BAB II PEMBAHASAN
I. A. Latar Belakang
Untuk penataan dilingkup Pemerintah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Timur, khususnya Cabang Dinas P dan K Daerah Tingkat II Jombang dilaksanakan, pemekaran Pejabat maupun kantor baru hampir disemua sektor, tidak terkeduali Kantor Depdikbud Cam Diwek. Sebagai realisasi dari hal tersebut diatas telah dilaksanakan pendirian gedung baru pada saat itu diberi nama KANTOR RANTING DINAS PENDIDIKAN DANKEBUDAYAAN DAERAH DI KECAMATAN DIWEKyang menangani 3 M (Man Many Material) sedangkan untuk KANDEP DIKBUD CAM DIWEK menangani bidang Edukatif. Sehingga sejak Terhitung Mulai Tanggal 1 Oktober 1988 berdirilah gedung tersebut dengan nama Kantor Ranting Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Daerah di Kecamatsan Diwek. B. Dengan bergulirnya waktu, selama 9 tahun (Tahun 1997) berjalan, nama Ranting Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Daerah di Kecamatan Diwek, berganti menjadi Cabang Dinas P dan K Daerah Kecamatan Diwek, karena terjadi penataan di tingkat Kabupaten Jombang dari Cabang Dinas P dan K Daerah Dati II Jombang menjadi Dinas Pdan K Daerah Dati. II Jombang. C. Dua tahun kemudian ( Tahun 1999) berganti Cabang Dinas P dan K Daerah menjadi Cabang Dinas P dan K Kecamatanm Diwek. D. Empat tahun kemudian (Tahun 2001) terjadi penataan menjadi Daerah OTODA (Otonomi Daerah). Terhitung Mulai Tanggal, 01 Januari 2001, dengan SK dari BKN Nomor : 51-35.17/00002/KEP/R.II/13. Sehingga Jenis Kepegawaiannya menjadi
Pegawai Negeri Sipil Daerah (PNSD) pada Pemerintah Kabupaten Jombang dan nama Lembaganya dari Cabang Dinas P dan K Kecamatan Diwek menjadi Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Diwek.
E. Lima tahun kemudian (Tahun 2005) dari Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Diwek, menjadi Unit Pelaksana Tehnis Dinas Pendidikan Kecamatan Diwek. (UPTD Pendidikan Kecamatan Diwek).
II. Lokasi
1. UPT Dinas Pendidikan Kecamatan Diwek beralamat di Jalan Raya Balongbesuk No. 2 Telp. (0321) 863452. Sebelah utara Kecamatan Jombang Sebelah Timur kecmatan Jogoroto Sebelah Selatan Kecamatan Gudo Sebelah barat kecamatan Perak. 2. UPT Dinas Pendidikan Kecamatan Diwek terdiri dri 20 Desa yaitu : 1. Desa Pandanwangi 2. Desa Ceweng 3. Desa Diwek 4. Desa Kwaron 5. Desa Jatirejo 6. Desa Brambang 7. Desa Watugaluh 8. Desa Jatipelem 9. Desa Kedawong 10. Desa Cukir 11. Desa Bulurejo 12. Desa Balongbesuk 13. Desa Grogol 14. Desa Bandung 15. Desa Ngudirejo 16. Desa Dukuhpundong 17. Dsa Keras 18. Desa Bendet 19. Desa Kayangan 20. Desa Puton
III. Kegiatan Pendidikan Lembaga TK/ RA, SD/ MI, SMP/ MTs, SMA/ MA yang ada dalam naungan Unit Pelaksana Teknis Dinas Pendidikan Kecamatan Diwek antra lain : 1. TK= 20 Lembaga 2. RA 3. SDN 4. SDS 5. MI = 23 Lembaga = 36 Lembaga = 3 Lembaga = 32 Lembaga
11. MA S = 14 Lembaga
STAF 1. Bahrul ulum, S.Pd NIP.19760919 200901 1 001 2.Tasmin NIP.19580704 198012 1 001 3. Siswadi NIP.19660129 200701 1 003 7 STAF 4. Mulyana Huda NIP.19640222 200112 1 002 5.Isticharoh,S.P NIP.19701230 201001 2 001 6.Safari NIP.19660725 200112 1 001
2.3 Pembagian Tugas dari struktur organisasi UPT.Dinas pendidikan dinas kec.diwek
1. Penilik PNFI Adapun tugas utama dari penilik PNFIyaitu: -Penilik PLS -Sertifikat guru/PNS -Tehnisi computer 2. Bendahara pembantu Adapun tugas utama dari bendahara pembantu yaitu: -Bendahara barang -Urusan Kepegawaian 3. Bendahara barang Adapun tugas utama dari bendahara barang yaitu: -Bendahara gaji -Dana operasi pendidikan (DOP) 4. Staf kepegawaian Adapun tugas utama dari staf kepegawaian yaitu: -Kridit poin/PAK -File penjaga berkala,kenaikan tingkat dari pension,DUK,KP4.DP3 -Computer -Administrasi BOS
-Semester dari UASBN -Pendaftaran Siswa guru & prasarana -RAPBS 5. Staf Adapun tugas utama dari Sfat yaitu: -Lapor bulan SD -penulisan data kantor/statistik -Bea sisiwa -Komputer -Lpaor bulan playgroup dan TK -Distributor 6. Staf TU Adapun tugas utama dari dari staf TU yaitu: -Permohonan kridit /Koperasi dan distributor -Pengerhaan gaji -DP3 dan legalisir -Pengurus barang dan pendistribusian -Peremajaan gaji -Buku kas -Sk PP
TUPOKSI
Bendaharabarang, mengerjakan lap. Barang dan inventaris barang
Administrasi dan verifikasi BOS Mengejakan laporan bulan SD dan NISN Mengerjakan beasiswa administrasi UN dan
1.
