Tujuan Pembelajaran

Ruang lingkup pendelegasian Pendelegasian tugas Peranan pendelegasian Ruang lingkup pemberdayaan Peningkatan pemberdayaan

Tugas seorang atasan bukanlah sekedar menyelesaikan pekerjaan tetapi juga sebagai pemimpin yang bekerja berdasarkan kepemimpinan

Ruang Lingkup Pendelegasian

1. Permasalahan Dalam Pendelegasian

Terlalu banyak menghabiskan waktu untuk mengidentifikasi pekerjaan Tidak banyak melakukan kegiatan pendelegasian itu sendiri Pertanyaan: Sebanyak apakah wewenang dan tanggung jawab seorang atasan yang bisa didelegasikan?

2. Definisi
Pendelegasian adalah mempercayakan tugas kepada orang lain namun tanggung jawab masih di tangan pendelegasi, (Heller 2004) Pemberian wewenang oleh manager jenjang yang lebih tinggi kepada jenjang yang lebih rendah dengan otoritas secara eksplisit dari atasan pemberi wewenang pada waktu wewenang tersebut akan dilaksanakan (Mulyadi dan Setiawan 2001)

3. Manfaat Pendelegasian
Kemampuan membebaskan diri demi tugastugas lainnya Bisa mengerjakan lain yang lebih penting Pemanfaatan keterampilan khusus karyawan Setiap karyawan memiliki keterampilan yang berbeda-beda Pemberian pelatihan dan pengalaman Merupakan bentuk on-the-job training

 Terampil dalam pemecahan masalah Awal tepat untuk mempersiapkan pengganti sementara Menguji kemampuan karyawan dan membagikan pekerjaan diantara karyawan Meningkatkan penghargaan atas diri karyawan Meningkatkan karyawan untuk bekerja Menghemat waktu Mengurangi tekanan Memiliki kesempatan mengembangkan karyawan

 Meningkatkan frekuensi komunikasi Menciptakan komunikasi Meningkatkan hubungan antar atasan dan bawahan Memberikan standar prestasi Meningkatkan hasil Membantu meningkatkan kinerja karyawan Mengembangkan organisasi Membatu atasan bekerja lebih efisien

Pendelegasian Tugas

1. Cara efektif mendelegasikan tugas

Delegasikan pekerjaan yang disukai Karyawan akan memperoleh pengalaman mengerjakan tugas yang selama ini dikerjakan oleh atasannya Jangan selalu mendelegasikan kepada yang paling mampu Percaya pada karyawan Tekankan pada sasaran bukan prosedur

2. Alasan atasan tidak melakukan delegasi

Belum ada waktu untuk melatih Bisa berbuat lebih baik Merasa senang mengerjakan sendiri Kebijakan perusahaan harus dikerjakan atasan Kebiasaan bekerja sendiri Meragukan kemampuan karyawan Karyawan tidak punya waktu lagi

 Takut dituduh atasan malas Anggapan bahwa semua perintah harus diseleaikan sendiri Takut kehilangan kendali Tidak tega Bila diselesaikan sendiri akan mendapat reputasi Tidak suka mendengar keluhan karyawan Karyawan tidak dapat mengambil keputusan

Keraguan karyawan dalam menerima tugas

Takut memikul tanggung jawab memutuskan sesuatu Takut dikritik Tidak memiliki data yang lengkap Tidak ada waktu Tidak percaya diri Kurang motivasi

3. Langkah efektif sebelum pendelegasian

Mengidentifikasi tugas atau masalah Menentukan karyawan Memberi motivasi Membuat persetujuan dan motivasi Tidak melepaskan tanggung jawab begitu saja

4. Langkah mendegasikan tugas dan wewenang

Kapan pekerjaan harus didelegasikan? Waktunya banyak digunakan untuk penyelesaian kerja atau masalah jangka panjang Tidak cukup waktu untuk bagian-bagian penting Waktunya banyak digunakan untuk pekerjaan mendesak Krisis dan panik memenuhi target Persoalan sepele terus menghambat memecahkan masalah yang lebih besar

5. Proses pelaksanaan delegasi

Menuliskan semua kegiatan dan semua keputusan yang perlu diambil Penggolongan pekerjaan (prioritas) Estimasi waktu penyelesaian Assessment kemampuan karyawan Jangan beranggapan semua mengerti sebelum menjelaskan dengan detail

Gunakan checklist untuk menghindari terlewatnya poin penting

C. Peranan Pendelegasian

1. Pendelegasian sebagai pendukung karir atasan

Kemampuan mendelegasikan wewenang dan pekerjaan menentukan penilaian akan layak atau tidaknya seseorang untuk menduduki posisi yang lebih tinggi

