PERTEMUAN RAPAT Pengertian Rapat Dibawah ini ada beberapa pengertian rapat dari beberapa sumber, Namun pada

dasa rnya memiliki makna yang sama, Antara lain : 1. Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan , instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicara kan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan ber sama 2. Rapat (pengertian luas) rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting. 3. Rapat (pengertian sempit) rapat dapat berupa diskusi yang hanya melibatk an beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub bab ini ha l-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepa da rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis. 4. Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang bersi fat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah. 5. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelom pok. 6. Rapat merupakan media yang dapat dipakai unttuk pengambilan keputusan se cara musyawarah untuk mufakat.

PROSEDUR PERTEMUAN RAPAT Prosedur adalah urutan langkah-langkah yang harus ditempuh dalam melakukan suatu kegiatan secara sistematis sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Prosedur rapat berkaitan erat dengan beberapa tahapan kegiatan yang harus dilakukan dala m pelaksanaan pertemuan/rapat, dan sesuai dengan ketentuan umum yang berlaku dal am rapat. Prosedur pertemuan/rapat yang harus dilakukan antara lain sebagai beri kut.

a. Menentukan Masalah dan Tujuan Pertemuan/Rapat Setiap rapat yang akan diselenggarakan harus memiliki maksud atau tujuan dan mas alah apa yang akan dibahas dalam pertemuan/rapat tersebut. Misalnya, tujuan pert emuan/rapat itu untuk memecahkan suatu masalah, membuat sebuah keputusan, atau h anya mengumpulkan informasi. b. Mempersiapkan Perlengkapan/Peralatan Pertemuan/Rapat Perlengkapan pertemuan/rapat harus dipersiapkan sebelum rapat dimulai. Mempersia pkan perlengkapan pertemuan/rapat itu meliputi penyediaan papan tulis; spidol; f lip-chart (media tulis); overhead projector atau slide projector; LCD; tape reco rder untuk merekam jalannya rapat (jika perlu); laptop/komputer beserta perangka t lunak dan keras pendukungnya; alat-alat kelengkapan menulis seperti misalnya j epit kertas, klip kertas, perfurator, stapler dengan isinya, gunting, cutter, pe runcing pensil, dan lain-lain. Segala perlengkapan/peralatan tersebut di atas ha rus dipersiapkan dan tersedia pada waktu rapat dilaksanakan. c. Menyediakan Tempat Pertemuan/Rapat Mempersiapkan ruangan atau tempat rapat sangat diperlukan. Hal ini harus dilakuk an sebelum rapat diselenggarakan dan sebelum undangan dikirim kepada peserta per temuan/rapat. Ruangan sebaiknya dipilih yang nyaman dan sesuaikan dengan jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Kalau melibatkan instansi di luar kantor, p eriksa kembali jumlah orang yang akan hadir pada rapat tersebut karena akan meme

ngaruhi kapasitas ruangan, jumlah meja maupun kursi yang harus disiapkan, sekali gus jumlah snack atau makanan yang hendak disediakan. Atur pula tata letak meja dan kursi sesuai dengan keperluan rapat dan tata ruangan rapat sebaik mungkin. d. Membuat Daftar Acara Pertemuan/Rapat Daftar acara harus dibuat dan disusun sebelum pertemuan/rapat dimulai. Daftar ac ara itu dapat dibuat dengan cara membuat pokok-pokok acara dalam garis besar. Ra ncanglah acara rapat tersebut dengan efektif agar tak buang waktu. Daftar acara itu dapat meliputi jadwal pembukaan acara pertemuan/rapat, pembahasan materi pok ok rapat, waktu istirahat, penutupan rapat, dan sebagainya. e. Mempersiapkan Peserta Pertemuan/Rapat Sebelum pertemuan/rapat dimulai, peserta rapat harus dipersiapkan terlebih dahul u. Persiapan itu dapat meliputi pembuatan daftar orang-orang yang akan diundang dalam pertemuan/rapat tersebut, mempersiapkan konsep surat undangan dengan baik, memeriksa dan mempertimbangkan kembali daftar orang-orang yang harus diundang d alam pertemuan/rapat berdasarkan kontribusi mereka dalam agenda rapat tersebut. Menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya seperti menentukan pem impin rapat, moderator (jika diperlukan), serta notulen rapat. Sehari sebelum pe laksanaan rapat, pastikan kehadiran orang-orang yang diundang dalam kegiatan per temuan/rapat itu. Jika tidak bisa hadir, minta mereka menunjuk orang-orang yang kompeten terhadap masalah yang hendak dibahas untuk mewakilkannya.

