PetunjukPraktisPenggunaanMicrosoftExcel2003

Oleh:RinoANugroho,S.Sos,M.T.I
AdabeberapaaplikasiperkantoranyangdiciptakanolehMicrosoft.Aplikasiinidijadikandalamsatu programyangbernamaMicrosoftOffice.Aplikasitersebutantaralainadalah 1. MicrosoftWord:digunakansebagaipengolahkata,aplikasisehariharibiasanyadigunakan untukmengetiksuratmenyurat,dll 2. MicrosoftExcel:digunakansebagaipengolahkatadanangka,aplikasisehariharibiasanya digunakanuntukperhitunganakuntansisederhana,perhitunganrisetsederhana,dll 3. MicrosoftPowerPoint:digunakanuntukmembantupresentasiseseorang,aplikasisehari haridigunakanolehpembicaraseminar,rapat,dll 4. MicrosoftAccess:digunakansebagaipengolahdatadanpengubahdatamenjadiinformasi, aplikasisehariharibiasanyadigunakanuntuksistempembayarandikasirsupermarket,data pegawaidll Hingga modul ini ditulis sudah beberapa versi Microsoft Office yang dikeluarkan, mulai dari MicrosoftOffice3.0sekitartahun1990ansampaidenganMicrosoftOffice2007yangdirilisitahun 2007. XP, Modul ini adalah modul penggunaan Microsoft Excel versi 2003, yang masih banyak digunakandiIndonesia. 1. MemulaiMicrosoftExcel UntukmemulaiMicrosoftExcelgunakanlangkahberikutini: Start>>>AllPrograms>>>MicrosoftOffice>>>MicrosoftExcel

Gambar1.CaramemulaiMicrosoftExcel

 2. DeskripsiSingkatMicrosoftExcel Seperti halnya fitur dalam Microsoft Word, Excel juga memiliki fiturfitur dasar seperti yang tampakpadagambarberikut:

Gambar2.TampilanMicrosoftExcel

3. CaraKerjaExcel a. Sel Excel menggunakan satuan penyimpan data yang disebut Cell/sel. Setiap sel mampu menampung angka, label, atau rumus. Seperti terlihat pada gambar 2, kotakkotak dalam tampilan Microsoft Excel tersebut menunjukkan sel. Operasi dalam Excel dilakukandalamseltersebut. SeltersebutmemilikialamatsesuaidenganBarisdanKolom.KolomdiwakiliolehhurufA s/d Z,kemudian berlanjut AA,AB dan diakhiri dengan IV. Sedangkan baris diwakili oleh Angka 1 s/d 65.536. Seperti tampak pada gambar 2, Cell Pointer terletak pada alamat F13. b. PerpindahanantarSel Untukberpindahdarisatuselkesellaindapatdigunakantombolpanah()pada keyboard. Apabila sel yang diinginkan tidak tampak di layar maka gunakan scroll bar yangadadibagianbawahdansampingkananlayar.

c. Range Operasidalamexcelmengenalistilahrange.Rangeadalahkumpulandaribeberapasel. Inidapatberupagabunganantara2sels/dribuansel.MisalnyarangeantaraB4hingga F17makadisebutRangeB4:F17.

Gambar3.ContohRangeB4:F17

d. Worksheet Disebelahkiribawahprogramexcelyangaktifakantampaksheet1,sheet2dansheet 3.Inimenunjukkanlembarkerja(worksheet)yangdisediakanolehprogramexcel.Dalam satufileexcelbisaterdiridaribeberapaworksheetsesuaikebutuhan. i. Untukmenambahworksheetgunakanlangkahberikutini KlikKanan>>Insert>>Worksheet>>Ok ii. Untukmenghapusworksheetgunakanlangkahberikutini KlikKanan>>Delete>>TekanEnter iii. Untukmengubahnamaworksheetgunakanlangkahberikutini KlikKanan>>Rename>>Ubahnamaworksheet iv. Untukmengatururutanworksheetgunakanlangkahberikutini KlikKanan>>MoveorCopy>>Pilihakandipindahkemana e. MengeditSel Mengeditdatadalamseldapatdibagimenjadibeberapabagianyaitu: i. Mengeditdatadalamsel Klikdatapadasel>>Klikdatapadaformulabar>>Ketikdatabarupadaformula bar>>TekantombolEnter

Gambar4.MengeditDatadalamSel

ii.

Menyalindatadalamsel

Pilihdatayangakandisalin>>KlikCopypadatoolbar>>Pindahkanpointerke tempatyangdiinginkan>>KlikPastepadatoolbar

Gambar5.Toolbaruntukcopy,cutdanpaste

iii.

iv.

v.

