PENGANTAR BISNIS

MODUL 6

ASPEK MANAJERIAL DAN STRUKTUR ORGANISASI

OLEH HESTI MAHESWARI SE., M.Si

PROGRAM KELAS KARYAWAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2008

ASPEK MANAJERIAL

1. PROSES MANAJEMEN
Manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan aumber daya financial, manusia, serta informasi suatu perusahaan untuk mencapai sasaran dengan efektif dan efisien. Para manajer harus mengawasi penggunaan seluruh sumber daya. Seluruh aspek pekerjaan seorangmanajer saling berkaitan. Manajemen adalah ilmu dan seni mengelola sumber daya-sumber daya melalui orang lain untuk mencapai tujuan perusahaan dengan efektif dan efisien. Perencanaan Perencanaan adalah proses manajemen yang menetapkan apa yang harus dilakukan organisasi dan bagaimana sebaiknya melakukannya. Perencanaan memiliki tiga komponen yaitu : Penetapan sasaran perusahaan Pengembangan strategi untuk mencapai sasaran Perancangan rencana-rencana taktis dan operasional untuk

menjalankan strategi Pengorganisasian Pengorganisasian adalah proses manajemen yang menetapkan cara terbaik dalam mengatur sumber daya dan aktivitas organisasi menjadi struktur yang logis. Pengarahan Pengarahan adalah proses manajemen yang memandu dan memotivasi karyawan untuk mencapai sasaran operasi. Pengawasan Pengawasan adalah proses manajemen yang memonitor kinerja organisasi untuk memastikan bahwa sasarannya dapat tercapai Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Hesti Maheswari SE., M.Si PENGANTAR BISNIS

2. TIPE-TIPE MANAJER
Walaupun seluruh manajer melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan, tidak seluruh manajer memiliki tingkat tanggung jawab yang sama untuk aktivitas manajemen. Maka manajer harus dikelompokkan sesuai dengan tingkatan dan bidang tanggung jawabnya. Tingkatan manajemen. Tiga tingkatan dasar manajemen adalah :

manajemen puncak menengah, dan manajemen lini pertama. Kebanyakan perusahaan memiliki lebih banyak manajer menengah daripada manajer puncak dan lebih banyak manajer lini pertama dari manajer menengah. Manajemen puncak manajer puncak (top manajemen) meliputi : presiden, wakil presiden, treasurer, chief executive officer, dan chief financial officer. Manajer puncak bertanggung jawab atas keseluruhan kinerja dan efektivitas perusahaan. Mereka menetapkan kebijakan umum, merumuskan strategi, menyetujui seluruh keputusan penting, dan mewakili perusahaan dalam menghadapi perusahaan lain serta badan-badan pemerintahan. Manajer puncak adalah manajer yang bertanggung jawab kepada dewan direksi dan pemegang saham atas keseluruhan kinerja dan efektivitas perusahaan . Manajemen menengah Satu peringkat di bawah manajer puncak adalah kelompok manajer yang memiliki sejumlah otonomi dalam derajat kepentingan, yang disebut sebagai manajer menengah (middle manager).

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Hesti Maheswari SE., M.Si PENGANTAR BISNIS

Jabatan

seperti

manajer

pabrik,

manajer

operasi,

dan

manajer

divisi

menandakan posisi manajemen menengah. Secara umum manajer menengag bertanggung jawab menjalankan strategi, kebijakan, dan keputusan yang dibuat oleh manajer puncak.

