BAB16 MENGELOLA SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI KOMUNIKASI

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Oleh: 1. Akbar Susilo Tanjung 2. As 3. As

Pengantar
Pada bab ini akan dibahas masalah pengelolaan sistem informasi dan teknologi informasi. Tujuan penulisan ini adalah anda diharapkan mampu: 1. Mengapa bisnis harus mengelola informasi dan memperlihatkan cara sistem komputer dan teknologi komunikasi telah merombak manajemen informasi. 2. Mengidentifikasi dan menjabarkan secara ringkas tiga elemen utama dalam data communication network-internet. 3. Menjabarkan kima pilihan baru untuk rancangan organisasi yang tumbuh dari perkembangan teknologi informasi yang pesat. 4. Mendiskusikan berbagai program aplikasi sistem informasi yang tersedia bagi pengguna pada berbagai tingkat organisasi. 5. Secara singkat menjabarkan isi dan peran dari database dan tujuan pirabti lunak database bagi sistem informasi.

Manajemen informasi Mengapa bisnis harus mengelola informasi dan memperlihatkan cara sistem komputer dan teknologi komunikasi telah merobak manajemen informasi? Bisnis saat ini bergantung pada manajemen informasi melalui sebuah cara yang tidak dapat dibayangkan pada satu dekade yang lalu. Para manajer saat ini memperlakukan teknologi digital sebagai sumber dasar organisasi dalam menjalankan bisnis harian perusahaan. Di perusahaan besar, setiap kegiatan-merancang jasa memastikan pengiriman produk arus kas, mengevaluasi pegawai-dihubungkan dengan sistem informas. Mengelola sistem tersebut telah menjadi kegiatan inti dalam bisnis. Sebagian besar bisnis juga menganggap informasi mereka sebagai suatu sumber daya prbadi-aset yang mereka rencanakan, kembangkan, dan dilindungi. Tidak mengherankan bila perusahaan memiliki manajer informasi (information managers) yang mengoprasikan sistem untuk mengumpulkan dan mendistribusikan informasi. Manajemen informasi (information management) adalah suatu opersi internal yang mengatur sumber daya informasi untuk mendukung kinerja dan hasil bisnis. Data versus Informasi Data adalah fakta dan gambaran mentah. Contoh 1. Judi di amerika paling terkenal adalah kasino 2. Negara bagian di amerika yang paling banyak mempunyai hiburan kasino adalah di las vegas 3. Penduduk di las vegas lebih menyukai hiburan ke kasino dari pada ke stadion untuk menonton pertandingan baseball Informasi adalah interpretasi data yang berguna. contoh dari data di atas kita dapat ambil suatu gagasan bahwa bisnis kasino di las vegas lebih menjanjikan dari pada bisnis pertandingan baseball. Kita bisa buat itu menjadi peluang bisnis seperti mendirikan beberapa tempat kasino lagi untuk memenuhi permintaan tempat hiburan kasino Sistem Informasi Satu tanggapan terhadap tantangan ini adalah pertumbuhan sistem informasi (information system-IS) sistem untuk menyampaikan dan mengubah data mentah menjadi informasi yang dapat digunakan untuk membuat keputusan. Para manajer IS pertama harus menetukan informasi yang diperlukan. Setelah itu mengumpulkan data dan merubah data tersebut menjadi informasi yang mereka butuhkan dengan tekhnologi yang ada. Mereka juga harus mengendalikan arus informasi sehingga informasi tersebut sampai kepada orang-orang yang membutuhkannya.

