D.1. TANGGAPAN TERHADAP LATAR BELAKANG Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) memiliki 3 fungsi untuk melakukan koordinasi dalam setiap upaya penanggulangan bencana. Hal ini dimandatkan oleh Perda No. 3 Tahun 2010 tentang Penanggulangan Bencana di Provinsi Jawa Timur, pada Pasal 13 (1) yang menyatakan bahwa fungsi BPBD ialah : "Koordinasi, komando dan fungsi pelaksana dalam penyelenggaraan penanggulangan bencana di wilayah provinsi Jawa Timur " . Dan sebagai salah satu upaya untuk menjalankan mandat tersebut, BPBD telah dan sedang membangun koordinasi dengan berbagai pihak Pemerintah, masyarakat dan dunia usaha, untuk menjalin kerjasama. Proses koordinasi dilakukan melalui berbagai pertemuan dengan banyak pihak, berbagai data dan informasi, membuat nota kesepahaman untuk program bersama, dan mendiskusikan serta menyusun rencana bersama. Terkait dengan hal ini, Bidang Rehabilitasi dan Rekonstruksi akan mengembangkan aplikasi untuk kebutuhan basis data yang dapat mengukur kerusakan/kerugian sarpras pasca bencana di daerah yang rawan. Aplikasi tersebut akan dijadikan basis perencanaan pemulihan pasca bencana dan juga menjadi rekomendasi kepada pihak-pihak lain yang membutuhkannya. Tanggapan : Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Provinsi Jawa Timur sebagai salah satu instansi di Provinsi Jawa Timur yang terkait dengan Penanganan dampak bencana seperti Rehabilitasi dan Rekonstruksi menyadari bahwa pemanfaatan aplikasi database dibutuhkan akan memberikan kontribusi untuk memberikan informasi secara tepat, cepat dan akurat mengenai informasi kerusakan dan kerugian sarana prasarana akibat bencana , sehingga BPBD bisa merencanakan estimasi biaya rekonstruksi pasca yang dibutuhkan oleh para stakeholder berdasarkan data yang terstruktur pada database. Sarana Prasarana atau infrastruktur sendiri adalah sebagai kebutuhan dasar fisik pengorganisasian sistem struktur yang diperlukan untuk jaminan ekonomi sektor publik dan sektor privat sebagai layanan dan fasilitas yang diperlukan agar perekonomian dapat berfungsi dengan baik. Istilah ini umumnya merujuk kepada hal infrastruktur teknis atau fisik yang mendukung jaringan struktur seperti fasilitas antara lain dapat berupa jalan, kereta api, air bersih, bandara, kanal, waduk, tanggul, pengelolahan limbah, perlistrikan, telekomunikasi, pelabuhan secara fungsional, infrastruktur selain fasilitasi akan tetapi dapat pula mendukung kelancaran aktivitas ekonomi masyarakat, distribusi aliran produksi barang dan jasa sebagai contoh bahwa jalan dapat melancarkan transportasi pengiriman bahan baku sampai ke pabrik kemudian untuk distribusi ke pasar hingga sampai kepada masyarakat. dalam beberapa pengertian, istilah infrastruktur termasuk pula infrastruktur sosial kebutuhan dasar seperti antara lain termasuk sekolah dan rumah sakit, bila dalam militer, istilah ini dapat pula merujuk kepada bangunan permanen dan instalasi yang diperlukan untuk mendukung operasi dan pemindahan. Berikut adalah penggolongan infrastruktur : 1. Infrastruktur Fasilitas Publik Bangunan Kantor Pemerintahan , Sekolah Rumah Sakit dan lainnya 2. Infrastruktur Transportasi dan komunikasi Jaringan jalan raya dan jalan tol, termasuk jembatan, terowongan, dan infrastruktur pendukungnya seperti lampu jalan, rambu lalu lintas, saluran air, trotoar, dan sebagainya. Jalur sepeda Transportasi publik massa seperti kereta api, trem Kanal sebagai transportasi air dalam pulau Pelabuhan laut sebagai transportasi air antar pulau Bandar udara Jalur Telpon 3. Infrastruktur Air Jaringan