Hal.

Daftar Isi Sekilas GLX Login MASTER TRANSAKSI Tombol Menu LAPORAN UTILITY Setup Password Setup Sistem Setup Account Isi Nilai Inventory Proses Tahunan Backup Data Zap Data Lain-lain IMPORT ISX ADMIN 3 6 8 9 10 12 16 16 24 26 28 29 30 31 32 38 40

Hal. 2

Sekilas GLX Terimakasih Anda telah memilih GLX. Penggunaan GLX cukup mudah.

Account Pertama-tama Anda mengisi Chart of Account

Hal. 3

Journal Selanjutnya isi transaksi di Journal

Hal. 4

Anda bisa langsung mencetak semua laporan keuangan

Hal. 5

Berikut ini perinciannya: Login Program GLX mempunyai security yang lengkap, pada saat login, program akan mengetahui otoritas user dan secara otomatis menampilkan menu-menu yang disediakan khusus untuk user tsb. Untuk setting otoritas dan menu, bisa dilakukan di Utility -> Setup Password. Login default adalah: User ID: bos, Password: boss Anda juga dapat gunakan keypad. mis: User ID: 89, Password: 56, maka klik 89 <ID> 56 <PW>

Hal. 6

Anda dapat mengakses menu dari toolbar ataupun icon pada layar.

Hal. 7

MASTER Account Anda dapat mengisi data account di Master Account

Account Format bebas, Anda dapat menggunakan no.account yang umum berlaku. Kelompok Anda dapat memilih kelompok account tsb. mis: Aktiva, Pasiva, dst Divisi Bila ini adalah account dari divisi tertentu. Level Anda bisa mempunyai banyak level sub-account, mis: 102 Bank Level 1, Header Level 2, Header Level 3, Detail Level 3, Detail Level 2, Header Level 3, Detail Level 3, Detail

102.1 BCA 102.1.1 BCA ac# 240-123-1234 102.1.2 BCA ac# 240-123-1235 102.2 Bank Lippo 102.2.1 Bank Lippo ac# 703-123-12345 102.2.2 Bank Lippo ac# 703-123-12346

Header berfungsi sebagai informasi, hanya Detail yang bisa digunakan untuk transaksi Saldo Awal Suspended Saldo awal account Account yang di-suspended tidak akan tampil pada laporan keuangan

Susunan account akan langsung tampil pada sebelah kiri.

Hal. 8

Divisi Bila perusahaan mempunyai banyak divisi, bisa dikelompokkan disini Contoh: pada hotel

TRANSAKSI Journal Anda mengisi transaksi sehari-hari di Journal

Hal. 9

Tombol Menu Pada Master Account, program akan memulai dengan Cari. Pada Transaksi Journal, program akan memulai dengan Isi. Untuk mencari nota sebelumnya, maka klik tombol Cancel atau <Esc>, kemudian Find

Untuk Exit klik tombol Cancel atau <Esc> kemudian Exit.

Untuk tombol-tombol program, bisa menggunakan hot-key. Misalnya Ctrl+N untuk nota baru, Ctrl+Ins untuk item baru.

Hal. 10

Anda dapat menaruh form di background. Sebagai contoh: Anda membuka Journal, kemudian klik belakang (background), maka Journal ini akan disimpan di background. Form tsb. bisa dicari kembali di menu Window

Anda dapat mencetak layar (printscreen) dengan tombol Potret

Anda dapat Logout tanpa Exit dari program, di File -> Logout, dan kemudian Login kembali. Anda harus close semua form dulu sebelum Logout. Bila Anda menggunakan versi LAN, cara ini tidak dianjurkan karena akan dianggap sebagai satu user.

Hal. 11

LAPORAN

Pilihan pada Laporan: Anda mempunyai banyak pilihan

Hal. 12

Anda dapat memilih laporan periode tertentu, misalnya Neraca pada September.

Bila Anda memilih Bulan Berjalan, Anda dapat memilih laporan s/d tanggal tertentu.

