Mata Kuliah SISTEM INFORMASI AKUNTANSI I

Materi: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM PERSPEKTIF SEORANG AKUNTAN

Fakultas/Jurusan EKONOMI / AKUNTANSI

SEMESTER 2007/2008

TATAP MUKA KE: 1

Penyusun: YUDHI HERLIANSYAH

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

YUDHI HERLIANSYAH SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

SISTEM AKUNTANSI PERSPEKTIF SEORANG AKUNTAN

Pokok Bahasan: 1. Lingkungan Informasi a. b. c. d. Apakah sistem itu? Suatu kerangka kerja bagi Sistem Informasi Subsistem SIA Akuisisi Sistem Informasi

2. Struktur Organisasi a. Segmen bisnis b. Segmentasi fungsional c. Fungsi akuntansi d. Fungsi jasa komputer 3. Evolusi Model-Model Sistem Informasi a. Model proses manual b. Model database c. Model REA d. Sistem ERP 4. Peran Akuntan a. Akuntan sebagai Pemakai b. Akuntan sebagai Desainer Sistem c. Akuntan sebagai Auditor Sistem

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

YUDHI HERLIANSYAH SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DALAM PERSPEKTIF SEORANG AKUNTAN

1. Lingkungan Informasi
A. Apakah Sistem Itu ? Bagi kebanyakan orang, istilah sistem menimbulkan gambaran mental tentang komputer dan program. Kenyataannya, istilah ini memiliki makna yang lebih luas, sebagian sistem muncul secara alami (semua bentuk kehidupan) sementara sebagian lain secara artifisial (buatan manusia). Elemen-elemen Sebuah Sistem Semua sistem memiliki beberapa elemen yang sama. Definisi berikut ini menjelaskan sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose). Tujuan sebuah sistem harus melayani setidaknya satu tujuan, tetapi ia dapat juga melayani beberapa tujuan. Apakah suatu sistem memberikan pengukuran waktu, daya listik, atau informasi, memberikan tujuan bagi justifikasi dasarnya. Ketika sebuah sistem tidak lagi dapat memenuhi tujuan , maka ia harus diganti. Dari definisi tersebut dapat diperoleh pemahaman : Komponen ganda, yaitu sebuah sistem harus terdiri atas lebih dari satu bagian. Keterkaitan (relatedness), yaitu suatu tujuan bersama menghubungkan semua bagian dalam suatu sistem. Sistem versus subsistem, suatu sistem disebut subsistem ketika ia dilihat dalam kaitannya dengan sistem yang lebih besar dimana dia menjadi bagiannya. Sebaliknya sebuah subsistem disebut sistem ketika ia menjadi fokus perhatian. Tujuan, sebuah sistem harus melayani setidaknya satu tujuan, tetapi ia dapat juga melayani beberapa tujuan.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

YUDHI HERLIANSYAH SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

Ada dua hal penting untuk studi sistem informasi : 1. Dekomposisi sistem, adalah proses membagi sistem menjadi bagian-bagian subsistem yang lebih kecil. 2. Interdependensi subsistem, kemampuan suatu sistem untuk mencapai tujuannya bergantung pada efektifitas fungsi dan interaksi yang harmonis di antara subsistemnya. B. Suatu kerangka kerja bagi Sistem Informasi Sistem Informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai. Sistem informasi menerima input, disebut transaksi, yang kemudian dikonversi melalui berbagai proses menjadi output informasi yang akan didstribusikan kepada para pemakai informasi. Transaksi adalah sebuah peristiwa yang mempengaruhi atau penting bagi organisasi dan diproses oleh sistem informasinya sebagai sebuah unit kerja. Transaksi dibagi menjadi dua kelas : 1. Transaksi keuangan, yaitu sebuah peristiwa ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas suatu organisasi, direfleksikan dalam akun-akunnya, dan diukur dalam satuan moneter. 2. Transaksi non-keuangan, termasuk dalam semua peristiwa yang diproses oleh sistem informasi organisasi yang tidak memenuhi definisi sempit dari transaksi keuangan. Misalnya menambah seorang pemasok baru bahan mentah dalam daftar para pemasok yang sah merupakan sebuah peristiwa yang dapat diproses oleh sistem informasi perusahaan sebagai sebuah transaksi. C. Subsistem SIA Subsistem-subsistem SIA memproses transaksi keuangan dan non-keuangan yang secara langsung mempengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. SIA terdiri atas tiga subsistem utama :

