Skala Tindakan : 1 2 3 4 Immediate Action (serta-merta) Medium Term Action (dalam tempoh 3 hingga 6 bulan) Long Term Action

(dalam tempoh 6 bulan hingga 1 tahun) Review Action (cadangan dikaji semula)

ISU/PERMASALAHAN BERKAITAN SUMBER MANUSIA

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 1. Sasaran dari tempoh proses borang diterima oleh Jabatan Pendaftar kepada pengeluaran surat pelantikan kepada calon adalah dalam tempoh 21 hari bekerja (3 minggu). 2. Penandatanganan surat tawaran pelantikan jawatan kepada calon hanya dibuat oleh pegawai yang bertanggungjawab terhadap perjawatan sahaja. 3. Pengerusi jawatankuasa pemilihan peringkat universiti, Naib Canselor atau wakil. JABATAN YANG BERTANGGUNG JAWAB Jabatan Pendaftar STATUS PELAKSANAAN
(Laporan pada MPPU Bil.24/2008)

BIL

ISU/PUNCA

SKALA

STATUS PELAKSANAAN

1.

Perjawatan: a. Pelantikan staf akademik Proses mengeluar surat lantikan lambat hingga menyebabkan UMP terlepas calon berpotensi Tidak terdapat kriteria yang jelas yang membezakan tentang pelantikan pensyarah dari luar dan dalam negara.

Pada masa sekarang, surat tawaran yang dikeluarkan kepada calon adalah kurang daripada 3 minggu

Jabatan Pendaftar

Akan dilaksanakan segera

Jabatan Pendaftar

Pengerusi Jawatankuasa Pemilih Akademik adalah YH Dato Naib Canselor atau wakil.

4.

Tempoh untuk proses saringan pemilihan calon di peringkat Pusat Tanggungjawab (PTJ) adalah dalam tempoh 7 hari bekerja.

PTJ

Tempoh saringan bagi proses temuduga akan dilaksanakan mulai tahun 2009

b. Pelantikan Staf Bukan Akademik Memenuhi kuota Pentadbir yang kompeten perlu ditempatkan di Fakulti

1.

Penambahbaikan dilakukan semasa Proses Pengambilan.

Jabatan Pendaftar

Perbincangan bersama staf Unit Perjawatan pada 2 Disember 2008 bagi mengemaskini semula prosedur perlantikan staf .

2.

Cadangan menempatkan Penolong Pendaftar Kanan di 3 Fakulti akan dilaksana mulai Tahun 2009 (berdasarkan norma yang telah ditetapkan)

Jabatan Pendaftar

Telah dibincangkan dalam Bengkel Pemurnian Struktur Organisasi dan telah diambil kira bagi tujuan permohonan staf baru Tahun 2009 Mesyuarat penempatan semula staf pentadbiran akan diadakan setelah proses kenaikan pangkat staf bukan akademik diadakan.

c. Pengurusan Staf Kontrak Tempoh lantikan dan penyambungan

1. Tindakan perlu diselesaikan

secara adhoc untuk selesaikan masalah 63 orang staf kontrak. Pada tahun hadapan tidak ada lagi staf kontrak.

Jabatan Pendaftar

Perjumpaan bersama staf kontrak (penjelasan berkenaan proses perlantikan, ikatan kontrak , dan lainnya) pada 12 Disember 2008 oleh Y.Bhg Tuan Haji Pendaftar / Wakilnya Seperti dalam (1) di atas. Penerangan adalah berkenaan ; i. Penjelasan berkenaan beberapa isu semasa ii. Isu-isu perlantikan dan penyambungan jawatan kontrak / tetap iii. Tatacara perlantikan staf ke UMP (jawatan tetap) iv. Saluran penyampaian maklumat / masalah Kehadiran staf adalah seramai 44 orang

2. Mengadakan satu taklimat

khusus kepada semua staf kontrak pada Disember 2008, khusus kepada semua staf kontrak mengenai perjanjian kontrak dan sebagainya. Kandungan taklimat adalah komponen penilaian yang universiti akan lihat prestasinya iaitu: i. Ujian bertulis (hanya akan di berikan kepada mereka yang belum menduduki ujian tersebut) ii. Ujian personaliti iii. Ujian IQ iv. Kriteria temuduga v. Laporan-laporan kedatangan, disiplin, tatatertib, time off dan sebagainya.

