PANDUAN

PEMULIHAN HUBUNGAN KELUARGA

RESTORING FAMILY LINKS
(RFL)

2008

PRAKATA
Di seluruh Indonesia, keluarga-keluarga yang tidak berdosa menjadi terpisah akibat keadaan
yang terjadi di luar kendali mereka. Situasi seperti bencana, konflik, dan migrasi
mengakibatkan keluarga terpisah. Tsunami yang melanda Nanggroe Aceh Darussalam (NAD)
dan Sumatera Utara hampir empat tahun yang lalu masih segar dalam ingatan kita, dan
demikian juga gempa bumi yang menghantam Yogyakarta dan Jawa Tengah satu setengah
tahun yang lalu. Bencana-bencana ini memorakporandakan kehidupan manusia di daerahdaerah yang terkena dampak, mengakibatkan keluarga-keluarga terpisah dan tidak
mengetahui keberadaan atau nasib orang-orang yang mereka kasihi. Bencana yang terjadi di
NAD dan Yogyakarta/Jawa Tengah tersebut merupakan peringatan keras bagaimana sebuah
bencana dapat menghancurkan keluarga-keluarga. Bermitra dengan Komite Internasional
Palang Merah (ICRC), staf dan relawan PMI menanggapi permohonan dan membantu banyak
keluarga. Sehubungan dengan hal ini, PMI memutuskan untuk mengembangkan lebih lanjut
pelayanan "Pemulihan Hubungan Keluarga" (Restoring Family Links atau RFL).

Judul :

PANDUAN PEMULIHAN HUBUNGAN KELUARGA

(RESTORING FAMILY LINKS)
Buku ini merupakan hasil kerjasama antara Palang Merah Indonesia (PMI) dan International Committee of
the Red Cross (ICRC) Delegasi Indonesia. Buku panduan ini bertujuan untuk memberi kelengkapan PMI
Daerah dan Cabang dengan pengetahuan yang cukup dan prosedur administrasi dalam rangka memberikan
pelayanan RFL ketika dibutuhkan. Buku Panduan RFL dibuat dengan tujuan: untuk menyediakan
pengetahuan dan petunjuk dalam rangka pemberian pelayanan RFL, untuk PMI Pusat, Daerah dan Cabang
dapat melengkapi PMI Daerah dan Cabang dengan perlengkapan referensi RFL, serta untuk training kepada

Penerbit:
Palang Merah Indonesia (PMI)

Melalui kegiatan "Pemulihan Hubungan Keluarga" (RFL), PMI berusaha mendapatkan informasi
yang bisa memberikan kepastian kepada keluarga yang kehilangan kontak dengan orang yang
mereka kasihi akibat bencana, konflik, atau situasi kemanusiaan lain, yaitu kepastian tentang
nasib anggota keluarga mereka yang hilang. Satu hal positif dari terjadinya bencana di atas
adalah bahwa kita memperoleh kesempatan untuk mempelajari hal-hal baru terkait dengan
RFL. Kita berharap pelajaran-pelajaran baru ini dapat berguna bagi mereka yang
memerlukannya. Saya menyambut baik penerbitan buku panduan RFL ini, yang akan berguna
sebagai suatu kerangka kerja untuk memandu relawan dan staf PMI dalam memberikan
pelayanan kepada yang membutuhkan di masyarakat.
Akhirnya, pada kesempatan ini saya ingin menegaskan kembali dukungan saya kepada
Pelayanan RFL PMI terkait dengan tekad mereka untuk menjadi mitra yang kuat dan
terkemuka dalam Jaringan Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL) Gerakan Palang Merah dan
Bulan Sabit Merah Internasional.

Jakarta, 28 April 2008

Ketua Umum,

Didukung oleh:
International Committee of the Red Cross (ICRC)
Design & Layout :
Redshop (Design)

