SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN SMK PGRI 3 CIMAHI

LAPORAN TUGAS APLIKASI PROSES BISNIS

Disusun Oleh :

Hangga Pradipta Anshari Furqan Riky Nurjaman

10508995 10511934 10511940

JURUSAN SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA 2011

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI............................................................................................................................... i PENDAHULUAN ..................................................................................................................... 1 1.1. 1.2 Latar Belakang. ........................................................................................................... 1 Sejarah Singkat SMK PGRI 3 Cimahi ........................................................................ 1 Visi , Misi dan Tujuan SMK PGRI 3 Cimahi ...................................................... 2 Struktur Organisasi SMK PGRI 3 Cimahi ........................................................... 3

1.2.1 1.2.2 1.3

Identifikasi Dan Rumusan Masalah ............................................................................ 3 Identifikasi Masalah ............................................................................................. 3 Rumusan Masalah ................................................................................................ 4

1.3.1 1.3.2 1.4

Maksud Dan Tujuan Penelitian ................................................................................... 4 Maksud Penelitian ................................................................................................ 4 Tujuan Penelitian ................................................................................................. 4

1.4.1 1.4.2 1.5

Kegunaan Penelitian .................................................................................................... 5 Kegunaan Praktis ................................................................................................. 5 Kegunaan Akademis ............................................................................................ 5

1.5.1 1.5.2 1.6

Pembatasan Masalah ................................................................................................... 5

BAB II........................................................................................................................................ 6 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ......................................................................... 6 2.1 Analisis Sistem yang Berjalan..................................................................................... 6 Analisis Dokumen ................................................................................................ 6 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan ............................................................. 8

2.1.1 2.1.2

2.1.2.1 Flow Map Sistem yang Sedang Berjalan ......................................................... 9 2.1.2.2 Diagram Konteks Sistem yang Sedang Berjalan............................................ 11 2.1.2.3 DFD (Data Flow Diagram) Sistem yang Sedang Berjalan ............................ 12 2.1.3 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan ............................................................. 14
i

2.2

Perancangan Sistem................................................................................................... 14 Tujuan Perancangan Sistem ............................................................................... 14 Gambaran umum sistem yang diusulkan ........................................................... 15 Perancangan prosedur yang diusulkan ............................................................... 15

2.2.1 2.2.2. 2.2.3

2.2.3.1 Flow Map Sistem yang Diusulkan ................................................................. 16 2.2.3.2 Diagram Kontek Sistem Yang Diusulkan ...................................................... 18 2.2.3.3 DFD ( Data Flow Diagram ) Sistem yang Diusulkan .................................... 19

ii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang. Saat ini teknologi informasi sedang berkembang sangat pesat sekali khususnya dibidang komputerisasi, maka teknologi komputerisasi memegang peran yang sangat penting. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat itu maka dunia pendidikan pun dituntut untuk mengikuti perkembangan tersebut. Disinilah informasi memegang peranan penting, karena informasi dibutuhkan oleh semua pihak, baik individu maupun organisasi. Setiap informasi yang didapat berguna untuk mendukung pengambilan keputusan yang tepat. Peranan komputer sekarang ini sangat penting dalam pengolahan informasi karena dengan menggunakan pengolahan informasi yang berbasis komputer, maka akan mampu menghasilkan suatu informasi yang tepat, akurat dan bermanfaat bagi organisasi. Informasi yang dihasilkan tersebut akan sangat bermanfaat sebagai pendukung dalam pengambilan kebijakan untuk pembangunan dan perkembangan organisasi tersebut, sehingga organisasi pun akan mampu menghadapi persaingan.

