Bidang Ilmu : Pendidikan

USUL PENELITIAN HIBAH PENELITIAN TIM PASCASARJANA

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENENTUAN KEBUTUHAN PNS UNIVERSITAS MENGGUNAKAN METODE WORK LOAD ANALYSIS TIM PENGUSUL Adriana P. Rahangiar

UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA PROGRAM STUDI MAGISTER SISTEM INFORMASI SALATIGA MARET - 2012

Halaman Pengesahan Judul Penelitian : Sistem Pendukung Keputusan Penentuann Kebutuhan PNS Universitas Menggunakan Metode Work Load analysis (Studi Kasus di Universitas Pattimura). Bidang Penelitian Ketua Peneliti a. b. c. d. Nama Lengkap NIM : Fakultas/Jurusan Telepon Waktu Penelitian : Pendidikan : : Adriana P. Rahangiar, S.Kom 972010021 : Fakultas Teknologi Informasi / Magister Sistem Informasi : 082 134 048 839 : 3 Bulan dari rencana 1 Tahun

Salatiga, 7 Maret 2012 Mengetahui, Ketua Lembaga Penelitian, Ketua Peneliti,

Johan J.C. Tambotoh, S.E., MTI. NIDN : 0623017901

Adriana P. Rahangiar, S.Kom. NIM : 972010024

Dosen Pendamping,

Sri Yulianto Joko Prasetyo, S.Si., M.Kom. NIDN : 0625077101

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENENTUAN KEBUTUHAN PNS UNIVERSITAS MENGGUNAKAN METODE WORK LOAD ANALYSIS (Studi Kasus di Universitas Pattimura) Abstrak Menurut Keputusan Menteri Pendaygunaan Aparatur negara Nomor KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban kerja Dalam Rangka Pengusulan Formasi Pegawai Negeri Sipil menetapkan pada diktum KEDUA menyatakan bahwa Perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja dalam rangka penyusunan formasi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana dimaksudkan dalam pedoman ini, harus digunakan oleh setiap instansi Pemerintah Pusat, Instansi Pemerintah Daerah dan Kantor Perwakilan Republik Indonesia diluar negeri. Dalam pengusulan formasi CPNS Tahun 2008 2010, Universitas Pattimura tidak pernah menyertakan data pendukung berupa analisis kebutuhan pegawai yang merupakan dasar dalam penyusunan formasi CPNS. Hal ini menyebabkan jumlah formasi CPNS yang disetujui oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara RI selalu lebih sedikit dari jumlah formasi CPNS yang diusulkan oleh Universitas Pattimura. Penelitian ini dimaksudkan untuk menyediakan sistem pendukung keputusan yang dibutuhkan dalam proses penentuan kebutuhaan PNS Universitas Pattimura dengan menggunakan Metode Work Load Analysis (Analisa Beban Kerja) yang dapat membantu Pimpinan Universitas Pattimura untuk menentukan kebutuhan PNS Universitas Pattimura secara cepat dan tepat sesuai dengan beban kerja yang ada dan Pimpinan Universitas juga dapat mengetahui tingkat efisiensi dan efektifitas PNS dalam jabatan. Kata kunci : Analisa beban kerja, Work Load Analysis.

Bab I Pendahuluan 1. Latar Belakang Universitas Pattimura merupakan salah satu Perguruan Tinggi Negeri yang berada di Wilayah Indonesia Timur dan merupakan salah satu lembaga yang berada di bawah Kementerian Pendidikan Nasional RI. Jumlah PNS yang bekerja di Universitas Pattimura sampai tanggal 31 Desember 2010 adalah 1575 orang yang terdiri dari 1107 PNS Tenaga Dosen dan 468 Tenaga Administrasi yang tersebar di 16 Unit Kerja yakni Rektorat, Fakultas KIP, Fakultas Hukum, Fakultas ISIP, Fakultas Teknik, Fakultas MIPA, Fakultas Pertanian, Fakultas Perikanan & IK, Fakultas Ekonomi, PGSD, Program Pascasarjana, Lembaga Pengabdian Kepada Masyarakat, Lembaga Penelitian, UPT. Perpustakaan dan UPT. Puspelkom. Alokasi PNS Universitas Pattimura ke setiap unit kerja dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan unit kerja dalam melaksanakan pelayanan prima kepada masyarakat sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang PokokPokok Kepegawaian yang menyatakan bahwa unsur aparatur negara PNS harus memberikan pelayanan kepada masyarakat secara profesional. Pada penerapannya sering kali alokasi tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan unit kerja. Beberapa unit kerja yang merasa alokasi SDM yang disediakan belum sesuai dengan kebutuhan mereka, sehingga pelaksanaan pekerjaan mereka tidak maksimal dan sering terbengkalai, sedangkan dilain pihak ada beberapa unit kerja yang memiliki alokasi jumlah PNS yang berlebihan sehingga PNS tidak memiliki tugas yang jelas. Hal ini tentu saja menimbulkan ketidak efisienan dan ketidak efektifan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi pokok PNS. Dalam upaya untuk memenuhi kekurangan tenaga PNS Universitas Pattimura disetiap unit kerja maka dilakukan proses perekrutan CPNS baik untuk tenaga dosen maupun tenaga non dosen. Proses perekrutan ditentukan oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara (Kemenpan), dimana Universitas Pattimura mengusulkan Formasi CPNS ke pihak Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara melalui Kementerian Pendidikan nasional. Penentuan jumlah formasi CPNS yang dibutuhkan sepenuhnya menjadi tanggung jawab dari masing-masing pimpinan unit kerja, namun dalam pelaksanaannya sering kali pimpinan unit kerja tidak mengetahui

standar yang jelas untuk menentukan formasi CPNS yang dibutuhkan sehingga penentuan jumlah formasi tidak dapat dilakukan secara cepat dan tepat. Menurut Keputusan Menteri Pendaygunaan Aparatur negara Nomor Pegawai KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan

Berdasarkan Beban kerja Dalam Rangka Pengusulan Formasi Pegawai Negeri Sipil menetapkan pada diktum KEDUA menyatakan bahwa Perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja dalam rangka penyusunan formasi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana dimaksudkan dalam pedoman ini, harus digunakan oleh setiap instansi Pemerintah Pusat, Instansi Pemerintah Daerah dan Kantor Perwakilan Republik Indonesia diluar negeri. Dari keputusan di atas maka setiap pengusulan formasi CPNS untuk setiap instansi pusat maupun daerah harus menyertakan data pendukung berupa analisa beban kerja sebagai dasar penentuan formasi. Penetapan formasi CPNS Universitas Pattimura untuk setiap tahun anggaran harus memperhatikan jumlah Pegawai Negeri Sipil yang ada, jumlah Pegawai Negeri Sipil yang naik pangkat, jumlah Pegawai Negeri Sipil yang berhenti, pensiun, atau meninggal dunia, dan kebutuhan Pegawai Negeri Sipil menurut jabatan dan pendidikan/jurusannya. Selama ini pengusulan formasi CPNS Universitas Pattimura hanya menyertakan data jumlah pegawai yang ada, jumlah pegawai yang naik pangkat, jumlah pegawai yang berhenti, pensiun atau meninggal dan mengabaikan analisis kebutuhan pegawai yang merupakan dasar dalam penyusunan formasi CPNS. Data Keadaan Pegawai Negeri Sipil Universitas Pattimura Tahun 2008 2010 pada Bagian Kepegawaian pada tabel 1 menunjukkan bahwa jumlah PNS yang meninggal, pensiun dan berhenti berjumlah 85 orang yang terdiri dari 27 orang Tenaga Dosen dan 58 Orang Tenaga Administrasi. Data PNS Yang Pensiun, Meninggal dan Berhenti Tenaga Dosen Tenaga Administrasi 2008 2009 2010 2008 2009 2010 8 6 13 20 15 23 Tabel 1 Data PNS Unpatti yang Pensiun, Berhenti & meninggal Dunia Data pengusulan jumlah formasi CPNS Universitas Pattimura pada Tahun 2008 - 2010 dapat dilihat pada tabel 1, dimana jumlah formasi CPNS yang disetujui oleh pihak Kemenpan selalu lebih sedikit dengan Jumlah formasi CPNS yang diusulkan oleh pihak Universitas Pattimura, dimana data pengusulan formasi CPNS Tahun 2008-2010 untuk Tenaga Dosen adalah 368 orang dan Tenaga Administrasi adalah 495, sedangkan

jumlah yang disetujui oleh Menpan untuk formasi Tenaga Dosen adalah 91 Orang dan Tenaga Administrasi 28 Orang. Jumlah Usulan Formasi CPNS Non Dosen Dosen (orang) (orang) 41 165 104 154 223 176 Tabel 2 Jumlah Formasi CPNS yang disetujui Dosen (orang) 53 18 20 Non Dosen (orang) 7 10 11

No 1 2 3

Tahun 2008 2009 2010

Total Jumlah usulan formasi CPNS (orang) 206 258 339

Total Jumlah formasi CPNS yang disetujui (orang) 60 28 31

Tabel Jumlah Formasi CPNS Universitas Pattimura 2008 2010 menurut pihak Kementerian Pendidikan Nasional, sedikitnya jumlah formasi yang disetujui oleh pihak Kemenpan disebabkan karena data pendukung berupa analisa beban kerja masing-masing unit kerja yang merupakan dasar penentuan jumlah kebutuhan pegawai tidak disediakan, sehingga pihak Kemenpan tidak mengetahui secara jelas keadaan PNS di setiap unit yang mengusulkan permintaan formasi CPNS. Penelitian ini dimaksudkan untuk membuat suatu sistem pendukung keputusan dalam menentukan jumlah kebutuhan PNS berdasarkan tugas per tugas jabatan sehingga dapat membantu pimpinan dalam hal ini Kepala Biro AUK, Pembantu Dekan Bidang Administrasi Dan Keuangan, Kepala UPT, Ketua Lembaga, Kepala Bagian Kepegawaian dan seluruh pimpinan yang terlibat dalam penentuan formasi CPNS untuk menetapkan secara tepat formasi CPNS yang harus diminta dalam menjawab kebutuhan unit kerja akan jumlah tenaga PNS Unversitas Pattimura yang dibutuhkan dan juga menyediakan data perhitungan beban kerja dari masing-masing unit kerja sehingga memberikan informasi secara kuantitatif tentang jumlah kebutuhan PNS yang dibutuhkan Universitas Pattimura. 2. Perumusuan Masalah Dari latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang dibahas dalam penelitian ini yaitu bagaimana menganalisis dan merancang sistem pendukung keputusan untuk membantu Pimpinan Universitas Pattimura dalam menentukan Kebutuhan PNS Universitas Pattimura yang dibutuhkan dengan menggunakan Metode Workload Analysis.