Jabatan Pendaftar

3. Tiada double standard antara staf tetap dengan staf kontrak seperti penggunaan warna untuk kad pintar. Staf tetap (kuning) dan staf kontrak (hijau).

Jabatan Pendaftar

Tiada isu yang significant / double standard atau menimbulkan masalah kerana ianya hanya bertujuan untuk memudahkan pengenalan status staf tersebut sahaja. Kertas cadangan mewujudkan Jawatankuasa Audit Perjawatan UMP akan dibawa ke dalam MPPU yang terdekat.

d. Lain-lain hal berkenaan perjawatan Audit Perjawatan Staf

1.

Task Force Audit Perjawatan bagi mengkaji; Kecekapan Guna Tenaga di setiap PTJ Kesesuaian penempatan Staf Gunasama Tempoh : 3 Bulan

Jabatan Pendaftar

Prosedur kenaikan pangkat staf akademik tidak jelas

1.

Perlu wujudkan kriteria kenaikan pangkat

Jabatan Pendaftar

Telah dimuat naik di dalam E-Community > Related Link> Polisi / Garis Panduan> Jabatan Pendaftar Telah disiapkan dan dalam proses semakan sebelum cetakan.

e. Perkhidmatan Induksi

1.

Sediakan Employee Handbook

Jabatan Pendaftar

2.

PTJ melantik pegawai bertanggungjawab untuk orientasi dan menyediakan slide jabatan dan dihantar kepada Jabatan Pendaftar pada 2 Januari 2009 3. Maklum at umum mengenai Universiti perlu disediakan oleh jabatan berkenaan

Semua PTJ/Jabatan

Jab. Pendaftar telah mengeluarkan surat kepada PTJ bagi menyediakan slide jabatan dan perlu di hantar kepada Jabatan Pendaftar selewatlewatnya pada 2 Januari 2009 Seperti (2) di atas. Format (minimun 20 slide) penerangan mengandungi: Muka depan b) Latar Belakang Jabatan (Visi, Misi & Objektif) Carta Organisasi Fungsi-fungsi Jabatan e) Aktiviti-aktiviti Utama Bahagian/unit

Jabatan Pendaftar

4. Pemant apan TWC I : fasa pengenalan

Jabatan Pendaftar

Telah dilaksanakan melalui gabungan dengan Kursus Induksi modul Umum mulai 2008. Modul TWC ini dilaksanakan di luar kampus selepas selesai kursus Induksi Modul Umum.

Penjadualan akan dimasukan dalam Kalendar Latihan Kompetensi 5. Pemant apan TWC II : fasa pengukuhan (kombinasi antara staf lama & staf baru) Jabatan Pendaftar 2 Akan digabungkan antara staf lama dan baru

Peperiksaan Perkhidmatan Penilaian Tahap Kecekapan (PTK)

1.

PTK diadakan 4 kali setahun

Jabatan Pendaftar

Mesyuarat Perancangan Latihan Staf Bukan Akademik pada 15 Disember 2008 bersetuju untuk melaksanakan sebanyak 6 kali setahun. Penyusunan sedang dibuat dan akan dimasukkan dalam menu polisi /garis panduan di ecommunity. Ini selaras dengan perbincangan dalam Mesyuarat PemantauanDasar pada 19/12/2008

2.

Sukatan Dokumenkan sukatan dengan lengkap dan jelas untuk semua skim

Jabatan Pendaftar

3.