MARIE MUHAMMAD

Copyright
2008
All right reserved
Cetakan 1, Juli 2008
ISBN : 978-979-3575-36-0

iii

DAFTAR ISI
Pendahuluan ............................................................................................ 1
1. Dasar Hukum dan Peran Komponen-komponen Gerakan dalam ................................ 4
Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL) ................................................................ 5
1.1 Dasar Hukum ....................................................................................
5
1.1.1 Konvensi-konvensi Jenewa dan Protokol-protokol Tambahannya ................
5
1.1.2 Anggaran Dasar Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional .... 6
1.1.3 Resolusi-resolusi Konferensi Internasional Palang Merah dan
Bulan Sabit Merah ......................................................................
6
1.2 Peran Komponen-komponen Gerakan dalam Pemulihan Hubungan
Keluarga (RFL).................................................................................... 7
1.2.1 Peran PMI sebagai sebuah Perhimpunan Nasional ................................... 8
1.2.2 Peran ICRC ...............................................................................
8
1.2.3 Peran Sekretariat Federasi Internasional ............................................
9
1.3 Badan Pencarian Pusat (Central Tracing Agency) ............................................ 10
1.4 Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL) pada PMI ............................................... 11
1.4.1 Sejarah Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL) PMI ................................... 11
1.4.2 Struktur Pemulihan Hubungan Keluarga (RFL) ....................................... 11
2. Kegiatan Pencarian (Tracing) ........................................................................ 14
2.1 Bekerja dengan Penerima Bantuan (Beneficiaries) .......................................... 15
2.1.1 Masalah yang Dihadapi oleh Anggota Keluarga yang Terpisah ...................... 15
2.1.2 Memberikan Dukungan kepada Penerima Bantuan .................................. 15
2.1.3 Keterampilan Dasar dalam Mewawancarai .......................................... 16
2.1.4 Kerahasiaan .............................................................................. 19
2.2 Berita Palang Merah (Red Cross Message / RCM) ............................................. 19
2.2.1 Ikhtisar ................................................................................... 19
2.2.2 Apakah itu Berita Palang Merah (RCM)? ............................................... 20
2.2.3 Kriteria Penerimaan untuk RCM ....................................................... 20
2.2.4 Meneruskan RCM ........................................................................ 23
2.2.5 Mengantarkan RCM kepada Penerima dan Mengumpulkan Balasan ............... 24
2.2.6 Tidak ada Balasan & RCM yang Tak Berhasil Disampaikan - BTS
(Back to Sender/ Kembali ke Pengirim) .............................................. 25
2.2.7 Statistik Bulanan RCM .................................................................. 26
2.3 Permohonan Pencarian (Tracing Request) .................................................... 26
2.3.1 Ikhtisar ................................................................................... 26
2.3.2 Apakah itu Permohonan Pencarian? ................................................... 26
2.3.3 Kriteria Penerimaan untuk Permohonan Pencarian ................................. 27
2.3.4 Kasus Pencarian atas Dasar Kemanusiaan & Kasus Sosial ........................... 33
2.3.5 Permohonan Pencarian yang Dikumpulkan di Indonesia /PMI Berhubungan
dengan Pemohon ........................................................................ 33
2.3.6 Permohonan Pencarian yang Diterima untuk Ditindaklanjuti / PMI
Bertanggung jawab Melaksanakan Pencarian atas Orang yang Dicari ............. 33
2.3.7 Menetapkan Prioritas ................................................................... 34
2.3.8 Masalah Keamanan .............................................................. 34