Peran utama karyawan

Menerapkan strategi Memimpin diri sendiri Sumber informasi Member umpan balik Mitra kerja atasan

2. Pendelegasian sebagai sebuah metode pelatihan yang efektif

Merupakan bentuk pelatihan yang unik Memperluas keterampilan karyawan dan meningkatkan kemahiran dalam banyak hal Merupakan kekuatan pendorong partisipasi Pencetus tumbuhnya inisiatif Meningkatkan kepuasan kerja Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan Balas jasa atas pekerjaan yang telah dikerjakan dengan baik

D. Profil karakteristik pendelegasi

Metode yang paling sesuai untuk pendelegasian adalah yang sesuai dengan kondisi organisasi dan karakteristik karyawan

Tipe umum profil pendelegasi

Tipe otoriter Wewenang karyawan dibatasi pada pengambilan keputusan yang rutin Tipe bebas Penugasan disertai wewenang dan tanggung jawab penuh Tipe penguji Menantang karyawan untuk berkembang

Poin diskusi
Tipe manakah yang paling baik dalam pendelegasian?

Pedoman pendelegasian maksimal

Memberi instruksi dengan jelas Memberi batasan tepat tentang wewenang dan tanggung jawab Delegasi dengan adil dan merata Tidak membiarkan tanggung jawab tidak terlaksana Memanfaatkan pendelegasian untuk menemukan berbagai kebutuhan pelatihan

 Beri peningkatan tanggung jawab jika karyawan sukses melaksanakan tugas sebelumnya Lindungi karyawan dari cercaan pihak luar Tidak memberi ikan tapi kail Tidak lari dari tanggung jawab Beri tindak lanjut

Pertanyaan
Kerugian pendelegasian?

Pemberdayaan Karyawan
Fokus pemberdayaan adalah untuk memaksimalkan pemberian wewenang kepada karyawan untuk merencanakan, mengendalikan, dan membuat keputusan tentang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya tanpa harus memperoleh otorisasi secara eksplisit dari manajer di atasnya (Hansen dan Mowen, 1997)

A. Ruang lingkup pemberdayaan karyawan

1. Keyakinan dasar untuk melakukan pemberdayaan

Prinsip subsidiarity Badan yang lebih tinggi tidak boleh mengambil tanggung jawab badan yang posisinya lebih rendah Karyawan pada hakikatnya baik Walaupun melakukan kesalahan karyawan pada dasarnya baik Trust based relationship Berbeda dengan position based relationship, TBR menekankan pada kepercayaan yang diberikan oleh atasan, dan kepercayaan yang dibangun oleh bawahan melalui performa

2. Manfaat Pemberdayaan Karyawan

Karyawan berdaya bermotivasi dan komitmen tinggi Pemberdayaan berdampak pada pelayanan konsumen, mutu produk dan jasa Keputusan diambil lebih cepat

Langkah Pemberdayaan
Peningkatan kompetensi Prekrutan karyawan yang memiliki service minded

3. Kiat mewujudkan pemberdayaan karyawan

Pada hakikatnya pemberdayaan membentuk karyawan yang produktif dan memiliki komitmen Bisa terjadi bila karyawan memiliki kompetensi

Pemberdayaan merupakan hasil pengembangan kompetensi diri karyawan

Lingkungan kondusif
Ada kepercayaan timbal balik antara manajemen dan karyawan Komit terhadap misi, visi, core beliefs, dan core values Kesedian memberi wewenang pengambilan keputusan Akses ke pusat informasi Performance based reward (meritokrasi)

4. Dampak positif pemberdayaan karyawan

Organisasi lebih mendatar Arus informasi bergerak dari arah vertikal ke arah horizontal Otorisasi tidak lagi diperlukan Pengambilan keputusan lebih cepat Minimalisasi distorsi informasi Meningkatnya komitmen Responsibility based organization Orang bayaran>>>orang bisnis

5. Proses pemberdayaan
Menetapkan kompetensi dan kesiapan mental Mengidentifikasi kompetensi bawahan Identifikasi kelemahan Memberi insentif berupa kenaikan jabatan

B. Peningkatan pemberdayaan
Penghormatan Tidak mendiskriminasi Mengakui keberadaan Memperhatikan karyawan, memberi umpan balik. Penghargaan Memberi bonus, dan penghargaan lainnya baik berupa moril maupun materil

Pandangan manajer terhadap karyawan yang berdaya

Karyawan adalah motor penggerak organisasi Manjer tidak sepantasnya merendahkan atau meremehkan Penghargaan bukan hanya uang semata