Project Management

Problem dalam proyek besar : 1. Perencanaan 2. Penjadualan 3. Pengendalian

Analisis Kuantitatif yang umum digunakan : 1. PERT (Program Evaluation and Review Technique) 2. CPM (Critical Path Method)

Perbedaan antara PERT dan CPM : 1. PERT memasukkan unsur-unsur ketidakpastian dalam hal waktu penyelesaian setiap aktivitas. 2. CPM tidak memasukkan unsur ketidakpastian,namun menganggap bahwa waktu penyelesaianaktivitas adalah sebanding dengan sumberdaya yang dialokasikan kedalamnya.

Peran PERT dan CPM dalam membantu manajer ketika menghadapi proyek besar : 1. Merencanakan waktu dan melihat sumber-sumber masalah pada masa mendatang yang dapat menunda penyelesaian proyek. 2. Menyusun jadual aktivitas proyek agar dapat diselesaikan sesuai waktu yang ditetapkan 3. Mengkoordinasikan dan mengendalikan aktivitas proyek agar tetap sesuai jadual penyelesaian.

Aplikasi PERT dan CPM : 1. Proyek-proyek konstruksi 2. Persiapan tender dan proposal untuk proyek raksasa 3. Perencanaan dalam pemeliharaan kilang minyak, docking kapal, dan operasi besar lainnya 4. Pengembangan sistem persenjataan baru dan produk-produk baru manufaktur 5. Proyek-proyek sederhana seperti renovasi rumah, pindah rumah/kantor dlsb.

Langkah-langkah melakukan PERT/CPM

1. 2. 3. 4. 5. 6. Definisikan proyek dan seluruh aktivitas atau tugas yang penting Kembangkan hubungan antara aktivitas. Tentukan aktivitas mana yang mendahului aktivitas lainnya Gambar network yang menghubungkan semua aktivitas Tetapkan waktu dan/atau taksiran biaya dari setiap aktivitas Hitung jalur waktu terlama dari network (critical path) Gunakan network untuk membantu manajemen dalam merencanakan, menjadual, memanatu dan mengendalikan proyek.

Pertanyaan yang dijawab oleh PERT

Kapan keseluruhan projek dapat diselesaikan Aktivitas kritis mana yang ada dalam proyek (aktivitas yang dapat menunda pekerjaan secara keseluruhan jika terlambat dilakukan) Mana aktivitas yang tidak kritis Jika ada tiga taksiran waktu, berapa peluang proyek dapat diselesaikan dalam waktu tertentu Pada suatu waktu tertentu apakah biaya yang dikeluarkan lebih kecil atau lebih besar dari anggaran yang ditetapkan Apakah tersedia sumberdaya yang cukup untuk menyelesaikan proyek.

Mengambarkan PERT

Tehnik AON (activity-on-node) Tehnik AOA (activity-on-arc)

Teknik AON
1. Anak panah network menunjukkan setiap pekerjaan dalam proyek 2. Simpul, menunjukkan titik waktu tertentu yang menandai selesainya satu atau lebih pekerjaan. 3. Arah anak panah menggambarkan urutan kerja.

Aktivitas/Pekerjaan A 1 3 B Waktu 1 3 2 C 4 D 2 4 E 5 5

Teknik AOA
1. Terdapat 2 simpul yang menunjukkan start dan finish 2. Setiap aktivitas disimbulkan dengan simpul yang berbentuk kotak 3. Anak panah digunakan untuk menunjukkan aktivitas pendahulu dari sebuah aktivitas

A
Membuat Komponen Internal

C
Menyusun Koleksi Stack

F
Instal Sistem Kontrol

E Start
Membuat Pembakar

H
Inspeksi dan Uji

Finish

B
Modifikasi Atap dan Lantai

D
Pengecoran

G
Install Alat Polusi

Menentukan Lamanya Aktivitas

CPM : hanya menggunakan satu taksiran waktu PERT : menggunakan 3 taksiran waktu : Optimistik (a) : waktu pelaksanaan aktivitas dengan harapan semuanya berjalan lancar Pesimistik (b) : waktu pelaksanaan yang tidak diharapkan Most likely time (m) : waktu yang realistik dalam menyelesaikan aktivitas Waktu taksiran ini dianggap mengikuti distribusi peluang beta dengan rata-rata waktunya dan variansnya adalah :

a + 4m + b = 6

b a = 6
2

Peluang

Waktu aktivita s

Contoh :
AKT
A B C D E F G H

Berikut adalah proyek yang akan dilaksanakan sebuah perusahaan peralataan anti polusi.
DESKRIPSI
Membuat komponen internal Modifikasi Atap dan Lantai Menyusun koleksi stack Pengecoran dan pemasangan kusen Membangun pembakar Instalasi Sistem Kontrol Instalasi Alat Polusi Inspeksi dan Uji