1. Sistem pemrosesan transaksi SPT (Transaction Processing System), yang

mendukung operasi bisnis setiap hari dengan sejumlah dokumen dan pesan-pesan untuk para pemakai seluruh organisasi. SPT merupakan pusat dari seluruh fungsi sistem informasi dengan mengkonversi peristiwa ekonomi ke transaksi keuangan, Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB YUDHI HERLIANSYAH SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

mencatat transaksi keuangan dalam record akuntansi, dan mendistribusi informasi keuangan yang utama ke personel operasi untuk mendukung kegiatan operasi harian mereka.

2. Sistem pelaporan buku besar/keuangan SPBB /K (general ledger/financial

reporting system), yang menghasilkan laporan keuangan trdisional seperti laporan laba rugi, neraca, laporan arus kas, pengembalian pajak, dan laporan-laporan lainnya yang ditetapkan oleh hukum.

3. Sistem pelaporan manajemen SPM (management reporting system), yang

menyediakan manajemen internal dengan laporan keuangan dengan tujuan khusus dan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan varian, dan la]oran pertanggungjawaban. D. Akuisisi Sistem Informasi Organisasi memperoleh sistem informasi dengan dua cara yaitu dengan mengembangkan sistem yang dibakukan dari awal melalui aktivitas pengembangan sistem in-house dan dengan cara membeli sistem komersial yang sudah diprogram dari para pemasok perangkat lunak. Tiga jenis perangkat lunak komersial adalah :

1. Turnkey systems merupakan sistem yang sudah selesai dan sudah diuji dan siap
untuk diimplementasikan.

2. Backbone systems terdiri atas sebuah struktur sistem dasar untuk dibangun, logika
pemrosesan kliennya. utamanya adalah pra-pemrogaman, dan pemasoknya kemudian mendesain perangkat pemakai untuk disesuaikan dengan kebutuhan unik setiap

3. Vendor-supported systems merupakan sistem baku (atau dibakukan) yang dibeli

organisasi secara komersial, bukannya dikembangkan secara in-house.

2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi mencerminkan distribusi tanggung jawab, otoritas dan akuntabilitas (pertanggung jawaban) seluruh organisasi. A. Segmen Bisnis Organisasi bisnis terdiri atas unit-unit atau segmen-segmen fungsional. Tiga pendekatan yang paling umum untuk mensegmentasikan sebuah perusahaan meliputi : 1. Lokasi geografis, banyak organisasi memiliki kegiatan operasional yang menyebar di seluruh negara dan dunia. Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB YUDHI HERLIANSYAH SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

2. Jalur Produk, menciptakan divisi terpisah untuk tiap jalur produk, seolah-olah mereka merupakan perusahaan yang terpisah. 3. Fungsi Bisnis, segmentasi fungsional membagi organisasi menjadi wilayahwilayah tanggung jawab yang terspesialisasi berdasarkan tugas. B. Segmentasi Fungsional Segmentasi menurut fungsi bisnis merupakan metode pengorganisasian yang paling umum. Manajemen Bahan Baku: tujuannya adalah untuk merencanakan dan mengontrol persediaan bahan baku perusahaan. Manajemen bahan baku memiliki tiga subfungsi :

1. Pembelian, bertanggung jawab memesan persediaan dari pemasok ketika tingkat

persediaan mencapai titik pemesanan kembali (reorder point). 2. Penerimaan, tugassnya untuk menerima persediaan ynag sebelumnya dipesan oleh bagian pembelian.

