PANDUANINSTALASI MESINABSENSI ONLINE

SistemInformasieTKD ProvinsiDKIJakarta
Versi1.1

Hal | 1

DAFTARISI
A. PENDAHULUAN .......................................................................................................................3 . B. PENGATURANDATABASE(ODBC)...........................................................................................4 C. MESINABSENSIONLINE..........................................................................................................8 1. MendaftarkanMesinAbsensiAnda ....................................................................................8 . 2. MendataLokasiKerjaYangDicakupiOlehMesin.............................................................11 . 3. MeregisterPegawaiYangAkanAbsenDiMesin...............................................................12 4. MendownloadSoftwareSinkronisasiAbsen.....................................................................14 5. MenginstalSofwareAbsensiOnline..................................................................................16

Hal | 2

A. PENDAHULUAN
Sebagaimana diamanatkan dalam pergub 215 tahun 2010 tentang Tunjangan Kinerja Daerah (TKD) di Provinsi DKI Jakarta terutama dalam hal peningkatan kedisiplinan kehadiran (absensi) pegawai maka dibangunlah suatu sistem absensi online yang terintegrasidenganwebeTKDyangberalamatdiwww.bkd.jakarta.go.id Sejalan dengan hal itu maka disusunlah manual ini yang akan memberikan panduan bagi seluruh SKPD/UKPD yang telah memiliki mesin absensi elektronik untuk dapat mengonlinekan mesinnya sehingga bisa terhubung ke web eTKD secara realtime online.Panduaniniberisilangkahdetaildanjugacontohgambarhalamanyangakan ditemui oleh pengguna sehingga diharapkan akan lebih memperjelas langkah yang dilakukan. Adapungarisbesardarimanualiniadalah:
1. Untuk dapat mengonlinekan mesin absensinya terlebih SKPD/UKPD harus mengatur databasedikomputerabsensinyaagardapatterbacaolehaplikasieTKDsesuailangkahdi pointBpadapanduanini 2. Setelah pengaturan database selesai dilakukan maka SKPD/UKPD dipersilahkan untuk meregister online mesin absensinya untuk mendapatkan nomer seri, tipe model dan no identifikasi mesin dari web eTKD. Mesin yang akan dionlinekan bisa lebih dari satu di lokasiyangberbeda.AdapunlangkahdetailnyaditerangkandipointC.1padapanduanini. 3. Berikutnya yang perlu dilakukan pendaftaran lokasi kerja yang akan dilingkupi oleh tiap mesin yang akan online tersebut. Pemetaan lokasi kerja ini bertujuan agar data absensi pegawaitidaksalahmasukkelokasiyangsalah.Langkahdetaildarihalinidapatdilihatdi poinC.2 4. Setelah mendaftarkan mesin dan memetakan lokasi kerjanya yang perlu dilakukan berikutnya adalah mendaftarkan pegawai yang akan absen di mesin tsb. Hal ini akan menunjangntingginyaflexibiliatasabsensidilapangan,langkahnyaditerangkandipoinC.3 5. Setelah semua perihal mesin selesai maka baru SKPD dan UKPD dipersilahkan untuk mendownloadsofwaresesuaimerk/typeyangdidaftarkanyangdipandudipoinC.4 6. Dan langkah terakahir adalah instalasi sofware yang akan secara otomatis mengirimkan dataabsensipegawaidaridatabaseyangtercatatdimesin.

Buku panduan ini merupakan versi 1.0 yang akan terus disempurnakan di versi berikutnya.Jikaterdapatmasukan,kritikandankekurangjelasanataukesulitandalam mengikuti langkah yang diberikan pada buku panduan ini kami juga menyertakan alamat kontak hotline dukungan teknis TKD pada halaman terakhir. Silahkan untuk andamanfaatkansecaraoptimal TerimakasihdanSelamatBekerja Hal | 3