Cadangan pembangunan soalan wujudkan bank soalan

Jabatan Pendaftar

a) Soalan sedia ada dan sedang didokumenkan mengikut skim dan jawatan. b) Soalan sedang dibangunkan (soalan baru) oleh penggubal yang dilantik oleh Panel Penilai Kompetensi (Staf Bukan Akademik) UMP. c) Soalan yang dibangunkan adalah : i. soalan PTK ii. soalan Peperiksaan Perkhidmatan iii. soalan Induksi Modul Umum (Kumpulan Sokongan 2&3) iv. pengumpulan soalan-soalan JPA

kursus/latihan kepada penggubal

a) Telah diadakan. b) Mulai tahun 2007 diadakan secara bengkel kepada penggubalan. c) Bengkel bimbingan/latihan kepada penggubal akan diteruskan

ditahun-tahun akan datang.

outsource penggubalan soalan

- Diadakan hanya mengikut keperluan/skim khususnya kepada skim U (perubatan) S (Psikologi) yang tiada kepakaran di UMP a) Akan dilaksanakan melalui penghantaran staf mengikuti bengkel penggubalan soalan yang dianjurkan oleh Universiti/JPA. b) Pengkongsian soalan boleh dibuat melalui rangkaian penggubalan soalan. Walaubagaimanapun kos bayaran dikenakan. - Soalan-soalan baru sentiasa dibangunkan setiap kali bengkel soalan diadakan - Akan dikaji untuk memberi nilai taraf kepada latihan/kursus yang dihadiri staf

gerakan semula network penggubalan soalan antara universiti / MTUN Contoh : UUM utk soalan kewangan

validity & reliability test

kuatkuasakan pemberian nilai taraf CPD trade off kursus yang pernah dihadiri (USM,

UPM)

Pengurusan Cuti Belajar

1.

Dokumenkan semua polisi dan dasar sedia ada.

Jabatan Pendaftar

a) Dokumen telah dibangunkan

b) Telah dihantar/edar
kepada semua PTJ (hard copy). Soft copy ada dalam ecommunity 2. Polisi & prosedur diterangkan semasa induksi / orientasi jabatan. Jabatan Pendaftar 1 Akan dilaksanakan segera dan dimasukkan dalam jadual Kursus Induksi Modul Khusus 2009 Telah boleh akses melalui e-community secara muat turun a) Telah dibangunkan b) Borang dan perjanjian sedang diteliti dan perbandingan dengan IPTA lain sedang dilakukan. Polisi telah dibentangkan dan diluluskan oleh Mesyuarat PPSM

3.

Mudah akses di dalam eCommunity.

Jabatan Pendaftar

4.

Polisi cuti sabatikal & post-doctoral

Jabatan Pendaftar

5.

Bentangkan untuk endorsement pada Disember 2008 (PPSM & LPU)

Jabatan Pendaftar

Latihan & Cuti Belajar Bil.2/2007 yang dipengerusikan oleh Naib Canselor pada 31 Mei 2007 6. Kuota cuti belajar untuk staf pentadbiran perlu dihebahkan Jabatan Pendaftar 1 Telah dihebahkan sebelum ini dan telah ada staf yang memohon Mengunapakai peraturan dalam Perintah Am Bab B (elaun) a) Laluan kerjaya telah didokumenkan mengikut skim. b) Pemurnian akan diadakan pada tahun 2009 a) Laluan kerjaya telah didokumenkan mengikut skim. b) Pemurnian akan diadakan pada tahun 2009 3. Bahaskan dengan kumpulan skim Jabatan Pendaftar 4 Telah dibincangkan dengan Wakil (J) En.

7.

Wujudkan elaun untuk skim Attachment

Jabatan Pendaftar

Pembangunan Kerjaya

1.

Wujudkan kursus yang berkaitan dengan laluan kerjaya

Jabatan Pendaftar

2.

Dokumenkan career path yang diintegrasikan dengan training path bagi semua skim

Jabatan Pendaftar

10

perkhidmatan tersebut (skim J)

Muhammad Yusairi Ghazali (Wakil MBJ Skim J) Jabatan Pendaftar 2 Akan dibawa ke Mesyuarat PPSM apabila selesai didokumenkan Akan dilaksanakan selepas kelulusan Sedang dibangunkan melalui Integrated Management System (IMS). Antara keupayaan sistem ini:a) Permohonan secara online sepenuhnya b) Paper less c) Laporan kehadiran dikemaskini oleh pemohonan dan HR akan perakukan setelah sijil dikemukakan melalui muat naik di e- community. d) Rekod sentiasa dikemaskini (automatik) Laporan Kompetensi

4.