2.3.9 Jalur-jalur Pencarian / Pencarian Aktif (Active Tracing) ......................... ...........

2.3.10 Pencarian melalui Media dan Poster Publik ...........................................
2.3.11 Permohonan Pencarian yang Diterima Langsung di Subdivisi RFL
PMI Pusat ..................................................................................
2.3.12 Kasus-kasus di mana Orang yang Dicari Berhasil Ditemukan / Penutupan
Positif Kasus ..............................................................................
2.3.13 Kasus-kasus di mana Orang yang Dicari Tidak Berhasil Ditemukan / Penutupan
Negatif Kasus .............................................................................
2.3.14 Penyebab Lain bagi Penutupan Sebuah Kasus Pencarian / Penutupan
Negatif.................................................................................. ..
2.3.15 Publikasi Cerita Kasus yang Berhasil...................................................
2.3.16 Statistik Bulanan Permohonan Pencarian .............................................
2.4 Permohonan Informasi Kesejahteraan (Welfare Request) ...................................
2.4.1 Ikhtisar ....................................................................................
2.4.2 Kriteria Penerimaan .....................................................................
2.4.3 Statistik Bulanan Permohonan Informasi Kesejahteraan ........................ ...
2.5 Pencarian untuk Kepentingan Anak Tanpa Pendamping / Anak Terpisah /
Orang Dewasa Rentan ............................................................................
2.5.1 Ikhtisar ....................................................................................
2.5.2 Tugas Utama PMI .........................................................................
2.5.3 Pendaftaran ..............................................................................
2.5.4 Pemrosesan ............................................................................ ..
2.5.5 Verifikasi Hubungan antara Anak Tanpa Pendamping dan Orang Dewasa
yang Mengaku sebagai Orangtuanya ...................................................
2.5.6 Memelihara Hubungan Selama Terpisah ...............................................
2.5.7 Penyatuan Kembali Keluarga ...........................................................
2.5.8 Tugas-tugas Administratif Khusus ......................................................
2.5.9 Penutupan Kasus .........................................................................
2.5.10 Statistik Bulanan tentang Anak Tanpa Pendamping, Anak Terpisah, dan
Orang Dewasa Rentan ...................................................................
2.6 Penyatuan Kembali Keluarga ....................................................................
2.6.1 Hak atas Penyatuan Kembali Keluarga .................................................
2.6.2 Peran Pelayanan RFL PMI dalam Penyatuan Kembali Keluarga ......................
2.6.3 Proses Penyatuan Kembali ..............................................................
2.6.4 Statistik Bulanan Penyatuan Kembali Keluarga ......................................
3. Prosedur Administratif ................................................................................
3.1 Struktur Pelayanan RFL ..........................................................................
3.1.1 Ikhtisar ................................................................................. ...
3.1.2 Permohonan yang Datang dari Luar Negeri untuk Diproses di Dalam Negeri.... ..
3.1.3 Permohonan ke Luar Negeri untuk Diproses di Luar Negeri .........................
3.1.4 Permohonan dari Dalam Negeri untuk Diproses di Dalam Negeri ...................
3.2 Mendaftar Permohonan ..........................................................................
3.2.1 Permohonan dari Luar Negeri untuk Diproses di Dalam Negeri ......................
3.2.2 Permohonan ke Luar Negeri untuk Diproses di Luar Negeri ..........................
3.2.3 Permohonan dari Dalam Negeri untuk Diproses di Dalam Negeri ...................

vi

34
37
38
38
39
39
40
40
40
40
40
42
43
43
43
44
46
48
48
48
49
49
49
50
50
51
52
53
54
55
55
55
56
57
58
58
59
59

3.2.4 Buku Registrasi Permohonan Pencarian dan Permohonan Informasi

Kesejahteraan ......................................................................... 59
3.2.5 Buku Registrasi RCM ................................................................... 61
3.3 Membuka Kasus ................................................................................ 62
3.3.1 Prosedur Kartu Indeks ................................................................ 63
3.3.2 Membuat Berkas/File Individual .................................................... 65
3.3.3 Menyimpan Berkas/File .............................................................. 65
3.3.4 Lembar Ringkasan Kasus (Case Summary Sheet) .................................. 65
3.3.5 Catatan Kasus (Case Notes) .......................................................... 66
3.4 Formulir Standar .............................................................................. 67
3.5 Memproses Surat Menyurat .................................................................. 67
3.5.1 Surat Masuk ............................................................................ 67
3.5.2 Surat Keluar ............................................................................ 68
3.6 Peninjauan Ulang Kasus (Case Review) ..................................................... 68
3.6.1 Sistem Peninjauan Ulang ............................................................. 70
3.6.2 Slip Peninjauan Ulang ................................................................. 70
3.6.3 Kotak Peninjauan Ulang ............................................................... 70
3.6.4 Pedoman Peninjauan Ulang .......................................................... 70
3.7 Menutup Kasus ................................................................................. 72
3.7.1 Hasil Kasus ............................................................................. 72
3.7.2 Prosedur Penutupan Kasus ........................................................... 72
3.8 Statistik Bulanan .............................................................................. 73
3.9 Audit Kasus ..................................................................................... 73
3.9.1 Tujuan .................................................................................. 73
3.9.2 Checklist untuk Audit Kasus Tahunan ............................................... 74
4. Lampiran-lampiran ................................................................................. 75
4.1 Formulir-formulir Standar .................................................................... 75
4.1.1 Formulir Berita Palang Merah (RCM) ............................................... 75
4.1.2 Formulir Konfirmasi Penyerahan RCM .............................................. 77
4.1.3 Formulir "BTS" (Kembali ke Pengirim) .............................................. 78
4.1.4 Formulir Permohonan Pencarian ................................................... 79
4.1.5 Checklist Permohonan Pencarian ................................................... 83
4.1.6 Checklist Permohonan Informasi Kesejahteraan .................................. 84
4.1.7 Formulir Pendaftaran Anak Tanpa Pendamping dan Anak Terpisah .............. 85
4.1.8 Checklist Anak Tanpa Pendamping dan Anak Terpisah ............................ 89
4.1.9 Sertifikat Serah Terima Penyatuan Kembali keluarga ........................... 90
4.1.10 Kartu Indeks ........................................................................... 91
4.1.11 Lembar Ringkasan Kasus ............................................................. 92
4.1.12 Catatan Kasus ......................................................................... 93
4.1.13 Slip Peninjauan Ulang ................................................................ 93
4.1.14 Formulir Statistik Bulanan .......................................................... 94
4.2 Contoh-contoh Surat .......................................................................... 97
4.2.1 Surat Laporan Sementara dari PMI Cabang kepada Pengurus
PMI Daerah ............................................................................. 97
4.2.2 Surat Pengantar RCM Baru dari PMI Cabang kepada Pengurus
PMI Daerah ............................................................................. 98