B. PENGATURANDATABASE(ODBC)
Hal pertama yang harus anda lakukan sebelum melakukan instalasi software adalah melakukan pengaturan cara pembacaan database mesin absen elektoronik di komputer anda. Pengaturan ini berfungsi agar nantinya software absensi yang kami berikandapatmembacadatabasemesinabsenelektronikandadenganbenar.Halini disebut sebagai Pengaturan Open Data Base Connectivity (ODBC). Adapun langkah untukmelakukanpengaturanini: WINDOWSXP
JikakomputerabsensiandamengunakanSistem OperasiWindowsXPmakasilahkanikutilangkah dibawahini:

WINDOWSVISTA

JikakomputerabsensiandamenggunakanSistem OperasiWindowsVistamakasilahkanikuti langkahdibawahini: 1. MasukkeControlPanel>pilihAdministrative 1. MasukkeControlPanel>pilihAdministrative Tools Tools

2. SilahkanklikDataSource(ODBC)

2. SilahkanklikDataSource(ODBC)

Hal | 4

WINDOWSXP 3. PilihtabsystemDSN>KliktombolAdd

WINDOWSVISTA 3. PilihtabsystemDSN>klikTombolAdd

4. Jikadatabasemesinabsensiandaberbentuk micosoftaccess(.mdb)makasilahkanpilih MicrosoftAccessDriver(*.mdb,*.aacdb) selainitusilahkansesuaikandenganjenis databaseanda[lihatextensionfilenya(*.???)] >selesaikliktombolFinish

4. Jikadatabasemesinabsensiandaberbentuk micosoftaccess(.mdb)makasilahkanpilih MicrosoftAccessDriver(*.mdb,*.aacdb) selainitusilahkansesuaikandenganjenis databaseanda[lihatextensionfilenya(*.???)] >selesaikliktombolFinish

Hal | 5

WINDOWSXP
5. IsikanDataSourceName:SyncAbsensixx IsikanDescription:SinkronisasiAbsenTKD PilihtombolSelect xx:duadigitnomermodeltipedatabase yangkamiberikandrweb(silahkancekpada hal.10poinno.7dibukupanduanini) jikanomeryangkamiberikanhanyasatu digitmohontambahkanangka0didepan misal1jadi01,dst

WINDOWSVISTA
5. IsikanDataSourceName:SyncAbsensixx IsikanDescription:SinkronisasiAbsenTKD PilihtombolSelect xx:duadigitnomermodeltipedatabase yangkamiberikandrweb(silahkancekpada hal.10poinno.7dibukupanduanini) jikanomeryangkamiberikanhanyasatu digitmohontambahkanangka0didepan misal1jadi01,dst

6. Silahkan arahkan ke letak database mesin 6. Silahkanarahkankeletakdatabasemesin absensi anda [biasanya ada di C:\program absensianda[biasanyaadadiC:\program files\nama software mesin] > Selesai klik files\namasoftwaremesin]>Selesaiklik tombolOK tombolOK

Jika anda tidak mengetahui letak database anda silahkan anda menghubungi vendor penyediamesinabsen. Selainletakpastikanandajugabisamembuka filedatabasetersebut,jikaternyatadatabase tersebut terkunci maka anda harus tanyakan loginnamedanpaswordnya

Jika anda tidak mengetahui letak database anda silahkan anda menghubungi vendor penyediamesinabsen. Selainletakpastikanandajugabisamembuka filedatabasetersebut,jikaternyatadatabase tersebut terkunci maka anda harus tanyakan loginnamedanpaswordnya

Hal | 6

WINDOWSXP 7. OtomatisakankembaliketampilahODBC namundengantulisandatabasetelah terisikan[pastikanletakdatabasesudahanda arahkanpadadatabaseyangbenar];Jika databaseabsensimenggunakanpasword makasilahkankliktombolAdvanced

WINDOWSVISTA 7. OtomatisakankembaliketampilahODBC namundengantulisandatabasetelah terisikan[pastikanletakdatabasesudahanda arahkanpadadatabaseyangbenar];Jika databaseabsensimenggunakanpasword makasilahkankliktombolAdvanced