3. Penyimpanan, pengawasan fisik atas persediaan yang diterima dan mengeluarkan

persediaan tersebut ke proses produksi sesuai kebutuhan. Produksi: aktivitas produksi yang muncul dalam siklus konversi dimana bahan baku mentah, tenaga kerja dan aktiva pabrik digunakan utnuk menciptakan produk jadi. Secara umum aktivitas tersebut dibagi menjadi dua kelas utama : 1. Aktivitas manufaktur utama, menjadi produk jadi. 2. Aktivitas pendukung produksi, memastikan bahwa aktivitas manufaktur utama beroperasi secara efisien dn efektif. Hal-hal yang termasuk dalam jenis aktivitas ini tetapi tidak dibatasi adalah perencanaan produksi, kontrol kualitas, dan pemeliharaan. Pemasaran, pasar perlu mengetahui dan memiliki promosi produksi, iklan dan riset pasar. akses ke produk-produk membentuk dan merakit bahan baku mentah

perusahaan., fungsi pemasaran berkaitan dengan masalah-masalah strategis dari

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

YUDHI HERLIANSYAH SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

Distribusi, merupakan kegiatan mengirim produk ke pelanggan setelah penjualan. Personel, fungsi personel yang dikembangkan dengan baik meliputi perekrutan, pelatihan, pendidikan yang berkelanjutan, konseling, evaluasi, relasi tenaga kerja, dan administrasi kompensasi. Keuangan, fungsi keuangan memanjemen sumber daya keuangan peruaahaan melalui kegiatan perbankan dan perbendaharaan, manajemen portofolio, evaluasi kredit, pengeluaran kas, dan penerimaan kas. c. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi mengatur sumber daya informasi keuangan perusahaan. Peran fungsi akuntansi yaitu menangkap dan mencatan efek-efek keuangan dari transaksi perusahaan, mendistribusikan informai transaksi ke personel-personel operasi untuk mengkoordinasikan tugas-tugas utama mereka. d Fungsi Jasa Komputer Pemrosesan Data Tepusat Semua pemrosesan data dilakukan oleh satu atau lebih komputer besar yang ditempatkan dibagian tengah yang melayani semua pemakai dalam organisasi. Administrasi database, perusahaan yang diorganisasi secara terpusat mempertahankan sumber daya data mereka pada lokasi sentral yang digunakan bersama oleh semua pemakai akhir. Pemrosesan data, mengatur sumber daya komputer yang digunakan untuk melakukan pemrosesan transaksi hari demi hari terdiri atas kontrol data, konversi data, operasi komputer, dan perpustakaan data. Pengembangan dan Pemeliharan Sistem, kebutuhan pemakai akan sistem informasi dipenuhi oleh dua fungsi yang saling terkait yaitu sistem pengembangan dan sistem pemeliharaan. Sistem pengembangan bertangung jawab untuk menganalisis kebutuhan pemakai dan mendesain sistem yang baru utnuk memuaskan kebutuhan-kebutuhan tersebut. Sistem pengembangan terdiri atas profesional sistem, pemakai akhir dan stakeholders. Pemrosesan Data Distribusi (PDD) PDD melibatkan pengorganisasian kembali fungsi jasa komputer ke unit-unit pemrosesan informasi yang lebih kecil, kemudian didistribusikan ke pemakai akhir dan Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB YUDHI HERLIANSYAH SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

ditempatkan dibawah kontrol mereka. Adapun kelemahan-kelemaha PDD yaitu salah manjemen terhadap sumber daya organisasi, ketidakcocokan perangkat keras dan perangkat lunak, tugas yang berlebihan, konsolidasi kegiatan-kegiatan yang tidak cocok, mempekerjakan profesional berkualitas dan kurangnya standar. kontrol biaya, meningkatkan kepuasan pemakai, dan pendukung. . Sedangkan yang menjadi kekuatan PDD adalah pengurangan biaya, meningkatkan tanggung jawab

I.
.a. Model Proses Manual

Evolusi Model-Model Sistem Informasi

Model proses manual adalah bentuk yang paling tua dan tradisional dari sistem akuntansi., membentuk peristiwa-peristiwa fisik, sumber daya dan personel yang mencirikan kebanyakan proses bisnis. Model Flat file, menjelaskan suatu lingkungan dimana file-file data individual tidak berkaitan dengan file-file lainnya. Pemakai akhir mempunyai file data sendiri dan tidak menggunakan bersama pemakai lainnya.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

YUDHI HERLIANSYAH SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

Model File Mendatar (Flat File)

P e m a k a i R A p l i k a s i a n g k a i a n D a t a y a n g d i m i l i k i P e m a k a i