1.2

Sejarah Singkat SMK PGRI 3 Cimahi SMK PGRI 3 adalah salah satu sekolah menengah kejuruan swasta yang ada di cimahi

yang fokus terhadap teknologi dan industri. Sekolah ini terletak di lingkungan pendidikan Kota Cimahi, yaitu di Jl. Terusan Babakan Baru No. 4B Cimahi. Sekolah ini Berdiri pada tahun 1996 dan mempunyai 4 Bidang Keahlian diantaranya : 1. Teknik Elektronika Industri 2. Teknik Listrik Industri 3. Teknik Pendingin dan Tata Udara 4. Teknik Mekanik Otomotif Sampai saat ini SMK PGRI 3 Cimahi telah meluluskan lebih dari 1.500 siswa. Daya serap lulusannya pun tersebar diberbagai tempat industri. SMK PGRI 3 Cimahi menerima
1

lulusan SLTP / madrasah dari seluruh Indonesia. Sekolah ini memberi Kesempatan yang seluas-luasnya kepada seluruh anak bangsa yang berminat untuk belajar dan melanjutkan pendidikan di SMK PGRI 3 Cimahi, baik laki-laki maupun perempuan.

1.2.1 Visi , Misi dan Tujuan SMK PGRI 3 Cimahi VISI : Menjadikan salah satu SMK yang mampu menyiapkan generasi bangsa yang bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berdisiplin tinggi dan memiliki pengetahuan dan keterampilan yang tinggi dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi dalam rangka mengisi Pembangunan Nasional

MISI : 1. Mendidik siswa-siswi menjadi tenaga kerja yang trampil , produktif dan mandiri serta menyiapkan siswa-siswi menjadi teknisi industri yang mampu melakukan penyesuaian diri terhadap perkembangan yang terjadi di lingkungan industri. 2. Menyiapkan siswa-siswi yang mampu berwirausaha sesuai dengan perkembangan dunia industri / dunia usaha, dalam rangka menunjang pembangunan nasional. 3. Mendidik siswa-siswi menjadi generasi bangsa yang dinamis, yang mampu meperkokoh pertumbuhan ekonomi dengan dilandasi kuatnya persatuan dan kesatuan bangsa Indonesia.

TUJUAN : 1. Menyiapkan peserta diklat untuk memasuki lapangan kerja serta mengembangkan sikap profesional. 2. Menyiapkan peserta diklat agar mampu memilih karir , mampu berkompetensi dan mampu mengembangkan diri. 3. Menyiapkan tenaga kerja tingkat menengah untuk mengisi kebutuhan dunia usaha dan dunia industri pada saat ini maupun pada masa yang akan datang.
2

1.2.2 Struktur Organisasi SMK PGRI 3 Cimahi

STRUKTUR ORGANISASI SMK PGRI 3 CIMAHI Kelompok : Teknologi dan Industri

Kepala Sekolah

Komite Sekolah

Bendahara

Ka.Sub.Bag.TU

Wk. Kurikulum

Wk. Kesiswaan

Wk. Hubungan Industri

Wk. Sarana / Prasarana

Ka.Program Studi Teknik Elektronika Industri

Ka.Program Studi Teknik Listrik Industri

Ka.Program Studi Teknik Pendingin & Tata Udara

Ka.Program Studi Teknik Mekanik Otomotif

Ka. Program Studi Umum

Bimbingan Dan Konseling

WALI KELAS

GURU

SISWA - SISWI

Gambar 1.1 Struktur organisasi SMK PGRI 3 Cimahi ( Sumber: SMK PGRI 3 Cimahi )

1.3

Identifikasi Dan Rumusan Masalah

1.3.1 Identifikasi Masalah Proses pengidentifikasian masalah merupakan langkah awal untuk mengetahui latar belakang kelemahan-kelemahan yang sedang dihadapi serta masalah-masalah yang sering timbul dalam sistem yang sedang berjalan. Berdasarkan latar belakang masalah yang sudah dijelaskan di atas, maka dapat diidentifikasikan permasalahan yang terjadi dalam sistem Penggajian di SMK PGRI 3 Cimahi yang sedang berjalan saat ini, diantaranya yaitu: 1. Proses penyimpanan data guru masih disimpan dalam bentuk arsip sehingga membutuhkan tempat yang cukup besar. Dan jika suatu saat diperlukan, proses pencarian data tidak dapat langsung disajikan karena melalui proses pencarian arsip dan dokumen sehingga sering menghambat dalam penyajian informasi gaji guru.
3

2. Masih sering terjadi redundancy data atau data rangkap antara data guru maupun data potongan, disebabkan data guru dan potongan banyak dan menumpuk sehingga sering terjadi kesalahan perhitungan gaji .