8. IsikanNamaPengguna(LoginName)dan Pasworddatabaseanda>Selesaikliktombol OK

8. IsikanNamaPengguna(LoginName)dan Pasworddatabaseanda>Selesaikliktombol OK

Sampaitahapinilangkahpengaturandatabase(ODBC)dikomputerandatelahselesaiandalakukan. Tahapberikutnyaadalahsilahkanandauntuk: 1. MendaftarkanmesinabsensiandadiwebeTKD 2. Mendaftarkanlokasikerjayangtercakupiolehmesintersebut 3. Mendaftarkanpegawaiyangakanabsendimesintersebut Penjelasandetaillangkahlangkahdiatasdapatandabacapadababselanjutnyadaribukupanduan ini

Hal | 7

C. MESINABSENSIONLINE
1. MendaftarkanMesinAbsensiAnda
Sebelum anda memulai langkah selanjutnya ada hal yang harus kami jelaskan terkait pendaftaran Mesin absensi ini yakni pada bulan sebelumnya (Februari 2010) melalui website eTKD kami sudah meminta UKPD/SKPD untuk mendaftarkan mesin absensi anda,dandarihasilpendaftarantersebutsudahberhasilmendatasekitar2900mesin absensiditiaptiapSKPD/UKPD.Namunandaperlutahubahwapendaftarantersebut hanya bersifat sensus kesiapan SKPD/UKPD dalam hal pengadaan mesin absensi elektronik sebagai evaluasi persiapan penerapan absen online per April 2010 sesuai dengan amanat Pergub 215 tahun 2010 tentang TKD. Sehingga pada saat itu meski anda sudah mendaftarkan mesin anda namun absensi anda belum dapat online denganeTKD Danpadabulanmaret2010inikamimemintaandauntukmendaftarkanmesinabsensi elektronikandakembali,namunkaliinibukansebagaisensusnamunsudahlangsung keprosesonlinekanmesinabsensielektronikandasatupersatu. Adapununtukpendaftarannyaadalahsebagaiberikut:
NO 1. INSTRUKSI Silahkan arahkan browser anda ke web eTKD dengan alamat www.bkd.jakarta.go.id > masukkan ID pengguna dan Pasword anda kemudianklikTombolMasuk CONTOHGAMBAR

2.

Pada menu utama halaman rekap SKPD silahkanpilihmenuMesinAbsensi

Hal | 8

3.

Jikamesinandasudahpernahonlinedengane TKD maka anda akan dapat melihat daftar mesin tsb. Namun bila halaman kosong yang andatemuisilahkankilktombolRegisterMesin Absensi Akanmunculformpendaftaranmesinabsensi. Lokasi Mesin : Sebutkan nama UKPD anda; Lokasi Mesin Absen; mesin no [bila lebih dari 1mesin] Contoh: Kel.GambirJAKPUS;Gd. Kantorkel RuangTU;Mesinno.1 Tipe Mesin : Pastikan tipe/merk mesin ada di daftaryangkamisediakan>silahkanpilih JANGAN LANJUTKAN !! Bila tipe mesin anda belum ada dalam daftar ini. Kesalahan pemilihan tipe mesin akan berakibat pada kegagalan penarikan data absensi. Mohon sabar untuk menunggu pengumuman berikutnya dari kami tentang progress tipe mesinyangsudahsiaponlinekeeTKD Identitas personal : Jika database anda menggunakanNRKmakapilih0,jikaNIPpilih1. JikaterdapatNIPdanNRKkamisarankananda pilih0(NRK) Untuk mengetahui identitas personal yang digunakandimesinabsensiandasilahkanbuka databaseabsensidikomputerdansilahkancek apakahterdapatNIPatauNRK

4.

5.

6.

Hal | 9

7.