suplai air untuk air minum, penyimpanan air, dan sebagainya, mencakup pompa, pipa, pemurnian air, alat ukur, dan bangunan yang menyimpan fasilitas tersebut Saluran limbah dan instalasi pengolahan air limbah Selokan untuk mengalirkan limpasan permukaan dan air hujan Sistem pengendalian banjir Sistem irigasi Sistem pembersihan salju, termasuk truk penyapu, truk penebar garam untuk mencairkan salju, dan sebagainya. Struktur pinggir laut seperti tembok laut, pemecah gelombang, pengukur tinggi pasang surut, dan sebagainya 4. Infrastruktur Energi Jaringan tenaga listrik, termasuk pembangkit listrik dan jaringan kabel listrik. Jaringan penyalur gas alam, termasuk perpipaan, penyimpanan, dan transportasi pengangkut gas (truk tangki, kapal tangker). Jaringan minyak bumi, termasuk perpipaan, penyimpanan, dan transportasi Sistem penanganan batu bara Dengan menggunakan teknlogi informasi (BPBD) Provinsi Jawa Timur berusaha untuk membuat sebuah software aplikasi database kerusakan dan kerugian sarana prasarana pasaca bencana yang pada dasarnya merupakan sebuah sistem informasi.Tujuan dari sistem informasi adalah untuk melakukan siklus pengolahan data. Untuk melakukan siklus ini, maka sebagai suatu sistem diperlukan komponen-komponen tertentu. Data perlu diolah untuk dijadikan informasi yang berguna lewat suatu siklus. Siklus ini disebut dengan siklus pengolahan data (data processing life cycle) atau disebut juga dengan nama siklus informasi (information life cycle). Gambar . Siklus pengolahan data (Jogiyanto, 2003) ari gambar di atas, terlihat bahwa untuk melakukan siklus pengolahan data diperlukan tiga komponen, yaitu komponen input, komponen model dan komponen output. Dengan demikian, sistem informasi yang juga melakukan proses pengolahan data juga akan membutuhkan tiga komponen ini. Data yang masih belum diolah perlu disimpan untuk pengolahan lebih lanjut, karena tidak semua data yang diperoleh langsung diolah. Pada umumnya, data yang diperoleh disimpan terlebih dahulu yang nantinya setiap saat dapat diambil untuk diolah menjadi informasi. Data ini disimpan di simpanan (storage) dalam bentuk basis data (database). Data yang ada di basis data ini yang nantinya akan digunakan untuk menghasilkan informasi. Siklus pengolahan data ini disebut dengan extended data processing life cycle. Gambar . Extended data processing life cycle Sistem informasi perlu diuji apakah tujuan dari sistem informasi tersebut yaitu menghasilkan informasi yang berguna dapat tercapai. Informasi yang relevan dapat dicapai dengan komponen model. Informasi yang tepat waktu dapat dicapai dengan komponen teknologi. Komponen teknologi sistem komputer mempercepat proses pengolahan data dan komponen teknologi telekomunikasi mempercepat proses transmisi data, sehingga membuat informasi dapat disajikan secara tepat waktu. Informasi yang akurat dapat dicapai dengan komponen kontrol. Komponen kontrol atau pengendalian akan menjaga sistem informasi dari kesalahan-kesalahan yang disengaja maupun tidak disengaja. Komponen kontrol membuat sistem informasi menghasilkan informasi akurat. Dengan demikian, sistem informasi mempunyai enam buah komponen, yaitu: 1. Komponen input atau masukan 2. Komponen model 3. Komponen output atau keluaran 4. Komponen teknologi 5. Komponen basis data 6. Komponen kontrol atau pengendalian Keenam komponen ini harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan. Jika satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi tidak akan menjalankan fungsinya, yaitu pengolahan data dan tidak dapat mencapai ujuannya, yaitu