REKAM MEDIS
RUMAH SAKIT AULIA
16 cm x 90 cm
Vii + 19 halaman
ii
TIM PENYUSUN
1. Tria Novia Zane Putri, Amd.RMIK
KONTRIBUTOR
1. Dr. Gatot Soeryo Koesumo, PFK, MM
iii
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala berkat dan
anugrah yang telah diberikan kepada penyusun, sehingga Buku Pedoman Pengorganisasian
Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Aulia ini dapat selesai disusun.
Buku pedoman ini merupakan panduan kerja bagi semua pihak yang terkait dalam
Pengorganisasian Rekam Medis Rumah Sakit Aulia.
Dalam Pedoman ini diuraikan tentang visi, misi, nilai - nilai dan uraian tugas dalam
pengorganisasian Instalasi Rekam Medis.
Tidak lupa penyusun menyampaikan terima kasih yang sedalam dalamnya atas
bantuan
semua
pihak
yang
telah
membantu
dalam
menyelesaikan
Pedoman
Jakarta,
November 2015
Penyusun
KATA SAMBUTAN
DIREKTUR RUMAH SAKIT AULIA
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa karena atas
rahmat dan karunia-Nya kita dapat menyelesaikan penyusunan buku Pedoman
Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis.
Semoga Pedoman ini menjadi tuntunan dalam melaksanakan sistem
administrasi dan kepada semua pihak yang membantu tersusunnya revisi buku
Pedoman ini kami ucapkan terima kasih.
Ditetapkan di : Jakarta
Pada Tanggal : 15 November 2015
vi
KEPUTUSAN
DIREKTUR RUMAH SAKIT (RS) AULIA
NOMOR
: 135/RS/SK-DIR/XI/2015
TENTANG
PEMBERLAKUAN PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI
REKAM MEDIS
Disusun Oleh :
Disetujui Oleh :
Ditetapkan Oleh :
vii
KEPUTUSAN
DIREKTUR RUMAH SAKIT (RS) AULIA
NOMOR
: 135/RS/SK-DIR/XI/2015
TENTANG
PEMBERLAKUAN PEDOMAN PENGORGANISASIA INSTALASI
REKAM MEDIS
MENIMBANG :
a.
Bahwa
dalam
upaya
penyelenggaraan
organisasi
menigkatkan
Instalasi
efektifitas
Rekam
Medis
MENGINGAT
1.
2.
Kesehatan;
Undang-Undang Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah
viii
3.
Sakit;
Keputusan
Menteri
Kesehatan
RI
No:
1333/
Sakit
Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 129 /
MENKES / SK / II / 2008 tentang Standar Pelayanan
5.
Kesehatan
Umum Aulia
Keputusan
PT.
Liavansya
Utama
Nomor
Liavansya
Utama
Nomor
TENTANG
KEBIJAKAN
PEMBERLAKUAN
ix
KETIGA
KEEMPAT
Aulia.
Peraturan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan sampai
dengan adanya pencabutan.
KELIMA
Ditetapkan di : Jakarta
Pada Tanggal : 15 November 2015
DAFTAR ISI
Sejarah RS Aulia....................................................................................................2
2.
BAB III VISI, MISI, NILAI NILAI, LOGO DAN TUJUAN RS AULIA.................4
1.
Visi RS Aulia..........................................................................................................4
2.
Misi RS Aulia.........................................................................................................4
3.
4.
Logo RS Aulia........................................................................................................6
5.
Tujuan RS Aulia.....................................................................................................6
2.
3.
4.
5.
Hubungan Internal................................................................................................16
2.
Hubungan eksternal..............................................................................................21
xi
2.
Kualifikasi Personil..............................................................................................23
3.
xii
LAMPIRAN
KEPUTUSAN DIREKTUR RS AULIA
NOMOR : 135/RS/SK-DIR/XI/2015
TENTANG PEDOMAN
PENGORGANISASIAN INSTALASI
REKAM MEDIS
BAB I
PENDAHULUAN
Pelayanan Keperawatan merupakan bagian integral dari seluruh pelayanan di
Rumah Sakit. Pelayanan keperawatan yang diberikan tersebut haruslah mampu
memenuhi kebutuhan dan tuntutan masyarakat akan pelayanan kesehatan yang
professional. Profesionalisme dalam keperawatan bertujuan untuk menjamin kualitas
asuhan keperawatan yang diberikan pada masyarakat, serta didasarkan pada
pemahaman adanya suatu landasan ilmiah yang spesifik dan menjadi dasar pada
praktek keperawatan, disertai dengan adanya kemampuan tenaga keperawatan untuk
melaksanakan praktek keperawatan tersebut dan diterapkan untuk kesejahteraan
manusia (Logan, 2002).