f. Mempersiapkan Bahan Pertemuan/Rapat Mempersiapkan bahan pertemuan/rapat bagi peserta pertemuan/rapat sangat diperluk an sebelum rapat dimulai. Bahan-bahan itu dapat berupa daftar acara atau agenda pertemuan/rapat yang akan dilaksanakan, hasil rapat yang lalu, kertas-kertas ker ja dari para peserta yang akan dibahas, dan sebagainya. g. Mencatat Hasil Rapat Hasil-hasil rapat harus dicatat oleh seorang notulen. Seorang notulen atau notul is harus mampu mencatat jalannya acara rapat. Hal yang dicatat itu berupa inti-i nti pembicaraan selama berlangsungnya acara pertemuan/rapat. Hasil-hasil rapat y ang dicatat oleh notulen ini disebut notula rapat. h. Pendistribusian Hasil Rapat Notula rapat atau hasil rapat harus diketik rapi, kemudian diperbanyak atau diga ndakan dan dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat, baik yang hadir maupun yang tidak hadir pada waktu rapat, atau dikirim kepada pihak luar/ekster n. Hasil rapat tersebut juga dapat diberitahukan melalui pesawat telepon atau me dia komunikasi lainnya kepada anggota atau peserta rapat. i. Melakukan Kegiatan Tindak Lanjut Hasil Rapat Hasil-hasil rapat yang telah diputuskan harus ditindaklanjuti agar tujuan rapat yang telah ditetapkan sebelumnya benar-benar tercapai. Apabila rapat yang disele nggarakan tersebut merupakan rapat yang bersifat periodik, maka Anda dapat mengi kutsertakan lembaran atau slip yang meminta keterangan dari para anggota mengena i bisa atau tidaknya ia menghadiri pertemuan yang akan dating, terutama untuk me nindaklanjuti hasil rapat sebelumnya. Berdasarkan hasil keterangan peserta dalam slip ini, Anda dapat membuat daftar peserta yang akan hadir dalam pertemuan men datang.

Teknik mengelola rapat pimpinan0

Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsure 5W + 1H, yakni : 1. Why, mengapa rapat diselenggarakan 2. What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat. 3. Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang akan diunda ng rapat sesuai dengan materi rapat. 4. Where, di mana rapat akan diselenggarakan. 5. When, Kapan rapat akan diselenggarakan. 6. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbu ka atau tertutup. Pengelolaan Konsumsi dan Akomodasi. 1. Sekecil dan se non formal apapun rapat yang diselenggarakan, urusan kons umsi dan akomodasi perlu mendapat perhatian. Berikut hal yang perlu diingat : 2. Konsumsi diberikan dalam setiap rapat. Pemberiannya tergantung pada siko n keuangan perusahaan, dan lama rapat yang digelar. 3. Jika rapat diacarakan kurang dari 3 jam, konsumsi cukup snack dan minuma n teh/kopi. Tetapi jika berlangsung seharian, perlu diberikan beberapa penyajian konsumi. Biasanya penyajian makan siang (lunch), dan pemberian dua kali coffee break. 4. Coffee break pertama diberikan sejam setengah sebelum lunch ( biasanya j am 11 an). Coffee Break kedua diberikan sesaat sebelum sholat ashar, sekitar jam 3 an. 5. Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, akomodasi biasanya berupa pemb erian uang transport kepada peserta rapat. Tetapi jika rapat diselenggarakan perusaha n atau bahkan di luar kota , akomodasi diberikan dalam bentuk layanan pemberian penginapan gratis beserta uang transport. 6. Urusan penginapan ditangani langsung oleh perusahaan. Dalam hal ini yang melakukan reservasi tempat untuk rapat dan tempat unguk menginap, adalah sekret aris. Pengelolaan Tempat Rapat. Di manapun rapat dilaksanakan, sekretaris bertugas penuh mengatur dan menyiapkan tempat rapat. 1. Jika rapat diselenggarakan di perusahaan, sekretaris bertugas mempersiap kan ruangan yang akan dipakai rapat lengkap dengan semua perlengkapan pendukung rapat. 2. Jika rapat diselenggarakan di luar kantor, sekretaris juga yang bertugas mengurus reservasi tempat, dan memastikan perlengkapan rapat di ruangan/tempat yang akan digunakan rapat, benar-benar tersedia. Mempimpin Rapat Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung. Nam un tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh pimpinan. Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga h arus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yakni; 1. Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan. 2. Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat 3. Memahami Setiap acara rapat 4. Memahami Perencanaan prosedur rapat 5. Menghubungi/menyiapkan notulen rapat 6. Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi 7. Mempersiapkan perlengkapan rapat 8. Memeriksa ruangan rapat. Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut ;