3.

Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah : a. b. Menentukan tugas dan fungsi PNS Tenaga Dosen dan Tenaga Administrasi Universitas Pattimura. Menentukan jumlah kebutuhan PNS Universitas Pattimura yang dibutuhkan secara tepat dengan menggunakan metode Work load analysis berdasarkan pendekatan per tugas per jabatan. c. d. Membantu pimpinan dalam memberikan penilaian terhadap prestasi Membuat sistem pendukung keputusan yang membantu pimpinan untuk kerja, efisensi dan efektifitas PNS dalam jabatan tertentu. menentukan secara tepat jumlah kebutuhan PNS yang dibutuhkan dalam pengusulan formasi CPNS Universitas Pattimura.

Bab II Tinjauan Pustaka

2.1 Sistem Pendukung Keputusan a. Pengertian Sistem Pendukung Keputusan Sistem Pendukung Keputusan (SPK) merupakan suatu suatu sistem informasi berbasis komputer (CBIS) yang interaktif, mampu beradaptasi dan secara fleksibel saling mempengaruhi, dimana sistem ini menggunakan aturan keputusan, model dan penggabungan model dasar dengan meliputi basis data dan pengambilan keputusan berada didalamnya menuju pada suatu hasil tertentu yang merupakan keputusan yang diterapkan untuk memecahkan masalah. Sistem Pendukung Keputusan mampu mendukung pengambilan keputusan yang kompleks dan menambah efektifitas.(Turban, 2008) b. Tujuan Sistem Pendukung Keputusan Menurut Keen dan Scoot (Mcleod, 1993), Sistem Pendukung Keputusan (SPK) memiliki tujuan adalah sebagai berikut : a. b. menggantikannya c. manajer daripada efisiensinya. 2.2.Pengertian dari dasar-dasar perhitungan kebutuhan pegawai Menurut Keputusan Menteri tentang Pendayagunaan Pedoman Aparatur Negara Kebutuhan Nomor Pegawai KEP/75/M/PAN/7/2004 Perhitungan Meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan Membantu manajer membuat keputusan untuk Mendukung penilaian manajer bukan memecahkan masalah semiterstruktur.

Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil menjelaskan pada Bab II tentang Konsepsi dasar menyebutkan pengertian yang dipergunakan sebagai dasar perhitungan kebutuhan pegawai yaitu : a. Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. b. Persediaan Pegawai adalah jumlah PNS yang dimiliki saat ini. Persediaan pegawai disebut juga sebagai Bezetting. c. Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang dilakukan secara logic, teratur dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan.

Analisis kebutuhan pegawai dilakukan agar pegawai memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi atau program yang telah ditetapkan. d. Standar kemampuan rata-rata pegawai adalah standar kemampuan yang menunjukkan ukuran enerji rata-rata yang diberikan seorang pegawai atau sekelompok pegawai untuk memperoleh satu satuan hasil. Standar kemampuan ratarata pegawai disebut standar prestasi rata-rata pegawai. e. Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu tertentu. Dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 140/PMK.01/2006 Tanggal 26 Desember 2006 mengatur tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Beban Kerja (Workload analysis) di Lingkungan Departemen Keuangan yang berisi tentang hal-hal yang berkaitan dengan perhitungan beban kerja PNS. a. Analisis beban kerja adalah Suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja. b. c. organisasi d. norma waktu e. Norma waktu adalah waktu yang wajar dan nyata-nyata dipergunakan secara efektif dengan kondisi normal oleh seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikan satu tahapan proses penyelesaian pekerjaan. f. g. h. luang. Pengukuran kerja adalah teknik yang dilakukan secara Jam kerja kantor adalah jam kerja formal yang ditetapkan Jam kerja efektif adalah jam kerja yang harus dipergunakan sistematis untuk menetapkan standar norma waktu kerja. sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku. untuk berproduksi/ menjalankan tugas, yaitu jam kerja kantor dikurangi waktu Beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan atau unit organisasi, dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan Volume kerja adalah sekumpulan pekerjaan yang dapat Efektivitas dan efisiensi kerja adalah perbandingan antara diselesaikan dalam waktu 1 tahun beban kerja dan jam kerja efektif dalam rangka penyelesaian tugas dan fungsi

i. j.