1.3.2 Rumusan Masalah Sistem informasi Penggajian ini dibuat dengan melihat kondisi dan kebutuhan yang ada di SMK PGRI 3 Cimahi, dimana kondisi tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Bagaimana Sistem Informasi Penggajian yang sedang berjalan di SMK PGRI 3 Cimahi. 2. Bagaimana Merancang Sistem Informasi Penggajian di SMK PGRI 3 Cimahi. 3. Bagaimana Implementasi Sistem Informasi Penggajian di SMK PGRI 3 Cimahi.

1.4

Maksud Dan Tujuan Penelitian

1.4.1 Maksud Penelitian Maksud dari penelitian ini adalah untuk memperbaiki dan menggambarkan sistem yang sedang berjalan. dari yang tadinya manual menjadi berbasis komputer dengan mengubah sistem lama menjadi sistem baru yang akan diusulkan. Dengan kata lain Penulis membuat suatu sistem baru untuk menggantikan sistem lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang sudah ada.

1.4.2 Tujuan Penelitian Adapun Tujuan dari Penelitian ini Adalah sebagai berikut : 1. Untuk Mengetahui Sistem Informasi Penggajian yang sedang berjalan di SMK PGRI 3 Cimahi. 2. Untuk Merancang Sistem Informasi Penggajian di SMK PGRI 3 Cimahi. 3. Untuk Mengimplementasikan Sistem Informasi Penggajian di SMK PGRI 3 Cimahi.
4

1.5

Kegunaan Penelitian

1.5.1 Kegunaan Praktis 1. Bagi SMK PGRI 3 Cimahi, hasil penelitan ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan masukan dan pertimbangan dalam pengambilan keputusan cepat terkait dengan Proses Penggajian guru. 2. Bagi pegawai di SMK PGRI 3 Cimahi, Penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi tentang Proses Penggajian guru yang dilakukan secara baik dan benar, sehingga dapat digunakan sebagai umpan balik bagi kinerja masing-masing.

1.5.2 Kegunaan Akademis 1. Bagi pengembangan ilmu Manajemen Informatika, Penelitian ini memberikan referensi tentang Sistem Informasi Khususnya Sistem Informasi Penggajian. 2. Bagi peneliti, dapat menambah wawasan pengetahuan dan daya nalar sebagai bagian dari proses belajar, sehingga dapat lebih memahami bagaimana aplikasi dan menerapkan teori-teori yang diperoleh di perkuliahan dengan praktis yang sesungguhnya di dunia nyata. 3. Bagi peneliti lain, sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang ingin mengkaji dalam bidang yang sama.

1.6

Pembatasan Masalah Agar penelitian ini lebih terfokus dan terarah maka akan diberikan batasan terhadap

sistem yang akan dibahas, antara lain : 1. Sistem ini dirancang dan dibuat hanya untuk digunakan di SMK PGRI 3 Cimahi, yakni pada bagian Bendahara. 2. Sistem hanya melakukan proses penghitungan gaji Guru.

BAB II ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

2.1

Analisis Sistem yang Berjalan Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam

bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Langkah-langkah analisis sistem antara lain : 1. Identify, yaitu memahami masalah. 2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem. 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis. Berdasarkan pengamatan dan wawancara yang penulis lakukan, kegiatan Penggajian di SMK PGRI 3 Cimahi terbagi ke dalam dua jenis : Gaji Honor Dan Gaji Transport. Kedua Proses Penggajian tersebut masih dilakukan secara manual, seperti yang ada dalam Proses Gaji Honor adalah Menghitung Gaji , Menghitung Potongan , Membuat slip gaji dan dalam Gaji Transport adalah Merekap Absensi, Menghitung Gaji Transport, Membuat Slip Gaji Transport, sehingga pada pelaksanaannya sering terjadi berbagai kendala.