1. Berbicara spontan, 2. Mengemukakan gagasan cemerlang 3. Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat. 4. Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimp inan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan. Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi, ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain. Yakni 1. Pengelolaan konsumsi dan akomodasi 2. Pengelolaan tempat rapat

Rapat kerja adalah hal penting dan harus dilakukan secara rutin demi keberhasila n sebuah tugas. Bahkan mempersiapkan rapat kerja agar efektif dan efisien juga s ama pentingnya dalam sebuah rapat. Sebab rapat yang terlalu lama tanpa solusi ya ng jelas, hanya akan membuat para pesertanya terbebani. Lalu, bagaimana cara men gubahnya? Rapat yang pembahasanya melantur kesana-kemari tanpa arah akan menjadi suatu sik saan tersendiri bagi mereka yang menghadirinya. Pada garis besarnya, para pakar menekankan agar pembicaraan pada rapat yang sering keluar konteks dan tidak ters truktur diubah menjadi lebih terfokus dan terstruktur. Menurut mereka, sebuah rapat yang efektif harus berlandaskan pada: 1. Menggunakan waktu secukupnya dalam membuat keputusan. 2. Hanya membicarakan hal-hal yang telah diagendakan. 3. Menekankan objektifitas dan hasil yang diharapkan. Pemimpin rapat dapat menciptakan rapat yang lebih efektif dengan menggunakan car a-cara praktis yang telah mendapat rekomendasi dari para top manajer, pakar bisn is, dan buku-buku yang membahas ini. Cara ini bahkan bisa langsung diterapkan un tuk mendapatkan solusi yang lebih cepat dan lebih efektif. Agenda Rapat Tidak mungkin terjadi suatu rapat yang efektif, jika rapat dilakukan tanpa agend a yang jelas. Buat suatu agenda yang jelas dan mampu menghasilkan solusi yang te pat. Bukan hanya sketsa, tetapi juga deskripsi dari apa yang akan dibicarakan. S ehingga mereka tahu hasil apa yang ingin didapat. Peserta yang melakukan presentasi harus menyiapkan semua bahan dengan lengkap ag ar dapat menyelesaikan presentasinya sesuai waktu yang telah ditentukan. Agar le bih jelas, berikan lembaran agenda pada setiap peserta rapat. Tentu saja agenda yang ditulis secara detail, bukan hanya berisi tema, karena hal ini sangat renta n melenceng. Agenda rapat sebaikanya hanya berisi permasalahan yang memang tengah dialami saj a. Sebab kebanyakan rapat, bukan hanya membahas hal yang bermasalah, bahkan yang tidak bermasalah juga dibicarakan. Sehingga, orang yang tidak bermasalah pun te rpaksa harus bebicara di dalam rapat.