Anda juga dapat memilih laporan bulan tertentu. Program akan tampilkan informasi cakupan periode. Sebagai contoh: Periode: Sep: dari awal tahun s/d akhir Sep MTD Sep: Month-To-Date Sep, dari awal Sep s/d akhir Sep.

(01-01-2011 s/d 30-09-2011) (01-09-2011 s/d 30-09-2011)

Setiap perubahan pilihan, Anda harus klik tombol Refresh. Tanpa Refresh, maka yang akan tampil adalah laporan pilihan sebelumnya.

Hal. 13

Bila laporan sudah pernah dihitung sebelumnya, program akan menanyakan apakah hitung ulang?

Untuk pilihan dengan warna biru, Anda tidak perlu Hitung Ulang, cukup Refresh saja. Untuk pilihan dengan warna hitam, harus Hitung Ulang. Tidak perlu Hitung Ulang Harus Hitung Ulang

Anda dapat menambahkan catatan kaki pada laporan. Anda dapat mencetak hanya halaman tertentu saja dengan memilih: Pilih Halaman. Preview = melihat pada layar Print = cetak ke printer Anda dapat mengexport laporan ke format: Word, PDF, HTML, dbf, TXT maupun Excel.

Hal. 14

Pada Neraca / Laba Rugi Perbandingan, Anda dapat membandingkan laporan antara dua periode. mis. Anda ingin membandingkan Neraca Maret vs Mei

Hal. 15

UTILITY

Setup Password User Anda dapat men-create User ID dan Password untuk user Anda. Identitas: Nomor: hanya untuk informasi saja. User ID: harus digunakan pada saat login. Akses Menu: Anda dapat setting akses (otoritas) berdasarkan Group ataupun Individual. Bila Anda mempunyai sedikit karyawan, akan lebih mudah langsung setting otoritas untuk masing-masing karyawan tsb. secara indivudual: menu mana yang boleh diakses, mana yang tidak boleh. Namun bila Anda memiliki banyak karyawan, lebih mudah Anda kelompokkan ke Group masingmasing, mis: Admin, Operator dsb. sehingga karyawan ybs. bisa dikelompokkan ke group tsb. Login: Status: menyatakan user ybs. sedang login saat ini Multiple: ID ini boleh login di beberapa komputer sekaligus. misalnya user X bisa login di komputer A dan komputer B pada saat bersamaan. Bila tidak Multiple, berarti user tsb. harus Exit dulu sebelum bisa login di komputer lain.

Hal. 16

Nama: Awal, Tengah, Akhir: cukup jelas Password: Sementara: Password sementara Pada saat user tsb. login untuk pertama kalinya, program akan meminta user tsb. mengganti password. Ubah Terakhir: cukup jelas Ganti setiap __ Hari Bila password tsb. mempunyai expire date. Bila password tsb. tidak bisa expire, isikan 0 Otoritas: A s/d G A merupakan otoritas tertinggi. Ada beberapa menu yang hanya bisa diakses oleh otoritas A. al: Zap Data, Import Data, Daftar Password User dapat men-create user baru dengan otoritas yang sama atau di bawahnya. Contoh: Otoritas B dapat men-create User ID dengan otoritas B atau di bawahnya, dst. Otoritas B tidak bisa create / edit / hapus user otoritas A. Dengan demikian Anda dapat memberikan otoritas kepada karyawan sesuai dengan tingkatan masing-masing. mis. Anda memberikan otoritas C pada manager. Manager tsb. tidak bisa men-akses password Anda. Bila manager tsb. sudah tidak bekerja, Anda dapat menghapus user tsb.

Hal. 17

Daftar Password Administrator: hanya Administrator yang dapat akses ke menu ini. Bila Anda adalah owner, pastikan Anda memiliki hak Administrator, agar bisa akses ke menu security ini.