2.1.1 Analisis Dokumen Analisis dokumen merupakan kegiatan guna menganalisis atau mempelajari dokumendokumen yang ada pada sebuah sistem untuk selanjutnya digunakan sebagai acuan pada tahap desain atau pengembangan sistem. Berikut ini adalah dokumen-dokumen yang ada pada sistem informasi penggajian yaitu :

1. Nama Dokumen Sumber Fungsi Periode Rangkap Item

: Data Guru : Bagian Kurikulum : Sebagai Biodata Guru : : 1 : Kode Guru, Nama, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, Pendidikan Terakhir, Spesialisasi, Jumlah Mengajar.

2. Nama Dokumen Sumber Fungsi Periode Rangkap Item

: Dokumen Absensi Guru : Bagian Kurikulum : Sebagai Data Absensi Guru : : 1 : Tgl , Kode Guru , Nama, Mata Pelajaran, Jam Datang , Jam Pulang .

3. Nama Dokumen Sumber Fungsi Periode Rangkap Item

: Dokumen Slip Gaji Honor Guru : Bendahara : Sebagai Data Gaji Honor Guru : : 1 : Kode guru, Nama guru , honor bulan, jumlah mengajar, jabatan,wali kelas, piket, Jumlah Gaji, potongan koperasi, potongan anggota PGRI, potongan cicilan koperasi,

potongan kasbon sekolah, potongan lain-lain, jumlah potongan, sisa gaji.

4. Nama Dokumen Sumber Fungsi Periode Rangkap Item

: Dokumen Slip Gaji Transport Guru : Bendahara : Sebagai Data Gaji Transport Guru : : 1 : Kode guru , Nama guru , Jumlah Absensi , Jumlah Gaji.

2.1.2 Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan Prosedur Penggajian yang berjalan di SMK PGRI 3 Cimahi adalah sebagai berikut : Analisis Prosedur yang Berjalan untuk Proses Menghitung Gaji Honor 1. Bagian Kurikulum Melakukan Proses Menghitung Gaji Guru Berdasarkan Dari Dokumen Guru, menghasilkan Dokumen Gaji sebanyak 2 Rangkap Lalu Dokumen Gaji Diberikan Ke Bendahara dan satu lagi Diarsipkan 2. Bendahara Melakukan Acc Dokumen Gaji, Lalu Dokumen Tersebut Diserahkan Ke Kepala Sekolah . 3. Kepala Sekolah Melakukan Acc Dokumen Gaji, lalu Menyerahkan kembali Dokumen Tersebut Ke Bendahara. 4. Setelah Mendapat Acc Kepala Sekolah Kemudian Bendahara Melakukan Proses Menghitung Potongan yang datanya Berdasarkan Dari Dokumen Gaji dan Dokumen Potongan sehingga Menghasilkan Dokumen Gaji Keseluruhan 5. Dari Dokuemn Gaji Keseluruhan Kemudian Bendahara Melakukan Proses Pembuatan Slip Gaji dan Dokumen Gaji Keseluruhan Di Arsipkan.
8

6. 7.

Setelah Membuat Slip Gaji Lalu Bendahara Menyerahkan Slip Gaji Ke Guru . Dari Arsip Gaji Keseluruhan Kemudian Bendahara Melakukan Proses Pembuatan Laporan Gaji dan Menghasilkan Dokumen Laporan Gaji Lalu Dokumen Laporan Gaji Diserahkan Ke Kepala Sekolah.