Jika data mesin sudah lengkap terisi maka secara otomatis kami akan memproduksi nomer seri mesin. Mohon untuk 3 item pentinginiandacatat: 1. Nomerseri 2. ModelDatabase 3. IdentitasPersonal Ketiga hal tersebut nanti akan ditanyakan saat anda menginstal software sinkronsisasi absen denganeTKD

Hal | 10

2. MendataLokasiKerjaYangDicakupiOlehMesin
NO 8. INSTRUKSI Setelah mesin terdaftar maka anda diminta untukmemetakanlokasikerjamanasajayang akanabsendimesinitu,untukmelakukannya >tekantombolRegisterLokasiKerja LokasiKerja:PegawaidariUKPDapasajayg akan absen dimesin ini. Satu mesin absensi boleh lebih dari satu lokasi kerja. Namun lokasi kerja hanya bisa jika unit tersebut merupakan UKPD. Jika bagian dari UKPD spt seksisudinmakamengindukdiUKPD(sudin) Andaakandimintauntukmemilihlokasikerja daridaftaryangkamitelahsediakan. Satulokasikerjabisadidaftarkandilebihdari satumesin>kliklokasiyangandapilih CONTOHGAMBAR

9.

10. Setelah lokasi dipilih maka akan tertera data lokasi kerja yang baru saja anda daftarkan > setelahselesaikliktombolRegister

11. Jikamasihadalokasikerjayangakandicakupi oleh mesin absen ini maka silahkan kembali lakukan langkah pendaftarlan loakasi kerja diatas. Jika tidak maka anda bisa melihat list lokasi kerja yang dapat dicakupi oleh mesin yang andadaftarkan. Lokasi kerja akan menentukan bahwa hanya pegawai di lokasi kerja yang anda daftarkan sajayangdapatmelakukansinkronisasiabsen keeTKDdarimesintersebut

Hal | 11

3. MeregisterPegawaiYangAkanAbsenDiMesin
NO 12. INSTRUKSI Setelah lokasi diregister maka langkah berikutnya adalah mendaftarkan pegawai yang akan absen di mesin tersebut, untuk melakukannya silahkan lik tombol Register Pegawai CONTOHGAMBAR

13.

Makaandaakandimintauntukmemasukkan NRK dari pegawai yang akan absen di mesin tersebut>kemudianklikregister Teruskanlangkahdiataspadasemuadata pegawaiyangharusabsendimesinini Sampai setelah semua terdata maka data mesinabsensisudahsiap. Mohonperhatikan: Jangan sampai anda salah mengetikkan NRK pegawaiyangandadaftarkan Jika total pegawai dibagi ke 2 atau lebih mesin absensi, melalui menu ini silahkan diatur pegawai mana yang akan absen di mesin1danmanayangakanabsendimesin 2 Atau jika ada pegawai yang menumpang ke danataudarimesinabsensiukpdlainmakan disinilahpengaturannya

14.

Hal | 12

15.

Contoh kasus: Andi Pegawai seksi sudin dukcapilyangberlokasikerjadikecamatanA dengan mesin absensi mandiri, namun Budi pegawai seksi sudin yang berlokasi kerja kecamatan B masih numpang mesin absensi milikkecamatan. Solusi: Operator Sudin Dukcapil mendaftarkan mesin mandiri dengan lokasi kerjadikecamatanAdanmendaftarkanAndi dimesintersebut Sedangkan untuk Budi, kasusnya operator kecamatan B harus mendaftarkan mesin dengan lokasi kerja sudin dukcapil terlebih dahulu, maka di daftar sudin mesih tersebut akan muncul, baru kemudian sudin dapat mendaftarkan si Budi ke mesin kecamatan B tersebut. Catatan:penentuanpegawaimanaabsendi mesin mana hanya dapat dilakukan oleh UKPD Lokasi Jabatan dalam kasus ini adalah sudin, karena ada kemungkinan pegawai tersebutdipindah2kan.

Hal | 13

4. MendownloadSoftwareSinkronisasiAbsen
NO 16 INSTRUKSI Setelahandamendaftarkansemuapegawai maka silahkan untuk mendownload softwareabsensi Sebelum anda download periksa kembali danpastikan: Tipe yang anda pilih sudah sesuai dengan merkmesinabsenanda Identitas personal (pilih NIP atau NRK) sudahsesuaidenganyangdigunakandalam databaseanda Jika anda telah yakin maka silahkan klik tomboldownloadsoftware. Namun bila anda tidak yakin dan ingin mengedit kembali data anda silahkan klik editdata. Software yang didownload sangat bergantung dari data mesin absensi yang anda daftarkan. Jadi sebelum anda download pastikan pendaftaran anda semua benar agar software yang ditarik tidaksalah. Setelah anda klik donwload makan akan muncul jendela dialog dengan pilihan tombol:Open,SavedanCancel SilahkanpilihSave(simpan) CONTOH(GAMBAR)