Satu hal yang harus kita ketahui bersama bahwa saat ini kebutuhan
masyarakat akan informasi dan hukum sudah mengalami kemajuan. Masyarakat kita
saat ini sudah sedemikian kritis dan telah menyadari tentang hak-hak yang harus
mereka dapatkan pada saat mereka menerima service dari suatu jasa dalam hal ini
jasa kesehatan. Dunia profesi kesehatan khususnya keperawatan juga telah
mengalami perkembangan yang cukup berarti. Perkembangan profesi keperawatan di
Indonesia masih berada pada masa transisi dari sifatnya vokasional menuju ke arah
professional. Profesionalisme dalam keperawatan menuntut seorang perawat untuk
memberikan suatu pelayanan asuhan keperawatan yang bermutu melainkan juga
harus memenuhi standar keperawatan serta aturan atau ketentuan yang ada.
Profesional yang dimaksud dalam hal ini adalah suatu sikap dan tindakan
yang mencerminkan pemahaman serta kemampuan penerapan dalam praktek seharihari yang berlandaskan pada bidang keilmuan yang spesifik, dimana semua hal
BAB II
GAMBARAN UMUM RS AULIA
1.
Sejarah RS Aulia
Rumah Sakit Aulia merupakan rumah sakit yang memberikan pelayanan
dibuat
senyaman
mungkin
guna
memberikan
kepuasan
bagi
pasien/pengunjung RS Aulia, dilengkapi juga dengan fasilitas ruang tunggu dan lahan
parker yang memadai untuk memberikan kemudahan bagi para pasien/pengunjung.
BAB III
VISI, MISI, NILAI NILAI, LOGO DAN TUJUAN
RS AULIA
1.
Visi RS Aulia
Menjadi Rumah Sakit yang memberikan pelayanan professional dan
mampu bersaing di Era Globalisasi
2.
Misi RS Aulia
1. Melakukan upaya secara berkelanjutan dalam meningkatakan mutu
pelayanan kepada pelanggan
2. Memberika pelayanan kesehatan yang professional
3. Mewujudkan pertumbuhan Rumah Sakit yang berkesinambungan dan
mengutamakan kepentingan pasien, karyawan dan masyarakat.
3.
4.
Logo RS Aulia
Memiliki arti :
1. Palang berarti : Simbol Kesehatan
2. Warna Hijau : Kesejukan
3. Warna Kuning : Kemuliaan
4. Bergambar
: Wanita
5.
Tujuan RS Aulia
1. Menjadikan rumah sakit yang dapat memberikan pelayanan prima dan
professional berdasarkan standar yang ditetapkan.
a. Menyelenggarakan pelayanan yang bermutu memuaskan dan professional
berdasarkan standar yang ditetapkan
b. Senantiasa mengikuti perkembangan IPTEK yang mutahir
c. Mengembangkan penelitian dasar dan terapan untuk meningkatkan mutu
pelayanan
d. Menggalang dan mengembangan kemitraan dengan berbagai pihak untuk
menjalin jaraingan kerjasama yang saling menguntungkan
e. Mewujudkan tingkat kepuasan consumer baik internal maupun eksternal
secara optimal
f. Memberdayakan seluruh potensi sumber daya yang ada di rumah sakit.
2. Menjadi rumah sakit yang mewujudkan fungsinya sebagai pelayanan
masyakarat, pendidikan dan pelatihan di bidang kesehatan respirasi di
Indonesia.
BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI
RS AULIA
Struktur organisasi rawat inap mengacu kepda struktur Organisasi Rumah
Sakit Aulia. Instalasi rawat inap berada
BAB V
VISI, MISI, FALSAFAH , NILAI DAN TUJUAN
INSTALASI REKAM MEDIS
1.
2.
3.
4.
Informatif
sakit
yang
didukung
dengan
sistem
pencatatan,
pengelolaan,
penyimpanan, pengeluaran rekam medis yang baik dan benar serta cepat, akurat,
lengkap, dan mudah didapat.
10
BAB VI
STRUKTUR ORGANISASI
INSTALASI REKAM MEDIS
DIREKTUR
RS AULIA
KEPALA BIDANG
PELAYANAN MEDIS
KEPALA INSTALASI
REKAM MEDIS
PENANGGUNG JAWAB
PENDAFTARAN DAN
INFORMASI
PENDAFTARAN
RAWAT JALAN DAN
GAWAT DARURAT
PENDAFTARAN
RAWAT INAP DAN
INFORMASI
PENANGGUNG JAWAB
PELAPORAN, ANALISA
DAN PENYIMPANAN
PENGELOLAHAN
DATA, CODING &
PELAPORAN
REKAM MEDIS
ASSEMBLING,
ANALSIA &
PENGELOLAAN
REKAM MEDIS
PENYIMPANAN
DAN DISTRIBUSI
REKAM MEDIS
11
BAB VII
URAIAN JABATAN
Instalasi Rekam Medis dibawah tanggung jawab bidang pelayanan medis dan
seksi pelayanan non medis.