AKTIVITAS PENDAHULU
A B C C D, E F, G

a
1 2 1 2 1 1 3 1

m
2 3 2 4 4 2 4 2 Total

b
3 4 3 6 7 9 11 3

t
2 3 2 4 4 3 5 2 25

var
4/36 4/36 4/36 16/36 36/36 64/36 64/36 4/36

Unit waktu =

Critical Path Method

Alur kritis : alur yang memiliki waktu terlama untuk diselesaikan

Asumsi : waktu aktivitas sebanding dengan tingkat sumberdaya yang dialokasikan pada masing-masing aktivitas. Menambah sumberdaya bisa memperpendek waktu penyelesaian. Memperpendek waktu pekerjaan aktivitas dalam terminologi CPM disebut : crashing Biaya yang ditimbulkan oleh menyingkat waktu : crashing cost.

Untuk menemukan Alur Kritis diperlukan kuantitas untuk masing-masing aktivitas :

Earliest start time (ES) : waktu terawal sebuah aktivitas dilaksanakan tanpa menggangu syarat aktivitas pendahulu. Earliest finish time (FS) : waktu terawal sebuah aktivitas selesai Latest start time (LS) : waktu paling akhir dimulainya sebuah aktivitas tanpa menunda kegiatan keseluruhan proyek Latest finish time (LF) : waktu paling akhir sebuah aktivitas diselesaikan tanpa menunda kegiatan keseluruhan proyek. Slack time : waktu luang bagi sebuah aktivitas

Aktivitas ES LS

t EF LF

Perhitungan ES dan EF
Earliest Finish Time =Earliest start time + expected activity time EF =ES + t Earliest Start Time = ES = Waktu terbesar EF dari aktivitas pendahulu langsung Waktu Dimulainya sebuah proyek diset sama dengan nol. Oleh karena itu setiap aktivitas yang tidak memiliki aktivitas pendahulu akan memiliki ES = 0

A ES = 0

2 EF=0+2=2

C ES = 2

2 EF=2+2=4

F ES = 4

3 EF=7

Start

E ES = 4

4 EF = 8

H ES =13

Finish
EF=15

B ES = 0

3 EF=0+3=3

D ES =3

4 EF = 7

G ES = 8

5 EF = 13

Waktu yang diharapkan untuk menyelesaikan proyek

Perhitungan LS dan LF
Perhitungan dimulai dari simpul akhir kembali ke start
Latest Start time = LS =Latest Finish time Activity time =LF - t Latest Finish time = LF =Waktu terkecil LS dari aktivitas selanjutnya

A ES = 0 LS = 0

2 EF=0+2=2 LF=0+2=2

F ES = 4 LS = 10

3 EF=7 LF=13

ES = 2 EF=2+2=4 LS = 2 LF= 4

Start

E ES = 4 LS = 4

4 EF = 8 LF = 8

H ES = 13 LS = 13

2 EF = 15 LF = 15

Finish

B ES = 0 LS = 1 LF=4

3 EF=0+3=3

D ES =3 LS =4

4 EF = 7 LF = 8

G ES = 8 LS = 8

5 EF = 13 LF = 13

Perhitungan Slack
Slack = LS ES atau Slack = LF - EF
AKTIVITAS A B C D E F G H ES 0 0 2 3 4 4 8 13 EF 2 3 4 7 8 7 13 15 LS 0 1 2 4 4 10 8 13 LF 2 4 4 8 8 13 13 15 SLACK 0 1 0 1 0 6 0 0 CP ? Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak Ya Ya

