Tim Pendampingan Penyusunan & Penerapan Sistem Manajemen Mutu Dalam Rangka Sertifikasi ISO 9001:2008 di Balai Yasa

PT. Kereta Api (Persero)

Juni-Desember 2010

Latar Belakang
Sebagai tindak lanjut dari hasil Gap Analysis ISO 9001:2008 yang telah dilaksanakan di 5 BY PTKA. Manfaat yg akan diperoleh :
a. b. c. d. e. f. g. Dokumentasi SMM yg lebih baik Pengendalian SMM secara sistematik Koordinasi yang lebih baik Deteksi awal ketidaksesuaian Konsistensi mutu yang lebih baik Disiplin dalam pencatatan mutu bertambah Lebih banyak kesempatan untuk peningkatan

Tujuan & Sasaran

1. 2. Kesadaran (awareness) & pemahaman tentang arti dan tujuan Sistem Manajemen Mutu serta gambaran umum tentang sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Pengetahuan dan pemahaman tentang praktek terbaik dalam manajemen mutu yang bertumpu pada suatu sistem dan siklus mekanisme perencanaan, pelaksanaan, monitoring / pengendalian serta mengambil tindakantindakan yang dipandang perlu untuk perbaikan secara berkelanjutan / menerus (PDCA Cycle). Pengetahuan dan pemahaman terhadap cara-cara penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di lingkungan Balai Yasa. Mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2008 di Balai Yasa untuk LSSM.

3. 4.

Lingkup Penugasan
Lokasi penugasan meliputi 5 Balai Yasa PT KA :
Balai Yasa Lahat Balai Yasa Manggarai Balai Yasa Tegal Balai Yasa Yogyakarta Balai Yasa Surabaya Gubeng

Susunan Personil Tim

Ketua Tim : Taufik Hidayat Sekretaris Tim : Dwi Esti Kusumandari + Asisten Koordinator BY Lahat : Suryadi, Rachmat Machrom BY Manggarai : Harry Arjadi, Rachmat Machrom BY Tegal : M. Miftahul Huda + Asisten BY Yogyakarta : Harsan Badawi + Asisten BY Surabaya Gubeng : Apoleus Karo-Karo + Asisten

Tahapan Kegiatan & Kemajuannya

I. Tahap Persiapan II. Tahap Penyusunan Dokumentasi III. Tahap Implementasi IV. Tahap Sertifikasi Jangka waktu Pelaksanaan Kegiatan : 7 bulan (Juni Desember 2010)

I. Tahap Persiapan
1. Existing Data 2. Time Schedulling 3. Pelatihan
a. b. c. d. e. f. g. Executive brief ISO 9001:2008 * Pengenalan ISO 9001 : 2008. Pemahaman klausul klausul. Teknik Penyusunan Dokumen. Audit Internal (Teori & Praktek) Management Review ( Kaji ulang manajemen ) * Metoda Pengujian / SOP ( Refreshing ) *

Note : * : belum terlaksana

II. Tahap Penyusunan Dokumentasi

4. Pembuatan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu oleh Tim Supporting dari Balai Yasa
x x x x x x Kebijakan Mutu ; * menunggu persetujuan Direksi Sasaran Mutu ; * menunggu persetujuan Direksi Level I : Panduan Mutu ; tercapai 90% Level II : Prosedur Mutu ; tercapai 80% Level III : Metoda Uji / perawatan / SOP ; Level IV : Formulir formulir ;

5. Supervisi Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu 6. Pengesahan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu oleh Manajemen * (belum terlaksana)

III. Tahap Implementasi

7. Sosialisasi dan penerapan Sistem Manajemen Mutu 8. Implementasi Audit Internal I ; 9. Tindak lanjut Audit Internal I ; 10. Implementasi Audit Internal II ; 11. Tindak lanjut Audit Internal II ; 12. Implementasi Management Review (Kaji Ulang Manajemen) ;

IV. Tahap Sertifikasi

13. Pendaftaran sertifikasi ISO 9001 ke LSSM; 14. General Review oleh tim ; 15. Pendampingan saat asesmen by Auditor ISO 9001; 16. Perbaikan - perbaikan hasil asesmen auditor ISO 9001 ; 17. Perolehan sertifikat

