SISTEM INFORMASI MANAJEMAN

MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

ALFATAH

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI BISNIS

SEKOLAH TINGGI ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK STISIP YUPPENTEK TANGERANG

MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN

1. Pengertian Model Model adalah sebuah bentuk abstrak dari sesuatu dan menggambarkan beberapa obyek atau kegiatan, yang dinamakan sebuah entitas/kesatuan. (Reymond McLeod Jr.) 2. Bentuk-bentuk dari model a. Model Fisik Merupakan gambaran tiga dimensi dari kesatuan itu sendiri. Model ini digunakan dalam dunia usaha/bisnis, termasuk model skala pusat perbelanjaan dan bentuk dasar (shopping center) dan bentuk dasar (prototype) kendaraan bermotor baru. b. Model Cerita Merupakan jenis model yang para manajer gunakan sehari-hari dan jarang dikenal, yang menggambarkan kesatuannya sendiri dengan berbicara atau tertulis, semua komunikasi dalam usaha adalah model cerita. c. Model Grafik Model grafik mewakili kesatuannya dengan sebuah garis, lambang atau bentuk-bentuk yang abstrak, digunakan dalam usaha/bisnis untuk mengkomunikasikan informasi. d. Model Matematika Merupak model yang paling menarik saat ini, rumus matematika/persamaannya merupakan model matematika. Keuntungan model ini adalah tingkat ketelitian dalam menggambarkan hubungan diantara bagian suatu objek. Kemampuan model matematika mempunyai dimensi banyak (multidimensi).

2. KEGUNAAN MODEL
a. Memudahkan Pengertian Model fisik dapat menampilkan segi minat/kepentingan, model cerita dapat diolah menjadi ringkasan, model grafik dapat menunjukan hubungan utama, model matematika dapat berisi hanya unsur utamanya. b. Memudahkan Komunikasi Semua jenis model dapat mengkomunikasikan informasi secara cepat dan akurat kepada orang-orang yang memahami maksud bentuk, kata-kata, grafik, dan matematika dan semuanya itu tergantung pada kecakapan personil sistem informasi itu sendiri. c. Meramal/Memperkirakan Masa Depan Ketelitian Model Matematika dapat menampilkan kesatuannya dengan bantuan kemampuan khusus yang tidak terdapat pada model lain. Model matematika dapat meramal apa yang mungkin terjadi pada masa depan tetapi tidak 100 persen akurat. Dugaan biasanya berdasarkan data yang dimasukan ke dalam model, manajer harus menggunakan pertimbangan dan intuisi untuk mengevaluasi keluarannya.

3. Model Sistem Umum

Sumber daya masukan Proses pengubahan Sumber daya keluaran

Gambar diatas menunjukan sistem fisik perusahaan yang umum yang mengubah sumber daya masukan menjadi sumber daya keluaran, sumber daya masukan berasal dari lingkungan perusahaan, kemudian perubahan terjadi dan sumber daya keluaran dikembalikan lagi kelingkungan yang sama. Aliran-aliran sumber daya 1. Aliran bahan-bahan Bahan-bahan masukan diterima dari penyalur bahan-bahan mentah, kemudian disimpan di gudang sampai bahan-bahan tersebut diperlukan untuk proses pengubahan. Kemudian barang-barang tersebut dilepaskan ke dalam proses di pabrik. Diakhir pengubahan bahan-bahan yang sekarang dalam bentuk jadi di tempatkan kembali di gudang sampai barang-barang dikirim ke pelanggan. Di pabrik dua wilayah fungsi dilibatkan untuk aliran bahan-bahan. Pertama fungsi pabrik mengolah bahan-bahan mentah menjadi hasil jadi, kedua fungsi pemasaran yang menyalurkan hasil jadi ke pelanggan

2. Aliran Personil Masukan personil diolah melalui fungsi departemen/bagian SDM dan jk memenuhi kriteria kemudian diserahkan ke wilayah fungsi yang berlainan,fungsi bagian SDM mengolah proses pemberhentian atau pensiun, kemudian sumber daya personil tersebut dikembalikan ke lingkungan mereka. 3. Aliran Mesin Mesin diperoleh dari penyalur/rekanan untuk jangka waktu panjang, setelah aus/rusak mesin akan dikembalikan kelingkungan dalam bentuk tukar tambah dengan mesin baru atau dapat pula menjadi bahan rongsokan. 4. Aliran Dana/Uang Dana dapat diperoleh dari pemilik perusahaan/pemegang saham, institusi keuangan yang memberikan pinjaman, serta pemerintah yang menyediakan dana dalam bentuk pinjaman/jaminan. Tanggung jawab utama untuk mengendalikan aliran dana merupakan fungsi keuangan.