Contoh No 1 2 3 4 n 5 6

Agenda Rapat Sehari Jam/Waktu Acara Petugas 08.30-09.00 Regristrasi peserta rapat Penerima tamu 09.00-09.05 Pembukaan Pembawa acara 09.05-09.15 Sambutan Pimpinan Perusanaan Pim.Perusahaan 09.15-10.30 Strategi Penjualan dan Pemasaran Manajer Pemasara 10.30-10.40 10,40-12.00 Coffee Break I Konsumsi Laporan Hasil Penjualan Manajer Penjualan

7 8 9 10 ahaan 11

12.00-13.30 Lunch, Sholat Dhuhur Konsumsi/acara 13.30-15.15 Sessi Workshop Peserta rapat 15.15-15.30 Coffeee Break II Strategi Pemasaran dan Penjualan 2008 Pim/wakil pimpinan Perus 16.00 Penutup, Doa Acara

Komunikasi Komunikasikan agenda rapat dengan cara membaginya terlebih dahulu. Sehingga pese rta rapat dapat mempersiapkan materi tentang topik yang akan dibahas di dalam ra pat. Jadwal Rapat Jadwal yang baku akan membantu para manajer mendapat laporan secara tepat waktu dan mendisplinkan para karyawan untuk menghadiri rapat. Perhatikan Situasi Beberapa manajer mampu membuat rapat menjadi efektif dan efisien, tetapi juga ad a manajer yang memaksakan keputusannya pada peserta rapat agar rapat bisa cepat selesai. Rapat yang efektif bukan dilihat dari waktu pelaksanaan yang singkat, t etapi bagaimana kita mempu mempertemukan pendapat yang berbeda dengan situasi ya ng nyaman dan kondusif. Pengambilan Suara Pengambilan suara merupakan cara tersingkat untuk mendapatkan keputusan. Pengamb ilan suara dapat diambil bila diskusi yang terjadi tidak memperlihatkan gambaran keputusan yang terang dan tidak ada mayoritas mutlak. Sebelum melakukan proses pengambilan keputusan, voting akan lebih mempercepat pengambilan keputusan, sehi ngga mereka harus siap menerima apapun keputusannya. Batasi Masalah Diskusi Para pakar menyarankan untuk membahas permasalahan berbeda di rapat yang berbed a pula. Saat membuka rapat, jelaskan bahwa mereka hanya akan membahas permasalah an tertentu. Topik yang memerlukan diskusi, dilakukan pada rapat yang khusus men diskusikan masalah tersebut. Untuk mendapat keputusan, maka diperlukan rapat khusus pengambilan suara. Pembat asan ini memberikan anggotanya untuk lebih siap dalam mencari solusi dan meneta pkan pilihan di luar rapat, sehingga hasil yang didapat pun memuaskan. Dan rapat pun telah berjalan secara efektif dan efisien. Hal-hal yang harus disiapkan dalam rapat *Agenda Rapat yaitu daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibica rakan dalam rapat. *Susunan acara rapat yaitu pencabaran lebih lanjut dari topic dalam agenda rapat , *Menentukan peserta rapat *Membuat undangan rapat *Daftar hadir adalah sebuah buku atau lembaran kertas yang nama-nama peserta rap at, dan untuk mengetahui apakah peserta rapat itu hadir atau tidak. *Mempersiapkan bahan-bahan rapat yang merupakna bahan yang akakn dibahas dalam r apat. *Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat untuk menunjang keberhasilan dal am rapat. *Mempersiapkan ruang rapat

*Notula adalah catatan yang berisikan pokok-pokok pembicaraan yang dibahas dalam rapat. Nutula sangat berguna bagi perusahaan karna dapat digunakan sebagai arsi puntuk mengetahui keputusan rapat terdahulu.