Instalasi Rekam Medis memiliki struktur organisasi yang terdiri dari:
1.
12
2.
3.
[Type text]
Page 13
5.
b.
[Type text]
Page 14
sesuai ICD X
c.
b.
c.
d.
e.
darurat
8. Pelaksanaan Penyimpanan dan Distribusi Berkas Rekam Medis
Tugas pokok dan fungsi:
a. Menerima permintaan berkas rekam medis yang dibutuhkan pasien berobat
b. Mencarikan berkas rekam medis yang dibutuhkan
c. Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien berobat
d. Memeriksa pemulangan berkas rekam medis pasien berobat
e. Membuat berkas rekam medis rawat jalan pasien baru
f. Menyusun dan merapikan berkas rekam medis pada rak rekam medis
g. Menyortir berkas rekam medis non aktif
[Type text]
Page 15
BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA
1.
Hubungan Internal
Instalasi Rekam Medis mempunyai hubungan kerja dengan semua unit dan
bagian yang ada di RS Aulia. Hubungan kerja yang dimaksud adalah hubungan kerja
sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya petugas instalasi rekam medis dengan
instalasi/unit dan bagian lain.
Instalasi/Unit Pelayanan dan Penunjang yang berhubungan dengan instalasi rekam
medis terdiri dari unit:
1. Unit Rawat Jalan
2. Instalasi Gawat Darurat
3. Unit Rawat Inap
4. Kamar Operasi
5. Kamar Bersalin
6. Instalasi Laboratorium
7. Instalasi Radiologi
8. Instalasi Farmasi
9. Instalasi Gizi
10. Instalasi Laundry
Bidang dan bagian lain yang berhubungan kerja dengan unit rekam medis
adalah bagian manajemen dari RS Aulia yaitu :
1. Bidang Pelayanan Medis
2. Bidang Penunjang Medis
3. Bidang Keperawatan
4. Bagian Tata Usaha
[Type text]
Page 16
UNIT
RAWAT JALAN
INSTALASI
LABORATORIUM
IGD
UNIT
RAWAT INAP
INSTALASI
RADIOLOGI
INSTALASI
REKAM MEDIS
INSTALASI
FARMASI
MANAJEMEN
INSTALASI
LOUNDRY
[Type text]
KAMAR
OPERASI
KAMAR
BERSALIN
INSTALASI
GIZI
Page 17
3.
[Type text]
Page 18
c.
4.
Kamar Bersalin
Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan unit kamar bersalin
dalam koordinasi untuk pelayanan :
a.
Pendaftaran :
Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di kamar
bersalin.
b.
c.
5.
Kamar Operasi
Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan kamar operasi dalam
koordinasi untuk pelayanan :
a.
Pendaftaran :
Petugas pendaftaran mendaftarkan pasien yang mau berobat di kamar
operasi
b.
[Type text]
Page 19
c.
6.
Instalasi Laboratorium
Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan instalasi laboratorium dalam
koordinasi untuk pelayanan :
a.
Pendaftaran :
Petugas pendaftaran membuatkan kartu berobat pasien yang ada didalamnya
nomor rekam medis pasien
b.
7.
Instalasi Radiologi
Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan instalasi radiologi dalam
koordinasi untuk pelayanan :
a.
Pendaftaran :
Petugas pendaftaran membuatkan kartu berobat pasien yang ada didalamnya
nomor rekam medis pasien
b.
8.
Instalasi Farmasi
Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan instalasi farmasi dalam
koordinasi untuk pelayanan :
a.
Pendaftaran :
Petugas pendaftaran membuatkan kartu berobat pasien yang ada didalamnya
nomor rekam medis pasien
b.
9.
Instalasi Gizi
[Type text]
Page 20
Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan instalasi gizi dalam
koordinasi untuk pelayanan :
Pengolahan Data dan Pelaporan :
Petugas membutuhkan data pelayanan di instalasi gizi
10. Instalasi Loundry
Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan instalasi loundry dalam
koordinasi untuk pelayanan :
Petugas loundry membutuhkan data rekam medis untuk perhitungan pengadaan
linen.
11.
Manajemen
Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan kerja dengan manajemen dalam
koordinasi untuk pelayanan :
a. Kelengkapan peralatan, perlengkapan kerja, ATK, cetakan yang digunakan
di instalasi rekam medis disiapkan oleh bagian umum tata usaha.
b. Kedisiplinan dan Kebutuhan SDM unit rekam medis berhubungan dengan
bagian SDM tata usaha
c. Manajemen membutuhkan data rekam medis sebagai indikator mutu
pelayanan di RS Aulia
2.