D a t a P e la n g g a n ( P iu t a n g D a g a n g L a n c a r )

A k u n t a n s i

S is t e m P iu t a n g D a g a n g / P e n a g ih a n F a k t u r P e n ju a la n

P e n e r im

a a n

K a s

D ( O P e m a s a r a n S is t e m P r o m o s i P r o d u k

a t a P e la n g g a n r ie n t a s i H is t o r is / e m o g r a f is )

F a k t u r

P e n ju a la n

Masalah yang berkaitan dengan flat file yaitu : 1. Penyimpanan data, untuk memnuhi kebutuhan data privat para pemakai, organisasi harus membuat prosedur biaya pengumpulan majemuk( O r i e penyimpanan / dan n t a s i H i s t o r i s
S e r v is P r o D a t a P e la n g g a n o g r a f is )

majemuk. d u k

e m

2. Pembaharuan data, organisasi yang memiliki sejumlah besar data yang disimpan dalam file-file memerlukan pembaharuan periodik untuk mencerminkan perubahan..
P e n ju a la n J s a P r o d u Ketika para pemakai mempertahankan file-file yang terpisah, semua aperubahank

S is t e m P e n ja d w a la n J a s a

harus dibuat secara terpisah untuk setiap pemakai. 3. Peredaran informasi, jika pembaharuan informasi tidak secara benar disebarkan, perubahan tidak akan direfleksikan pada sebagian data pemakai, akibatnya menghasilkan keputusan berdasarkan informasi yang sudah ketinggalan jaman. 4. Ketergantungan Tugas-Data, adalah ketidak mampuan pemakai utuk mendapatkan tambahan informasi ketika kebutuhan berubah. 5. Flat file membatasi integrasi data

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

YUDHI HERLIANSYAH SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

b. Model Database Sebuah organisasi dapat mengatasi masalah-masalah yang berkaitan dengan flat file dengan mengimplementasikan model database kemanajemen data. Pendekatan ini memusatkan organisasi data ke sebuah database umum yang dipakai bersama-sama oleh para pemakai. Akses kesumber data dikontrol oleh sistem manajemen database (DBMS database management systems). DBMS merupakan sistem perangkat lunak khusus yang diprogram untuk mengetahui elemen-elemen data yang dapat diotorisasi setiap pemakai untuk diakses. Jika pamakai meminta data dimana ia tidak memiliki otoritas akases atas data tersebut, permintaan akan ditolak. Melalui pemakaian data bersama, masalah yang berkaitan dengan pendekatan flat file mungkin dapat diatasi diantaranya pnghapusan kelebihan data, pembaruan tunggal, dan nilai lancar. Gambar Hirarki Data
A t r i b u t , R e c o r d D a g a n g