Waktu luang adalah jam kerja yang diperkenankan untuk Produk adalah Output yang dihasilkan oleh unit kerja sebagai

dipergunakan secara tidak produktif. hasil dari suatu proses input dengan proses tertentu, dan dirumuskan dalam kata benda atau yang dibendakan. 2.3.Aspek-aspek dalam perhitungan Tiga aspek dalam menghitung formasi pegawai yang harus diperhatikan adalah : 1. Beban kerja Beban kerja merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk perhitungan. Beban kerja perlu ditetapkan melalui program-program unit kerja yang selanjutnya menjadi target pekerjaan untuk setiap jabatan. 2. Standar kemampuan rata-rata Standar kemampuan rata-rata dapat berupa standar kemampuan yang diukur dari satuan waktu yang digunakan atau satuan hasil. Standar kemampuan dari satuan waktu disebut dengan norma waktu, sedangkan standar kemampuan dari satuan hasil disebut norma hasil. Norma waktu adalah satu satuan waktu yang dipergunakan untuk mengukur berapa hasil yang dapat diperoleh. Rumusnya adalah : norma waktu = orang x waktu Hasil

Norma hasil adalah satu satuan hasil dapat diperoleh dalam waktu berapa lama. Rumusnya adalah : norma hasil = 3. Waktu kerja Waktu yang dimaksud disini adalah waktu kerja efektif, artinya waktu yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri dari hari kerja efektif dan jam kerja efektif. a. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut : Jumlah hari kerja menurut kalender Jumlah Hari Minggu dalam 1 tahun = ... Hari Jumlah Hari libur dalam 1 tahun = ... Hari = ..... Hari Hasil Orang x waktu

Jumlah cuti dalam 1 tahun Hari libur dan cuti Hari kerja efektif b.

= ... Hari = ..... Hari = ......Hari

Jam kerja efektif adalah jumlah kerja formal yang dikurangi dengan

waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air kecil, melepas lelah, istirahat makan, dan sebagainya. Allowance diperkirakan rata-rata sekitar 30% dari jumlah jam kerja formal. Dalam menghitung jam kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran 1 minggu. Jam Kerja PNS menutur Keputusan Presiden Nomor 58 Tahun 1964 jo Keputusan Presiden Nomor 24 Tahun 1972 jo Keputusan Presiden Nomor 68 Tahun 1995 adalah sebagai berikut : Jumlah Jam Kerja/Minggu Hari Kerja Dalam Seminggu Jumlah Jam Kerja/Hari (Unt. 5 Hari Kerja) Allowance (Waktu Boros) Standar Ilo Jumlah Jam Kerja/Hari Waktu Boros= Jumlah Jam Effektif/Hari = 37,5 Jam = 5 Hari/6 Hari = 37,5 : 5 = 7,5 Jam = 30 % = 7,5 Jam 30 % X 7,5 = 2,25 Jam (-) = 5,25 Jam (5 Jam)

Jam Kerja Efektif/Hari (Pola 5 Hari Kerja) dibulatkan menjadi 5 Jam Maka didapat Jam Kerja Efektif : - Per Hari - Per Minggu - Per Bulan - Per Tahun : : 1 hari x 5 jam = 5 hari x 5 jam = 5 jam = 300 menit 25 jam = 1.500 menit

: 20 hari x 5 jam : 240 hari x 5 jam

= 100 jam = 6.000 menit = 1.200 jam = 72.000 menit

2.4.Perhitungan Kebutuhan Pegawai Menurut Menurut Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara KEP/75/M/PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Nomor Pegawai

Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil menjelaskan pada Bab III tentang Teknik Perhitungan disebutkan pendekatan yang dilakukan untuk menghitung kebutuhan pegawai adalah mengidentifikasi beban kerja melalui :

 Pendekatan hasil kerja Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda dengan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Metode ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerja fisik atau bersifat kebedaan atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir. Perlu diperhatikan, bahwa metode ini efektif dan mudah dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis. Pendekatan objek kerja Objek kerja yang dimaksud adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan. Metode ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus diayani. Pendekatan peralatan kerja Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerjanya. Tugas per tugas jabatan Metode ini adalah metode yang menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Hasil beragam artinya hasil kerja dalam jabatan banyak jenisnya. Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan metode ini adalah : a. Uraian tugas berserta jumlah beban untuk setiap tugas b. Waktu penyelesaian tugas c. Jumlah waktu kerja efektif Rumusnya :

waktu penyelesaian tugas waktu ker ja efektif

Waktu penyelesaian tugas disingkat WPT, sedangkan waktu kerja efektif disingkat WKE. Menurut Peraturan Menteri Keuangan Nomor 140/PMK.01/2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis beban Kerja (Workload Analysis) di Lingkungan Departemen Keuangan, untuk menghitung jumlah kebutuhan pegawai/pejabat dapat menggunakan rumus sebagai berikut :

Jumlah kebutuhan Pegawaia / Pejabat =

Jumlah beban (bobot ker ja jaba tan) Jam ker ja efektif per tahun

Sedangkan rumus untuk menghitung efektifitas dan efisiensi jabatan (EJ) yaitu : EJ = beban bobot ker ja jaba tan jumlah pemangku jaba tan x jam ker ja efektif per tahun

Prestasi kerja jabatan berdasarkan nilai dari perhitungan efisiensi dan efektifitas jabatan (EJ) yaitu : a. EJ > 1,00 b. 0,90 < EJ < 1,00 c. 0,70 < EJ < 0,89 d. 0,50 < EJ < 0,69 e. EJ < 0,50 maka mendapat nilai A (sangat baik) maka mendapat nilai B (Baik) maka mendapat nilai C (Cukup) maka mendapat nilai D (Cukup) maka mendapat nilai E (Kurang)