menghasilkan informasi yang relevan, tepat waktu dan akurat. Komponen-komponen dari sistem ini dapat digambarkan sebagai berikut. Gambar Komponen dari sistem informasi a. Komponen Input Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi. Komponen ini perlu ada karena merupakan bahan dasar dalam pengolahan informasi. Sistem informasi tidak akan dapat menghasilkan informasi jika tidak mempunyai komponen input. Input yang masuk ke dalam sistem informasi dapat langsung dapat diolah datau jika belum dibutuhkan sekarang dapat disimpan terlebih dahulu di storage dalam bentuk basis data (database). Data untuk sistem informasi perlu ditangkap dan dicatat dalam dokumen masukan. Dokumen masukan (source document) merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) dari data yang terjadi. Dokumen masukan sangat penting di dalam arus data sistem informasi. Dokumen masukan ini dapat membantu di dalam penanganan arus data sistem informasi, yaitu: 1. dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap 2. data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat 3. dapat mendorong lengkapnya data administrasi, disebabkan data yang dibutuhkan disebutkan satu-persatu di dalam dokumen dasarnya 4. bertindak sebagai pendistribusi data, karena sejumlah tembusan dari formulir- formulir tersebut dapat diberikan kepada individu-individu atau departemen- departemen yang membutuhkannya 5. dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung (back-up) dari file-file data di komputer. Proses selanjutnya setelah data tercatat di dokumen dasar adalah memasukkan data tersebut ke dalam sistem informasi (data entry). Proses menangkap data dan memasukkannya ke dalam sistem informasi dapat digambarkan sebagai berikut ini. Gambar Proses memasukkan data yang ditangkap di dokumen masukan b. Komponen Output Produk dari sistem informasi adalah output berupa informasi yang berguna bagi para pemakainya. Output dari sistem informasi dibuat menggunakan data yang ada di basis data dan diproses menggunakan model tertentu. c. Komponen Basis Data Basis data (database) adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Dari definisi ini, terdapat tiga hal yang berhubungan dengan basis data, yaitu sebagai berikut ini. 1. Data itu sendiri yang diorganisasikan dalam bentuk basis data (database). 2. Simpanan permanen (storage) untuk menyimpan basis data tersebut. Simpanan ini merupakan bagian dari teknologi perangkat keras yang digunakan di sistem informasi. Simpanan permanen yang umumnya digunakan berupa hard disk. 3. Perangkat lunak untuk memanipulasi basis datanya. Perangkat lunak ini dapat dibeli dalam satu paket dan beberapa merupakan program gratis (free ware). Perangkat lunak ini disebut dengan DBMS (Data Base Management Systems). Contoh DBMS yang terkenal misalnya adalah dBASE, Fox Base, Microsoft Acces, Oracle, MySQL dan lain-lain. DBMS yang populer untuk mengolah basis data sekaran ini adalah RDBMS (Relational Data Base Management System). RDBMS menggambarkan suatu file basis data seperti suatu tabel, yaitu bagian kolom menggambarkan field dari data dan bagian baris menunjukkan record dari data. d. Komponen Model Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi berasal dari data yang diambil dari basis data yang diolah lewat sutau model-model tertentu. Model-model yang digunakan di sistem informasi dapat berupa model logika yang menunjukkan suatu proses perbandingan logika atau model matematik yang menunjukkan proses perhitungan matematika. e. Komponen Teknologi Teknologi merupakan komponen yang penting