Contoh daftar hadir

Contoh Notula

Pengaturan tempat duduk

Jenis - Jenis Rapat Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan r apat dan jenis rapat yang berbeda. Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya : a. Rapat Berdasarkan Tujuan; 1. Rapat Penjelasan ( Teaching Conference ). Adalah rapat yang bertujuan un tuk memberikan penjelasan kepada anggota tentang kebijaksanaan yang diambil oleh

pimpinan organisasi tentang prosedur kerja baru, untuk mendapatkan kesenangan k erja. 2. Rapat Pemecahan Masalah ( Problem Sulfing Conference ). Adalah rapat yan g bertujuan untuk mrncari pemecahan masalah tentang suatu masalah yang sedang di hadapi. 3. Rapat Perundingan ( Negotiation Conference ). Adalah rapat yang menghind ari timbulnya suatu perselisihan. Mencari jalan tengah agar tidak selalu merugik an kedua belah pihak.

b. Rapat Berdasarkan Sifatnya; 1. Rapat formal. Adalah rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terleb ih dahulu. Menurut ketentuan yang berlaku dengan persetujuan secara resmi mendap at undangan. 2. Rapat informal. Adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan suatu peren canaan formal. Rapat terjadi setiap saat, kapan saja, di mana saja, dan dengan s iapa saja. Rapat informal dapat terjadi scr kebetulan karena para pesertanya ber temu dan membicarakan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. 3. Rapat terbuka. Adalah rapat yang dapat di hadiri oleh setiap anggota men teri yang dibahas bukan masalah yang bersifat rahasia. 4. Rapat tertutup. Adalah rapat yang di hadiri oleh peserta khusus atau ter tentu, yang dibahas menyangkut masalah-masalah yang bersifat rahasia. c. Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya; 1. Rapat mingguan. Adalah rapat yang diadakan sekali dalam seminggu, yang m embahas masalah-masalah rutin yang di hadapi oleh masing-masing peserta rapat. 2. Rapat bulanan. Adalah rapat yang diadakan sebulan sekali, tiap akhir bul an. Untuk membahas hal-hal/ peristiwa pada bulan yang lalu. 3. Rapat semester. Adalah rapat yang diadakan tiap semester, yang bertujuan untuk mengadakan evaluasi hasil kerja selama 6 bulan yang lalu dan mengambil la ngkah selanjutnya dalam jangka waktu 6 bulan berikutnya. 4. Rapat tahunan. Adalah rapat yang diadakan sekali dalam setahun (maksudny a rapat pemegang saham). d. Rapat Berdasarkan Frekuensinya; 1. Rapat rutin. Adalah rapatyang telah ditentukan waktunya (mingguan, bulan an, tahunan). 2. Rapat insidental. Adalah rapat yang tidak berdasrkan jadwal, tergantung pada masalah yang di hadapi. Biasanya rapat ini diadakan apabila ada masalah yang sangat ungeril yang harus s egera dipecahkan bersama. e. Rapat Berdasarkan Namanya; 1. Rapat kerja. Adalah rapat yang membicarakan keseluruhan unit kerja dan r apat ini biasnya di adakan satu tahun sekali. 2. Rapat dinas. Adalah rapat yang diadakan untuk kepentingan pembicaraan ur usan kantor sehari-hari yang menyangkut kedinasan. 3. Musyawarah kerja.