2.5.Manfaat Hasil dari Analisis Beban Kerja Hasil dari Analisis Beban Kerja dapat dipergunakan sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5. Susunan. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Pegawai (DSP) atau bahan penetapan eselonisasi jabatan struktural. Menyusun rencana kebutuhan pegawai secara riil sesuai dengan beban Program mutasi pegawai dari unit yang berkelebihan ke unit yang Program promosi pegawai. Reward and punishment terhadap unit atau pejabat. Bahan penyempurnaan program diklat. Penataan /penyempurnaan struktur organisasi. Penilaian prestasi kerja jabatan dan prestasi kerja unit. Bahan penyempurnaan sistem dan prosedur kerja. Sarana peningkatan kinerja kelembagaan. Penyusunan standar beban kerja jabatan/ kelembagaan, penyusunan Daftar

kerja organisasi. kekurangan.

Bab III Metodologi Penelitian Penelitian ilmiah diartikan sebagai proses penelitian yang dilandasi dengan pemikiran ilmiah (didasari konsep ilmiah, teori ataupun paradigma ilmiah) untuk menemukan kebenaran ilmiah (menemukan konsep atau teori baru). 3.1.Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini agar dapat memperoleh data yang akurat untuk mengembangkan sistem pendukung keputusan penentuan kebutuhan PNS Universitas Pattimura dilakukan dengan beberapa cara yaitu: Wawancara Wawancara merupakan proses tanya jawab yang dilakukan secara langsung dengan pihak-pihak yang terkait yakni Kepala Biro Administrasi Dan Keuangan, Kepala Bagian Kepegawaian, Kepala Sub Bagian Tenaga Administrasi dan pihak-pihak yang terkait dengan penelitian ini tentang tugas dan fungsi PNS dalam jabatannya dan proses penetapan formasi CPNS yang telah dilakukan oleh Universitas Pattimura. Wawancara dilakukan dengan menggunakana kuesioner yang telah disediakan dan hasil wawancara dimasukkan kedalam formulir. Observasi Observasi merupakan proses pengamatan yang dilakukan secara langsung untuk mengetahui proses dan kegiatan yang dilakukan oleh PNS Universitas Pattimura Studi litelatur Studi litelatur atau studi pustaka merupakan proses untuk mengumpulkan data atau informasi-informasi yang berhubungan dengan penelitian dengan cara membaca buku-buku, jurnal, referensi-referensi, peraturan-peraturan, dan lain-lain. 3.2.Metode Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem yang digunakan yaitu dengan menggunakan model prototyping. Model prototipe dimulai dari proses mengumpulkan kebutuhan pelanggan terhadap perangkat lunak yang akan dibuat. Sering pelanggan membayangkan

kumpulan kebutuhan yang diinginkan tetapi tidak terspesifikasikan secara detail dari segi masukan (input), proses dan keluaran (output). Pengembang perangkat lunak yang harus menspesifikasikan sebuah kebutuhan secara detail dari segi teknis.

Gambar 1 Model Prototipe Dari gambar 1 di atas dapat dijelaskan proses pengembangan sistem dengan model prototipe dimulai dengan proses mendengar kebutuhan pelanggan tentang sistem yang akan dibuat, setelah itu dilakukan perancangan prototipe sesuai dengan permintaan pelanggan, prototipe yang telah siap kemudian diberikan kepada pelanggan untuk dilhat dan diuji oleh pelanggan, apabila prototipe tidak sesuai dengan keinginan pelanggan maka perlu dilakukan perbaikan terhadap prototipe sampai perangkat lunak yang dibuat sudah sesuai dengan permintaan pelanggan.

Bab IV Jadwal Penelitian

No 1

Kegiatan Observasi awal 1.1.Mengidentifikasi lokasi penelitian 1.2. Mengumpulkan data primer dan sekunder 1.3. Mengidentifikasi Kendala Penelitian 1.4.Mengidentifikasi Prioritas Penelitian 1.5.Menyusun Laporan Perencanaan Penelitian Analisa Analisa Biaya Analisa Waktu Analisa Kualitas Perancangan Merancang Desain Membuat prototipe program

Maret 2 3 4

April 2 3

Mei 2 3

Juni 2 3

Tabel 4.1 Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

Daftar Pustaka Keputusan Menteri Pendayagunaan aparatur Negara Republik Indonesia Nomor KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 140/PMK.01/2006 Tanggal 29 desember 2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Beban kerja (Work Load Analysis) di Lingkungan Departemen Keuangan. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 yang diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian. Turban Efraim, Aronson Jay & Liang Ting-Peng. Decision support Systems and Intelegent System. Yogyakarta : Penerbit Andi.

Lampiran Berdasarkan pendekatan produk, untuk melaksanakan pengumpulan data dipergunakan beberapa formulir, yaitu: 1. Form A yaitu, formulir yang digunakan untuk produk yang dihasilkan berdasarkan proses yang secara formal terdapat alur/ prosedur kerjanya dengan tahapan-tahapan langkah yang jelas diatur dalam prosedur kerja. Selanjutnya dalam analisis beban kerja akan disebut Produk Berdasarkan Norma Proses Tahapan.