di sistem informasi. Tanpa adanya teknologi yang mendukung, maka sistem informasi tidak akan dapat menghasilkan informasi yang tepat waktu. Komponen teknologi mempercepat sistem informasi dalam pengolahan datanya. Komponen teknologi dapat dikelompokkan kedalam dua macam kategori, yaitu teknologi sistem komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) dan teknologi sistem telekomunikasi. f. Komponen Kontrol Komponen kontrol digunakan untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi merupakan informasi yang akurat. Sistem pengendalian atau sistem kontrol dalam sisteminformasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem pengendalian secara umum (general control system) dan sistem pengendalian aplikasi (aplication control system). Lebih lanjut, pengendalian secara umum dapat terdiri dari pengendalian-pengendalian sebagai berikut ini. 1. Pengendalian organisasi 2. Pengendalian dokumentasi 3. Pengendalian perangkat keras 4. Pengendalian keamanan fisik 5. Pengendalian keamanan data 6. Pengendalian komunikasi Pengendalian aplikasi dapat diklasifikasikan sebagai berikut 1. Pengendalian masukan (input control) 2. Pengendalian kontrol (processing control) 3. pengendalian keluaran (output control) Gambar . Pengendalian secara umum D.2. TANGGAPAN TERHADAP TUJUAN Kegiatan ini dilaksanakan dengan tujuan untuk membuat aplikasi kerusakan dan kerugian sarpras pasca bencana dalam rangka upaya pemulihan yang lebih baik dan tepat sasaran sesuai dengan kebutuhan Bldang Rehabilitasi dan Rekonstruksi BPBD Provinsi Jawa Timur . Tanggapan : Maksud Kegiatan di atas dapat disempurnakan menjadi : Membangun aplikasi kerusakan dan kerugian sarpras pasca bencana yang handal, terpadu dan scalable (mudah dikembangkan ) di lingkungan BPBD Prov. Jatim sehingga akan didapatkan beberapa elemen yang terintegrasi dalam suatu panduan jaringan kerja dan prosedur serta sumber daya manusia yang siap untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat, sehingga dapat memberikan acuan dan arahan yang komprehensif bagi kebijakan dalam rangka upaya pemulihan yang lebih baik dan tepat sasaran sesuai dengan kebutuhan Bldang Rehabilitasi dan Rekonstruksi BPBD Provinsi Jawa Timur D.3. TANGGAPANHASIL YANG DIHARAPAKAN Ada 2 hasil yang diharapkan dalam kegiatan ini, yaitu : 1. Tersedianya aplikasi kerusakan dan kerugian sarpras akibat bencana secara aplikasi komputer dan aplikasi web secara online. 2. Tersedianya dokumen manual penggunaan aplikasi baik dengan software. Tanggapan : Aplikasi kerusakan dan kerugian sarpras pasca bencana yang diinginkan adalah aplikasi yang berbasis teknologi web yang dapat dengan mudah diakses oleh beberapa pihak dengan menggunakan internet browser baik melalui jaringan intranet ataupun jaringan internet. Aplikasi web merupakan sebuah aplikasi yang mengunakan teknologi browser untuk menjalankan aplikasi dan diakses melalui jaringan komputer. Sedangkan definisi lain aplikasi web adalah sebuah program yang disimpan di Server dan dikirim melalui internet dan diakses melalui antarmuka browser. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan aplikasi web merupakan aplikasi yang diakses mengunakan web browser melalui jaringan internet atau intranet. Aplikasi web juga merupakan suatu perangkat lunak komputer yang dikodekan dalam bahasa pemrograman yang mendukung perangkat lunkan berbasis web seperti HTML, JavaScript, CSS, Ruby, Python, Php, Java dan bahasa pemrograman lainnya. Berikut adalah beberapa kemudahan dan keuntungan menggunakan aplikasi berbasis web antara lain: 1. Bisa diakses dari mana saja. Aplikasi terpasang di server, kita bisa mengakses aplikasi tersebut dari mana saja dan dengan komputer apa saja. 2. Multi platform artinya bisa digunakan pada sistem operasi apa pun. Karena berbasis Intranet/Internet dan diakses melalui browser, maka kita bisa mengakses aplikasi tersebut dengan sistem operasi apa pun. Diakses dengan sistem operasi Linux, Windows atau Mac OS, kita hanya perlu menggunakan browser dan aplikasi itu akan berjalan dengan sempurna. 