Sub Sistem Manajerial

OLEH : SRI WIDANINGSIH, ST, MT

Fungsi-Fungsi Dasar Manajemen

PERENCANAAN
Pemikiran yang logis dan rasional berdasarkan data, informasi ,perkiraan-perkiraan, ramalan sebagai dasar kegiatan atau aktivitas organisasi, manajemen atau individu dalam upaya mencapai tujuan Dengan perencanaan yang baik maka 50% pencapaian tujuan organisasi telah tercapai

Definisi

Sumber-Sumber Perencanaan
Visi Organisasi Kebijakan Organisasi Hasil Pengawasan Kebutuhan Mendatang

Gambaran masa depan yang diharapkan untuk dicapai Perencanaan tidak boleh menyimpang dari kebijakan yang berwenang Merupakan hasil umpan balik guna memperbaiki perencanaan berikutnya Kebutuhan dalam perencanaan jangka pendek, sedang dan menengah Manajemen teknis yang berkembang dan dipelajari dengan bantuan teknologi yang bergerak dinamis

Studi yang Berkesinambungan

Inisiatif Dalam dan Luar Organisasi

Masukan-masukan dipilih dan diakomodasikan oleh prencanan

Manfaat Perencanaan
Penterjemah kebijakan makro

Peramalan terhadap masa depan

Alat pemersatu arah dari pelaksanaan operasional Menjamin kepastian tujuan

Pedoman pelaksanaan dan indikator keberhasilan

Mengetahui siapa saja pelaksana dan

penanggunjawab

Proses Perencanaan
1. Rumusan Tujuan 2. Kesimpulan Informasi

Harus jelas Data benar, terpercaya, lengkap, relevan, up to date

Semua data dan informasi dihimpun dan dipilih

3. Analisis Data dan Informasi

4.Premis dan Asumsi 5. Rencana Alternatif 6.Harapan pada setiap alternatif

Premis : sesuatu yang diakui kebenarannya Asumsi : membatasi masalah

Membuat alternatif perencanaan

Dapat menggunakan analisis SWOT Memilih alternatif yang terbaik

7. Rencana yang dipilih

Matriks SWOT
Eksternal Internal Strong (Kekuatan) Weakness (Kelemahan) Opportunity (kesempatan) Threat (Ancaman)

Fokus perencanaan pada level manajemen

Jangka panjang komprehensif dan menyangkut masalah multi dimensi yang kompleks Strategis Strategi bersifat fleksibel dan disesuaikan dengan perubahan Manajemen menjabarkan strategi ke dalam taktik Mengembangkan kebijakan dan prosedur Mengintegrasikan melalui fungsi-fungsi Jangka pendek Terbatas ruang lingkupnya Bersifat kaku, dilaksanakan secara taktik dan terperinci

Koordinatif

Operasional

PELAKSANAAN
Organizing

Stafing
Representing Coordinating

Directing
Actuating Motivating

Budgeting
Executing

Orginizing
Esensi : pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab Alasan orginizing : pekerjaan tidak menumpuk, dibutuhkan berbagai keahlian,pekerjaan dilakukan di beberapa tempat Pembagian kerja meliputi : tugas atasan dan bawahan, antar unit, berdasarkan wilayah, tugas pokok dan bantuan Luas rentang kendali berdasarkan : homogenitas pekerjaan, lokasi, target waktu, jenis pekerjaan, sifat pekerjaan

Staffing
Pengisian jabatan atau personalia setelah perhitungan jabatan pada fase pengorganisasian telah selesai Kriteria : jumlah personal, kualitas, beban kerja Pengkajian formasi : jenis dan sifat pekerjaan, perkiraan beban dan kapasitas kerja

Representing
Pemberian job description, penjabaran tugas-tugas

Coordinating
Semua divisi, kegiatan dapat dikoordinasikan menuju satu titik tujuan

Directing
Adanya petunjuk atasan pada pelaksana bawahan dengan memberi arahan-arahan

Actuating
Pemberian informasi kepada bawahan tentang perkembangan organisasi, pengaruh internal dan eksternal sehingga muncul disiplin, kesetiaan dan ketaatan

Motivating
Pemberian dorongan aktif kepada karyawan

Budgeting
Pendanaan untuk berjalannya perencanaan

Executing
Penjabaran dan aktualisasi dari rencana

PENGAWASAN

Definisi

Proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana Proses membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan tolok ukur/kriterianya dan diikuti dengan tindakan perbaikan Tolok ukur pengawasan adalah perencanaan

Metoda Pengawasan

Observasi langsung Laporan Metoda statistikal

Teknik Pengawasan

Terhadap penyimpangan yang menonjol Terhadap pengeluran biaya Terhadap penggunaan waktu Terhadap penggunaan bahan baku Terhadap produksi(keluaran) Terhadap personil Terhadap prosedur, proses

Langkah-langkah pengawasan 1. Harapan Berisi standar kualitas, kuantitas, waktu, biaya produksi, metoda, teknik prosedur 2. Hasil pelaksanaan 3. Pembandingan 4. Koreksi

Dengan fungsi pengawasan diharapkan : 1. Mengeleminasi penyimpangan 2. Memotivasi kegiatan organisasi dalam mencapai tujuan 3. Memperbaiki kesalahan 4. Meningkatkan tanggung jawab 5. Diperoleh umpan balik sebagai alat koreksi 6. Mengukur kompetensi personil

Peranan Manajer
Peranan Keputusan

Selain melakukan fungsi dasar manajemen, manajer juga harus menangani gangguan, mengatasi kritis dan menangkis tekanan dengan berbagai keputusan Manajer sebagai pusat saraf Menerima informasi dari dalam dan luar organisasi lalu penyebar informasi kepada orang lain Perilaku manajer yang efektif Dibutuhkan pengetahuan dan keterampilan yang ditempa melalui pengalaman sehingga menemukan pendekatan yang cocok dengan situasi yang dihadapi.