STEP KERJA ALAT)

SO

(TANPA

Proses di minggu pertama (awal turun kelapangan):

1. SO mendatangi toko-toko yang ada dalam list, tujuannya : Mengecek apakah data yang ada di list sama dengan di lapangan, kalau ada perubahan alamat, no telp ataupun nama toko, dapat dimasukan ke dalam laporan. Perkenalan diri dan pendekatan kepada pemilik toko juga para sales Menjelaskan tujuan kunjungan, schedule kedatangan tiap minggunya dan koordinasi kepada pemilik toko dan sales untuk menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan. 2. Setelah melakukan kunjungan, setiap SO harus membuat laporan

kunjungan secara lengkap. Info yang perlu di laporkan adalah : Apakah nama toko dan alamat sudah sesuai Apakah toko tersebut masih aktif (toko msh beroperasi dan atau masih menjual produk Laptop Toshiba) Mengecek dan memperbaharui data nomor telephone, sesuai nomor yang sedang aktif. Mencatat nama contact person setiap toko Mendata berapa jumlah sales yang ada di toko tersebut dan berapa jumlah sales yang sudah menjadi anggota e-partner. Mencatat semua kendala, masalah-masalah dan semua informasi yang ditemukan dilapangan pada setiap masing-masing toko. Mengambil foto toko tampang luar toko, bagian dalam, pop-pop yang ada didalam toko. Hasil foto dipindahkan dan nama file diganti menjadi : 2digit tahun-2digit bulan-2digit tanggal Nama Toko ex (untuk bagian luar kantor) 2digit tahun-2digit bulan-2digit tanggal Nama Toko in (untuk bagian dalam kantor) Contoh : 110721 Makmur Jaya ex

3. Setiap data harus jelas tanggal pendataannya. 4. Setelah menjajaki semua toko yang ada dilist, SO harus membuat jadwal kunjungan tetap untuk minggu depannya, dan menginformasikan kepada Kantor Pusat. Dan untuk setiap kunjungannya harus sesuai jadwal tersebut, hal ini untuk mempermudah pihak toko mempersiapkan data-data yang kita perlukan.

Proses di minggu kedua mengambil dokumen) :

dan

selanjutnya

(mulai

1. Sales Officer datang ke Toko yang sama setiap satu minggu satu kali (dihari yang sama setiap minggunya). 2. Sales Officer dapat dikenali dengan seragam, ID dan perlengkapan Toshiba yang digunakan. Jika belum mendapat kiriman paket alat kerja, SO dapat menggunakan baju rapih dengan membawa Surat Penunjukan Kerja Toshiba. 3. Sales Officer akan melakukan kegiatan yang sama setiap minggunya, yaitu : a. SO melakukan pendataan secara manual (mencatat nama/ID Toko yang dikunjungi). b. SO harus mengambil foto bangunan toko tampak luar (harus terlihat nama toko dengan jelas) dan bagian dalam (display toko) khusunya branding Toshiba. Dapat juga dilakukan pengambilan foto materimateri promo competitor (brand lain) jika ada . Note: Utk file foto tersebut kami juga mengharapkan SO selalu mengganti dulu nama file sebelum mengirimkan kekami, ganti nama file foto dengan catatan spt ini : 2digitTahun 2digitBulan 2digitTanggal Kota NamaToko ex (utk eksternal) 2digitTahun 2digitBulan 2digitTanggal Kota NamaToko in (utk bagian dalam toko) 2digitTahun 2digitBulan 2digitTanggal Kota NamaToko com (utk foto kompetiter bilaada) (cth: 110717 Jakarta MakmurJaya ex) c. SO harus mengambil foto setiap Sales yang sudah menjadi anggota EPartner (jadi tanyakan dulu kepada setiap sales, apakah mereka sudah

menjadi anggota e-partner). Sales di foto dengan memegang selembar kertas yang bertuliskan namanya dan nama toko dengan jelas. Nama file di rubah menjadi : 2digitTahun 2digitBulan 2digitTanggal Kota NamaToko ep-nama (utk foto e-partner) (cth: 110717 Jakarta Makmur Jaya ep-daniel)