Teknologi Bisnis Baru dalam Era Informasi Semua karyawan di semua tingkatan dalam organisasi menggunakan sitem informasi untuk meningkatkan kinerja. Meluasnya peranan IS dikarenakan pesatnya perkembangan dalam teknologi elektronik sehingga arus informasi menjadi lebih cepat dan luas. Teknologi telah mengisnpirasi rancangan organisasi baru, hubungan inovatif dengan organisasi lain, dan proses manajemen baru untuk meningkatkan daya saing. Bisnis Elektronik dan Teknologi Komunikasi Tekana untuk mempertahankan komunikasi dan sistem informasi yang lebih baik semakin meningkat se iring dengan semakin ketatnya persaingan dan sewaktu organisasi berekspansi ke operasi global dan e-business. Kebutuhan seperti itu dapat terpenuhi oleh teknologi informasi dan elektronik dan jaringan komunikasi data yang lebih maju. Teknologi Informasi Elektronik (Electronic Information Technolgies) Electronic information technologie (EIT) adalah aplikasi IS berdasarkan teknologi telekomunikasi EIT menggunakan jaringan alat-alat (seperti komputer dan satelit) untuk mengomunikasiakn informasi secara elektronis) EIT meningkatkan kerja dan produktivitas dengan melaksakan dua fungsi: 1. Menyediakan koordinasi dan komunikasi dalam perusahaan 2. Mempercepat transaksi dengan perusahaan lain dan pelanggan Berikut adalah enam teknologi informasi yang paling sering digunakan dewasa ini Mesin faks (facsimile machines) mengirimkan dan menerima teks, gambar dan foto melalui saluran telpon. Keunggulannya adalah kecepatannya dan biaya yang rendah. Voice mail adalah sistem berbasis komputer untuk menerima dan menyampaikantelpon yang masuk. Telepon yang masuk tidak pernah terlewatkan karena suara akan terjawab penelepon, meminta meninggalkan pesan dan disimpan utuk didengarkan nantinya. Surat elektronik (e-mail) adalah surat yang dikirim melalui jaringan internet dikomputer. Elecotronic conferencing memungkinkan sekelompok orang berkomunikasi secara serempak dari berbagai lokasi malalui e-mail, telepon, vidio. Groupwere piranti lunak yang menghubungkan anggota kelompok untuk distribusi email dll. Contoh IBM Lotus Domino 6.5, Microsoft Exchange Server 2003, dan Novell Group Wise 6.5 Workstation jasa informasi komersial menyediakan informasi online untuk tujuan khusus maupun topik umum

Data comunication networks membawa aliran data digital melalui sistem telekomunikasi. Jaringan yang paling terkenal adalah internet. Jaringan komunikasi data publik terbesar. Merupakan sistem jaringan raksasa yang melayani jutaan komputer dengan menawarkan informasi pada bisnis, ilmu pengetahuan, dan pemerintah serta memberikan arus komunikasi untuk lebih dari 170.00 jaringan terpisah di seluruh dunia. Awalnya digunakan pentagon untuk alat komunikasi saat perang. Keuntungannya dapat meneruskan informasi dengan cepat dan biaya yang rendah dibanding sambungan telepon jarak jauh dan pengiriman lewat pos. Untuk ribuan bisnis internet telah menggantikan telepon, mesin faks dan pos kilat sebagai sara komunikasi. World wide web the web adalah sistem dengan standar yang dapat diterima secara universal untuk menyimpan, mendapatkan kembali, memformat dan menayangkan informasi. The web membuat kita dapat melakukan surfing di internet. Dan membuat internet tersedia bagi khalayak ramai. Untuk mengakses situs web pengguna harus menentukan uniform resource locator (URL) yang akan menujuk kepada alamat unik sumber tersebut di internet. Situs web besar menggunakan workstation-komputer-komputer besaryang disebut web servers yang disesuaikan untuk mengelola dan mendukung situs web tersebut. Dengan ratusan ribu halaman Web yang baru muncul tiap hari, cybersapce saat ini menampilkan miliaran halam informasi. Menyortir halaman web yang begitu banyak tidak mungkin dilakukan tanpa web browser-piranti lunak yang memudahkan pengguna dalam mengakses informasi di the web. Contoh beberapa web browser internet explorer, mozzila.Directories dan search engines adalah alat alat tambahan di the web untuk alat navigasi pecarian data yang kita butuhkan. Contoh Yahoo!, Google. Intranet adalah teknologi internet secara internal dalam suatu perusahaan. Jaringanjaringan pribadi intranet hanya dapat diakses oleh para karyawan yang dilindungi firewall yaitu sistem kemanan dari hardware dan software yang menghalangi pihak luar untuk mengakses jaringan internal. Ekstranet adalah jaringan yang mengizinkan orang luar mengakses secara terbatas pada jaringan internal suatu perusahaan. Seperti pelanggan hanya dapat melihat barang-barang yang dijual suatu perusahaan. Tetapi tidak dapat mengakses ke lebih dalamnya lagi.