t r ib u t N N A S B

P r

i u t a n g A P t A K C

D e a g n e P

a g a n g la n g g a n = a n c a r l a n g g a i u t a n g
C D

o m o a m a la m a a ld o a t a s u a

k u n44 P e la n g g P e 2l a n g k u n L a r e d it P

a a

( k u n c i)
t a t a n g a n g

i u

t a

n P e la n g g a n

e m

a t a t a n
n 3 1

=
i u t a n g

F P D

il e iu t a n g a g a n g

C D

a a

t a t a n g a n g

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

YUDHI HERLIANSYAH SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

c. Model REA REA adalah kerangka akuntansi untuk membuat model Resourrce, Events dan Agents yang kritikal dalam organisasi dan relasi diantara mereka. Elemen-elemen REA dirangkum sebagai berikut : 1. Sumber daya ekonomi adalah aktiva dari organisasi 2. Peristiwa-peristiwa ekonomi merupakan fenomena yang mempengaruhi perubahan sumber daya. 3. Agen-agen ekonomi adalah para individu dan departemen-departemen yang berpartisipasi dalam peristiwa ekonomi. Model REA mensyaratkan bahwa fenomena akuntansi dicirikan dengan cara yang konsisten dengan pengembangan perspektif pemakai majemuk. REA merupakan sebuah model konseptual, bukan sistem fisik. Namun banyak dari prinsip-prinsipnya ditemukan dalam sistem database yang sudah maju. Aplikasi yang paling penting dari filosofi REA dilihat dalam perkembangan sistem ERP. d. Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) ERP merupakan sebuah model sistem informasi yang memampukan suatu organisasi untuk mengotomatiskan dan mengintegrasikan proses-proses bisnis kuncinya. ERP memecah dua hambatan fungsional tradisional dengan memfasilitais pemakaian data berasama, arus informasi, dan dengan memperkenalkan praktik-praktik bisnis umum diantara semua pemakai organisasi. Sebagian modul-modul ERP yang sudah dikenal umum adalah manajemen aktiva, akuntansi keuangan, solusi industri spesifik, pemeliharaan pabrik, perencanaan produksi, manajemen kualitas, penjualan dan distribusi, dan manajemen persediaan. Salah satu masalah dengan modul-modul yang terstandarisasi adalah bahwa mereka mungkin tidak selalu memenuhi kebutuhan organisasi secara tepat.

II.

Peran Akuntan

Para akuntan pertama-tama terlibat dengan tiga cara yaitu: a. Akuntan sebagai pemakai Dalam kebanyakan organisasi, fungsi akuntansi merupakan pemakai tungal yang paling besar dari jasa komputer. yang mendesain sistem mereka. Sebagai pemakai akhir, para akuntan harus memberikan gambaran yang jelas tentang kebutuhan mereka kepada para profesional

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

YUDHI HERLIANSYAH SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

b. Akuntan sebagi desainer sistem Apresiasi terhadap tanggung jawab akuntan untuk suatu desain sistem memerlukan perspektif historis yang mendahului komputer sebagai alat informasi bisnis. Secara tradisional, para akuntan bertanggung jawab untuk aspek-aspek kunci dari sistem informasi, termasuk menilai kebutuhan informasi pemakai, mendefinisikan isi dan format output laporan, menspesifikasi sumber data, memiliki peraturan akuntansi spesifik, dan menentukan kontrol yang diperlukan untuk menjaga integritas dan efisiensi sistem informasi. Pada masa sekarang, tanggung jawab desain sistem dibagi diantara akuntan dan profesional komputer sebagai berkuit : fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk sistem untuk sistem koseptual dan fungsi komputer bertanggung jawab untuk sistem fisiknya saja. c. Akuntan sebagai auditor sistem Auditing adalah salah satu bentuk pengujian independen yang dilakukan oleh seorang ahli auditor yang menunjukan pendapatnya tentang kejujuran (fairness) sebuah laporan keuangan. Keyakinan publik pada reliabilitas laporan keuangan yang dihasilkan secara internal terletak pada validasi yang dilakukan oleh seorang auditor ahli dan independen, jasa ini sering disebut sebagai fungsi pembuktian (attest function). Auditing Eksternal Secara historis, tanggung jawab akuntan eksternal sebagai seorang auditor sistem terbatas pada fungsi pembuktian yang disebutkan sebelumnya. Assurance service adalah jasa profesional, termasuk fungsi pembuktian yang didesain untuk meningkatan kualitas informasi, baik keuangan maupun non-keuangan, yang digunakan oleh para pengambil keputusan. Auditing TI biasanya dilakukan sebagai bagian dari audit keuangan. Auditor TI membuktikan integritas elemen-elemen dari sistem informasi organisasi yang semakin kompleks dengan adanya teknologi komputer. Auditing Interrnal Auditing internal merupakan fungsi penilaian dalam organisasi. Auditor internal melakukan serangkaian kegiatan atas nama organisasi, termasuk diantaranya melakukan audit laporan keuangan, mengkaji kesesuaian kegiatan operasi dengan kebijakan organisasi, mempelajari kesesuaian organisasi dengan kewajiban umum,

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

YUDHI HERLIANSYAH SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1

mengevaluasi efisiensi operasional, mendeteksi dan mengejar kecurangan dalam perusahaan, dan melakukan audit TI.

Referensi: Hall, James A. Accounting Information Systems, 3rd, 2001, South Western Publishing, USA. Romney, Marshal B., Paul John Steinbart. Accounting Information Systems, 9th edition, New Jersey. Pearson_Prentice Hall.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB

YUDHI HERLIANSYAH SISTEM INFORMASI AKUTANSI 1