Proses endorsement dokumen yang disediakan

5.

Sebarkan maklumat kepada semua staf Upgrade sistem latihan (e-latihan) setara seperti MyCPD, USM (Training Score Card)

Jabatan Pendaftar Jabatan Pendaftar

6.

11

Staf dapat dibuat secara maya.

7.

Laksanakan Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL)

Jabatan Pendaftar

Proses KPSL sentiasa terbuka sepanjang tahun 2008. Tiada calon yang layak kerana tidak memenuhi syarat yang dikeluarkan oleh JPA. Staf yang layak dan berjaya telah dilantik dalam temuduga. Seramai 8 orang JP telah dinaikkan pangkat pada tahun 2008. Perhatian akan diberi walaubagaimanapun tertakluk kepada prosedur kenaikan pangkat dan keperluan pelantikan.

8.

Dilema JP/PJP/DG/Pegawai Sains hendaklah diberi perhatian segera. Beri peluang kepada staf kontrak/sambilan atau staf tetap yang mempunyai taraf kelayakan akademik yang lebih tinggi untuk menghadiri interview

Jabatan Pendaftar

9.

Jabatan Pendaftar

f. Pembangunan Modal Insan Latihan

Latihan Generic Pelaksanaan 60% b. Wajib di peringkat Universiti i. Induksi ii. PTK

Jabatan Pendaftar

a) Induksi & PTK dilaksanakan. Bilangan pelaksanaan mengikut keperluan

12

iii. E-Learning iv. PnP

b) E-learning & PnP

dilaksanakan oleh ASDC

v.

Training Need Analysis (TNA) perlu dibangunkan oleh setiap penyedia latihan

c) TNA-data
keperluan latihan telah dibangunkan (menggunakan sistem) dan sedang dikumpul daripada PTJ. Hasilnya akan terbitkan Kalendar Latihan Jabatan Pendaftar 2 Dilaksanakan melalui program latihan anjuran PTJ masingmasing terutamanya melibatkan kursus teknikal seperti AutoCAD oleh FKEE, Pengendalian Komputer oleh PTMK dan lainnya. a) Dilaksanakan pada 2009. b) Sistem akan terus trigger ke JHE (P&I) apabila staf memohon untuk membentangkan kertas prosiding c) Pemakluman akan

Latihan Specific Pelaksanaan 40% b. Wajib di peringkat PTJ

3.

Latihan/pembentangan kertas prosiding perlu melalui Jabatan P&I dan hendaklah dikemaskini di dalam data induk latihan (HRD)

Jabatan Pendaftar

13

dibuat kepada semua staf. Cadangan a. Wujudkan model pengurusan latihan UMP b. Model PMI c. Kelulusan latihan dinyahpusat kepada PTJ d. Intergrasi sistem latihan antara penyedia latihan dengan HRD supaya rekod latihan sentiasa dikemaskini termasuk prosiding kertas kerja e. Kuatkuasakan penghantaran laporan dan bahan kursus kepada Jab. Pendaftar dan Perpustakaan Jabatan Pendaftar 2 a) Sebahagian cadangan telah dan sedang dilaksanakan. b) Kelulusan untuk dinyahpusat kepada PTJ telah diluluskan dalam Mesyuarat PPSM Bil.1/2008 c) Kelulusan latihan dinyahpusat kepada PTJ pada dasarnya telah diluluskan dalam Mesyuarat PPSM Bil. 1/2008 d) Bajet 2008 masih di bawah Jabatan Pendaftar e) Bajet 2009 akan dibincangkan pada Mesyuarat Bajet pada 30/12/2008 f) Rekod latihan sentiasa akan dikemaskini g) Penguatkuasaan penghantaran laporan dan bahan kursus kepada Jab. Pendaftar dan Perpustakaan akan dilaksanakan. Sistem e-latihan yang sedang

14

dibangunkan telah mengambilkira permasalahan ini.

15