Jalur Kritis
A 0 0 3 2 2 C 2 2 2 4 4 F 4 10 3 7 13

Start

E 4 4

4 8 8

H 13 13

2 15 15

Finish

B 0 1

3 3 4

D 3 4

4 7 8

G 8 8

5 13 13

Metode PERT
Metode yang menggunakan nilai peluang dalam menyelesaikan suatu proyek Menggunakan varians dari jalur kritis aktivitas Varians proyek = jumlah seluruh varians dari jalur kritis
AKTIVITAS A C E G H a 1 1 1 3 1 b 2 2 4 4 2 m 3 3 7 11 3 Varians (3-1/6)2=4/36 (3-1/6)2=4/36 (7-1/6)2=36/36 (11-3/6)2=64/36 (3-1/6)2=4/36 Total 112/36 = 3.111

Peluang menyelesaikan Proyek

Standard Deviasi Proyek = T = varians proyek = 3.111 = 1.76 minggu Untuk menghitung peluang penyelesaian proyek, digunakan distribusi normal standard.
Z= T E (T ) (T )

Dimana T = adalah waktu penyelesaian yang diinginkan E(T) = rata-rata waktu penyelesaian

15 minggu

Berapa peluang proyek dapat diselesaikan dalam waktu 16 minggu atau kurang?

Z=

T E (T ) 16 15 = = 0.57 (T ) 1.76

Lihat tabel Z = 0,57 -> diperoleh nilai peluang adalah 0.71566. Artinya proyek dapat diselesaikan dalam waktu 16 minggu atau kurang adalah 71.6%.

minggu

0 15 ,7 6

16 15 minggu minggu

PERT/Cost
Modifikasi dari Metode PERT dimana manajer selain membuat perencanaan, monitor dan pengendalian waktu proyek juga melibatkan biaya. Langkah-langkah proses anggaran : 1. Identifikasi seluruh biaya terkait masing-masing aktivitas 2. Jika berhubungan dengan proyek berskala besar, beberapa aktivitas dapat digabung menjadi paket yang lebih besar. 3. Konversi anggaran biaya per aktivitas menjadi biaya per periode waktu. Untuk melakukan hal ini, diasumsikan biaya untuk menyelesaikan setiap aktivitas digunakan pada rate yang sama untuk seluruh waktu. Contoh : jika anggaran untuk sebuah aktivitas adalah $50.000 dan waktu yang diharapkan untuk melaksanakan aktivitas adalah 4 minggu, maka anggaran biaya per minggu adalah $12.500 4. Dengan menggunakan Earliest dan Lates start time (ES dan FS), tentukan berapa banyak biaya yang harus dikeluarkan setiap minggu atau bulan untuk menyelesaikan proyek sesuai

Contoh
AKTIVITAS ES LS Waktu Total Anggaran / Anggaran ($) Minggu 22.000 30.000 26.000 48.000 56.000 30.000 80.000 16.000 Total 308.000 11.000 10.000 13.000 12.000 14.000 10.000 16.000 8.000 A B C D E F G H 0 0 2 3 4 4 8 13 0 1 2 4 4 10 8 13 2 3 2 4 4 3 5 2

Anggaran biaya (ribu dolar) menggunakan Earliest Start Time (ES)

Aktivitas 1 A B C D E F G H
11 10

Minggu 2
11 10 10 13 13 12 12 14 10 12 14 10 12 14 10 16 16 16 16 16 8 8 14

Total 9 10 11 12 13 14 15
22 30 26 48 56 30 80 16 308

Total/ Minggu

21

21 42

23 65

25 90

36

36

36

14

16

16

16

16

16

Total s/d saat ini 21

126 162 198 212 228 244 260 276 292 300 308

Anggaran biaya (ribu dolar) menggunakan Latest Start Time (LS)

Aktivitas 1 A B C D E F G H
16 16 11

Minggu 2
11 10 10 13 10 13 12 14 12 14 12 14 12 14 10 16 10 16 10 16 8 8

Total 9 10 11 12 13 14 15
22 30 26 48 56 30 80 16 308

Total/ Minggu

11

21 32

23 55

23 78

26

26

26

26

16

16

26

26

26

Total s/d saat ini 11

104 130 156 182 198 214 240 266 292 300 308

Project Crashing
Memperpendek pelaksanaan proyek dengan konsekuensi adanya penambahan sumberdaya (biaya) Ada dua pendekatan analisis : 1. Metode Enumeratif untuk proyek kecil 2. Pemograman matematika -> pemograman linier

Misal dalam contoh sebelumnya, perusahaan diberi waktu 14 hari. Apa yang dapat dilakukan perusahaan. Berikut adalah contoh pemotongan waktu pekerjaan (crash) untuk tiap aktivitas yang dibuat perusahaan.
AKTIVITAS Waktu (Minggu) Normal Crash Biaya ($) Normal Crash Crash per Minggu ($) Jalur Kritis ?