TASMIN 2.
NIP.19580704 198012 1001
Mengerjakan
DP-3
dan
membantu
3.
SISWADI NIP.19660129 200701 1003
Bagaian
urusan
kepegawaian
yang
Operator komputer Membantu urusan kepegaian, mengerjakan penjagaan SK kenaikan tingkat dan SK berkala
MULYANA HUDA
Mengerjakan realisasi gaji pegawai Mengerjakan laporan bulan TK dan PAUD Membantu mendistribusikan surat-surat ke lembaga dan legalisir SK dan ijazah Menulis data kantor / statistik Bendahara keuangan kantor dan
4.
ISTICHAROH,SP
5.
mengrjakan buku kas Mengerjakan laporan gaji / BL Administrasi dan verifikasi BOS
10
Mengejakan laporan keuangan kantor Agendaris masuknya : mengagendakan mengarsipkan keluar dan
surat,
SAFARI
mendistribusikan surat-surat ke lembaga Mengerjakan evaluasi absen dan daftar hadir karyawan
6.
Membantu
pengurusan
NISN
dan
11
BAB III PELAKSANAAN KEGIATAN 3.1 Waktu dan Tempat Pelaksanaa Kegiatan 3.1.1 Waktu Pelaksanaan Sesuai dengan kalender akademik SMK PATRIOT Tahun 2011/2012 akan dilaksanakan pada tanggal 01 februari 2012 sampai dengan 30 April 2012,yang di mulai kerja 07.00 WIB sampai dengan 14.00 WIB untuk hari senin sampai jumat. 3.1.2 Tempat Pelaksanaan Tempat pelaksanaa kegiatan (PRAKERIN) praktek kerja industry di UPT.Dinas Pendidikan Kec.Diwek yang bertempat di.Jl.Balongbesuk No. 02 Telp.(0321) 863452 Kec.Diwek Kab.Jombang.Selama kurun waktu 3 bulan tersebut kami di praktekkan di Bagian umum.