Hubungan eksternal
Instalasi Rekam Medis memiliki hubungan eksternal dalam kebutuhan data dan
laporan rumah sakit dengan :
1. Suku Dinas kesehatan Jakarta Selatan
[Type text]
Page 21
BAB IX
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL
1.
Jabatan
Pengaturan Jadwal
Dinas Pagi
1. Kepala Instalasi Rekam Medis
2. Penanggung Jawab Pendaftaran dan Dinas Pagi
Informasi
3. Penanggung
Jawab
Penyimpanan
[Type text]
Page 22
2.
3.
1 orang
4.
7.
orang.
8.
2 orang.
2.
Kualifikasi Personil
Kualifikasi Personil instalasi rekam medis.
1. Kepala Instalasi Rekam Medis
Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam
Medis, Sarjana Kesehatan Masyarakat
2. Penanggung Jawab Pendaftaran dan Informasi
Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam
Medis.
3. Penanggung Jawab Pelaporan, Analisa dan Penyimpanan Rekam Medis
Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam Medis
4. Pelaksana Pengolahan data, koding dan Pelaporan, Assembling, Analisa
dan Pengelolaan Rekam Medis
Kualifikasi : lulusan D III Manajemen Informasi Kesehatan dan Rekam Medis
5. Pelaksana Pendaftaran Rawat Jalan dan Instalasi Gawat Darurat
[Type text]
Page 23
ii.
[Type text]
Page 24
BAB X
KEGIATAN ORIENTASI
Orientasi unit kerja adalah mengakrabkan karyawan itu dengan sasaran unit
kerja, memperjelas bagaimana pekerjaannya menyumbang pada sasaran instalasi/unit
itu dan mencakup perkenalan dengan rekan-rekan kerja barunya.
Kegiatan orientasi yang dilakukan di Instalasi Rekam Medis RS Aulia
meliputi beberapa hal sebagai berikut:
a.
Organisasi
Merupakan pengenalan organisasi yang meliputi Organisasi Rumah Sakit
dan Instalasi Rekam Medis
b.
c.
SDM
Memperkenalkan kualifikasi SDM yang bekerja pada Instalasi Rekam
Medis yang meliputi latar belakang pendidikan dan Status kepegawaian
SDM.
d.
Pelayanan
Memperkenalkan alur pelayanan Instalasi Rekam Medis sebagai
pelayanan non medis di RS Aulia
e.
f.
Fisik
Memperkenalkan sarana fisik yang ada di RS Aulia dan menjelaskan
mengenai standar fasilitas unit rekam medis sesuai dengan peraturan
yang berlaku.
25
BAB X
PERTEMUAN / RAPAT
Pertemuan / Rapat internal di instalasi rekam medis dilakukan 1 (satu) bulan
sekali. Rapat instalasi rekam medis dengan bidang pelayanan medis dilakukan 3
(tiga) bulan sekali.
Pertemuan / rapat instalasi rekam medis membahas permasalah dan kendala
yang ada dan peningkatan mutu kinerja petugas instalasi rekam medis.
Rapat harus dihadiri oleh semua pelaksana instalasi rekam medis terkecuali
berhalangan dengan alasan yang jelas.
Beberapa hal yang harus dipersiapkan sebelum pertemuan/ rapat adalah
sebagai berikut:
1. Daftar hadir
2. Agenda Rapat
3. Notulen Rapat
Format Notulen Rapat
Hari, tanggal
Tempat
Pemimpin Rapat
Notulen Rapat
Jumlah
Peserta
Rapat
Agenda Rapat
Hasil Rapat
26
BAB XI
PELAPORAN
Pelaporan rekam medis adalah pelaporan kegiatan seluruh pelayanan yang
ada di RS Aulia. Pelaporan rekam medis dibutuhkan untuk pihak internal dan
eksternal RS Aulia.
Laporan rekam medis yang dibutuhkan internal RS Aulia diserahkan kepada :
1. Direktur RS Aulia
2. Kepala Bidang Pelayanan Medis
Laporan rekam medis yang dibutuhkan oleh pihak eksternal RS Aulia diserahkan
kepada:
1. Suku Dinas Kesehatan Jakarta Selatan
Pelaporan yang dibuat oleh unit rekam medis yaitu :
1. Laporan Bulanan
Laporan Bulanan di unit rekam medis yaitu :
a. Laporan eksternal rumah sakit
RL5.1 Pengunjung
Laporan Indikator Rawat Inap (BOR, LOS, TOI, BTO, NDR, GDR)
27
2. Laporan Tahunan
RL 1.2 Indikator Pelayanan Rumah Sakit
RL 1.3 Fasilitas Tempat Tidur Rawat Inap
RL 2 Ketenagaan
RL 3 Pelayanan
RL 3.4 Kebidanan
RL 3.5 Perinatologi
RL 3.6 Pembedahan
RL 3.7 Radiologi
RL 3.8 Laboratorium
RL 3.14 Rujukan
28