PETUNJUK PENGISIAN FORM A

1.

"Nama Produk" diisi dengan nama sesuatu secara

spesifik yang dihasilkan(output/keluaran) oleh unit organisasi tersebut pada angka 2, sebagai hasil dari suatu proses masukan/input dengan menggunakan suatu peralatan tertentu dan telah menyita waktu. Dapat berupa barang/jasa, produk antara/produk akhir, benda berwujud/tidak berwujud, dirumuskan dalam kata benda atau yana dibendakan. 2. "Unit Organisasi" diisi dengan nama unit eselon 111(untuk tingkat pusat)/nama unit eselon IV (untuk tingkat kantor operasional di daerah). Untuk tingkat Kanwil (unit eselon II) diisi nama unit eselon 111. Unit organisasi ini sebagai dasar analisis beban kerja. 3. 4. 5. 6. "Satuan kerja" diisi dengan nama unit eselon II/unit Lokasi" diisi dengan nama kota tempat kedudukan unit "No/Kolom (1)" diisi dengan angka untuk memberi "Uraian Proses/Tahapan untuk menghasilkan eselon III induk dari unit organisasi yang disebutkan pada angka 2. organisasi yang disebutkan pada angka 2 berada. nomor urut atas uraian yang tercantum pada kolom (2). produk (kolom 2)" diisi dengan rangkaian upaya/langkah yang dikerjakan oleh para pemangku jabatan dalam unit organisasi yang disebutkan pada angka 2, sehingga terbentuk produk yang disebutkan pada angka 1. Diuraikan dalam kalimat aktif: a. Subyek - nama jabatan, satu nomor untuk menguraikan satu langkah; b. Predikat - apa yang dikerjakan oleh subyek; c. Obyek - menggambarkan input dan atau output. 7. "Satuan Produk (kolom 3)" diisi dengan kata yang menggambarkan suatu besaran dari output dari langkah yang diuraikan pada kolom (2), diusahakan yang bersifat universal. 8. "Jumlah Volume Kerja (kolom 4)" diisi dengan angka saja yang menggambarkan besarnya/banyaknya volume kerja yang diuraikan pada kolom (2). 9. "Norma Waktu (kolom 5)" diisi dengan jumlah/besarnya waktu yang diperlukan untuk memproses secara logis, wajar dan normal (tidak super) guna

menyelesaikan secara rata-rata untuk satu-satuan produk berdasarkan tahapan yang diuraikan pada kolom (2). 10. "Peralatan (kolom 6)" diisi dengan jenis peralatan spesifik yang digunakan untuk memproses sebagaimana diuraikan pada kolom (2). 11. "Keterangan (kolom 7)" diisi dengan penjelasan untuk menerangkan hal-hal yang perlu dijelaskan pada kolom (2) s.d (6) disebelah kirinya.

2.

FORM B yaitu, formulir yang digunakan untuk produk

yang prosedurnya sulit diuraikan. Selanjutnya dalam analisis beban kerja akan disebut PRODUK BERDASARKAN NORMA PELAYANAN.

PETUNJUK PENGISIAN FORM B 1. "Unit Organisasi" diisi dengan nama unit eselon

111(untuk tingkat pusat)/nama unit eselon IV (untuk tingkat kantor operasional di daerah). Untuk tingkat Kanwil (unit eselon II) diisi nama unit eselon 111.Unit organisasi ini sebagai dasar analisis beban kerja. 2. 3. 4. 5. "Satuan kerja" diisi dengan nama unit eselon II/unit "Lokasi" diisi dengan nama kota tempat kedudukan unit "No/Kolom (1)" diisi dengan angka untuk memberi "Nama Produk (kolom 2)" diisi dengan uraian eselon 111induk dari unit organisasi yang disebutkan pada angka 2. organisasi yang disebutkan pada angka 2 berada. nomor urut atas uraian yang tercantum pada kolom (2). aktivitas/kegiatan yang menggambarkan nama sesuatu secara spesifik yang dihasilkan (output/keluaran) oleh unit organisasi tersebut pada angka 2, sebagai hasil dari suatu proses masukan/input dengan menggunakan suatu peralatan tertentu dan telah menyita waktu. Dapat berupa barang/jasa, produk antara/produk akhir, benda berwujud/tidak berwujud, dirumuskan dalam kata benda atau vanQ dibendakan. 6. "Nama jabatan yang melaksanakan (kolom 3) diisi dengan nama-nama jabatan pada unit organisasi pada angka 1 yang memproses produk yang disebutkan pada kolom (2). Satu produk dapat dikerjakan oleh lebih dari 1 pejabat; 7. "Satuan Produk (kolom 4)" diisi dengan kata yang menggambarkan suatu besaran dari output yang diuraikan pada kolom (2), diusahakan yang bersifat universal; 8. "Norma Waktu (kolom 5)" diisi dengan jumlah/besarnya waktu yang diperlukan untuk memproses secara logis, wajar dan normal (tidak super) guna menyelesaikan secara rata-rata untuk satu satuan produk berdasarkan tahapan yang diuraikan pada kolom (2); 9. kolom (2); "Jumlah Volume Kerja (kolom 6)" diisi dengan angka saja yang menggambarkan besarnya/banyaknya volume kerja yang diuraikan pada

10. 11.