Setup Password Password Baru Warning dalam __ hari Bila password tsb. bisa expire, maka __ hari sebelum expire, program akan memberikan peringatan. Kata Ganti Password ? Bila Anda ingin menganti password pada saat login, Anda tinggal tambahkan karakter ini dibelakang password. contoh: Password: 5678 Bila Anda isikan 5678? Program akan meminta ganti password baru. Password No ID Bila dipilih, maka User ID tidak boleh sama dengan Password Misalnya Anda memilih User ID: 678, Password: 678, tidak akan diijinkan. Panjang Min password = ___ karakter Panjang Max password = ___ karakter Cukup jelas

Hal. 18

Simpan ex-Password: Program akan menyimpan ex-Password, sehingga tidak bisa digunakan lagi. mis. User ini dulu pernah menggunakan password: lisa077, sekarang ingin menggunakan password tsb. lagi, akan ditolak. Anda dapat setting agar program mengingat seberapa banyak ex-password. Case-Sensitive User ID Case-Sensitive Password Anda dapat memilih apakah User ID dan Password tsb. case-sensitive (bisa bedakan huruf besar / kecil) atau tidak.

Otoritas Menu Anda dapat menentukan user-user tertentu boleh akses ke menu tertentu saja. Menu yang tidak boleh diakses tidak akan muncul pada layar. mis. Anda create satu Group baru untuk OPR (Operator)

Hal. 19

Anda bisa memilih menu-menu mana yang tidak dapat diakses Operator, dengan memilih Tidak (X)

Hal. 20

Anda masukkan boy ke Group OPR ini

Hal. 21

Pada saat boy login, otomatis hanya tampilkan menu-menu yang diijinkan.

Sebagai perbandingan, ini adalah tampilan lengkap:

Hal. 22

Catatan: icon Security (Otoritas Menu) pada layar akan selalu ada. Ini untuk antisipasi bila ada kekeliruan setting sehingga Owner tidak bisa akses lagi ke menu. Icon Security tsb. hanya bisa diakses oleh user dengan otoritas tertinggi (A). Menu ini harus selalu ada pada setting otoritas apapun: File -> Index / Pack Data, Edit dan View

Hal. 23

Setup Sistem Profile

Gambar Background Anda dapat memasang gambar pada layar program, misalnya gambar produk, logo, atau gambar favourite Anda.

Backup Anda dapat mengatur agar program akan backup data GLX secara otomatis setiap Exit. Program akan otomatis berikan tanggal pada nama file seperti glbackup11-09-2011.sql, sehingga Anda bisa jalankan backup setiap hari tanpa overwrite file backup sebelumnya.

Hal. 24

Tanggal Laporan Untuk laporan, Anda dapat memilih periode tanggal.

Bila Anda pilih mulai dari Awal Bulan, maka pada Laporan otomatis akan tampil: dari Tgl. <Awal Bulan> s/d <Hari Ini>, contoh: dari Tgl. 01-07-2011 s/d 08-07-2011 Bila Anda pilih mulai dari Hari Ini, maka pada Laporan otomatis akan tampil: dari Tgl. <Hari Ini> s/d <Hari Ini>, contoh: dari Tgl. 08-07-2011 s/d 08-07-2011 Tujuan setting ini adalah untuk mempermudah, sehingga Anda tidak perlu memilih tanggal lagi. Anda tetap dapat mengubah tanggal ybs. No.Nota otomatis

Pada saat isi journal, program otomatis akan menyediakan no.nota berikutnya. Pada multi-user, dimana banyak operator membuka nota pada saat bersamaan, program menyediakan dua pilihan: no.nota otomatis Lokal atau Global.

Misalnya ada dua operator membuka nota order, maka pada: No.Nota Lokal: masing-masing operator jalan dengan no.urut masing-masing. Operator A: no.nota 50001, 50002, 50003 dst Operator B: no.nota 60001, 60002, 60003 dst No.Nota Global: semua operator jalan dengan no.urut yang sama, tergantung pada saat rekam. Operator A: 50001, B: 50002, A: 50003, B: 50004 dst. Bila ada dua operator yang merekam pada saat bersamaan, program akan otomatis maju ke nomor berikutnya, sehingga tidak ada nomor nota yang sama. Pada single-user, pilihan Lokal dan Global tidak ada bedanya.