Menyelenggarakan Pertemuan/Rapat TATA TERTIB RAPAT Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus dikelola de ngan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb: 1. Tepat waktu dalam memulai rapat. 2. Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui susunan acara rapat. 3. Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain. 4. Adanya partisipasi dari peserta rapat. 5. Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari pesert a lain tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peser ta mau mendengar pendapat orang lain. 6. Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan. 7. Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya. 8. Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas. 9. Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun t erjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat meng endalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan. 10. Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang dise tujui bersama. Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat susunan acar a rapat yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari pembukaan rapat s ampai dengan rapat ditutup yaitu : a. Pembukaan b. Pembacaan susunan acara rapat c. Pembahasan materi rapat d. Lain-lain e. Penutup Susunan acara rapat dibacakan dan sebelum rapat dimulai dibagikan kepada seluruh peserta rapat, sehingga peserta rapat dapat mengetahui agenda rapat dan susunan acara rapat sehingga rapat dapat berjalan dengan tertib. Jadi tata tertib rapat merupakan suatu aturan rapat yang biasanya dibacakan atau dibagikan kepada pese rta rapat sebelum rapat dimulai dengan tujuan agar rapat dapat berlangsung denga n tertib dan tidak membuang-buang waktu secara percuma, sehingga tidak akan mend engar lagi keluhan pegawai. PENGENDALIAN RAPAT 1. Pengendalian rapat secara bebas terbatas ( Over Head ) Adalah pengendalian rapat dengan cara membiarkan para peserta berbicara secara b ergantian, mengadu argumentasi dan berlangsung tanpa pimpinan rapat. Pimpinan ra pat hanya memperhatikan untuk mengambil inti pembicaraan dan setelah dipandang c ukup pimpinan segera mengambil kesimpulan untuk dijadikan keputusan. 2. Pengendalian rapat secara ketat ( Closed Controlled ) Peserta hanya boleh berbicara, bertanya atau menjawab dengan seizin pimpinan rap at dan bila perlu waktu dibatasi. 3. Pengendalian rapat secara kombinasi ( 1 dan 2 ) Cara pengendalian rapat secara bebas terbatas dan secara ketat, digunakan secara bergantian disesuaikan dengan situasi jalannya rapat.

KOMUNIKASI BISNIS (KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN RAPAT) PERTEMUAN Penemuan-pertemuan dalam dunia usaha atau bisnis dapat dilakukan antara pimpinan dengan stafnya, tetapi juga dapat dilakukan diantara staf sendiri untuk menyusu n usulan atau bahkan pertemuan. pertemuan yang diselenggarakan tidak dimaksudkan untuk membuat keputusan melaink an hanya untuk menghimpun pendapat atau untuk memperoleh kesamaan pendapat. Maka komunikasi yang dilakukan dalam pertemuan harus dalam suasana bebas yang terpim pin, untuk itu perlu dibuat kesimpulan dari pertemuan tersebut, bukan membuat ke putusan. Komunikasi dalam pertemuan tersebut dapat dilaksanakan dengan menghimpu n laporan, keluhan, saran dan juga dengar pendapat. Dari pertemuan tersebut dapa t disusun sebuah bahan untuk rapat. RAPAT Untuk menyelenggarakan rapat perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1. undangan rapat 2. pengaturan ruang rapat 3. perlengkapan rapat undangan rapat hendaknya tidak terlalu banyak uraian melainkan singkat dan jelas untuk menyebutkan hari , tanggal, waktu, tempat rapat, acara rapat, pengaturan ruang rapat disesuaikan dengan kebutuhan dan Pengaturan tempat duduk ditentukan oleh jumlah peserta rapat dan luas ruangan rapat. dalam pelaksanaan rapat perlu diperhatikan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk rap at, siapa yang memimpin rapat, notulis, peserta rapat. bagian terpenting adalah pengambilan keputusan yang dilaksanakan secara musyawarah untuk mufakat, bila ca ra ini tidak dapat dicapai tentunya akan ditempuh dengan cara pengambilan suara terbanyak/voting , konsekuensinya bagi peserta rapat yang kalah suara harus teta p bertanggung jawab dan melaksanakan keputusan tersebut. KOMUNIKASI PERTEMUAN DAN RAPAT dalam pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari posisinya dalam forum t ersebut. Hendaknya tiap peserta mampu : 1. Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab. 2. Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan. 3. Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosi onal. 4. Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun t idak kehilangan pendirian. 5. Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele. setelah pertemuan berhasil menyusun kesimpulan maka tindakan selanjutnya adalah mengkomunikasikan hasil tersebut kepada peserta, dan yang lebih penting adalah t indak lanjut dari pertemuan atau rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan baik. TEKNIK BERBICARA,MEMBACA DAN MENDENGARKAN Berbicara merupakan bagian dari komunikasi yang dipandang paling efektif. karena kemampuan berbicara bagi seseorang akan ditandai oleh seberapa jauh mempengaruh i pikiran, perasaan dan perilaku orang yang diajak bicara. Disamping itu keberha silan orang berbicara sangat dipengaruhi oleh luasnya pengetahuan yang dimiliki, banyaknya pengalaman yang dimiliki, dan intelegensinya. Selain teknik berbicara, perlu juga diperhatikan teknik membaca. Membaca pada da sarnya adalah menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dib aca. Oleh karna itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi dari kemampuan berbicar a, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan seka ligus memahami kemampuan yang mendengarkannya. Selain itu ada juga teknik mendengarkan , nampaknya lebih mudah namun sesungguhn ya mendengarkan harus didukung oleh sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernaka n isi suara yang didengar. Untuk dapat mendengarkan dengan baik diperlukan konse ntrasi dan kepekaan indera pendengaran kita. Sehingga hasil dari mendengarkan ad alah tambahnya pengetahuan, informasi dan sekaligus menseleksi bobot informasi u ntuk membuat keputusan.

