FUNGSI PENGORGANISASIAN

ARTI PENGORGANISASIAN
PENGORGANISASIAN ADALAH SALAH SATU FUNGSI MANAJEMEN UNTUK MENGKOORDINASIKAN HUBUNGAN BERBAGAI SISTEM KEWENANGAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN TUGAS-TUGAS YANG ADA DI DALAM ORGANISASI. KEWENANGAN, TUGAS-TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TERSEBUT KEMUDIAN DIATUR DALAM SUATU STRUKTUR ORGANISASI.

MENGAPA PENGORGANISASIAN PENTING ?

PENGORGANISASIAN PENTING KARENA : MENGATUR PEMBAGIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DALAM ORGANISASI MELALUI STRUKTUR YANG JELAS MENGKOORDINASIKAN BERBAGAI SUMBER YANG ADA DI DALAM ORGANISASI MENGATUR PENGGUNAAN SUMBER-SUMBER SECARA EFISIEN DAN EFEKTIF MENGATUR HUBUNGAN-HUBUNGAN FORMAL YANG TERJADI DALAM ORGANISASI

PRINSIP-PRINSIP PENGORGANISASIAN
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. DIVISION OF WORK DEPARTEMENTALIZATION CHAIN OF COMMAND SPAN OF CONTROL CENTRALIZATION & DECENTRALIZATION FORMALIZATION COMPLEXITY

1). DIVISION OF WORK

DIVISION OF WORK SERING PULA DIARTIKAN SEBAGAI SPESIALISASI TUGAS. UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI SECARA EFISIEN DAN EFEKTIF, TUGASTUGAS DIDISTRIBUSIKAN SESUAI DENGAN KEWENANGAN DAN FUNGSI SETIAP TINGKATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI. DENGAN DEMIKIAN SETIAP TINGKATAN MEMILIKI SPESIFIKASI TUGAS SENDIRI-SENDIRI.

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN DIVISION OF WORK

KELEBIHAN 1. BEBAN PEKERJAAN SETIAP ORANG LEBIH TERKONTROL 2. MENCIPTAKAN SPESIALISASI. 3. TUJUAN ORGANISASI DAPAT SECARA EFISIEN DAN EFEKTIF TERCAPAI 4. MEMUDAHKAN KONTROL DAN STANDAR 5. PRODUKTIFITAS MENINGKAT KEKURANGAN 1. MENIMBULKAN KEJENUHAN 2. BILA KEJENUHAN DIBIARKAN, MAKA AKAN MENGGANGGU PRODUKTIFITAS PEGAWAI (PENURUNAN PRODUKTIFITAS)

2). DEPARTEMENTALISASI
SETELAH PEMBAGIAN TUGAS (DIVISION OF WORK) DILAKUKAN, MAKA UNTUK KEPERLUAN MEMUDAHKAN KOORRDINASI TUGAS-TUGAS YANG SEJENIS/BERTUJUAN SAMA, DIPERLUKAN DEPARTEMENTALISASI DEPARTEMENTALISASI ADALAH PENYATUAN ATAU PENGELOMPOKAN TUGAS-TUGAS SEJENIS/BERTUJUAN SEARAH

BENTUK-BENTUK DEPARTEMENTALISASI
1. 2. 3. 4. 5. BERDASARKAN FUNGSI-FUNGSI (FUNCTIONAL DEPARTEMENTALIZATION) BERDASARKAN PRODUK (PRODUCT DEPARTEMENTALIZATION) BERDASARKAN WILAYAH (GEOGRAPHICAL DEPARTEMENTALIZATION) BERDASARKAN PROSES (PROCESS DEPARTEMENTALIZATION) BERDASARKAN CUSTOMER (CUSTOMER DEPARTEMENTALIZATION)

3). RANTAI KOMANDO (CHAIN OF COMMAND)

RANTAI KOMANDO MERUPAKAN PRINSIP YANG MENGATUR GARIS KEWENANGAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN TUGASTUGAS, DIMULAI DARI TOP, MIDDLE, HINGGA LOWER MANAGER. SECARA FORMAL RANTAI KOMANDO MENUNJUKKAN HIRARKHI/TINGKAT KEWENANGAN YANG BERSUMBER PADA LEVEL TERTINGGI HINGGA LEVEL TERBAWAH.

KONSEP-KONSEP YANG BERHUBUNGAN DENGAN RANTAI KOMANDO

1. AUTHORITY MERUPAKAN KEWENANGAN UNTUK MEMBERIKAN TUGAS/PERINTAH KEPADA BAWAHAN, DAN MEMINTA PERTANGGUNGJAWABANNYA SEKALIGUS. RESPONSIBILITY PERTANGGUNGJAWABAN DARI TUGAS-TUGAS YANG DIPERINTAHKAN OLEH ATASAN. UNITY OF COMMAND PRINSIPNYA SESEORANG HANYA MEMILIKI SATU ATASAN YANG MEMBERIKAN PERINTAH.