Hal. 25

Mengunci nota

Anda tidak ingin operator mengubah/menghapus journal-journal yang sudah ada. Untuk itu Anda dapat gunakan fasilitas kunci faktur. Nota tsb. akan ditandai dengan tombol Kunci

MISC

Edit Nama, huruf pertama menjadi huruf besar Untuk nama Account, Anda disarankan tidak menggunakan semuanya huruf besar, karena pada cetak laporan, akan memakan tempat. Contoh: Lebih baik: SEWA GEDUNG DIBAYAR DI MUKA Sewa Gedung Dibayar Di Muka

Kolom Null diisi sebagai kolom kosong Kolom yang tidak ada isinya (Null) akan diubah menjadi kolom kosong. Proses ini disediakan untuk yang upgrade dari versi lama, proses ini umumnya tidak perlu dijalankan karena sudah otomatis dijalankan pada saat import data. Proses ini bisa dijalankan tapna efek yang merugikan. Menu ini hanya sebagai tambahan fasilitas saja.

Setup Account Pada setup ini Anda memberitahukan ke program Account-account yang digunakan

Hal. 26

Contoh setup pada Perusahaan Dagang

Contoh setup pada Perusahaan Industri

Hal. 27

Isi Nilai Inventory Pada akhir bulan, Anda harus mengisi nilai inventory Bila Anda juga menggunakan ISX, maka program akan munculkan tombol Hitung Nilai Inventory ISX Setelah isikan nilai inventory pada akhir bulan, Anda dapat mencetak Neraca, Laba Rugi.

Hal. 28

Proses Tahunan Pada akhir tahun, Anda ingin menutup buku tahunan. Proses Tahunan ini akan otomatis mem-backup data tahun berjalan ke arsip. Password: sayayakin Catatan: Isikan Nilai Inventory akhir tahun seperti biasa dan cetak laporan keuangan terlebih dahulu.

Laporan keuangan dari arsip bisa dilihat di menu Arsip. Anda juga dapat mengimport backup tahun-tahun sebelumnya dan melihat di arsip ini. Catatan: Pastikan backup file yang diimport adalah berasal dari Proses Tahunan. Bila menggunakan backup file biasa, ini bisa menimpa data yang sedang berjalan.

Hal. 29

Backup Data Backup Data ada dua pilihan: Backup Data GLX Backup Semua Data

Bila Anda hanya menggunakan GLX, maka ke dua backup ini adalah sama. Bila Anda menjalankan ISX dan GLX, maka: Backup Data GLX = hanya backup data GLX saja Backup Semua Data = akan membackup semua data yaitu ISX dan GLX Catatan: Backup otomatis pada saat Exit adalah Backup Data GLX Restore Data Restore Data ini akan menimpa data yang ada. Contoh penggunaan: Anda ingin melihat laporan di rumah, maka Anda backup data dari kantor, dan restore ke komputer di rumah. Bila Anda ingin melihat laporan backup pada komputer yang sama, Anda dapat jalankan Import Data di menu Arsip, dengan demikian Anda dapat melihat laporan backup tanpa menimpa data yang sedang berjalan. Catatan: Menu ini hanya muncul bila Anda login dengan otoritas tertinggi (A)

Hal. 30

Zap Data Zap Data untuk menghapus data.

Hapus Semua Data = menghapus seluruh data Hapus Journal = menghapus Journal, data Account tetap ada. Create Sample Account = program akan create sample account. Sample #1 = sample Perusahaan Dagang Sample #2 = sample Perusahaan Industri

Untuk perlindungan Anda, Anda harus memasukkan password. Password: sayayakin Catatan: Menu ini hanya muncul bila Anda login dengan otoritas tertinggi (A)

Hal. 31

Lain-lain

Create Perusahaan Baru Bila Anda menggunakan program ini untuk beberapa perusahaan, maka jalankan proses ini untuk create database masing-masing perusahaan. Program akan create dari data yang ada sekarang. Dengan demikian bila accountnya sama, Anda dapat melengkapi Master Accountnya terlebih dahulu baru menjalankan proses ini. Bila Anda menginginkan database yang kosong, maka sesudah create dan memilih database, jalankan Zap Data untuk mengosongkan data. Catatan: Nama database tidak boleh mengandung simbol seperti @#$%^& dsb, dan harus diawali dengan huruf. Password: sayayakin

Hal. 32

Setelah selesai create perusahaan (database), untuk memilih database yang digunakan, Anda dapat memilih di MySQL ODBC. Klik Start -> Control Panel -> Administrative Tools -> Data Sources (ODBC)

Hal. 33

Pilih System DSN, eisdata dan klik Configure

Disini Anda dapat memilih database perusahaan yang ingin dijalankan. Catatan: eisdata adalah database default. Jangan memilih information_schema, ini adalah database untuk sistem MySQL. Anda harus Exit dari program terlebih dahulu sebelum mengganti database.

Hal. 34

Daftar Perusahaan Anda dapat cek daftar perusahaan yang tersedia. Perusahaan yang sedang digunakan akan ditandai dengan *

Catatan: Untuk multi-user, setiap komputer dapat memilih database-nya sendiri. Mis. Komputer A menjalankan SumberJaya, komputer B menjalankan SejahteraJaya. Untuk memudahkan membedakan satu perusahaan dengan lainnya, Anda dapat memasang gambar background yang berbeda-beda. Setiap perusahaan bisa mempunyai Setup Sistem masing-masing. Contoh:

Hal. 35

Contoh tampilan perusahaan yang berbeda:

Hal. 36

Perbaikan Data Data rusak adalah kasus yang sangat langka di MySQL. Pada banyak kasus, cukup jalankan proses ini untuk perbaiki index file, index file adalah satu file kecil yang terpisah. Tgl.Awal & Akhir Transaksi Menu ini akan menampilkan nota yang pertama dan terakhir. Ini untuk memudahkan Anda melacak bila operator mengisi nota dengan tanggal yang salah.

IP Address IP Address ini digunakan bila Anda ingin online via internet

Hal. 37

IMPORT ISX

Bila Anda menggunakan ISX, maka Anda dapat mentransfer transaksi ISX ke GLX secara otomatis, dengan demikian pekerjaan menjadi lebih mudah, karena Anda tinggal journal account-account yang tidak berkaitan dengan ISX seperti biaya parkir, gaji karyawan, dsb. Catatan: Untuk Posting ini, ISX dan GLX harus dalam satu perusahaan yang sama.

Setup ISX Isikan account-account yang digunakan di GLX

Hal. 38

Sistem Posting yang dilakukan adalah sbb:

Anda dapat melakukan posting secara berkala, mis. per harian, per mingguan atau per bulanan.

Hal. 39

ADMIN

User Language, Language Manager String Translations adalah fasilitas yang disediakan bila Anda ingin mengubah program ini ke bahasa lain. Terjemahannya diisi di Translation. Contoh: Perusahaan Anda mempunyai karyawan orang asing, yang hanya menguasai bahasa Jerman. Anda bisa setting sehingga begitu karyawan tsb. login program otomatis tampil dalam bahasa Jerman. Tip Manager Anda bisa isikan tips yang ingin Anda sampaikan ke karyawan Anda. Pada saat login, tips ini akan muncul. User bisa menon-aktifkan tips ini dengan uncheck kotak Show tips at startup

Hal. 40

Laporan Error Daftar error Laporan User Daftar user Catatan: Menu ini hanya muncul bila Anda login dengan otoritas tertinggi (A) Laporan Password Daftar Password Catatan: Menu ini hanya muncul bila Anda login dengan otoritas tertinggi (A)

Hal. 41