 MENYUSUN PESAN komunikasi adalah sumber hidup perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewuju dkan sesuatu yang dikehendaki. Komunikasi cenderung lebih merupakan suatu teknik daripada suatu sikap. Oleh karena itu, waktu yang dimiliki seorang manajer hamp ir selalu tersita untuk hal-hal berikut ini : 1. Menyampaikan informasi atau gagasan kepada atasan untuk mempengaruhi pen gambilan keputusan. 2. Memberikan arahan kepada para manajer bawahannya dengan berbagai informa si untuk membantu kelancaran kerja mereka. 3. Menyampaikan berbagai informasi kepada stafnya. 4. Mengatur dan menetapkan strategi. 5. Menerima dan menganikan penampilan-penampilan untuk semua orang yang bek erja baginya. 6. Berkomunikasi dengan berbagai pihak di luar perusahaan, termasuk para pe langgan, instansi pemerintah, usaha-usaha perdagangan dan masyarakat umum. dalam komunikasi bisnis, kita mengedepankan masalah-masalah yang berhubungan den gan bagaimana menyusun kalimat yang efektif, memilih kata secara hati-hati, meny usun paragraf, menulis berbagai jenis surat, menulis laporan dan sebagainya. Jadi kesimpulannya bahwa yang lebih penting dari semua kemampuan teknik berbahas a itu adalah bagaimana menyusun pesan yang sesuai dengan kebutuhan. Sebab, seind ah apapun kalimat atau sebagus apapun tipografi huruf yang dipilih, tanpa muatan pesan yang berarti semua itu omong kosong. Komunikasi dide nisikan sebagai proses pengiriman dan penerimaan pesan-pesan. Istila h pesan verbal adalah alat pengiriman pesan melalui tulisan atau bahasa lisan. K omunikasi lisan sangat berbeda dengan komunikasi tulisan, dimana anda mendapat b anyak cara untuk memperoleh pesan dari orang lain. Anda dapat segera memperbaiki diri jika anda tidak mengerti bagian-bagian penting logat suatu pesan, menjelas kan ide-ide dan menampilkan sikap.

Disusun Oleh : 1. Nia Putri 2. Nike Azi M 3. Nurlia 4. Ospa Oktavia 5. Rezki Sularsih

6. 7. 8. 9.

Diana P Mardiana Selfia Karolina Yezi R

SMK Negeri 1 Pekanbaru T.A 2010/2011 KATA PENGANTAR Puji Syukur kami pucapakn kepada Tuhan Yang Maha Esa, karna atas rahmat dan karu nua-Nya kami dapat menyelesaikan tugas ini tepat pada waktunya, Tugas ini merupakan tugas yang diberikan oleh guru pembimbing yaitu Ibu Farida S .pd yang berjudul Pertemuan Rapat . Kami mengucapakan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu kami dalam menyelesaikan laporan ini, sehingga laporan ini selesai tepat pada waktunya. Semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi yang kita semua.

Pekanbaru, 4 April 2011

Penulis