3. Program yang kita perlukan hanyalah browser (Mozilla Firefox, Internet Explorer maupun browser lainnya), tidak perlu menginstall program lain, yang pasti sudah tersedia langsung di dalam sistem operasi. Tentu ini memudahkan kita karena tidak perlu lagi menginstall untuk menggunakan suatu aplikasi. Keuntungan ini sangat terasa sekali apabila suatu perusahaan mempunyai ribuan komputer. Kalau sebelumnya aplikasi tersebut harus diinstall satu per satu di semua komputer yang digunakan, sekarang tidak perlu lagi menginstal program apapun. 4. Selalu mendapatkan versi terbaru dari aplikasi. Karena aplikasi tersebut terpasang di server Intranet/Internet, perusahaan pembuat aplikasi bisa memperbarui aplikasinya terus-menerus. Begitu kita mengakses aplikasi itu, yang kita dapatkan pasti adalah versi terbaru. Tidak perlu lagi kita melakukan upgrade, menginstall service pack, maupun berbagai hal lainnya yang merepotkan. Secara umum model aplikasi web yang ideal terbagi menjadi 2 lapisan yaitu Client side Browser dan Server Side System seperti dibawah ini : Penjelasan proses diatas adalah Client Side Browser melakukan request( permintaan ) infrmasi ke Server side system dengan melakukan akses pada alamat server yang dituju misalnya bpbd.jatimprov.go.id , maka pada Server side system akan merespon permintaan itu melalui web application server yang terdiri dari web server dan database server. Perintah yang diterima akan diproses oleh web server dan apabila dibutuhkan data untuk perintaan tersebut , maka web server akan mengakses database server. Setelah data yang diinginkan diterima , maka web server akan menyampaikannya pada Client Side Browser , maka informasi yang akan diterima oleh pengguna melalui browser adalah halaman web situs BPBD jawa timur. Output lainnya yang perlu ditambahkan untuk BPBD adalah source code aplikasi daripada Aplikasi kerusakan dan kerugian sarpras pasca bencana. Dengan adanya source code aplikasi , apabila ada pengembangan dari pada aplikasi , maka pihak BPBD dengan mudah melakukan modifikasi. D.4. TANGGAPAN TERHADAP LINGKUP PEKERJAAN & KEGIATAN, LOKASI , DATA SERTA ALIH PENGETAHUAN 1. LingkupPekerjaan -. Melakukan analisadanpengelolahan data -. membuat desain dari hasil analisa kebutuhan dan kesepakatan pemodelan proses penilaian kerusakan dan kerugian pasca bencana, kemudian dibangun menjadi sebuah aplikasi komputer maupun aplikasi online. -. Pengujian Aplikasi melalui pelatihanyang di install padaserver BPBDProv. Jatim. -. Pembuatanlaporanakhir baikberupasoftware rangkap 5(lima). -. Membuat buku panduan/manual tentangjalannyasoftwaretersebut. 2. Lokasi kegiatan: Lokasi kegiatan pasca bencana antara lainnya: daerah banjir, daerah longsor, daerah putting beliung, gunungberapi, daerahTsunami di Provinsi Jawa Timur. 3. Data Pembuatanaplikasi di dukung adanya datadata Primer maupunsekunder. 4. AlihPengetahuan Penyedia Jasa harus melaksanakan diskusi melalui pelatihan kepada BPBD Provinsi maupun BPBDKabupatensetelah aplikasi itusudahjadi. 