Analisis Prosedur Berjalan Untuk Proses Menghitung Gaji Transport 1. 2. Guru Melakukan Absensi. Bagian Kurikulum Merekap Absensi dan Menghasilkan Dokumen Absensi Keseluruhan. 3. Berdasarkan Dokumen Absensi Keseluruhan Bagian Kurikulum Menghitung Gaji Transport. Lalu, Menghasilkan Dokumen Gaji Transport. Kemudian Dokumen Gaji Transport Diserahkan Ke Bendahara dan Dokumen Absensi Keseluruhan Diarsipkan. 4. Bendahara Kemudian Melakukan Acc Dokumen Gaji Transport Lalu Dokumen Tersebut Diserahkan Ke Kepala Sekolah . 5. Kepala Sekolah Melakukan Acc Dokumen Gaji Transport lalu Menyerahkan Kembali Dokumen Tersebut Ke Bendahara. 6. Setelah Mendapat Acc Kepala Sekolah Kemudian Bendahara Membuat Slip Gaji Transport dan Dokumen Gaji Transport Diarsipkan 7. Selesai Membuat Slip Gaji Transport Lalu Bendahara Menyerahkan Slip Dan Gaji Transport Ke Guru . 8. Dari Arsip Gaji Transport Kemudian Bendahara Melakukan Proses Pembuatan Laporan Gaji Transport dan Mengasilkan Dokumen Laporan Gaji Transport Lalu Dokumen Laporan Gaji Transport Diserahkan Ke Kepala Sekolah. 2.1.2.1 Flow Map Sistem yang Sedang Berjalan Dari prosedur di atas dapat digambarkan flow map sebagai berikut:
9

Flow Map Sistem yang Berjalan Untuk Proses Menghitung Gaji Honor
Guru Koperasi
D.Tagihan

Bag.Kurikulum
D.Guru

Bendahara
D.Gaji

Kepala Sekolah

A2 A1 Hitung gaji Acc Gaji

D.Tagihan

D.Gaji D.Gaji

D . ACC Gaji

D . ACC Gaji

A3 D. Tagihan Acc Gaji Rekap Tagihan

D. Tagihan

D.Potongan

D . ACC Gaji

D . ACC Gaji

Hitung Potongan

D . Gaji Keseluruhan

Buat Slip Gaji

Slip Gaji

Slip Gaji

D . Gaji Keseluruhan

A4

D . Gaji Keseluruhan

Buat Lap

D . Gaji Keseluruhan

D.Lap Gaji

D.Lap Gaji

Keterangan : A1 = Arsip Tagihan A2 = Arsip Guru A3 = Arsip Gaji A4 = Arsip Gaji Keseluruhan

Gambar 2.1 Flow Map Sistem yang Berjalan untuk Proses Menghitung Gaji Honor

Flow Map Sistem yang Berjalan Untuk Menghitung Gaji Transport

10

Guru
D.Absensi

Bag.Kurikulum
D.Absensi

Bendahara
D.Transport

Kepala Sekolah

Rekap Absensi

Acc Transport

Absensi keseluruhan

D.Acc Transport

D.Acc Transport

Hitung Transpor t

D.Acc Transport Acc Transport

Absensi keseluruhan

D.Transport

Buat Slip Transport

D.Acc Transport

A1
Slip Transport Slip Transport D.Transport

A1

D.Transport

Buat Laporan

D. Lap Transport

D.Transport

D. Lap Transport

Keterangan : A1 = Arsip Absesnsi Keseluruhan A2 = Arsip Transport

Gambar 2.2 Flow Map Sistem yang Berjalan untuk Proses Menghitung Gaji Transport

2.1.2.2 Diagram Konteks Sistem yang Sedang Berjalan Diagram konteks berfungsi untuk menggambarkan suatu sistem yang sedang berjalan secara keseluruhan, termasuk menggambarkan aliran-aliran data yang masuk dan keluar pada sistem tersebut.

11

Slip Gaji Slip Transport

D.Tagihan

Guru
Absensi

S.I Penggajian

D.Tagihan

Koperasi

D. Acc Gaji , D. Lap Gaji , D. Acc Transport D. Lap Transport

D. Acc Gaji , D. Acc Transport

Kepala Sekolah

Gambar 2.3 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan

2.1.2.3 DFD (Data Flow Diagram) Sistem yang Sedang Berjalan Data flow diagram (DFD) menggambarkan hubungan antar proses yang terjadi di dalam suatu sistem. Adapun data flow diagram yang sedang berjalan saat ini adalah : Data Flow Diagram (DFD) Level 0 :
Slip Gaji D.Tagihan

Koperasi
D.Tagihan D.Acc Gaji, D.Lap Gaji

Guru

1.0 Menghitung Gaji

D.Acc Gaji

Kepala Sekolah 2.0 Menghitung Transport

D.Absensi Slip Transport

D.Acc Transport , D.Lap Transport D.Acc Transport

Gambar 2.4 DFD Level 0 Sistem yang Berjalan

12

Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 1.0 ( MenghitungGaji Honor ) :

A. Guru

D.Pegawai

1.1 Hitung Gaji

D.Gaji

1.2 Acc Gaji

D.Gaji

A. Gaji

D.Gaji

Kep.Sekolah
1.4 Hitung Potongan
D. Gaji D.Laporan

Koperasi

D.Tagihan D.Tagihan

D.Potongan D.Gaji Keseluruhan

1.3 Rekap Tagihan

1.6 Buat Laporan

D.Gaji

D.Gaji

Guru

Slip Gaji

1.5 Buat Slip Gaji

D.Gaji

A. Gaji

Gambar 2.5 DFD Level 1 Proses 1.0 ( Menghitung Gaji Honor ) Sistem yang Berjalan

Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 2.0 ( Menghitung Gaji Transport ):

Guru
Slip Gaji

Absensi

2.1 Rekap Absensi

D.Absensi

2.2 Hitung Transport

D.Absensi

D. Transport

A. Transport

2.4 Buat Slip Gaji

2.3 Acc. Transport

D. Transport D. Transport

2.5 Buat Laporan

D.Transport D.Laporan D.Trasnport

Kep.Sekolah
D.Transport

A. Gaji

Gambar 2.6
13

DFD Level 1 Proses 2.0 ( Menghitung Gaji Transport ) Sistem yang Berjalan

2.1.3 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan Dari deskripsi sistem yang berjalan di atas, terlihat proses Penggajian yang ada Di SMK PGRI 3 Cimahi masih dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan kurang efektif dan efisien kerja dari pihak-pihak yang terlibat di dalam Proses Penggajian tersebut. Proses Penggajian yang masih manual tersebut Diantaranya Adalah : Proses Menghitung Gaji Honor dan Transport , Rekap Absensi , Menghitung Potongan , Pembuatan Slip Gaji dan Pembuatan laporan.

2.2

Perancangan Sistem. Perancangan sistem merupakan tahap lanjutan dari analisis sistem, dimana pada

perancangan sistem digambarkan sistem yang akan dibangun dengan mengacu pada analisis sistem yang dilakukan sebelumnya. Tahapan ini merupakan tahapan yang sangat penting, karena menentukan baik tidaknya sistem baru sebagai solusi pemecahan masalah yang ada pada sistem lama. Tahap perancangan sistem terdiri dari dua macam kegiatan, yaitu: 1. Perancangan proses yang meliputi flow map, data flow diagram (DFD), dan kamus data 2. Perancangan basis data yang meliputi normalisasi , relasi table , entity relationship diagram ( ERD ) , struktur file dan kodifikasi.

2.2.1 Tujuan Perancangan Sistem Secara umum, sistem baru yang dirancang bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat proses Penggajian Di SMK PGRI 3- Cimahi, sehingga bisa berdampak positif terhadap kinerja pihak-pihak yang terkait, yaitu Bendahara SMK PGRI 3 Cimahi. Adapun tujuan secara khusus dari perancangan sistem ini adalah sebagai berikut:
14

1. Komputerisasi sistem Penggajian yang masih manual, sehingga diharapkan Proses Penggajian menjadi lebih baik. 2. Melakukan Proses Pengajian dan memberikan informasi yang cepat kepada pihak-pihak yang membutuhkan. 3. Meningkatkan sumber daya yang telah ada untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.

2.2.2. Gambaran umum sistem yang diusulkan Secara umum, proses Penggajian pada Perancangan sistem yang diusulkan tidak terlalu berbeda dengan proses Penggajian pada sistem yang sedang berjalan. Namun pada Prosedur kerjanya terdapat beberapa perbedaan, antara lain semua pengolahan data mulai dari Menghitung Gaji, Menghitung Potongan, Sampai Membuat Laporan Penggajian ditangani oleh Bagian Bendahara Tidak Melibatkan Bagian Pegawai, dengan menggunakan sistem informasi Penggajian yang telah terintegrasi dengan komputer.

2.2.3 Perancangan prosedur yang diusulkan Prosedur Penggajian yang diusulkan untuk SMK PGRI 3 Cimahi adalah sebagai berikut : Analisis Prosedur yang Diusulkan Untuk Proses Gaji Honor 1. Bendahara Menghitung Gaji berdasarkan dari File Guru. Menghasilkan Dokumen Gaji, Lalu Dokumen Tersebut Diserahkan Ke Kepala Sekolah . 2. Kepala Sekolah Melakukan Acc Dokumen Gaji, lalu Menyerahkan kembali Dokumen Tersebut Ke Bendahara. 3. Setelah Mendapat Acc Kepala Sekolah Kemudian Bendahara Melakukan Proses Menghitung Potongan dan Cetak Slip Gaji yang datanya Berdasarkan Dari File Gaji dan File Potongan. 4. Setelah Mencetak Slip Gaji Lalu Bendahara Menyerahkan Slip Gaji Ke Guru .

15

5.

Kemudian Dari File Gaji Bendahara Melakukan Proses Proses Cetak Laporan Gaji dan Menghasilkan Dokumen Laporan Gaji Lalu Dokumen Laporan Gaji Diserahkan Ke Kepala Sekolah.

Analisis Prosedur yang Diusulkan Untuk Proses Gaji Transport 1. 2. Guru Melakukan Absensi. Bagian Kurikulum Merekap Absensi Keseluruhan guru kemudian menyerahkan dokumen absensi keseluruhan ke bendahara 3. 4. Kemudian Bendahara Merekap Absensi Kedalam Database Berdasarkan dari File Absensi Kemudian Bendahara Menghitung Gaji Transport. Lalu Menghasilkan Dokumen Gaji Transport. Kemudian Dokumen Gaji Transport Diserahkan Ke Kepala Sekolah 5. Kepala Sekolah Melakukan Acc Dokumen Gaji Transport lalu Menyerahkan Kembali Dokumen Tersebut Ke Bendahara. 6. Setelah Mendapat Acc Kepala Sekolah Kemudian Bendahara Melakukan Proses Cetak Slip Gaji Transport. 7. Selesai Mencetak Slip Gaji Transport Lalu Bendahara Menyerahkan Slip Dan Gaji Transport Ke Pegawai . 8. Kemudian Dari File Gaji Transport Bendahara Melakukan Proses Cetak Laporan Gaji Transport dan Mengasilkan Dokumen Laporan Gaji Transport Lalu Dokumen Laporan Gaji Transport Diserahkan Ke Kepala Sekolah.

2.2.3.1 Flow Map Sistem yang Diusulkan Dari prosedur yang diusulkan di atas dapat digambarkan flow map sebagai berikut: Flow Map Sistem yang Diusulkan untuk Proses Menghitung Gaji Honor

16

Guru
Data Guru

Bag.Kurikulum
Data Guru

Koperasi
Data Guru

Bendahara

Kepala Sekolah

D.Potongan

Input Data Guru

A1

Hitung Gaji

D.Potongan D .Gaji

DB.Penggajian

D .Gaji

D.Potongan

Acc Gaji Rekap Potongan

D.Potongan

D.Potongan

D . ACC Gaji

D . ACC Gaji

Hitung Potongan dan Cetak Slip Gaji

Slip Gaji

Slip Gaji

D . Gaji Keseluruhan

Cetak Laporan

D.Lap Gaji

D.Lap Gaji

Keterangan : A1 = Arsip Absesnsi Keseluruhan

Gambar 2.7 Flow Map Sistem yang Diusulkan untuk Proses Menghitung Gaji Honor

17

Flow Map Sistem Diusulkan Untuk Proses Menghitung Gaji Transport

Guru
D.Absensi

Bag.Kurikulum
D.Absensi

Bendahara
D.Absensi

Kepala Sekolah

Rekap Absensi

DB.Penggajian

Hitung Transport

D.Transport

D.Transport

D.Acc Transport

Acc Transport

Cetak Slip Gaji

D.Acc Transport

Slip Transport

Slip Transport

D.Transport

Cetak Laporan

D. Lap Transport

D. Lap Transport

Gambar 4.8 Flow Map Sistem yang Diusulkan untuk Gaji Transport

2.2.3.2 Diagram Kontek Sistem Yang Diusulkan

Absensi D.Potongan

Guru

Slip Honor, Slip Transport

S.I Penggajian

D.Potongan

Koperasi

D. Gaji , D. Lap Gaji , D. Transport, D. Lap Transport

D.Guru, D.Absensi D.Acc Honor, D.Acc Transport

Kepala Sekolah

Bag.Kurikulum

18

Gambar 4.9 Diagram Konteks Sistem yang Diusulkan

2.2.3.3 DFD ( Data Flow Diagram ) Sistem yang Diusulkan

Data Flow Diagram (DFD) Level 0 :

Guru
Slip Transport D.Absensi Slip Gaji

D.Guru

1.0 Menghitung Gaji

D.Potongan

D.Potongan

Koperasi Bag.Kurikulum

2.0 Menghitung Transport

D.Absensi

D.Acc Gaji D.Acc Gaji, D.Lap Gaji

D.Acc Transport D.Acc Transport, D.Lap Transport

Kepala Sekolah

Gambar 4.10 DFD Level 0 Sistem yang Diusulkan

Data Flow Diagram (DFD) Level 1 proses 1.0 ( Menghitung Gaji Honor ) :

Bag.Kurikulum

1.2 Hitung Gaji

D.Gaji

Kep.Sekolah

D.Laporan

1.5 Cetak Laporan

D.Guru D.Guru D.Guru

D. Gaji D.Gaji

D.Gaji

1.1 Input Data Guru

F. Guru
D.Potongan

1.4 Hitung Potongan dan Cetak Slip Gaji

D.Gaji

F. Gaji

Slip Gaji

Guru

1.3 Rekap Tagihan

D.Potongan

Koperasi

D.Potongan

19

Gambar 4.11 DFD Level 1 Proses 1.0 ( Menghitung Gaji Honor ) Sistem yang Diusulkan

Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses 2.0 ( Menghitung Gaji Transport ) :

Bag.Kurikulum

D.Absensi

2.1 Rekap Absensi

D.Absensi

2.2 Hitung Transport

D. Transport

Guru
D. Transport Slip Gaji

Kep.Sekolah
2.3 Cetak Slip Gaji

D.Lap

D.Trasnport

2.4 Cetak Laporan

F. Gaji
D.Transport D.Transport

Gambar 4.12 DFD Level 1 Proses 2.0 ( Menghitung Gaji Transport ) Sistem yang Diusulkan

20

BAB III KESIMPULAN

21