi pun berkembang semakin pesat dan mampu mengakomodasi
segela informasi yang dibutuhkan. Teknologi digunakan untuk melakukan fungsi-

3
fungsi manajemen sumber daya manusia, seperti pelatihan karyawan, merupakan
sejumlah besar akumulasi atau pengumpulan informasi.
Menyimpan informasi yang dikumpulkan lewat orang dan teknologi
didukung oleh informasi yang dikumpulkan melalui perangkat-perangkat
penyimpanan tambahan. Perangkat-perangkat ini seperti komputer, arsip atau
lembar data, serta basis data (database).
Karyawan, teknologi, dan perangkat penyimpanan tambahan adalah wadah
penyimpanan informasi dalam organisasi modern. Masing-masing adalah bagian
dari HRIS. Apabila informasi yang disimpan tidak sepenuhnya memadai maka
akan mempengaruhi efektivitas dari fungsi manajemen sumber daya manusia.

Informasi Resmi dan Tidak Resmi

Suatu sistem informasi terdiri dari official store dan unofficial store. Official
store berarti informasi secara langsung diakumulasi atau dikumpulkan oleh
karyawan. Sedangkan yang dimaksud dengan unofficial store adalah informasi
yang diperoleh karyawan secara tidak sengaja selama melakukan pekerjaan.

SISTEM INFORMASI UNTUK PERENCANAAN SUMBER DAYA

MANUSIA
Ketika suatu organisasi memulai perencanaan sumber daya manusia, Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS )menjadi lebih kompleks dan kaya akan
informasi. Perencanaan sumber daya manusia memerlukan lebih banyak informasi
dan beragam jenis informasi. Pada tahap awal perencanaan, perencana sumber
daya harus melihat Sistem Informasi Sumber Daya (HRIS) yang ada dalam
organisasi untuk menentukan perubahan yang diperlukan untuk mendukung
proses perencanaan sumber daya manusia.

Jenis-jenis Informasi
Efisiensi serta efektivitas merupakan kunci dari suatu proses perencanaan.
Efisiensi dicapai dengan melakukan tugas yang diberikan dengan sebaik-baiknya
dalam hubungannya dengan beberapa kriteria kinerja yang telah ditetapkan.
Efektivitas dicapai dengan mengidentifikasi dan menetapkan kriteria apa tugas-

4
tugas yang harus dilakukan. Dalam melakukan perencanaan, dibutuhkan beragam
jenis infomasi, mulai dari informasi menyangkut lingkungan internal dan
eksternal, masa lalu dan masa depan lingkungan organisasi serta berbagai
informasi-informasi alternatif lain yang dapat mendukung tercapainya
perencanaan yang diinginkan.
Kebutuhan informasi organisasi akan tergantung pada tingkat persaingan
dan pendekatan komprehensif perencanaan sumber daya manusia. Apabila
organisasi berusaha untuk mencapai tujuan tambahan dari perencanaan sumber
daya manusia dan menggunakan strategi-strategi sumber daya manusia maka
dibutuhkan perencanaan yang lebih komprehensif, informasi yang lebih banyak
dan memadai.

Peran Komputer
Komputer memiliki fungsi yang amat penting dalam sistem informasi
karena kemampuannya untuk memproses data dalam jumlah besar. Komputer
berkontribusi banyak untuk menciptakan lingkungan yang kaya informasi.
 Linkages of Repositories
Kemajuan dalam teknologi informasi berbasis komputer
memungkinkan akumulasi, pemeliharaan, dan pengiriman sejumlah besar
informasi dengan biaya yang rendah. Kemampuannya dalam mengelola
informasi mempermudah proses akses data dari orang, anak Informasi
perangkat penyimpanan. Hubungan ini mengambil bentuk manajemen
dibantu komputer dan kecerdasan buatan.
Manajemen yang dibantu oleh komputer mencakup tiga jenis sistem:
sistem pemrosesan transaksi, sistem informasi manajemen, dan sistem
pendukung keputusan. Tingkat struktur tugas yang harus dilakukan oleh
manajer menentukan sistem mana yang digunakan. Sistem pemrosesan
Transaksi digunakan untuk tugas yang sangat terstruktur, seperti penanganan
gaji per jam. Sistem informasi manajemen yang digunakan untuk tugas agak
terstruktur, seperti pembuatan laporan tentang tren dalam penggunaan
lembur. Sistem pendukung keputusan yang digunakan untuk tugas-tugas

