Berikut tahapan membangun perusahaan professional yang telah saya lakukan untuk sahabat aplikasikan di bisnis anda semua.

1. Susunlah Struktur Organisasi & Job Description, yaitu, perangkat sistem perusahaan yang mengatur jalur kordinasi, focus bidang pekerjaan/tugas, batas kewenangan dan tanggung jawab serta pemisahan fungsi untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja serta meningkatkan internal control. Struktur organisasi & Job Description juga mendorong berfungsinya kepemimpan dan meningkatnya soliditas manajemen perusahaan. Tiga hal yang harus diperhatikan dalam menyusun struktur organsisasi adalah: a. Garis Kordinasi b. Focus Bidang/Tugas c. Pemisahan Fungsi, Kewenangan dan Tanggung Jawab 2. Susunlah Peraturan Perusahaan, yaitu perangkat perusahaan yang mengatur seluruh aturan kerja serta hak dan kewajiban antara perusahaan sebagai pemberi kerja dengan karyawan sebagai penerima kerja. Kita sebagai owner, bebas saja memasukan selengkaplengkapnya pasal-pasal untuk aturan kerja di perusahaan kita. Semangat yang harus mendasari dalam menyusun Peraturan Perusahaan adalah Fairness atau keadilan dan transparansi, memang benar perusahaan adalah milik kita, tapi berniat dan bersikap adil dan terbuka adalah pondasi yang sangat penting dalam menciptakan perusahaan professional yang didukung penuh oleh seluruh SDM yang terlibat di dalamnya karena mereka semua merasakan kenyamanan, keadilan dan transparansi dalam bekerja. Peraturan Perusahaan ini bersifat umum dan jarang berubah kemudian diaplikasikan dalam bentuk surat turunan lainnya. 3. Turunkan Pasal-Pasal dalam Peraturan Perusahaan yang telah kita susun dalam bentuk Surat Keputusan Direksi (SK) Surat Instruksi Direksi (SI) atau Surat Edaran Direksi (SE) untuk dilaksanakan oleh semua level Manajemen. Pasal-pasal apa saja yang perlu diturunkan dalam bentuk SK/SI/SE adalah peraturan perusahaan yang suatu waktu-waktu dapat dirubah sesuai kebutuhan atau kondisi, misal buatlah SK tentang aturan hari dan masuk jam kerja dari Senin sampai Sabtu, bila suatu saat ingin hari Sabtu libur maka rubahlah SK tersebut dengan yang baru. 4. Buatlah sistem keuangan yang kuat internal kontrolnya, pisahkan antara pengelola kas utama/kas besar dan kas kecil, buatlah alur kas besar ke kas kecil dan sebaliknya, buatlah aturan batas minimal pagu cash in hand sehingga setiap ada kelebihan dana langsung di setorkan ke rekening perusahaan di bank. Buatlah aturan transaksi tunai seminimal mungkin, lakukan transaksi baik penerimaan maupun pengeluaran menggunakan transfer atau internet banking, bila menggunakan Cek/BG, jangan pernah membubuhi tanda tangan kita

dalam buku Cek/BG tersebut. Bila menggunakan internet banking, simpanlah baik-baik Token atau nomor otorisasi transaksi hanya kita atau orang yang kita berikan kewenangan saja yang bisa memberikan otorisasi. Buatlah batasan jumlah dan kewenangan otorisasi transaksi tersebut. 5. Untuk menunjang sistem keuangan dan pencatatan, dengan bantuan sahabat seorang programer saya susun software keuangan & akuntansi untuk mencatat dan membukukan seluruh transaksi, asset, hutang dan modal yang berputar di perusahaan. 6. Rekrutlah Karyawan sesuai dengan kebutuhan dalam struktur organisasi diatas, pemenuhan SDM dapat kita lakukan secara bertahap atau sekaligus sesuai kebutuhan dan kemampuan modal perusahaan, bila modal terbatas rekrutlah secara bertahap, untuk tahap awal adanya perangkapan fungsi adalah hal biasa, bila sudah overload pekerjaannya maka rekrutlah karyawan baru untuk menghindari perangkapan fungsi. Dalam proses rekruitment, saya lakukan saringan melalui CV, test kompetensi tertulis, live test dan interview untuk mendapatkan SDM terbaik sesuai kriteria dan kebutuhan perusahaan kita. 7. Samakan visi dan misi antara kita sebagai owner dengan seluruh level manajemen dan karyawan yang kita rekrut. Pondasi visi dan misi sangat vital untuk menyamakan arah dan cara-cara yang harus ditempuh dalam mencapai tujuan yang direncanakan. 8. Lakukan training implementasi kepada seluruh level manajemen dan karyawan, berikan dan latih mereka untuk mengetahui bisnis circle perusahaan, alur kerja, aturan kerja dan hal lain yang telah kita susun sebelumnya. 9. Susun Planning, Program & Target kerja (PPTK). Saya menyusun planning, program dan target kerja secara periodik bulanan, sangat wajar di awal-awal kita sendiri yang menyusun PPTK apalagi bila karyawan yang kita rekrut umumnya fresh graduate. PPTK sangat ampuh menjaga focus dan melecut karyawan bekerja sesuai target yang jelas, kita tinggal monitoring hasil pekerjaan karyawan kita berdasarkan PPTK tersebut. 10. Pandulah jalannya implementasi sistem perusahaan yang telah kita susun dan latihkan kepada semua level manajemen. Untuk awalawal sangatlah wajar bila masih terjadi perbedaan implementasi dengan aturan atau kehadiran kita masih intens, pengalaman saya insya Allah dalam waktu tiga bulan kehadiran kita sebagai owner sudah dapat digantikan oleh team dan kita sudah bisa leluasa meninggalkan perusahaan untuk pergi Haji/Umroh bahkan liburan sekalipun. Berikut contoh perangkat sistem perusahaan yang saya susun:

Demikian tahapan dan perangkat perusahaan professional yang saya bangun, semoga bermanfaat dan dapat diimplementasikan oleh temanteman yang berniat focus berwirausaha untuk membangun sebuah bisnis yang professional yang akan terus membesar.