Jenis kegiatan yg dilakukan -Mengabsen para karyawan -Merekap data SMP/SMK - Menggendakan surat masuk -Merekap daftar absensi guru -Mengevaluasi data absensi laporan bulan
ket
TTD
2 2
-mengagendakan surat keluar tentang Daftar angka partisipasi murni -merekap daftar guru/murid yg tdk hadir
2 3
12
-Mengagendakan surat masuk tentang kel.kerja -mengantar asmanan -mengagendakan surat keluar tentang usulan calon penerima tunjangan guru -menyatempel surat bersifat rahasia -menyetempel undangan dinas -Mengurutkan Laporan BOSDA
4 Senin 06 feb 2012
-Merekap laporan bulanan SD -Merekap evaluasi absensi guru & karyawan -Menfotocopy data sisiwa
-Menfotocopy surat keluar -Merekap bulanan siswa TK -Menghitung Jumlah riwayat hidup -Mengarsip surat keluar -Merekap usulan penerimaan tunjangan
fungsional guru TK non PNS -Menyatempel undangan forum kom,guru -Merekap NO, induk siswa -Mengagendakan surat keluar tentang lap.belanja BOSDA 2011
-Menfotocopy undangan unit pelaksana dinas -Merekap laporan bulanan TK -Merekap hasil sertifikasi akreditasi
-Menyetempel surat dinas -Menfotocopy surat pernyataan -Membuat undangan ralat rapat -Mengagendakan surat masuk
10
tentang undangan musrenbang TK -Menyerahkan tanda terima sertifikasi -Mengagendakan surat keLuar tentang
11
undangan penawaran buku -membuat surat keluar usulan seleksi calon kepala sekolah -Mengarsip surat keluar -Merekap calon daftar ujian unas
12
-Mengantar asmanan -Menyetempel undngan -Menyeteples undangan -Mengagendakan surat keluar surat pengantar
13
-Menyerahkan tanda sertifikat sertifikasi Menyerahkan tanda terima NISN -Mengarsip surat keluar
14
-Menyerahkan tanda terima NISN -Merekap hasil daftar ujian UNAS -Menyetempel undangan dharma Wanita
15
-Menyetempel daftar penilaian (PNS) -Mengagendakan surat masuk pendaftaran bedah kisi-kisi
16 Rabu 22 feb 2012
-Mengantar asmanan -Menyerahkan tanda terima NUPTK -Merekap mutasi gaji karyawan -Mengagendakan surat keluar dharma wanita -menfotocopy surat keluar -Menyetempel surat -Merekap mutasi gaji karyawan
17
-Mengagendakan surat masuk tentang peserta bintek penyusunan RKAS -Mengantar asmanan -Mengarsip daftar belanja modal
18
(barang) -Menyetempel surat -merekap bulanan TK/SD -mengagendakan surat masuk tentang sosialisasi & kepala sekolah
19
berprestasi -Mengantar asmanan -Menyetempel undangan ralat rapat -Menyeteples undangan -Merekap dftr penilaian pelaksa PNS -Menfotocopy undangan
2 20
2 21
kelulusan) -Mengcopy data dari flasdisk tentang lap,bln -Menyetempel surat pengantar -Merekap daftar tanda terima gaji
2 22 Kamis 1 maret 2012
-Mengagendakan surat masuk tentang permohonan bantuan -Mengantar asmanan -Merekap laporan SKL(standar
2 23
kelulusan) -Mengantar asmanan -Menandatangani buku Ekspedisi -Mengarsip surat masuk tentang
2 24
permohonan bantuan -Mengarsip laporan bulanan SD / TK -Menandatangani buku ekspedisi -Merekap evaluasi lapor bulanan
2 25
2 26
2 27
pengelolaan keuangan daerah -Menyeteples undangan -Mengarsip surat -Mengagendakan surat masuk tentang
28
-Merekap DP3
2 Senin 29 12 maret 2012
-Menfotocopy biodata peserta diklat -Menandatangani buku ekspedisi -Menerima tanda terima daftar UN -Merekap harga kartu inventaris barang
3 30
-Menerima tanda terima daftar UN -menerima tanda terima bedah kisikisi UN -Menyerahkan tanda terima NISN -Menyerahkan tanda terima sertifikat
1 31
sertifikasi -Menyeteples undangan -Menyetempel undangan -Merekap kartu infentaris barang -Merekap biodata workshop -Merekap data peserta guru berprestasi -Mengarsip daftar peserta senam ria
3 32
Indonesia -Mengagendakan surat masuk permintaan dukungan (suara pendidikan) -Mengantar asmanan -Menyetempel surat pengantar -Mengeprin kebutuhan jumlah
3 33
17
-Menyetempel surat SPPD -Membuat surat pengantar -Menyeteples undangan -Mengagendakan surat masuk -Merekap daftar senam ria Indonesia baru
3 35
-Mengeprin daftar SD/kec.diwek -Mengeprin daftar senam ria TK -Mengeprin surat pengantar -Merekap daftar pengawas UN 2012 -Membuat format senam ria
3 36
Indonesia baru -Membuat format senam ria TK -Mengarsip surat keluar -Menftocopy surat -Membuat surat pengantar -Membuat usulan DAK perpustakaan