"Peralatan (kolom 7)" diisi dengan jenis peralatan "Keterangan (kolom 8)" diisi dengan penjelasan untuk

spesifik yang digunakan untuk memproses sebagaimana diuraikan pada kolom (2); menerangkan hal-hal yang perlu dijelaskan pada kolom (2) s.d (6) disebelah kirinya.

3. FORM C yaitu, Formulir yang digunakan untuk mengetahui jumlah/ komposisi pemangku jabatan dalam suatu unit organisasi.

PETUNJUK PENGISIAN FORM C 1. "Unit Organisasi" diisi dengan nama unit eselon III (untuk tingkat pusat)/nama unit eselon IV (untuk tingkat kantor operasional di daerah). Untuk tingkat Kanwil (unit eselon II) diisi nama unit eselon 111.Unit organisasi ini sebagai dasar analisis beban kerja. 2. 3. 4. 5. " Satuan kerja" diisi dengan nama unit eselon II / unit "Lokasi" diisi dengan nama kota tempat kedudukan unit "No/Kolom (1)" diisi dengan angka untuk memberi "Nama Jabatan (2)" diisi dengan nama-nama jabatan eselon 111induk dari unit organisasi yang disebutkan pada angka 2. organisasi yang disebutkan pada angka 2 berada. nomor urut atas uraian yang tercantum pada kolom (2). baik struktural maupun non struktural yang ada di lingkungan unit organisasi yang disebutkan dalam angka 1 diatas. 6. 7. 8. "Golongan (3)" diisi dengan golongan-golongan atas "Jumlah (4)" diisi dengan jumlah pejabat per golongan "Keterangan (kolom 5)" diisi dengan penjelasan untuk jabatan yang disebutkan dalam kolom (2). yang disebutkan kolom (3) dan jabatan tersebut dalam kolom (2) . menerangkan hal-hal yang perlu dijelaskan pada kolom (2) s.d (4) disebelah kirinya. Data yang telah dikumpulkan selanjutnya diolah dengan menggunakan formulir sebagai berikut: 1. Formulir FP.1A digunakan untuk mentabulasikan data norma waktu dari Formulir A jika terdapat beberapa sampling.

PETUNJUK PENGISIAN FORM FP.1A 1. 2. 2. pada Formulir A . 3. "Satuan kerja" diisi dengan nama satuan organisasi sesuai dengan yang tersebut pada Formulir A. 4. "No/Kolom (1)" diisi dengan angka untuk memberi nomor urut atas uraian yang tercantum pada kolom (2). 5. "Uraian ProsesITahapan untuk menghasilkan produk (kolom 2)" diisi dengan uraian proses/tahapan untuk menghasilkan produk sebagaimana tersebut dalam Formulir A. "Nama Produk" diisi dengan nama sesuai dengan yang "Unit Organisasi" diisi dengan nama unit organisasi tersebut pada Formulir A. sesuai dengan yang tersebut

6. "Data sampling norma waktu (3,4,5, dst)" diisi dengan data norma waktu yang berhasil dikumpulkan di beberapa lokasi sampling dalam Formulir A. 7. "Rata-rata (7)" diisi dengan hasil rata-rata norma waktu yang berhasil dikumpulkan dalam kolom sebelumnya. 8. "Hasil analisis (8)" diisi dengan besarnya norma waktu menurut analisis sesuai dengan hasil wawancara, observasi dan pemahaman tentang prosedur kerja yang berlaku 2. Formulir FP 1B digunakan untuk mentabulasikan data

norma waktu dari Formulir B jika terdapat beberapa sampling.

PETUNJUK PENGISIAN FORM FP.1B

1.

"Unit Organisasi" diisi dengan nama unit organisasi

sesuai dengan yang tersebut pada Formulir B. 2. "Satuan kerja" diisi dengan nama satuan organisasi sesuai dengan yang tersebut pada Formulir B. 3. "No/Kolom (1)" diisi dengan angka untuk memberi nomor urut atas uraian yang tercantum pada kolom (2). 4. "Nama Produk (2)" diisi dengan nama-nama produk/kegiatan sesuai dengan yang tersebut pada Formulir B. 5. "Jabatan yang melaksanakan (3)" diisi dengan nama-nama jabatan yang menghasilkan produk/melakukan kegiatan sebagaimana tersebut dalam Formulir B. 6. "Data sampling norma waktu (4,5,6, dst)" diisi dengan data norma waktu yang berhasil dikumpulkan di beberapa lokasi sampling dalam Formulir B. 7. "Rata-rata (7)" diisi dengan hasil rata-rata norma waktu yang berhasil dikumpulkan dalam kolom sebelumnya. 8. "Hasil analisis (8)" diisi dengan besarnya norma waktu menurut analisis sesuai dengan hasil wawancara, observasi dan pemahaman tentang produk/kegiatan dimaksud 3. produk/hasil kerjanya. Form FP2 dipergunakan untuk menghitung beban/bobot

kerja setiap jabatan yang berada pada satu unit organisasi sesuai dengan produk-

PETUNJUK PENGISIAN FORM FP.2

1.