Manajemen lini pertama. Manajer lini pertama adalah manajer yang bertanggung jawab dalam menyelia pekerjaan karyawan. Mereka yang memegang jabatan seperti penyelia, manajer kantor, dan pimpinan kelompok tergolong dalam manajer lini pertama (first line manager). Walaupun mereka menghabiskan sebagian besar waktu mereka untuk bekerja dan menyelia karyawan yang melapor kepada mereka, aktivitas mereka tidak terbatas pada hal-hal tersebut saja. Manajemen lini pertama mengendalikan bidang-bidang manajemen, yaitu : 1. Manajer Sumber Daya Manusia Sebagian besar perusahaan memiliki manajer sumber daya manusia untuk merekrut , menerima, dan melatih karyawan, mengevaluasi kinerja, dan menentujan besarnya kompensasi 2. Manajer Operasi Operasi adalah system yang digunakan oleh perusahaan yang memproduksi barang dan jasa. Oleh karena itu manajer operasi bertanggung jawab pada produksi, inventori dan pengawasan kualitas. Perusahaan besar biasanya memiliki wakil presiden operasi, manajer pabrik, dan penyelia produksi 3. Manajer Pemasaran Pemasaran mencakup pengembangan, penetapan harga, promosi, dan distribusi barang dan jasa. Manajer pemasaran bertanggung jawab menyampaikan produk-produk dari produsen ke konsumen. Perusahaan produk konsumen biasanya memiliki wakil presiden pemasaran, beberapa manajer pemasaran regional dan beberapa manajer distrik.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Hesti Maheswari SE., M.Si PENGANTAR BISNIS

4. Manajer Informasi Manajer informasi merancang dan dan menerapkan system untuk menggabungkan, mengorganisisasi mendistribusikan informasi.

Peningkatan drastis jumlah informasi yang tersedia maupun kemampuan untuk mengelolanya telah memicu timbulnya fungsi penting ini. 5. Manajer Keuangan Manajer yang bertanggung jawab atas perencanaan dan pengawasan fungsi akuntansi dan sumber-sumber keuangan. 6. Manajer lain-lain Beberapa perusahaan juga mempekerjakan para manajer khusus. Contohnya banyak perusahaan memiliki manajer hubungan masyarakat, manajer penelitian dan pengembangan.

3. DASAR-DASAR KETERAMPILAN MANAJEMEN

Walaupun kisaran posisi manajemen hampir tidak terbatas, keberhasilan yang dinikmati oleh orang-orang pada posisi tersebut dibatasi oleh keahlian dan kemampuan mereka. Manajer yang efektif harus mengembangkan keterampilan teknis, hubungan manusia, konseptual, pengambilan keputusan dan manajemen waktu. Sayangnya tidak mudah untuk menguasi berbagai keterampilan tersebut dan jarang ada manajer yang dapat menguasai semuanya. Keterampilan Teknis Keterampilan teknis adalah keterampilan yang diperlukan untuk melakukan tugas-tugas khusus. Keterampilan Hubungan Manusia Keterampilan untuk memahami dan bekerja sama dengan orang lain Keterampilan Konseptual. Keterampilan untuk berpikir secara abstrak, mendiagnosa dan menganalisis situasi yang berbeda, serta melihat jauh ke depan. Keterampilan Pengambilan Keputusan Keterampilan dalam menentukan masalah dan memilih tindakan yang terbaik Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Hesti Maheswari SE., M.Si PENGANTAR BISNIS

Keterampilan Pengelolaan Waktu Keterampilan yang berkaitan dengan penggunaan waktu secara produktif Keterampilan Manajemen Global Keterampilan Manajemen dan Teknologi

STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi adalah spesifikasi pekerjaan yang harus dilakukan di dalam organisasi beserta cara-cara mengaitkan pekerjaan satu dengan lainnya. Unsur-unsur yang menentukan struktur organisasi adalah : 1. Tujuan 2. Misi 3. Strategi organisasi Sebagian besar bisnis menyiapkan bagan organisasi untuk menjelaskan struktur dan memperlihatkan posisi masing-masing karyawan dalam operasi suatu perusahaan. Bagan organisasi menggambarkan struktur perusahaan dan memperlihatkan posisi masing-masing karyawan dalam operasionalnya. Sebuah struktur organisasi akan menggambarkan rantai komando atau hubungan pelaporan di dalam organisasi. 1. Dasar-Dasar Pembentuk Struktur Organisasi a. Spesialisasi Menentukan siapa yang akan mengerjakan apa. Spesialisasi pekerjaan adalah proses mengidentifikasikan pekerjaan-pekerjaan khusus b. yang harus diselesaikan dan menentukan orang yang akan melakukannya. Departementalisasi Menentukan bagaimana sebaiknya mengelompokkan orang-orang yang melaksanakan tugas-tugas tertentu. Setelah dispesialisasikan, pekerjaan-pekerjaan tersebut harus dikelompokkan ke dalam unit-unit yang logis, yang prosesnya disebut sebagai departementalisasi.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Hesti Maheswari SE., M.Si PENGANTAR BISNIS

Departementalisasi

membuat

perusahaan

dapat

memperlakukan

suatu

departemen sebagai pusat laba, sebagai unit terpisah yang bertanggung jawab atas biaya dan labanya sendiri. Dasar departementalisasi : Departementalisasi berdasarkan pelanggan Departementalisasi berdasarkan jenis pelanggan yang kemungkinan besar membeli produk tertentu. Contoh : departemen peralatan anak, deparetemen peralatan kebun dll Departementalisasi berdasarkan produk Departementalisasi berdasarkan proses Departementalisasi berdasarkan produk tertentu yang diciptakan. Membagi organisasi yang dibagi menurut proses produksi yang digunakan untuk menciptakan barang dan jasa. Alasan departementalisasi berdasarkan proses karena setiap proses membutuhkan keahlian pekerja yang berbedabeda. Umumnya Departementalisasi berdasarkan geografis ditemui pada perusahaan yang menangani utilitas.

Departementalisasi berdasarkan wilayah yang dilayani perusahaan. Contoh : Levi Strauss divisi untuk AS, divisi untuk Eropha dll Departementalisasi berdasarkan fungsi Departemen berdasarkan kelompok fungsi atau aktivitas. Contoh : departemen produksi, penjualan dan pemasaran, SDM dll 2. Menetapkan hierarki Pengambilan Keputusan Pada umumnya, perkembangan hierarki dihasilkan dari proses tiga tahap : a. Menetapkan tugas-tugas Menentukan siapa yang dapat membuat keputusan dan membuat perincian bagaimana seharusna tugas itu dilaksanakan. Tanggung jawab ; kewajiban melakukan tugas yang diberikan Wewenang b. : kekuasaan mengambil keputusan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut Melaksanakan tugas-tugas Mengimplementasikan keputusan yang telah diambil Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB Hesti Maheswari SE., M.Si PENGANTAR BISNIS

Delegasi : dimulai ketika manajer memberikan tugas ke bawahannya Akuntabilitas : kemampuan bawahan untuk menyelesaikan tugas tersebut. c. Mendistribusikan wewenang Menentukan apakah organisasi akan bersifat tersentralisasi atau terdesentralisasi. Organisasi tersentralisasi Organisasi yang wewenang pengambilan keputusannya dipegang oleh manajemen tingkatan yang lebih tinggi Organisasi Organisasi terdesentralisasi yang wewenang pengambilan keputusannya sebagian besar Organisasi tinggi

didelegasikan ke tingkatan manajemen di bawah manajemen puncak Karakteristik perusahaan tersentralisasi dengan lapisan manajemen yang banyak dan rentang kendali yang relative sempit Organisasi datar Karakteristik perusahaan terdesentralisasi dengan lapisan manajemen yang relative sedikit dan rentang kendali yang relative luas

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Hesti Maheswari SE., M.Si PENGANTAR BISNIS

Sumber : Griffin 2006

3. Bentuk-Bentuk Dasar Struktur Organisasi

a. Organisasi Fungsional Bentuk organisasi bisnis yang wewenangnya ditentukan oleh keterkaitan antar fungsi dan aktivitas kelompok. b. Organisasi Divisional Struktur organisasi dengan divisi-divisi korporasi beroperasi sebagai bisnis yang relative bersifat otonom di bawah naungan korporasi yang lebih besar. (Divisi adl departemen yang menyerupai bisnis terpisah yang memproduksi dan memasarkan produk-produknya sendiri)

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Hesti Maheswari SE., M.Si PENGANTAR BISNIS

c.

Organisasi Matriks Struktur organisasi yang dibentuk berdasarkan kelompok-kelopmpok dan anggota kelompok melapor kepasa dua manjer atau lebih. Contoh Orgamisasi Matriks pada Omnimedia

d.

Organisasi Internasional Pendekatan sturktur organisasi yang dikembangkan untuk merespons kebutuhan memproduksi, membeli, dan menjual di pasar global. Contoh Struktur Divisi Internasional

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Hesti Maheswari SE., M.Si PENGANTAR BISNIS

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

Hesti Maheswari SE., M.Si PENGANTAR BISNIS