d. SO harus mendata semua dokumen transaksi penjualan laptop Toshiba selama satu minggu kebelakang. Sebelum mendata dokumen satu persatu, SO melakukan pengelompokan dokumen berdasarkan distributor, yaitu PT. Techking Enterprises Indonesia ( INDO (TK) ) dan PT. Tixpro Informatika Megah ( INDO Tpro ). Kami akan kirimkan list kode-kode product, untuk bisa mengetahui barang tersebut berasal dari Distributor yang mana. Untuk kode selain yang diatas, tidak usah di data. e. Setiap unit Toshiba yang terjual, SO harus mengumpulkan beberapa dokumen, yaitu : e.1. Foto Barcode Product
Part No. : dari nomor ini dpt diketahui tipe produk yang terjual dan berasal dari Distributor mana produk ini diambil

e.2. Foto Invoice/kwitansi penjualan

Contoh Foto Invoice/Kwitansi Info yang HARUS ditambahkan oleh SO saat mengambil foto invoice ini adalah, siapa nama sales (e-partner member) untuk penjualan dengan masing-masing Invoice/kwitansi ini yang ada dan pastikan tanggal penjualannya terlihat jelas. Note : Tanyakan kepada owner toko terlebih dulu supaya lbh enak proses dilapangannya bagi SO

e.3. Kartu garansi (asli), harus di bawa oleh SO.

Point-point yang HARUS diisi adalah : 1. Nama Pembeli 2. Alamat Pembeli 3. No telephone Pembeli 4. Nomor Model (ada di Barcode yaitu Part No.) 5. Nomor Seri (ada di Barcode yaitu Serial No. 6. Tanggal Penjualan Note. : Kartu Garansi tidak dapat di pergunakan bila data tidak lengkap

e.4. Laporan detail bila ada kendala dilapangan (hrs jelas masalah ada ditoko-toko mana saja) f. Barcode dan invoice difoto sendiri-sendiri, kemudian

bancode+invoice+kartu garansi di foto bersamaan dalam 1 foto. Saat memindahkan hasil foto setiap kunjungannya, harap merubah nama file foto dengan nama : 2digittahun 2digitBulan 2digitTanggal Kota Nama Toko (cth: 110717 Jakarta MakmurJaya)

Contoh hasil foto 3 dokumen dalam satu shoot

g. Setelah pendataan seluruh dokumen dari hasil penjualan, SO harus men-cap dokumen-dokumen yang sudah di data dan membuat tanda terima jumlah dokumen yang didata dari setiap toko. Tanda terima dibuat masing-masing distributor, jika di toko tersebut ada penjualan laptop dari 2 distributor, berarti masing-masing distributor dibuatkan tanda terima terpisah.

h. Dokumen-dokumen dari satu toko dimasukan kedalam satu envelope yang sudah di tempelkan sticker ID SO dan Nama Toko.

i.

Schedule Pengiriman/laporan Dokumen setiap minggunya: Untuk JABODETABEK : Setiap Hari Kamis Jam 17:00 Untuk daerah diluar JABODETABEK / DAERAH-DAERAH : Sudah HARUS mengirimkan laporan penjualan soft copy (via email) dan hard copy (via post) dengan 2 kali dalam 1 minggu: Periode pengiriman data : Periode 1 : Data penjualan dari Tgl 18-21 2011 dikirim ke Jakarta tgl

22 Juli

2011
Periode 2 : Data Penjualan 22-25 Juli dikirim ke Jakarta tgl

26 Juli 2011 29 Juli 2011

(pagi)
Data Penjualan 26-28 Juli dikirim ke Jakarta tgl

(pagi)
Untuk Periode-periode selanjutnya , jadwal pengiriman data menjadi FIX, yaitu :

Hari Selasa dan Jumat setiap minggunya, dengan tanggal periode

penjualan seperti contoh diata. HARAP DI PERHATIKAN BERSAMA!! Untuk Jadwal pengiriman dokumen harus tepat waktu setiap

minggunya, tidak boleh mundur dari jadwal yang sudah ditentukan,

dikarenakan keterlambatan/bergesernya waktu pengiriman akan berpengaruh besar terhadap proses laporan kita kepada pihak Toshiba. Note : Foto-foto file berat, dapat di burn ke dalam cd dan dikirimkan ke Jkt via kurir tetapi bila file memungkinkan dikirim via email, bisa juga

dilakukan dengan mengirimkan via email. Untuk nama foto, sebaiknya dirubah nama file menjadi nama toko dan tanggal penggambilan. Untuk camera digital, kami akan mengirimkan kepada setiap SO.. tetapi selama proses pengadaan dan pengiriman, pemotretan minimal dapat dilakukan dengan menggunakan camera hp.