"Unit Organisasi" diisi dengan nama unit organisasi

sesuai dengan yang tersebut pada Formulir Adan B. 2. "Satuan kerja" diisi dengan nama satuan organisasi sesuai dengan yang tersebut pada Formulir Adan B. 3. "lokasi" diisi dengan tempat kedudukan/lokasi dari satuan kerja yang disebutkan pada angka 3. 4. "No/Kolom (1)" diisi dengan angka untuk memberi nomor urut atas uraian yang tercantum pada kolom (2). 5. "Nama Produk (2)" diisi dengan nama-nama produk/kegiatan sesuai dengan yang tersebut pada Formulir Adan B. 6. "Jab (3 - 9)" diisi dengan nama-nama jabatan dalam unit organisasi tersebut pada angka 2 yang berkaitan dengan produk-produk yang disebutkan pada kolom (2). Selanjutnya pada kolom (3-9) di bawah nama-nama jabatan yang telah dituliskan (jumlah beban/bobot keria iabatan sesuai denaan produk) diisi dengan hasil kali antara volume kerja dalam formulir Adan B dengan norma waktu (dalam satuan menit) berdasarkan analisis dalam Formulir FP 1A atau FP 1B. Selanjutnya jumlah seluruh beban/bobot kerja jabatan (bagian bawah/akhir kolom 3-9) setiap jabatan diperoleh dengan menjumlahkan seluruh beban kerja jabatan pada setiap produk. 7. "Jumlah (10)" diisi jumlah (sigma) beban/bobot pada kolom (3-9). Data inmerupakan jumlah beban/bobot kerja produk. 8. Selanjutnya jumlah seluruh beban/bobot kerja (bagian bawah/akhir kolom 10) yang merupakan beban/bobot kerja unit secara keseluruhan diperoleh dengan menjumlahkan sigma beban/bobot kerja. 4. Form FP3 dipergunakan untuk menghitung jumlah

kebutuhan pegawai/pejabat, tingkat efektivitas dan efisiensi jabatan (EJ), dan tingkat prestasi kerja jabatan (PJ).

PETUNJUK PENGISIAN FORM FP.3

1. 2. 3. 4.

"Unit Organisasi" diisi dengan nama satuan organisasi "Satuan kerja" diisi dengan nama satuan organisasi "Lokasi" diisi dengan tempat kedudukan/lokasi dari "No/Kolom (1)" diisi dengan angka untuk memberi

sesuai dengan yang tersebut pada Formulir Adan B. sesuai dengan yang tersebut pada Formulir Adan B. satuan kerja yang disebutkan pada angka 3. nomor ,urut atas uraian yang tercantum pada kolom (2). "Nama Jabatan (2)" diisi dengan nama-nama jabatan dari FP2 . 6. "Jumlah beban Kerja Jabatan (3)" diisi dari jumlah beban kerja pada kolom (3) bawah FP2 (kolom bawah - Jumlah) yang dibagi dengan 60 (untuk memperoleh jumlah beban/bobot kerja dalam satuan jam. 7. "Perhitungan Jumlah Kebutuhan Pegawai/Pejabat (4)" diisi dengan jumlah beban kerja jabatan pada kolom (3) dibagi jam kerja efektif pertahun (1.507 jam) beserta hasilnya. 8. 9. "Jumlah Pegawai/Pejabat Yang ada (S)" diisi dengan "+/- (6)" diisi dengan hasil selisih antara kolom (5) jumlah pegawai/pejabat sesuai dengan data pada Form C. dengan kolom (4). Jika kolom (4) > kolom (5) maka terdapat kekurangan jumlah pejabat yang disebutkan dalam kolom (2), dan demikian juga sebaliknya. 10. menggunakan rumus: 11. "PJ (Prestasi Kerja Jabatan) (8) diisi dengan menggunakan pedoman: a. EJ di atas 1,00 = A (Sangat Baik) b. EJ antara 0,90 - 1,00 = B (Baik) c. EJ antara 0,70 - 0,89 = C (Cukup) d. EJ antara 0,50 - 0,69 = 0 (Sedang) e. EJ di bawah 0,50 = E (Kurang) 12. "Jumlah kolom (3), (4), dan (5) diperoleh dengan menjumlahkan angka dalam kolom yang bersangkutan. "EJ (Efektivitas dan efisiensi Jabatan) (7)" diisi dengan

13. Jumlah kolom (6) diperoleh dari selisih antara kolom (5) dan (4) --~ Kolom (7) (8) tidak dijumlahkan; 14. "Keterangan (kolom 9) "diisi dengan penjelasan untuk menerangkan hal-hal yang perlu dijelaskan pada kolom (2) s.d (5) disebelah kirinya. Daftar Pustaka

Keputusan Menteri Pendayagunaan aparatur Negara Republik Indonesia Nomor KEP/75/M.PAN/7/2004 tentang Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 140/PMK.01/2006 Tanggal 29 desember 2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Beban kerja (Work Load Analysis) di Lingkungan Departemen Keuangan. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 yang diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian.