BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Surat Surat merupakan alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas kantor sehari-hari. Surat perlu mendapat perhatian secara khusus dalam pembuatannya, karena surat dapat menunjang kelancaran dan perkembangan perusahaan serta dapat dijadikan referensi, dokumen tertulis atau pedoman dalam mengambil keputusan. Adapun beberapa pengertian surat menurut para ahli adalah sebagai berikut Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita (Sedarmayanti, 1997:158). Surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis, berasal dari salah satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan pesan dan warta (Marjo, 2000:21). Surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis, baik tentang penawaran, permintaan, pernyataan, pertanyaan, lamaran pekerjaan, dan lain-lain (Rizal, 2003:2). Menurut Suhanda Panji (1997:38), surat adalah sehelai kertas atau lebih yang memuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain baik atas nama pribadi maupun kedutaan dalam organisasi.

Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengertian surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi dan suatu bahan komunikasi secara tertulis dari pihak satu kepada pihak lainnya, yang informasi ini dapat berupa pemberitahuan, penjelasan, permintaan, laporan sanggahan dan sebagainya.

2.2 Fungsi Surat Selain berfungsi sebagai alat komunikasi dan pemberi informasi dari pihak satu ke pihak lain, surat pun dapat memberikan informasi yang sesuai dengan aslinya, selain itu surat juga memiliki beberapa fungsi, diantaranya: a. wakil dari pengirim/penulis b. bahan pembukti c. pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut d. alat pengukur kegiatan organisasi e. sarana memperpendek jarak (Marjo,2000:16) Berdasarkan pendapat diatas mengenai fungsi-fungsi surat maksud dari fungsi surat sebagai wakil dari pengirim/penulis, yaitu surat berfungsi sebagai pembawa misi dan pesan-pesan yang mewakili si penulisnya. Dengan demikian surat dapat menghemat pemakaian tenaga manusia dan menghemat ongkos atau biaya. Karena sifatnya sebagai wakil dari penulis, maka surat harus ditulis dengan teliti, praktis, sistematis dan obyektif. Maksud dan tujuan surat tersebut harus jelas, sopan serta menarik. Fungsi surat sebagai bahan pembukti, surat merupakan alat komunikasi tertulis, oleh karena itu surat juga dapat dijadikan sebagai bahan bukti hitam diatas putih yang mempunyai kekuatan hukum. Fungsi surat sebagai pedoman dalam

10

mengambil tindakan lebih lanjut yaitu surat-surat yang diarsipkan merupakan sumber data yang diperlukan dalam perencanaan dan tindak lanjut suatu aktifitas. Maksud dari fungsi surat sebagai alat pengukur kegiatan organisasi adalah pengelolaan surat dalam sebuah perusahaan kecil tentulah berbeda dengan pengelolaan surat dalam sebuah perusahaan besar. Jika dalam sebuah perusahaan kecil surat dikelola oleh satu orang pegawai saja. Namun di perusahaan besar surat dikelola oleh beberapa pegawai. Maka hal ini dapat memperlihatkan bahwa dalam satu perusahaan besar kegiatan organiasi lebih kompleks. Fungsi surat sebagai sarana memperpendek jarak adalah jika kita akan mengadakan suatu penelitian atau kunjungan ke suatu tempat, untuk mengkonfirmasi kapan waktu yang tepat, kita dapat mengkonfirmasinya melalui surat.

2.3 Pembagian Surat Prosedur pengurusan dan pengendalian surat dalam suatu perusahaan terdiri dari berbagai jenis, salah satunya adalah pembagian surat berdasarkan prosedur pengurusannya dan berdasarkan urgensi penyelesaiannya. Berdasarkan prosedur pengurusannya surat terdiri atas: 1. Surat masuk 2. Surat Keluar Menurut Wursanto (1991:108) pengertian surat masuk adalah: Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima melalui kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi).

11

Menurut Wursanto (1991:144) pengertian surat keluar adalah: Surat keluar (out going mail) adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan/dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain. Berdasarkan urgensi penyelesaiannya surat dapat terdiri dari, surat penting, surat biasa/rutin, dan surat rahasia (Sedarmayanti, 1999:74). a. Surat penting Surat yang isinya bersifat mengikat, memerlukan tindak lanjut, menyangkut masalah kebijakan dan bila terlambat atau hilang dapat menghambat dan merugikan pelaksanaan kebijakan kelembagaan, kepegawaian, keuangan dan kebendaan. b. Surat biasa/rutin Surat yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut dan bila surat tersebut hilang informasinya dapat diperoleh dari sumber lain. c. Surat rahasia Surat yang menurut isi maupun sifatnya memerlukan perlindungan, karena jika bocor akan menimbulkan kerusakan/kerugian besar, mengurangi atau menyulitkan pelaksanaan langkah-langkah berikutnya.

2.4 Bagian Surat Surat yang baik harus memenuhi persyaratan penulisan surat, hal ini dapat dilihat dari kelengkapan bagian-bagian surat. Bagian-bagian surat pada umumnya terdiri dari:

12

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Kepala surat atau kop surat Tanggal surat Nomor surat Lampiran Perihal Alamat dalam Salam pembuka Isi surat Salam penutup Nama jabatan Inisial Tembusan (Marjo, 2000:25)

Bagian-bagian surat diatas tentu saja memiliki fungsi masing-masing, seperti kepala surat atau kop surat memiliki fungsi sebagai alat pengenal (identitas) perusahaan dan alat pemberi informasi perusahaan tersebut bergerak dalam bidang apa. Tanggal surat memiliki fungsi sebagai pemberi informasi waktu dan sebagai referensi. Nomor surat pun mempunyai fungsi yang cukup penting bagi sebuah perusahaan, yaitu alat petunjuk bagi petugas filling dan unit kearsipan dan petunjuk unit asal surat. Lampiran pun mempunyai fungsi sebagai petunjuk dokumen lain yang disertakan dalam surat tersebut. Alamat dalam mempunyai fungsi yang sama seperti nomor surat yaitu sebagai petunjuk bagi petugas filing dan unit kearsipan dan petunjuk alamat pada luar amplop. Salam pembuka berfungsi sebagai tanda pembicaraan dalam surat akan dimulai, isi surat berfungsi sebagai uraian materi-materi pokok, dan salam penutup berfungsi bahwa pembicaraan telah selesai. Nama jabatan berfungsi sebagai identitas penanggung jawab surat, inisial berfungsi sebagai pemberi informasi oleh siapa surat tersebut dibuat, diketik dan

13

dikonsep dan yang terakhir tembusan memiliki fungsi apabila ada pihak lain yang terkait dengan surat tersebut. Bagian-bagian surat diatas merupakan bagian-bagian surat yang sering digunakan dalam surat-surat resmi dalam sebuah perusahaan. Adapun bagianbagian surat lain yang dapat digunakan, hal ini disesuaikan dengan peraturan yang diterapkan dalam sebuah perusahaan tentang kebiasaan atau peraturan dalam penulisan surat.

2.5 Bentuk Surat Bentuk surat adalah pengaturan atau susunan dari komponen-komponen seperti tanggal surat, nomor surat, salam pembuka, isi surat hingga kepada penandatanganan surat tersebut. (Rizal, 2003:25) Bentuk-bentuk surat yang sering digunakan pada saat ini bentuk lurus (block style), bentuk lurus penuh (full block style), bentuk setengah lurus (semi block style) dan bentuk indented style (Rizal,2003:26). 1. Bentuk lurus (block style) Bentuk lurus (block style) adalah bentuk yang memiliki keseimbangan tata letak (lay out). Bentuk lurus (block style) banyak ditemukan pemakaiannya dalam masyarakat, terutama pada kaum bisnis. Penampilannya cukup menarik dikarenakan keseimbangan tata letaknya. 2. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) Surat dengan bentuk lurus penuh (full block style) ini banyak digunakan terutama di kalangan bisnis atau instansi-instansi swasta. Surat bentuk ini sangat

14

mudah dan praktis dalam pembuatan atau pengetikannya. Hal ini dikarenakan semua bagian-bagian surat diketik rata penuh kiri. 3. Bentuk Setengah Lurus (semi block style) Pola/format surat bentuk semi block style ini adalah varian dari bentuk lurus. Perbedaan antara bentuk semi block style dan bentuk lurus adalah pada bentuk paragrafnya. Pada bentuk semi block style, setiap paragraph penulisannya ditarik 3 atau 5 ketukan ke dalam sehingga menjadi bentuk paragraf setengah lurus. 4. Bentuk Indented Style Surat indented style ini disebut juga model surat bertekuk. Model ini adalah varian dari bentuk setengah lurus. Perbedaannya hanya pada susunan dan tata letak penulisan alamat tujuan. Pengetikan baris pertama dari alamat tujuan dimulai dari margin kiri. Awal baris kedua dimulai setelah tiga atau lima ketukan di bawah baris pertama. Awal baris ketiga dimulai setelah tiga hentakan dari awal baris kedua, di bawah baris kedua dan seterusnya. Susunan yang seperti tersebut di atas yang membuat bentuk ini disebut bentuk bertekuk. Model ini kurang populer karena kurang praktis dalam pengetikannya.

15

2.6 Syarat-syarat Surat yang Baik Surat yang ditulis/diketik harus memenuhi syarat-syarat surat yang baik, agar memudahkan penerima surat mengetahui apa maksud dari surat tersebut. Syarat-syarat surat yang baik adalah: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Obyektif dan bukan subyektif Sistematis susunan isi surat Singkat tidak bertele-tele Jelas kepada siapa, darimana, dan tentang apa Lengkap isinya Sopan Wujud fisik yang menarik (kualitas kertas, ketikan dan sebagainya) (Marjo,2000:24)

Maksud dari syarat-syarat surat yang baik tersebut diatas adalah isi surat harus berdasarkan fakta yang terjadi dilapangan, penulisan surat pun harus mengikuti peraturan penulisan surat yang berlaku, dan isi surat harus padat, singkat dan jelas atau tidak bertele-tele. Bahasa yang digunakan pun harus sopan, yaitu menggunakan bahasa yang seharusnya digunakan pada sebuah surat formal. Tujuan surat pun harus jelas kepada siapa, darimana dan berisi tentang apa surat tersebut. Rapi, bersih dan menarik merupakan daya tarik awal bagi si penerima surat Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat seperti tersebut diatas maka penulisnya pun perlu memenuhi syarat yaitu: 1. 2. 3. Menguasai permasalahannya Menguasai bahasa tertulis Memiliki pengetahuan tentang surat menyurat (Marjo,2000:24)

16

2.7 Prosedur Pengurusan dan Pengendalian Surat Pengurusan dan pengendalian surat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan surat keluar yang meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemprosesan lebih lanjut dan pengiriman surat keluar (Sedarmayanti, 1997:65). Pengurusan surat menyangkut aktivitas organisasi untuk menjamin penyaluran informasi tertulis dari tempat yang satu ke tempat lainnya. Pengurusan surat bukan saja menyangkut kegiatan menerima surat masuk dan mengirimkan surat keluar, tetapi juga mengarahkan dan menyalurkan surat ke meja-meja kerja di dalam lingkungan suatu organisasi. Tujuan pengurusan surat adalah agar dapat dengan cepat dan tepat sampai kepada pengolah. Pengurusan surat dapat diselenggarakan dengan menggunakan: 1. Buku agenda 2. Kartu kendali 2.7.1 Buku Agenda Buku agenda adalah sejenis buku (buku catatan) yang dipergunakan untuk mencatat atau untuk mendaftar semua surat yang diterima (surat masuk) dan surat yang akan dikirim (surat keluar) oleh suatu kantor atau organisasi. (Wursanto, 1991:206). Adapun bentuk lajur buku agenda surat masuk dan surat keluar seperti terlihat pada tabel di bawah ini

17

Tabel 2.1 Agenda Surat Masuk

No. Urut Tgl. Diterima Terima Dari Tgl. Surat No. Surat Lampiran Perihal Hub. Dgn No. Surat Ket

Sumber: (Bratawidjaya, 1995:217)

Tabel 2.2 Agenda Surat Keluar

No. Urut Tgl. Surat No. Surat Dikirim Kepada dan Alamat Perihal Lampiran Hub. Dgn Surat No Ket

Sumber: (Bratawidjaya,1995:221)

Nomor agenda dibuat dibuat secara berurut mulai dari awal tahun sampai dengan akhir tahun yaitu tahun dinas tutup buku. Apabila sistem ini diterapkan secara murni, maka kode yang dipergunakan dalam penyimpanan warkat adalah nomor agenda. Setiap warkat diberi kode nomor seperti tercantum dalam buku agenda. Dewasa ini penataan warkat dengan sistem buku agenda di kantor-kantor yang kompleks kegiatannya sudah mulai ditinggalkan dan diganti dengan sistem yang lebih baik, yaitu sistem kartu kendali. Penyimpanan warkat menurut nomor

18

agenda kurang praktis, karena proses untuk menemukan kembali membutuhkan waktu yang lebih lama. Menurut Sedarmayanti (1997:76) penataan warkat dengan buku agenda mempunyai kelemahan-kelemahan sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. Buku agenda tidak dapat di file Sarana penemuan kembali nomor/kode surat sukar diingat Pengaturan arsip dengan peralatan sukar dilaksanakan Vertical filing sukar dibuat, kurang memperhatikan kebutuhan si pemakai Buku agenda tidak fleksibel, tunjuk silang tidak mungkin dibuat

Maksud dari penjelasan di atas adalah bahwa pengagendaan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan buku agenda sekarang ini dapat dikatakan tidak efisien, selain penemuan arsip yang dapat memakan waktu yang cukup lama dan dengan menggunakan buku agenda ini tidak dapat digunakannya tunjuk silang, padahal tunjuk silang ini sangat berguna penemuan arsip dengan cepat. Tapi penggunaan buku agenda masih banyak dilakukan dan masih dapat menunjang efektivitas kerja, karena mudah dalam pengaplikasiannya juga tidak membutuhkan sumber daya manusia yang banyak dan dapat menunjang keteraturan penataan arsip tersebut. 2.7.2 Kartu Kendali Menurut Sedarmayanti (1997:75): Pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali disebut Sistem Kearsipan Pola Baru. Kartu kendali adalah helai tipis berukuran 10x15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan surat tersebut.

19

Kartu kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang mana penggunaannya dapat ditulis rangkap 2, rangkap 3 atau rangkap 4, sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Menurut Wursanto (1991:119), pada umumnya fungsi kartu kendali adalah: 1. 2. 3. Sebagai alat kendali atau kontrol terhadap surat-surat dinas penting Sebagai arsip pengganti selama suratnya masih dalam proses pengolahan Sebagai pengganti buku agenda, buku ekspedisi dan buku kontrol

Keterangan-keterangan atau kolom-kolom yang diperlukan dalam kartu kendali pada umumnya sama dengan kolom-kolom yang terdapat pada buku agenda. Kolom-kolom tersebut adalah: 1. Tanggal hari diterimanya surat masuk atau dikirimkannya surat keluar 2. Nomor urut surat 3. Asal surat (perusahaan,perorangan) untuk perorangan Alamat yang dituju (kepada) untuk surat keluar 4. Perihal surat 5. Isi ringkas surat 6. Tanggal surat (yang tercantum pada surat) 7. Lampiran (sebut macam dan jumlah lampiran) 8. Nomor dan kode surat 9. Pengolah surat

20

Untuk surat masuk: unit/bagian fungsional bertanggung jawab atau yang ditunjuk untuk memproses tindak lanjut/penyelesaian masalah dari surat bersangkutan

Untuk surat keluar: unit/bagian yang bertanggung jawab atas isi surat atau yang membuat konsep surat

10. Catatan atau keterangan kolom untuk mencatat hal-hal lain yang dianggap perlu, misal disampaikan kepada pejabat/unit tertentu untuk diproses 11. Paraf: kolom untuk membubuhkan paraf sebagai bukti terima surat Terdapat bermacam-macam bentuk kartu kendali, hal ini tergantung dari kebijakan perusahaan. Di bawah ini terdapat salah satu bentuk kartu kendali yang pada umumnya sering digunakan.

Gambar 2.1 Kartu Kendali INDEKS: Isi Ringkas: Lampiran: Dari: Tanggal: Pengolah: Catatan:
Sumber: (Wursanto,1991:120)

Tanggal: No. Urut:

M/K

Kode:

Kepada: No. Surat: Paraf:

21

2.8 Efektivitas Efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang telah ditetapkan (Handoko, 1995:7). Menurut ahli Manajemen Peter Drucker, efektivitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right things). Efektivitas adalah tercapainya sasaran yang eksplisit atau implisit (Hasibuan, 2003:161). Emerson menjelaskan arti efektivitas yaitu pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya

(Handayaningrat, 2003:161). Efektivitas merupakan suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kualitas, kuantitas, waktu) telah tercapai. Jelasnya, bila sasaran atau tujuan telah tercapai sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya adalah efektif. Dan jika tujuan atau sasaran itu tidak selesai sesuai dengan waktu yang telah ditentukan, pekerjaan itu tidak efektif. Suatu tujuan atau sasaran yang telah tecapai sesuai dengan rencana adalah efektif, tetapi belum tentu efisien. Suatu pekerjaan sekalipun tidak efisien dalam arti input dan output, tetapi tercapainya tujuan itu adalah efektif sebab mempunyai efek atau pengaruh yang besar terhadap kepentingan orang lain. Semakin besar target yang tercapai, semakin tinggi tingkat efektivitasnya. Penggunaan buku agenda dalam penyusunan surat masuk dan surat keluar sudah cukup efektif. Dalam hal keteraturan, penggunaan buku agenda dapat

22

menunjang pelaksanaan kearsipan yang rapi dan teratur. Tujuan suatu perusahaan menggunakan buku agenda dalam penyusunan surat masuk dan surat keluar agar terorganisirnya penyusunan surat-surat tersebut sudah terpenuhi. Namun dalam hal keefisienan, penggunaan buku agenda ini belum efisien, salah satu hal yang menyebabkan tidak efisiennya penggunaan buku agenda dalam penyusunan surat masuk dan surat keluar adalah penemuan kembali suratsurat yang dibutuhkan dapat memakan waktu yang cukup lama, apalagi jika suratsurat yang dibutuhkan adalah surat-surat dalam jangka waktu beberapa bulan kebelakang. Hubungan antara pengagendaan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan buku agenda dengan efektifitas sudah efektif. Sejalan dengan pendapat yang ditulis Wursanto. Menurut Wursanto (1991:211) dalam penggunaannya buku agenda harus diganti setiap satu tahun sekali, pemberian nomor agenda dimulai dari nomor satu dan seterusnya dari awal tahun hingga akhir tahun tutup buku. Untuk mengetahui jumlah surat yang diterima atau dikeluarkan setiap bulannya, sebaiknya setiap akhir bulan dalam buku agenda diberi garis penutup dengan mempergunakan pulpen berwarna lain. Hal-hal tersebut diatas dilakukan guna menunjang keefektivitasan kerja dalam penyusunan surat masuk dan surat keluar dengan mempergunakan buku agenda, karena dengan melakukan hal-hal diatas kegiatan penyusunan surat-surat tersebut menjadi teratur dan rapi.