Laporan Kemajuan
a. Tim telah memberikan pengenalan dan pemahaman mengenai ISO 9001:2008 kepada personil Balai Yasa dan pihak-pihak yang berkaitan dalam SMM melalui pelatihan :
1. Pengenalan dan Pemahaman Sistem Manajemen Mutu & Dokumentasinya berdasarkan ISO 9001:2008 di Bandung pada tanggal 24 - 25 Juni 2010 2. Audit Internal yang mengacu ke ISO 19011, di Yogyakarta pada tanggal 8 - 10 Agustus 2010

Laporan Kemajuan
b. Tim telah mendampingi dan memantau penyusunan dokumen level I (manual mutu) dan level II (prosedur mutu) dan dokumen level III untuk masing-masing Balai Yasa (berdasarkan laporan masing-masing Tim Pendamping Balai Yasa)

Laporan Kemajuan
c. Secara umum kendala yang dihadapi di BY:
x Personil BY ada yang belum faham manfaat diterapkannya sistem manajemen mutu berbasis ISO 9001:2008, x Personil BY yang ditugaskan menangani dokumen SMM agak lambat menyusun strategi penyusunan dokumen yang diperlukan, x Personil yang memahami SMM dan mahir editing dokumen belum disiapkan. x Adanya waktu yang tersita pada saat angkutan lebaran & ulang tahun PT KA

Laporan Kemajuan
d. Mengenai kalibrasi peralatan diharapkan setiap BY telah mengajukan permohonan RAB paling lambat 8 Oktober 2010 kepada EVP, karena PT KA telah menyetujui alokasi dana untuk kalibrasi peralatan di seluruh Balai Yasa. Hingga saat ini baru BY Yogyakarta yang telah mengajukan RAB dan proses kalibrasi sedang berjalan disusul oleh BY Tegal

Laporan Kemajuan
d. Materi yang harus disiapkan oleh jajaran Kantor Pusat PT KA :
1. Kebijakan Mutu & Sasaran Mutu *(menunggu persetujuan Direksi) 2. Dokumen level I (manual mutu) dan dokumen level II (prosedur mutu) 3. Penunjukan OQ sebagai Manajemen Representative (MR) dalam sistem manajemen mutu Balai Yasa PT KA. 4. Penunjukan masing-masing Ka. UPT Balai Yasa sebagai pelaksana harian dari Manajemen Representative (Acting MR) di Balai Yasa yang bersangkutan.

Laporan Kemajuan
e. Direncanakan Oktober 2010 sudah bisa dilaksanakan pre audit sehingga pertengahan Desember 2010 sudah bisa diajukan sertifikasi f. Pencapaian target Tim dan PT KA sangat bergantung dari dukungan dan karakter pimpinan di masing-masing Balai Yasa.

Laporan Kemajuan
g. Yang masih diperlukan dalam penyusunan dokumen sistem manajemen mutu :
a. Kebijakan pembelian (pengadaan) barang/bahan/jasa di PT Kereta Api b. Struktur organisasi dan tugas pokok organisasi c. kebijakan outsource masih akan dipelajari

Laporan Kemajuan
h. Pentingnya pemahaman di seluruh lapisan organisasi bahwa mengimplementasikan ISO 9001:2008 adalah untuk menjamin bahwa prosedur dijalankan sesuai ketentuan yang ditetapkan sehingga diharapkan adanya konsistensi terhadap kualitas produksi, namun belum terkait secara langsung dengan kualitas produksi tersebut, karena standar kualitas suatu produk memiliki acuan tersendiri.

Laporan Kemajuan
Tim akan memberikan masukan kepada PT KA mengenai lembaga-lembaga sertifikasi yang memiliki pengakuan sertifikasi nasional dan internasional di bidang sertifikasi ISO 9001:2008, yang beroperasi di wilayah Indonesia. Focus on Group Discussion (FGD) direncanakan untuk diselenggarakan akhir Oktober 2010. Peserta FGD yaitu Tim SMM ISO 9001:2008 dari masing-masing Balai Yasa.

Kebijakan Mutu
MENYELENGGARAKAN PERKERETAAPIAN YANG BERPEGANG TEGUH PADA EMPAT PILAR : KESELAMATAN, KETEPATAN WAKTU, PELAYANAN, DAN KENYAMANAN DENGAN PERBAIKAN BERKELANJUTAN.

Sasaran Mutu
MENYELENGGARAKAN JASA PERAWATAN DAN PERBAIKAN SARANA PERKERETAAPIAN DENGAN TEPAT, EFISIEN DAN TRANSPARAN DALAM WAKTU YANG DIPERSYARATKAN GUNA MEMPEROLEH KETERSEDIAAN DAN KEANDALAN SARANA.

TERIMA KASIH