17

Hal | 14

18

Tentukan tempat dimana anda akan menyimpan downloadan software tesebut misalkandifoldermydocument,namafile tidakandaubahyakniAbsensiSynchronizer Kemudianpilihtombolsave

19 Sekarang dari windows explorer silahkan buka lokasi tempat anda menyimpan hasil download tadi (misal di My Document) dengannamaAbsensiSynchronizer.zip File ini kami kompres ukurannya (zip) agar anda dapat lebih lancar dalam mendownload Sehingga untuk membuka file ini harus di dekompress(unzip)dulu,caranya: Klikkanandifilekemudianpilihextracthere Maka selanjutnya file akan terbuka dan dapatandacekdengannamasetup.exe

Hal | 15

 5. MenginstalSofwareAbsensiOnline

NO 20

INSTRUKSI Setelah anda mendownload dan membuka file tersebut maka silahkan untuk klik file setup.exe

CONTOH(GAMBAR)

21

Makaakanmunculjendealinstalasisilahkan untukklikNext

22

Kemudianakanadapertanyaanlokasianda menginstal program ini silahkan langsung kliknextsaja Software otomatis akan terinstal di lokasi defaultnyayaknidic:/ProgramFiles/

Hal | 16

23

Berikutnya anda diminta untuk mengisikan beberapadata,janganbingungkarenadata datainiinisudahandamilikidiwebsaat andamendaftarkmesinabsensi. Silahkan untuk membuka website eTKD kembalidimenumesinabsensi

24

25

Isikandijendelainstalasiberdasarkan informasiyangadadiwebsite: SerialNumber=Nomerseri DatabaseModelNo.=Modeldatabase PersonIdentityTypeNo=Identitas Personal ProxyAddress=isikanhanyajikakoneksi internetdikantorandamenggunakanproxy (tanyakepadapetugasyangmengertiakan halini) SetelahsemuaterisisilahkanklikNEXT

26

Akan muncul jendela konfirmasi bahwa software siap untuk diinstal.. silahkan klik NEXTuntukmemulaiinstalasi

Hal | 17

27

Selanjutnya proses instalasi dimulai, ditandaidengangarisyangbergerakgerak kekanan Mohon sabar menunggu sampai semua proses selesai dan jangan memencet apapun Jika instalasi sukses maka akan muncul jendelakonfirmasiInstalationComplete SilahkankliktombolCloseuntukmengakhiri instalasi.Andasudahselesai. Silahkan cek status mesin absensi anda pastikan statusnya online (dengan catatan andaharusterhubungkeinternet) Padakasustertentupadasaatinstalasiakan muncul jendela permintaan untuk menginstal.NetFrameworkVersi2.0 Hal ini terjadi karena di komputer anda sofware tersebut belum pernah terinstal sedangkan sofware sinkronisasi abseni ini membutuhkan adanya .net Framework v.2 tesebut. Jika anda terhubung dengan internet silahkanklikyesmakasecaraotomatisakan dipandu ke link download software dari microsoft Namun bila anda tidak bisa terkoneksi denganinternetsilahkanhubungidukungan teknis TKD untuk dipandu perihal software ini Untuk anda yang berhasil mendownload dariinternetmakaandaakanmendapatkan filedotnetfx35setupsilahkanklikdaninstal software tersebut baru kemudian anda ulangi lagi untuk menginstal aplikasi mesin absensionlineeTKDkami

28

29

30

Hal | 18

JIKATERDAPATKESULITANSILAHKANMENGHUBUNGI:

TIMDUKUNGANTEKNISeTKD

ChattingOnline:dilinkDukunganTekniswebwww.bkd.jakarta.go.id Email :layanan@bkd.jakarta.go.id :0213822433dan0213822533 :081281799262

TelpHotline HP/SMS

Hal | 19