4. Ukuran-ukuran Informasi
Manajemen selalu menghendaki informasi yang berkualiats tinggi yaitu hasil informasi yang berciri, bersifat khusus dan berkualitas yang membuatnya berharga untuk pemakai. Informasi memiliki tiga ukuran yaitu : a. Ukuran waktu (time dimension)
Tepat Waktu (timlines) : tersedia ketika diperlukan Perputaran (currency) : harus up to date Kecepatan (frequency) : cepat bila diperlukan Tenggang waktu (time periode) : menyediakan data masa lalu dan masa sekarang

b. Ukuran isi (content dimension)

Ketelitian (Accuracy) : bebas dari kesalahan Keterkaitan (relevance) : terkait dgn keperluan informasi penerima utk situasai yang khusus Kelengkapan (completeness) : informasi yang diperlukan hrs tersedia. Ringkasan yang padat (conciseness) : hanya informasi yang diperlukan yang disediakan Jangkauan (scope) : memiliki jangkauan yang luas Tampilan (performance) : menampakan penampilan dengan mengukur kegiatan yang telah selesai, kemajuan yang dibuat, atau sumber daya-sumber daya yang dikumpulkan.

c. Ukuran Bentuk (Form Dimension)

Jelas (clarity) : mudah dimengerti Terinci (detail) : informasi disediakan dalam bentuk rincian/ ringkasan Urutan (order) : informasi diatur dalam rentetan/ rangkaian dari sebelumnya Penyajian (presentation) : informasi dapat disajikan dalam bentuk cerita (narative), angka, grapik dan lain-lain Alat (Media) : informasi dapat disediakan dalam bentuk kertas cetakan, tampilan layar, atau media lainnya.

5. PERBANDINGAN ANTARA TUJUAN DAN STANDAR

Pada saat manajer mengawasi sistem, mereka perlu sesuatu yang lebih khusus daripada pencapaian tujuan itu sendiri dan ini dicapai melalui standar. Standar adalah suatu perjanjian yang menggambarkan/ menjelaskan definisi teknik yang dapat dipercaya. Standar dapat diadakan melalui komite/dewan atau perkembangan waktu melalui tekanan pasar, saat teknologi berubah standar baru dibuat. Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik melalui perbandingan kinerja yang sesungguhnya, seperti yang dilaporkan melalui pengolah informasi dengan standar. Hasil perbandingan akan menentukan apakah perlu suatu tindakan atau tidak. Contoh standar : ISO (Internasional Standar Organization), ITO (International Telecomunication Organization), ANSI (American Nasional Standar Institute)

6. Manajemen dengan Pengecualian (Management by Exception)

Adalah sebuah corak atau gaya manajer dengan ikut serta terlibat dalam kegiatan pada saat hanya ketika perusahaan tidak dapat menampilkan kinerja yang sudah ditetapkan. Supaya Manajer dapat melaksanakan manajemen pengecualian, standar bentuk batasan (plafond) rendah dan atas yang dapat ditoleransi atau diterima harus dibuat. Contoh ketika seorang manajer memutuskan bahwa produksi sepatu harus berkisar antara 2.000 dan 3.000 pasang per hari, manajer hanya melaksankan pada kisaran atau jarak tersebut.

a. Keuntungan Manajemen Dengan Pengecualian

Manajer tidak menghabiskan waktunya dengan hanya memperhatikan aktivitas kemajuan yang berlangsung secara normal. Karena beberapa keputusan telah dibuat setiap bagian/ departemen kemudian dapat menerima pengawasan yang lebih cermat Perhatian dipusatkan pada peluang.

b. Kelemahan yang harus diwaspadai Manajemen Dengan Pengecualian

Tidak selalu mudah mengukur jenis kinerja usaha/bisnis dengan pasti agar standar dapat diukur Penting untuk membuat sebuh sistem informasi yang dapat secara tepat mengawasi kinerja Perhatian harus terus diarahkan supaya standar dapat dicapai pada tingkatan yang sesuai Manajer jangan diam dan menunggu batasan kinerja dicapai, manajer harus bertindak proaktif utk memecahkan masalah sebelum keadaan tidak terkendali

7. Faktor-faktor Penentu Keberhasilan

Setiap organisasi memiliki tugas yang diatur dengan baik untuk keberhasilan organisasi dalam mencapai seluruh tujuan dan bahkan untuk mempertahankan hidup. Tugas-tugas yang diatur ini dinamakan faktor penentu keberhasilan yang biasanya ditentukan oleh lingkungan alami organisasi, melalui perubahan yang cepat dalam lingkungan, dan melalui sifat dasar industri. Contoh : dalam industri pakaian menengah ke atas rancangan di tentukan dgn apakah suatu produk berhasil dan persediaan mana yang tidak dapat dijual dengan berapapun harganya setelah pakaian mengalami perubahan. Pada Industri kendaraan bermotor fungsi utama lainnya selain pengawasan biaya adalah memelihara kuat jaringan penyalur (dealer), pengawasan biaya produksi dan proyeksi gambaran kualitas, tahan uji dan bahan bakar yang hemat.

 Informasi untuk memutuskan harga adalah juga berdasarkan permintaan dari beberapa wilayah fungsional yang berbeda dan tidak hanya dari bagianbagian pemasaran saja tetapi bisa juga diperlukan dari luar organisasi. Faktor penentu keberhasilan adalah satu dari kegiatankegiatan perusahaan yang memiliki pengaruh kuat pada kemampuan perusahaan dalam memenuhi tujuannya, perusahaan secara khusus memiliki faktor penentu yang banyak (multiple), contoh CSF (critical Success Factor)/Faktor-faktor penentu keberhasilan untuk kendaraan bermotor telah diketahui melalui corak/tampilan (styling), sebuah efisiensi jaringan penyalur, dan pengawasan biaya pabrik yang ketat. Sistem Informasi memungkinkan manajer mengikuti CSF dengan cara melaporkan informasi tentang CSF.

TERIMAKASIH