5
 terstruktur, seperti perencanaan untuk memastikan keseimbangan optimal
biaya lembur dan biaya mempekerjakan karyawan temporer.
Kecerdasan buatan adalah penggunaan komputer untuk melakukan
tugas-tugas yang biasanya membutuhkan kecerdasan manusia. Kecerdasan
buatan terdiri dari sistem pakar dan model untuk merespon suatu kebijakan.
Sistem pakar adalah aplikasi komputer yang memandu kinerja karyawan yang
berpengetahuan kurang dalam tugas-tugas yang biasanya membutuhkan
pengalaman dan pengetahuan khusus. Model untuk merespon suatu kebijakan
mirip dengan sistem ahli atau pakar : yakni aplikasi komputer yang memandu
kinerja karyawan yang berpengetahuan kurang luas dalam tugas-tugas yang
biasanya membutuhkan pengalaman dan pengetahuan ekstensif dari kebijakan
organisasi.
 Decision Support Systems atau Sistem Pendukung Keputusan
Sistem pendukung keputusan (decision support systems) adalah bagian
dari sistem informasi berbasis komputer yang dipakai untuk mendukung
pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dapat juga
dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi
untuk mengambil keputusan dari masalah yang spesifik.
Dalam melakukan pengambilan keputusan, manajer memiliki karakter,
pengetahuan, serta kemampuan yang berbeda-beda antar satu dengan yang
lainnya. DSS membantu manajer untuk melakukan pengambilan keputusan yang
lebih efektif. Tujuan akhir dari DSS adalah membantu pembuat keputusan
mengembangkan dan menggunakan potensi, kemampuan, dan pengetahuan
dimiliki.
Perencanaan terus dilakukan oleh organisasi secara berulang guna
memenuhi tuntutan kebutuhan organisasi yang berubah-ubah sesuai dengan
perkembangan situasi dan kondisi. Perencana belajar mengidentifikasi kebutuhan
serta cara yang efektif dalam menyelesaikan segala permasalahan yang ada.
Sehingga dengan melakukan berbagai persiapan sebelum melakukan perencanaan
maka manajer dapat menentukan porsi yang tepat atas kebutuhan sumber daya
manusia dalam organisasi.

6
Terdapat empat komponen dasar DSS yang dapat menunjang serta meningkatkan
kemmampuan individu dalam pengambilan keputusan antara lain:
a) Specific representation atau gambaran spesifik informasi seperti grafik,
tabel, gambar yang memberikan konsep yang akurat bagi perencana
mengenai kondisi terkini dan masalah-masalah yang dihadapi dalam
pengambilan keputusan
b) Operasi data untuk menunjang aktivitas pengambilan keputusan
c) Memory aids untuk menunjang penggunaan representasi dan operasi
d) Control aids untuk membantu pengambil keputusan mengontrol jalannya
representasi, operasi, serta memory aids yang digunakan

MENGELOLA HRIS UNTUK PERENCANAAN SUMBER DAYA

MANUSIA
Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi
komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana manajemen SDM di
perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut
dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang
diperlukan. Fungsi HRIS memiliki empat kegiatan utama yaitu:
1) Perekrutan dan penerimaan (Recruiting and Hiring). SDM membantu
menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti
perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi
praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan
kebijakan yang sesuai.
2) Pendidikan dan pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, SDM
dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan
untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3) Manajemen data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan
pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi
pemakai.

7
4) Penghentian dan admistrasi tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh
perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM
mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output. Input HRIS
terdiri atas 3 subsistem yaitu :
a) Sub Sistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data
akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari
sumber daya personil bail keuangan maupun non keuangan.
b) Sub Sistem Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk
mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian
Suksesi (succession study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and
Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).
c) Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data
yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan
yang meliputi:
 Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang
membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
 Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan
asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan
lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber
pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang
memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan
penerimaan.
 Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi
yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan
perusahaan.
 Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi
yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan
rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala
lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai
yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

8
  Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data
dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu
database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan
hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi
dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil. Output HRIS terdiri
atas enam subsistem yaitu :
a. Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh
manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka
pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis
perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan
perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
b. Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan
untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-
informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan
wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.
c. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi-informasi yang
dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi.
Informasi-informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi
kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
d. Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan
kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan
bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
e. Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit
berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan
dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang
diterima karyawan sepeti dana pensiun.
f. Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi-informasi ini berhubungan dengan
keluhan-keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan
lingkungan kerjanya.

9
Menentukan Jenis Informasi yang Dibutuhkan
Sistem informasi harus mendukung perencanaan kebutuhan setiap orang
yang berpartisipasi dalam proses perencanaan. Perencanaan sumber daya manusia
dilakukan untuk organisasi secara keseluruhan oleh orang-orang yang ditarik
perwakilan organisasi. Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam sistem
informasi SDM adalah:
a) Timely (tepat waktu)
b) Accurate (akurat)
c) Relevant (relevan)
d) Complete (lengkap)
Informasi yang diberikan harus mendukung proses perencanaan secara
keseluruhan dari masing-masing tahap perencanaan strategis, taktis, dan
operasional. Untuk perencanaan strategis, informasi yang dibutuhkan tentang
lingkungan. Perencanaan strategis bersama dengan perencanaan taktis dan
operasional akan memerlukan informasi mengenai organisasi (struktur, budaya,
dan proses anggaran). Untuk perencanaan operasional, informasi mengenai
pergerakan karyawan melalui organisasi. Semua tiga tahap perencanaan
memerlukan informasi untuk memungkinkan definisi masa depan menjadi
evaluasi status ini.