2.

3.

4). RENTANG KENDALI (SPAN OF CONTROL)

PRINSIP SPAN OF CONTROL MEMBERIKAN PEDOMAN PADA PARA MANAJER TENTANG KEMAMPUAN MANAJER DALAM MENGONTROL JUMLAH BAWAHANNYA. DIASUMSIKAN JIKA JUMLAH BAWAHAN SEMAKIN BESAR/BANYAK, MAKA MANAJER MEMILIKI KETERBATASAN UNTUK MENGONTROLNYA.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI SPAN OF CONTROL

1. KEMAMPUAN MANAJER 2. KEMAMPUAN BAWAHAN 3. KARAKTERISTIK PEKERJAAN 4. LINGKUNGAN/SUASANA KERJA

5).CENTRALIZATION & DECENTRALIZATION

CENTRALIZATION ADALAH TINGKAT MELALUI MANA TITIK SUATU PENGAMBILAN KEPUTUSAN DIPUSATKAN DECENTRALIZATION ADALAH TINGKAT MELALUI MANA PARA PEGAWAI DI LEVEL BAWAH DAPAT MEMBERIKAN INPUT SECARA AKTUAL DALAM PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN.

6). FORMALIZATION
FORMALISASI ADALAH TINGKAT MELALUI MANA PEKERJAANPEKERJAAN DI DALAM ORGANISASI DISTANDARISASI MELALUI PERATURAN-PERATURAN, PROSEDUR, YANG MENJADI PEDOMAN DAN MENGIKAT PERILAKU PEGAWAI

7). KOMPLEKSITAS (COMPLEXITY)

KOMPLEKSITAS MERUPAKAN PRINSIP ORGANISASI YANG MENGGAMBARKAN SEBERAPA BANYAK BAGIAN-BAGIAN DAN TINGKATAN-TINGKATAN YANG TERDAPAT DI DALAM ORGANISASI. KOMPLEKSITAS DAPAT DITUNJUKKAN MELALUI : a). KOMPLEKSITAS VERTIKAL (MENUNJUK JUMLAH TINGKATAN-TINGKATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI) b). KOMPLEKSITAS HORISONTAL (MENUNJUK JUMLAH BAGIAN-BAGIAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI)

DISAIN STRUKTUR ORGANIASI

PENGERTIAN STRUKTUR ORGANISASI

STRUKTUR ORGANISASI ADALAH SISTEM FORMAL DARI TUGAS-TUGAS DAN HUBUNGAN PELAPORAN PERTANGGUNG JAWABANNYA, DI MANA SISTEM TERSEBUT MENENTUKAN BAGAIMANA PARA ANGGOTA ORGANISASI MENGGUNAKAN SUMBER-SUMBER UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI. (JONES &GEORGE, 2007:243)

DISAIN ORGANISASIONAL
DISAIN ORGANISASIONAL BERHUBUNGAN DENGAN STRUKTUR ORGANISASI, SEBAB DISAIN ORGANISASIONAL ADALAH SUATU PROSES MELALUI MANA PARA MANAJER MEMBUAT PILIHAN-PILIHAN KHUSUS TENTANG HUBUNGANHUBUNGAN TUGAS-TUGAS DAN PEKERJAAN YANG DIBANGUN DALAM SEBUAH STRUKTUR ORGANISASI.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI STRUKTUR ORGANISASI

4 FAKTOR YANG MEMPENGARUHI DISAIN STRUKTUR ORGANISASI : 1. 2. 3. 4. LINGKUNGAN EKSTERNAL ORGANISASI TECHNOLOGY SUMBER DAYA MANUSIA STRATEGI

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI STRUKTUR ORGANISASI

ORGANIZATIONAL ENVIRONMENT

TECHNOLOGY

DETERMINE THE DESIGN OF ORGANIZATIONAL STRUCTURE

STRATEGY

HUMAN RESOURCES

SUMBER : JONES &GEORGE,2007:243

STRUKTUR FUNGSIONAL
SUATU FUNGSI ADALAH SUATU KELOMPOK ORANG, PEKERJAAN YANG DILAKSANAKAN SECARA BERSAMA-SAMA, KEMUDIAN PENEKANAN PADA KEMAMPUAN YANG SAMA ATAU PENGGUNAAN BEBERAPA PENGETAHUAN,ALAT DAN TEKNIK YANG SEJENIS DALAM PEKERJAAN MEREKA. SUATU STRUKTUR ORGANISASIONAL YANG DISUSUN DARI SELURUH DEPARTEMENDEPARTEMEN YANG ADA DI DALAM ORGANISASI, DI MANA MASING-MASING DEPARTEMEN MEMILIKI PRODUK BARANG JASA YANG BERBEDA-BEDA