5. Persyaratan Lainnya memiliki Surat IjinUsaha Perusahaan (SIUP) : JasaKonsultasi Piranti Lunak/ Jasa Program Kmputer. . Tanggapan : Untuk lingkup pekerjaan yang lebih detil akan dijelaskan oleh konsultan pada bagian pendekatan dan metodologi D.5. TANGGAPANTERHADAP TENAGA AHLI Tenaga Ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah: 1. Ketua Tim (Team Leader) Ketua tim disyaratkan seorang Sarjana Teknik Informatika/Komputer (S2) berpengalaman dalam pelaksanaan pekerjaan minimal selama 6 (enam) tahun, lulusan perguruan tinggi negeri atau swasta yang telah terakreditasi atau yang telah lulus ujian negara atau perguruan tinggi luar negeri yang telah di akreditasi. Sebagai Ketua Tim tugas utamanya adalah memimpin dan mengkordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan sampai pekerjaan dinyatakan selesai. 2. Tenaga Ahli Teknik Komputer Tenaga Ahli dibutuhkan 1 (satu) orang disyaratkan seorang Sarjana Teknik Komputer Strata 1 (S1) lulusan perguruan tinggi negeri atau swasta yang telah terakreditasi atau yang telah lulus ujian negara atau perguruan tinggi luar negeri yang telah di akreditasi dan berpengalaman dalam pelaksaan kegiatan pekerjaan minimal selama 4 (empat) tahun. Sebagai Tenaga Ahli tugas utamanya adalah membantu ketua tim dalam pelaksanaan pekerjaan sampai pekerjaan dinyatakan selesai. 3. Tenaga Ahli Teknik Sipil Tenaga Ahli dibutuhkan 2 (dua) orang disyaratkan seorang Sarjana Teknik Sipil Strata 2 (S2) Ber SKA Madya Sipil/Arsitektur lulusan perguruan tinggi negeri atau swasta yang telah terakreditasi atau yang telah lulus ujian negara atau perguruan tinggi luar negeri yang telah di akreditasi dan berpengalaman dalam pelaksaan kegiatan pekerjaan minimal selama 10 (sepuluh) tahun. Sebagai Tenaga Ahli tugas utamanya adalah membantu ketua tim dalam pelaksanaan pekerjaan sampai pekerjaan dinyatakan selesai. Tanggapan : Susunan tenaga ahli tersebut secara umum telah mencukupi, hanya saja justru tenaga developer software aplikasi ( sistem analis , 2 programmer , 1 asisten programmer ) yang seharusnya lebih banyak daripada tenaga ahli non komputer. Selain itu untuk tenaga sipil yang ber SKA secara spesifikasi terlalu tinggi karena inti daripada kegiatan ini adalah pembuatan software aplikasi bukan membuat Detail Engineering Desain suatu bangunan yang membutuhkan tenaga ahli yang harus bersertifikat. D.6. TANGGAPANTERHADAP TENAGA AHLI Tenagapendukungyangdiperlukanuntukmelaksanakan pekerjaanini adalah: 1. Asisten Tenaga Teknik Komputer dibutuhkan sebanyak 1 (satu) orang dan disyaratkan berpendidikan minimal S1 Teknik Komputer pengalaman minimal 2 (dua) tahun di bidangnya. 2. Asisten Tenaga Teknik Sipil dibutuhkan sebanyak 1 (satu) orang dan disyaratkan berpendidikan minimal S1 Teknik Sipil pengalamanminimal 2 (dua) tahun di bidangnya. 3. Asisten Tenaga Planologi dibutuhkan sebanyak 1 (satu) orang dan disyaratkan berpendidikan minimal S1Planologi pengalamanminimal 2(dua) tahundi bidangnya. 4. Operator Komputer dibutuhkan sebanyak 2 (dua) orang dan disyaratkan berpendidikan minimal SMA pengalamanminimal 2 (dua) tahun di bidangnya. Tanggapan : (Sudah Jelas ) D.7. TANGGAPAN TERHADAP PELAKSANAAN Penyelesaian Pekerjaan ini dilaksanakan dalam waktu 90 (Sembilan puluh) hari kalender. Tanggapan : (Sudah Jelas ) D.8. TANGGAPAN TERHADAP ANGGARAN BIAYA Untuk pelaksanaan pekerjaan ini disediakan dana sebesar Rp. 267.540.000,00 (dua ratus enam puluh tujuh juta lima ratus empat puluh ribu rupiah) termasuk pajak-pajak yang timbul akibat pelaksanaan pekerjaan, yang dibiayai dari dana APBD Provinsi Jawa Timur Tahun Anggaran 2014. Tanggapan : (Sudah Jelas )