Pemilihan Repositori
Ketika memutuskan pada penyimpanan informasi, spesialis informasi harus
mempertimbangkan kombinasi dari repositori yang akan memungkinkan
penyimpanan dan pengambilan informasi yang paling berguna dalam biaya yang
efisien.
Orang bisa menyimpan sejumlah besar informasi yang berguna untuk
perencanaan dan dapat beradaptasi dan memperbarui informasi terutama ketika
termotivasi oleh pekerjaan mereka dan ketika berkomitmen untuk organisasi.
Teknologi bisa menjadi repositori yang efisien untuk penyimpanan informasi
yang akan digunakan untuk tujuan yang sangat spesifik. Dari teknologi yang
relatif sedikit yang telah dikembangkan untuk perencanaan sumber daya manusia,
yang paling penting adalah mereka yang memberikan panduan dasar tentang

10
bagaimana melakukan proses perencanaan. Organisasi mengembangkan teknologi
mereka sendiri karena mereka belajar bagaimana merencanakan. Teknologi
canggih cukup dapat dibangun pada sistem pendukung keputusan. Sistem ini
dapat digunakan untuk melacak dan merencanakan pengelolaan arus sumber daya
manusia dalam sebuah organisasi. Teknologi memungkinkan penyimpanan yang
efisien dan penggunaan informasi tentang bagaimana melakukan fungsi
perencanaan dan memungkinkan akumulasi informasi tambahan seperti yang
dikembangkan.
Pada saat penggunaan repositori luar harus dianggap sebagai sebuah
alternatif untuk menyimpan informasi dalam HRIS organisasi. Beberapa contoh
adalah:
 Menggunakan informasi sesuai kebutuhan, anak perusahaan dalam perangkat
penyimpanan lain organisasi, misalnya mengakses database informasi di luar
komputer yang berguna untuk perencanaan sumber daya manusia
 Mempekerjakan konsultan untuk pekerjaan jangka pendek yang berulang
jarang daripada mempertahankan karyawan setara pada penuh waktu dasar
 Pembelian perangkat lunak komputer

Efektivitas Promosi
Informasi yang disampaikan kepada perencana harus tepat waktu, terkini,
akurat, handal, dan cocok dengan kebutuhan khusus perencanaan mereka.

SARAN UNTUK PENGEMBANGAN HRIS

Dua bidang informasi penting yang tidak didukung dalam organisasi dan
menawarkan potensi besar untuk meningkatkan perencanaan sumber daya
manusia adalah informasi tentang kerja yang dilakukan dalam informasi
organisasi dan akuntansi tentang investasi dalam sumber daya manusia organisasi.

Informasi Tentang Pekerjaan

Informasi tentang pekerjaan merupakan dasar untuk fungsi perencanaan
sumber daya manusia. Spesialis sumber daya manusia cenderung meninggalkan
studi tentang pekerjaan orang dalam suatu organisasi untuk insinyur industri dan

11
insinyur faktor manusia. Informasi yang diperoleh dari studi seperti itu sering
menggunakan sedikit untuk perencanaan sumber daya manusia.
Analisis pekerjaan adalah suatu studi tentang pekerjaan yang harus
dilakukan oleh karyawan untuk menggunakan teknologi yang diadopsi oleh
organisasi.

Informasi Tentang Nilai Sumber Daya Manusia

Pada awal 1922, diakui bahwa organisasi-organisasi di Amerika Serikat
kurang sistematis, metode andal untuk menilai sumber daya manusia mereka dan
bahwa kelemahan ini menghambat kemampuan organisasi untuk mengelola
sumber daya manusia yang bertanggung jawab. Pada tahun 1960, minat penilaian
sumber daya manusia di kalangan akademisi bersemi dengan tulisan-tulisan
Rensis Likert. Pada saat yang sama, penilaian sumber daya manusia dicapai
pemberitahuan antara praktisi dengan perhatian yang diberikan terhadap praktek
akuntansi sumber daya manusia di RG Barry Corporation. Sebagai perencanaan
sumber daya manusia menjadi lebih penting bagi keberhasilan organisasi,
perhatian harus diberikan untuk akuntansi sumber daya manusia.
Organisasi perlu keseimbangan antara pengeluaran untuk hari ini dan
belanja untuk besok. Untuk strike keseimbangan ini, informasi yang diperlukan
tentang berapa banyak mereka menghabiskan hari ini, berapa banyak mereka
menghabiskan untuk besok dan tingkat di mana mereka mengumpulkan nilai
sumber daya manusia mereka.

12