STRUKTUR DIVISIONAL
STRUKTUR DIVISIONAL MERUPAKAN PEMECAHAN MASALAH AKIBAT ADANYA PERTUMBUHAN DAN PENINGKATAN DIVERSIFIKAS. STRUKTUR DIVISIONAL DISUSUN BERDASARKAN PEMISAHAN UNIT-UNIT DI DALAM MANA SUATU FUNGSI-FUNGSI YANG MEMPRODUKSI BARANG JASA KHUSUS DIKELOMPOKAN DALAM SUATU FUNGSI PEKERJAAN TERTENTU

TIPE-TIPE STRUKTUR DIVISIONAL

SETIDAKNYA TERDAPAT 3 TIPE STRUKTUR DIVISIONAL : 1. STRUKTUR DIVISIONAL BERDASARKAN PRODUK 2. STRUKTUR DIVISIONAL BERDASARKAN MARKET 3. STRUKTUR DIVISIONAL BERDASARKAN GEOGRAFI

STRUKTUR DIVISIONAL PRODUK

CEO

MANAGER

DIVISI MESIN PENGERING

DIVISI ALAT PENERANGAN

DIVISI STEREO DAN TELEVISI

STRUKTUR DIVISIONAL MARKET

CEO

MANAGER

DIVISI PELANGGAN INSTANSI

DIVISI PELANGGAN SKALA KECIL

DIVISI PELANGGAN ECERAN

STRUKTUR DIVISIONAL GEOGRAFI

CEO

MANAGER

DIVISI WILAYAH UTARA

DIVISI WILAYAH BARAT

DIVISI WILAYAH TIMUR

PENGKOORDINASIAN

Merupakan suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah waktu yang tepat dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.

Tujuan Koordinasi
Mengarahkan ide, gagasan, aktifitas dan perilaku menuju tercapainya tujuan Mengarahkan spesialisasi yang dimiliki karyawan Menghindari tumpang tinding pekerjaan Menghindari penyimpangan tugas

Jenis ketergantungan
Pooled interdependence
Ketergantungan yang tidak memerlukan interaksi

Sequential interdependence
Ketergantungan dimana keluaran suatu bagian dijadikan masukan bagian lainnya

Reciprocal interdependence
Bagian yang satu saling mempengaruhi bagian lainnya

Hal yang menghambat koordinasi

Perbedaan orientasi waktu antar bagian Tingkat formalitas Tujuan yang berbeda Gaya interaksi

Asas koordinasi
Asas koordinasi adalah hierarki dimana setiap atasan melakukan kordinasi pada bawahan langsungnya. Otoritas melakukan koordinasi didasarkan pada suatu proses formal

Syarat Koordinasi
Perasaan untuk bekerja sama Saling menghargai Bersain secara sehat

Tipe Koordinasi
Koordinasi vertikal
Bisa memberi sanksi

Koordinasi horizontal
Tidak bisa memberikan sanksi jika terjadi pelanggaran komitmen karena memiliki kedudukan yang sederajat

Pedoman melakukan koordinasi yang baik

Penjelasan dengan kalimat sederhana Penjelasan bahwa koordinasi adalah untuk pencapaian tujuan bersama Berikan kesempatan untuk membagi ide Dorongan untuk ikut aktif dalam koordinasi Hubungan yang baik antara atasanbawahan maupun sesama Pergunakan komunikasi informal

Perkembangan kebutuhan organisasi

Adanya kebutuhan akan posisi dan departemen baru untuk menangani masalah yang berkaitan dengan lingkungan eksternal dan berbagai kebutuhan strategis yang baru Meningkatnya koordinasi dan komunikasi horizontal untuk mempercepat pembuatan keputusan

Konflik dalam koordinasi

Keterbatasan sumberdaya Ketidakjelasan tanggung jawab dan wewenang Gangguan komunikasi Masalah kepribadian Bangga berlebihan atas unit kerjanya Penyimpangan tujuan

Rentang kendali
Rentang kendali kecil Rentang kendali besar

Rentang kendali kecil

Kontra:
Mahal karena membutuhkan komunikasi vertikal yang komplex Tingkatan hierarki bertambah Kurang mendorong otonomi karyawan

Pro:
Mempertahankan keakraban antar anggota unit kerja

Rentang kendali besar

Plus:
Menekan biaya Mempercepat pengambilan keputusan Meningkatkan fleksibilitas Lebih dekat dengan konsumen Memberikan otonomi pada karyawan

Minus:
Butuh karyawan yang berkualitas dan terlatih