Memindahkandata Pilihdatayangakandipindahkan>>KlikCutpadatoolbar>>Pindahkanpointer ketempatyangdiinginkan>>KlikPastepadatoolbar Menghapusdata Pilihdatayangakandihapus>>KlikDelpadakeyboard Menyisipkan/MenghapusSelbaris/kolom Seringkalisaatbekerjakitaperlumenyisipkan/menghapusseldalamworksheet kita. Dua hal ini bisa dilakukan dalam baris maupun kolom, keduanya memiliki kesamaanlangkahsebagaiberikut: Pilih sel yang ingin ditambahkan >> Klik Kanan >> Pilih Insert >> Pilih EntireRow/Column(menambahseluruhbaris/Kolom)atau>>PilihShift Cell Down/Right (menambah 1 sel di kanan atau dibawah sel yang dipilih) Pilih sel yang ingin dikurangi Klik Kanan >> Pilih Delete >> Pilih Entire Row/Column (menghapus seluruh baris/Kolom) atau >> Pilih Shift Cell Down/Right(menghapus1seldikananataudibawahselyangdipilih) MengubahUkuranSelbaris/kolom Sel dalam excel memiliki ukuran standar lebar 8.43 dan tinggi 12.75. Apabila data yang dimasukkan ke dalam sel tidak mencukupi, maka ukuran sel dapat diubah.Untukmengubahukuranseldilakukancaracarasebagaiberikut: Jika ingin lebar dan tinggi selnya sesuai ukuran yang diinginkan maka gunakan carasebagai berikut: Pilihsel yang ingindiubahukurannya >> Pilih menu Format >> Pilih Column/Rows >> Pilih Width/Height >> Masukkanukurangyangdiinginkan>>Ok Jika ingin lebar dan tinggi selnya sesuai dengan isinya maka gunakan carasebagaiberikut:Pilihselyangingindiubahukurannya>>Pilihmenu Format >> Pilih Column/Rows >> Pilih Width/Height >> Masukkan ukurangyangdiinginkan>>Ok

vi.

f.

JenisDatadalamExcel Adabeberapajenisdatadalamexcel,yaitu:

i. DataAngka Adalah nilai dimana Excel bisa melakukan perhitungan berisi digit 0 s/d 9. Apabiladimasukkankedalamselakansecaraotomatisterletakdisebelahkanan sel.

Gambar6.ContohDataAngka

Dataangkadapatdiformatsesuaidenganfungsinya,sepertimatauang,tanggal, jam,dsb.Untukmelakukannyagunakanlangkahlangkahberikutini: PilihSelyangakandiubah>>Format>>Cells>>MunculGambarberikut

Gambar7.FormatSel

Di sisi kiri pilih salah satu Nomor (Number), Mata Uang (Currency), Tanggal (Date) Ataupun Waktu (Time). Kemudian di sisi kanan pilih model formatnya,termasuk untuk meletakkan berapa angka di belakang koma. Hasil dariformatseliniadalahsebagaiberikut:

Gambar8.HasilFormatSel

ii. DataRumus/Formula Data yang saat menuliskan dalam sel diawali dengan tanda sama dengan (=). Misalnyainginmenghitunghasildari5dikali3makarumusyangdituliskandisel adalah =5*3. Selain menulsikan langsung angka yang ingin dihitung, rumus

dalam excel juga mampu melakukan perhitungan dengan memasukkan alamat sel, misalnya alamat sel A3 dikali dengan sel B5 maka dituliskan =A3*B5. Pada saatditulsikandataakanberadadisebelahkirisel,tetapisetelahditekantombol entermakadataakanberubahmenjadihasilperhitungandanterletakdisebelah kanansel.

Gambar9.ContohDataRumus

iii. DataTeks Data apapun yang bukan angka dan tidak diawali dengan tanda (=) akan dianggap sebagai teks. Termasuk di dalamnya huruf, tanda baca, simbol, dll. Apabila dimasukkan ke dalam sel akan secara otomatis terletak di sebelah kiri sel.

Gambar10.ContohDataTeks

4. MembuatTabeldanGrafik Kekuatanlaindariexceladalahtabledangrafik.Berikutiniakandiberikancarauntuk menampilkantabledangrafikdalamexcel. a. Tabel Dalam worksheet tampak garisgaris tipis, sebenarnya itu adalah garis bantu yang digunakanuntukmembatasiruangkerjadidalamsel.Untukmembuattable,sebenarnya hanya perlu memunculkan garis batas tegas (border) di atas garis draf. Langkah yang diambiladalahsbb: Pilihselyangingindibuatgarisnya>>PilihFormatpadatoolbar>>PilihCell>>PilihTab Border>>PilihModeldanWarnaGaris>>PilihpenempatanpadaPreset/Border>>Ok


Gambar11.PerbedaanGarisDrafdanBorder

Gambar12.CaraMemunculkanBorder

b. Grafik Untukmembuatgrafikgunakanlangkahlangkahberikutini: PilihMenuInsertpadaToolbarmenu>>KlikChart(ataucukupklikbuttonchartdi toolbar)>>IsikandalamChartWizard>>Step1:PilihbentukChart>>Step2:Piliharea selyangakandigunakanuntukchart>>Step3:Isikanketerangantable(judul,sumbux dansumbuy)>>Step4:Grafikakandiletakkandimana>>Finish.

Gambar13.PilihButtonChart


Gambar14.Step1:PilihTipeGrafik

Gambar15.Step2:Pilihareasel

Gambar16.Step3:IsikanKeteranganTabel

Gambar17.Step4:PilihanLetakTabel

Demikian petunjuk praktis Microsoft Excel 2003 ini dibuat, penulis menyadari masih banyak kekurangan di dalam penulisannya, meskipun demikian penulis berharap panduan ini dapat membantubagiparapenggunapemulaExcel2003. oo0oo