3 37
-Menyetempel surat keluar -Mengagendaka surat keluar surat perintah tugas -Mengantar asmanan -Membuat surat pengantar -Menfotocopy surat pengantar
3 38
-Menyetempel usulan data NISN -Merekap hasil PKH (program keluarga harapan) -Mengantar asmanan -Merekap hasil PKH (program
3 39
-Membuat surat pengantar -Menandatangani buku ekspedisi -Mengeprin data SD yang sudah di akreditasi -Merekap hasil data akreditasi ulang
4 40 Rabu 28 maret 2012
-Merekap data sekolah yang belum di akreditasi -Mengagendakan surat masuk senam ria indonesia -Merekap daftar rapel gaji -Merekap daftar NISN -Merekap daftar rapel gaji -Membuat surat pengantar (setor
4 41
NISN) -Menandatangani buku ekspedisi -Merekap pengumpulan L jk -Merekap hasil BKS -Mengagendaka surat masuk -Merekap hasil daftar BKS -Mengagendakan surat masuk edaran
4 42
ujian sekolah -Mengantarkan asmanan -Memasukkan KKP ke komputer -Menyetempel sertifikat legalisir -Menyetempel surat rahasia -Mengagendakan surat masuk tentang istighozah/persiapan
4 43
bongkar kelas -Merekap urutan lap.guru olah raga -Mengagendakan surat keluar,s analisis kebutuhan & kekurangan guru olahraga SDN
19
-Menyetempel SPPD (Surat perjalanan dinas) -Menyetempeli NO peserta MIPA -Mengcopy data dari flasdisk, Mengenai lapor bulan April -Membuat Notulis daftar
4 45
barang/Kuitansi -Menyetempel DP3 -Membuat surat seleksi guru berprestasi -Menandatangani buku ekspedisi mengenai rapel gaji
4 46
-Menfotocopy undangan tasyakuran -Merekap rapel gaji maret 2012 -Mengarsip daftar gaji bulan april 2012
47
48
-Menandatangani buku ekspedisi mengenai lapor LJK -Menyetempel DP3 -Menyetempel SPPD -Menyetempel surat pengeluaran Kas -Mengagendakan surat masuk
49
tentang HIMPAUDI( himpunan pendidikan & tenaga pendidikan) -Mengagendakan surat masuk
20
tentang bantuan kaca mata bagi RTM -Mengurutkan penyetoran LJK SDN
50 51 Rabu 11 april 2012 Kamis 12 april 2012
52
-Membuat surat permohonan TK/Playgroup -Mengagendakan surat masuk -Menyetempel pemberkasan ferifikasi
53
-Mengagenakan surat masuk tentang perpisahan pengawas TK Bpk.suwandi -Mengarsip surat keluar -Mengagendakan surat masuk mengenai surat keterangan playgroup
54
-Menyetempel lembar pengsahan -Merekap pemberkasan ferifikasi -Menyetempel pengesahan ket,pengajuan -Merekap daftar nominative tenaga honorer
55
-Merekap pembahasan Verifikasi -Menyetempel undangan -Menyeteples undangan -Mengarsip surat keluar -Merekap daftar nominative tenaga
56
21
-Mengagendakan surat keluar mengenai surat tugas & laporan dana BOS tribulan
57 Jumat 20 april 2012
-Mengantar asmanan -Membuat surat undangan tentang membuat persiapan HARDIKNAS 2012 -Mengagendakan surat keluar mengenai permintaan tenaga
58
22
BAB IV PENUTUP 3.1 Kesimpulan Dalam dunia kerja kita pasti dikenalkan dengan yang namanya Pengarsipan surat/Mengagendakan surat masuk,surat keluar. Pengarsipan surat sangat di perlukan untuk mempermudah dalam pencarian data-data yang di butuhkan. Setiap surat baik surat masuk atau surat keluar haruslah masuk ke dalam buku pengarsipan surat yang di namakan buku notulen surat, Selain mudah dalam pencarian pengarsipan surat di perlukan untuk bukti apabila suatu saat ada pemeriksaan. 3.2 Saran Saran 3.3 Saran untuk Instansi. Ketika saya melakukan kegiatan PRAKERIN (praktek kerja industri) di UPT.Dinas pendidikan kec.Diwek,saya pribadi mendapatkan berbagai macam pengalaman dan pengetahuan. Namun ada beberapa saran dari saya yaitu: a. Kepala UPT.dinas pendidikan kec.diwek serta para karyawan, begitu disiplin dalam hal tugas pekerjaan maupun dalam ucapan. b. Berupaya agar kantor UPT.dinas pendidikan kec.diwek, tetap memberikan pelayanan yan professional kepada sesama rekan kerja 3.4 Saran untuk SMK PATRIOT. Saya sebagai mahasiswi SMK PATRIOT ,Mengucapkan Terimah-kasih karena SMK PATRIOT telah memberikan banyak pengalaman dan wawasan yang luas bagi saya,beberapa saran dari saya: a. Memberikan Motivasi kepada semua mahasiswa b. Meningkatkan sarana dan prasarana yang ada
c. Memberikan arah yang lebih berkualitas dalam hal belajar 23