vii

4.2.3 Surat Pengantar Permohonan Pencarian Baru dari PMI Cabang kepada
Pengurus PMI Daerah ................................................................ 99
4.2.4 Surat Pengantar Permohonan Informasi Kesejahteraan Baru dari PMI Cabang
kepada Pengurus PMI Daerah ....................................................... 100
4.3 Lain-lain ....................................................................................... 101
4.3.1 Buku Registrasi Permohonan Pencarian dan Permohonan Informasi
Kesejahteraan ........................................................................ 101
4.3.2 Buku Registrasi RCM .................................................................. 101

DAFTAR SINGKATAN
PT I
PT II
BTS
CTA
KJ
ICRC
FEDERASI INTERNASIONAL

IDP
HPI
GERAKAN

PERHIMPUNAN NASIONAL

NIB
PMI
PMI PUSAT
PMI DAERAH
PMI CABANG
RCM
RFL
UC
SC

PROTOKOL TAMBAHAN PERTAMA UNTUK KONVENSIKONVENSI JENEWA, 1977

PROTOKOL TAMBAHAN KEDUA UNTUK KONVENSI-KONVENSI
JENEWA, 1977
KEMBALI KE PENGIRIM (BACK TO SENDER)
BADAN PENCARIAN PUSAT (CENTRAL TRACING AGENCY)
KONVENSI JENEWA
KOMITE INTERNASIONAL PALANG MERAH (INTERNATIONAL
COMMITTEE OF THE RED CROSS)
FEDERASI INTERNASIONAL PERHIMPUNAN PALANG MERAH
DAN BULAN SABIT MERAH (INTERNATIONAL FEDERATION OF
RED CROSS AND RED CRESCENT SOCIETIES)
PENGUNGSI INTERNAL (INTERNALLY DISPLACED PERSON)
HUKUM PERIKEMANUSIAAN INTERNASIONAL (INTERNATIONAL
HUMANITARIAN LAW)
SEMUA KOMPONEN GERAKAN PALANG MERAH/BULAN SABIT
M E R A H I N T E R N A S I O N A L , YA I T U P E R H I M P U N A N PERHIMPUNAN NASIONAL, ICRC, DAN FEDERASI
INTERNASIONAL PERHIMPUNAN PALANG MERAH DAN BULAN
SABIT MERAH (IFRC)
PERHIMPUNAN-PERHIMPUNAN NASIONAL PALANG MERAH
DAN BULAN SABIT MERAH (HINGGA SEPTEMBER 2007
TERDAPAT 186 PERHIMPUNAN NASIONAL. CATATAN: HANYA
SATU PERHIMPUNAN NASIONAL DI SETIAP NEGARA.)
BIRO INFORMASI NASIONAL (NATIONAL INFORMATION
BUREAU)
PALANG MERAH INDONESIA
PMI TINGKAT NASIONAL
PMI TINGKAT PROVINSI
PMI TINGKAT KABUPATEN/KOTA
BERITA PALANG MERAH (RED CROSS MESSAGE)
PEMULIHAN HUBUNGAN KELUARGA (RESTORING FAMILY
LINKS)
ANAK TANPA PENDAMPING (UNACCOMPANIED CHILDREN)
ANAK TERPISAH ( SEPARATED CHILDREN)
Antar Cabang dalam satu Daerah
Alur surat datang
Alur surat balik

viii