Pilihan Baru untuk Rancangan organisasi

Organisasi yang Lebih Ramping jaringan informasi mengarahkan perusahaan menjadi lebih ramping dengan jumlah karyawan yang lebih sedikit dan struktur organisasi yang lebih sederhana. Karena networked firm dewasa ini dapat mengelola hubungan informasi antara karyawan maupun pelanggan, semakin banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan dengan jumlah orang orang yang lebih sedikit. Operasi yang Semakin Fleksibel jaringan elektronik dapat membuat bisnis menawarkan variasi produk yang lebih banyak dan siklus pengantaran yang lebih cepat ke pelanggan. Prinsip tersebut disebut mass-customization yaitu proses produksi yang fleksibel yang menghasilkan produk-produk yang sesuai dengan selera dalam jumlah besar pada harga yang rendah. Produksi yang fleksibel dan pengantaran yang cepat bergantung pada jaringan yang terintegrasi untuk mengkoordinasikan seluruh transaksi aktivitas dan proses yang diperlukan untuk membuat penyesuaian secara tepat dalam proses produksi. Meningkatnya Kolaborasi keputusan yang dulunya dibuat perseorangan kini dibagi diantara orangorang dan departemen. Sekarang hal itu dapat menjadi tanggung jawab bersama karena begitu banyak informasi yang tersedia dan dapat diakses untuk evaluasi dari berbagai sudut pandang: pemasaran, keuangan, produksi, dll sehingga dapat menentukan rancangan yang terbaik. Perusahaan Maya dan Networking sistem jaringan dapat juga meningkatkan kolaboras antarorganisasi. Meningkatnya Kemandirian Perusahaan dan Tempat Kerja aktivitas suatu perusahaan dapat tersebar secara geografis tetapi sangat terkoordinasi berkat kehadiran sistem jaringan. Dan juga kemajuan teknologi sehingga dapat memangkas jumlah karyawan dalam seuatu perusahaan, yang digantikan oleh robot-robot pekerja. Perbaikan proses manajemen sistem jaringan telah merubah sifat dasar proses manajemen. Akan tetapi dengan sistem jaringan informasi dapat langsung diakses dan lebih berguna. Akibatnya banyak manajer tingkat atas menggunakannya secara rutin untuk operasi perencanaan, kepemimpinan, pengaragan, dan pengendalian. Perencanaan Sumber daya Perusahaan sistem informasi besar untuk mengintegrasikan kegiatan semua unit perusahaan. Hal itu di dukung oleh suatu database besar dimana setiap orang berbagi informasi yang sama ketika transaksi terjadi.

Jenis Sistem Informasi

Pada setiap tingkat manajer kebutuhan akan informasi yang mereka butuhkan pun berbeda satu dengan yang lainnya. Manajer pada Berbagai Tingkatan karena kelompok pengguna bekerja pada jenis masalah yang berbeda, para manajer puncak, manajer tingkat menengah, staf ahli, dan manajer lini pertama yang mempunyai kebutuhan informasi yang berbeda. Para manajer lini pertama (oprasional) perlu informasi untuk mengatur proyek dan rincian departemen sehari-hari. Staf ahli memerlukan informasi khusus untuk menjalankan proyek-proyek teknis. Manajer tingkat menengah memerlukan rangkuman dan analisis untu menetapkan tujuan jangka menengah dan jangka panjang untuk kegiatan yang berada dalam supervisi mereka. Manajemen puncak menganalisis tren dalam lingkungan bisnis dan kinerja perusahaan secara keseluruhan agar dapat melaksanakan perancanaan jangka panjang. Bidang Fungsional dan Proses Bisnis setiap fungsi bisnis-pemasaran, sumber daya manusia,akuntansi, produksi, keuangan-memiliki kebutuhan informasinya sendiri. Selain itu, dalam bisnis yang diatur sesuai dengan berbagai proses bisnis , kelompok proses ini juga memerlukan informasi khusus. Setiap kelompok pengguna dan departemen ini diwakili oleh sebuah sistem informasi. Sistem utama berdasarkan tingkat jenis sistem yang menyediakan aplikasi pada beberapa tingkat organisasi. Aplikasi sistem informasi bagi keputusan manajemen tingkat menengah atau puncak harus besifat fleksibel, karena mereka akana menggunakan kisaran informasi luas yang dikumpulkan dari berbagai sumber, baik eksternal maupun internal. Transaction Processing Systems. (TPS) merupakan aplikasi pemrosesan untuk transaksi bisnis rutin dengan tahapan yang telah disusun secara jelas Sistem untuk Staf Ahli dan Aplikasi Kantor departemen IS terdiri dari perkerja ahli (knowledge workers) dan pekerja data (data workers). IS knowledge workers staf ahli is mencakup analis sistem yaitu berurusan dengan seluruh sistem komputer. Progamer menulis instruksi piranti lunak yang mengata apa yang harus dilakukan oleh komputer. Personel operasional (data workers) orang orang yang menjalankan peralatan komputer perusahaan yang dinamakan system operation personel. Mereka memastikan bahwa program yang tepat dijalankan dalam rangkaian yang tepat dan memonitor peralatan untuk memastikan bahwa peralatan berjalan dengan baik. Knowledge-level dan office systems sistem pendukung baru-word proessing, dekstop publishing, computer-aided design, simulation modeling- telah meningkatkan produktivitas para karyawan kantor maupun staf ahli. Computer-aided design teknologi berbasis komputer yang membantu dalam perancangan produk dengan mensimulasikan produk sebenarnya dan memperlihatkannya dalam grafik tiga dimensi. Computer aided manufacturing (CAM) yaitu sistem komputer yang digunakan untuk merancang dan mengendalikan peralatan yang diperlukan dalam proses manufaktur, untuk merancang fasilitas, tata ruang dan peralatan untuk memperbaiki arus produk.

Sistem informasi manajemen management information systems (MIS) yaitu sistem yang digunakan untuk mengubah data menjadi informasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. mendukung para manajer dengan memberikan laporan jadwal, rencana,dan anggaran harian yang digunakan untuk membuat keputusan. Decision support systems (DSS) manajer menengah dan ouncak menerima bantuan dari sini. Yaitu sistem interaktif berbasis komputer yang menggunakan dan menyampaikan informasi yang diperlukan untuk mendukung proses pengambilan keputusan. Excutive support systems (ESS) aplikasi sistem informasi untuk refrensi cepat yang khusus dirancang untuk akses langsung para manajer tingkat atas. Artificial intelligence dan expert systems artificial intellegence (AI) adalah pembuatan sistem komputer untuk meniru perilaku manusia-dengan kata lain, sistem yang melakukan tugas-tugas fisik, menggunakan proses berpikir dan belajar. Robotics kombinasi dari komputer dengan robot industri untuk digunakan dalam operasi manufaktur yaitu salah satu dari katgori AI. Expert Systems suatu bentuk khusus dari program AI dirancang untuk meniru proses berpikir seorang pakar dalam suatu bidang tertentu.

Elemen Dalam Sistem Informasi

Komponen utama dalam sistem informasi adalah computer networks yaitu seluruh alat teknologi dan informasi komputer yang secara bersama menggerakan aliran informasi digital dalam seluruh sistem. Komponen komputer ada enam yaitu: 1. Perangkat keras (hardware). Yaitu komponen fisik dari komputer , fungsi hardware tidak serumit kelihatannya.