A B C D E F G H

2 3 2 4 4 3 5 2

1 1 1 3 2 2 2 1

22.000 30.000 26.000 48.000 56.000 30.000 80.000 16.000

23.000 34.000 27.000 49.000 58.000 30.500 86.000 19.000

1.000 2.000 1.000 1.000 1.000 500 2.000 3.000

Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak Ya Ya

Latihan 1
Untuk melengkapi pemasangan sayap pesawat, Manuk Dadali Aircraft telah menetapkan tujuh aktivitas yang diberi label A sampai G seperti yang disajikan dalam tabel berikut. Buatlah diagram PERT dan tentukan waktu harapan (rata-rata) dan varians untuk tiap aktivitas.

Ativitas A B C D E F G

a 1 2 4 8 2 4 1

m 2 3 5 9 5 5 2

b 3 4 6 10 8 6 3

Aktivitas Pendahulu Langsung A B C, D B E

Latihan 2
Berikut adalah proses perancangan program dari Direktur Manajemen Sumber Daya Manusia, sehingga konsumen dapat menggunakannya dalam memperoleh pekerjaan.
Ativitas A B C D E F G H I J K L a 8 6 3 10 6 9 6 14 10 6 4 1 m 10 7 3 20 7 10 7 15 11 7 7 2 b 12 9 4 30 8 11 10 16 13 8 8 4 Aktivitas Pendahulu Langsung A C B, D, E B, D, E F F G, H I,J G, H

Dari tabel di atas lakukan hal-hal berikut ini :

Gambarkan network untuk problem tsb Hitung waktu harapan dan variansnya untuk tiap aktivitas Hitung ES, EF, LS, LF dan Slack untuk tiap aktivitas Tentukan jalur kritisnya Hitung peluang bahwa proyek dapat diselesaikan dalam waktu 70 hari atau kurang Hitung peluang bahwa proyek dapat diselesaikan dalam waktu 80 hari atau kurang Hitung peluang bahwa proyek dapat diselesaikan dalam waktu 90 hari atau kurang

Latihan 3
Pembuatan Film cacing pembunuh sedang dalam proses akhir dan akan diluncurkan musim yang akan datang. Perusahaan yang membuat mainan sebagai rekanan rumah produksi mengidentifikasi ada 16 Task (dengan unit waktu adalah mingguan) yang harus diselesaikan sebelum film diluncurkan (Tabel berikut)
Ativitas Task 1 Task 2 Task 3 Task 4 Task 5 Task 6 Task 7 Task 8 Task 9 Task 10 Task 11 Task 12 Task 13 Task 14 Task 15 Task 16 Aktivitas Pendahulu Langsung Task 1 Task 2 Task 3 Task 3 Task 3 Task 4 Task 5 Task 6, 7, 8 Task 10, 11, 12 Task 9, 13 Task 14 Optimistic Time 1 3 10 4 2 6 2 5 9.9 2 2 2 5 1 5 5 Most Likely Time 2 3.5 12 5 4 7 4 7.7 10 4 4 4 6 1.1 7 7
Pesimistic Time

4 4 13 7 5 8 5.5 9 12 5 6 6 6.5 2 8 9

Dari tabel di atas : 1. Gambarkanlah network dari proyek tsb. 2. Berapa lama waktu untuk menyelesaikan proyek tsb 3. Tentukanlah jalur kritisnya

Latihan 4
Berikut adalah data ES dan ES dari kegiatan program pelatihan dan pengembangan
Ativitas A B C D E F G H I J K L M ES 0 1 3 4 6 14 12 14 18 18 22 22 18 LS 0 4 3 9 6 15 18 14 21 19 22 23 24 t Total Biaya ($1000) 10 14 5 6 14 13 4 6 18 12 10 16 18 6 2 7 3 10 11 2 11 6 4 14 8 6

Tentukanlah total biaya bulanan menggunakan ES dan LS di atas